數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)研究

胡靜

摘 要：企業(yè)在實際發(fā)展過程中，需要及時記錄下來企業(yè)的各種實際動態(tài)，從某種角度來說，就形成了企業(yè)檔案信息。考慮到當前大數(shù)據(jù)時代環(huán)境，本文首先分析了企業(yè)檔案信息資源的基本概念，分析了具體的特征和大概定義。構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源十分重要，本文重點研究了企業(yè)檔案信息資源的各種途徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);時代企業(yè);檔案信息;資源建設(shè)

《紐約時報》于2012年便提出了“大數(shù)據(jù)”這項概念，隨著經(jīng)濟全球化的到來，不管是經(jīng)濟、商業(yè)還是其他領(lǐng)域，可以重點分析各種數(shù)據(jù)，并不僅僅依靠各種經(jīng)驗，隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，我國已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，通過分析、研究這項數(shù)據(jù)，可以發(fā)掘出自身的實際價值。現(xiàn)階段，我國已經(jīng)明確將大數(shù)據(jù)設(shè)定為國家發(fā)展目標，努力推進各種信息資源系統(tǒng)，重點布局各種發(fā)展戰(zhàn)略。法國為了研發(fā)大數(shù)據(jù)市場，已經(jīng)投入了1150萬歐元;韓國也在不斷加快推進國際開放型數(shù)據(jù)中心。為了推進新一輪技術(shù)革命進程，需要加大我國信息資源管理力度，加大對電子信息管理工作設(shè)備、財務(wù)、人緣方面的投入，從而順應(yīng)時代的發(fā)展需求。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)信息資源的基本特征

1.基本概念

企業(yè)在實際發(fā)展經(jīng)營過程中，記錄了各項真實的企業(yè)檔案信息，這也是企業(yè)積累各種文化，不斷積累各項技術(shù)的實際需求，充分反映了當代人的智力水平。就大數(shù)據(jù)時代背景而言，構(gòu)建企業(yè)檔案信息類型多種多樣，依據(jù)消息的各種來源劃分為設(shè)備、銷售、新品開發(fā)人士儲備、財務(wù)信息、銷售資源、企業(yè)會議、日常生活、廣告文案等各種信息。企業(yè)檔案最能反應(yīng)企業(yè)的實際經(jīng)營情況，具體管理企業(yè)物、財、人時需要加大管理力度，發(fā)揮出企業(yè)技術(shù)儲備的實際作用，具體檢測企業(yè)實際潛力和發(fā)展情況可以加強其力度，及時整理好企業(yè)的各類檔案資料。

2.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源的基本特點

當前，我國社會不斷發(fā)展變化，與此同時出現(xiàn)了各種各樣的挑戰(zhàn)和機遇，人們創(chuàng)造出了數(shù)以萬計的移動設(shè)備、計算機和技術(shù)人員，包含了各種各樣的信息，查閱大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源的基本特點，方便容納各種數(shù)量繁多、種類不同的資源信息，方便建設(shè)各種數(shù)字化檔案。

（1）數(shù)據(jù)資源龐大

大數(shù)據(jù)所包含的各類資源比較多，依據(jù)IDC的概念，需要分析100TB的各種可行性數(shù)據(jù)，就企業(yè)檔案信息而言，大數(shù)據(jù)容納了各種信息資源，企業(yè)信息資源實際包含的范圍十分廣泛，形式上也各不相同，數(shù)據(jù)庫、軟件、視頻、音頻、圖文共同構(gòu)成了基本形式?；旌象w檔案信息資源包含了各種類型、各種語種、各種媒體等設(shè)備，依次可以劃分為文本形式、經(jīng)營形式、科技形式、人事形式、財務(wù)形式。

（2）動態(tài)性和現(xiàn)實性的結(jié)合

科技檔案信息資源是企業(yè)檔案信息的重要組成部分，具備一定的實用功能，能夠幫助加快生產(chǎn)的實際效率。就現(xiàn)階段條件而言，實際記錄各種檔案時，需要保持它的真實性，精準到各項數(shù)據(jù)，一旦各種數(shù)據(jù)存在錯誤，直接影響到檔案信息資源的使用，無法發(fā)揮出它的實際使用功能，這是由企業(yè)自身檔案本身屬性決定的。隨著我國信息化進程的不斷加快，反應(yīng)企業(yè)檔案信息的力度也各不相同，絕大部分企業(yè)普遍使用文檔一體化的管理方法，以南方公司為實例，進行在線歸檔工作時可以使用OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)，本企業(yè)于2013年歸檔整理了大約有11097份文件，方便整理各種動態(tài)數(shù)據(jù)檔案，推動了企業(yè)的進步。

（3）價值密度低，可控性有待提高

伴隨我國大數(shù)據(jù)時代的到來，更需要加強對企業(yè)檔案信息資源的管理，數(shù)據(jù)總量和數(shù)據(jù)價值并沒有多少區(qū)別，難以控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，需要仔細分析這種企業(yè)數(shù)據(jù)檔案，進而獲取各種有用信息。收集、整理、傳遞企業(yè)檔案數(shù)據(jù)等各個步驟的操作流程直接影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量。創(chuàng)新管理推動了高質(zhì)量企業(yè)檔案各項數(shù)據(jù)，如果將各種錯誤數(shù)據(jù)輸入決策系統(tǒng)中，不管其具體方法和各種技術(shù)多么先進，都會影響企業(yè)自身的行為發(fā)展。

（4）傳播迅速、類型多樣

從某種角度說，我國企業(yè)信息檔案資源種類繁多，一般來說以文本為主，普遍是簡單、單一的各種結(jié)構(gòu)，隨著我國傳感器和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)了各種不同類型的結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并不具備各類基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)特點，表結(jié)構(gòu)不能準確反應(yīng)出來。具體記錄企業(yè)檔案各類資源信息時，也需要強化各種數(shù)據(jù)儲存結(jié)構(gòu)，便于存儲、處理各種檔案信息數(shù)據(jù)資源。

我國受大數(shù)據(jù)時代的影響，檔案信息資源呈現(xiàn)不斷增長的趨勢，與此同時，更需要開發(fā)各類數(shù)據(jù)客戶端，推動我國網(wǎng)絡(luò)的進步。于是企業(yè)傳播各種信息，速度越來越快，傳播范圍也不斷擴大，在網(wǎng)上隨便發(fā)布一條檔案信息，幾秒鐘就能傳達到地球另一端。企業(yè)檔案信息容納了各種資源，加大了管理的難度。

二、建設(shè)大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息的多種方法

關(guān)于《政府工作報告》文件中，強調(diào)了調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的各種方法，在此過程中，提出了大數(shù)據(jù)這個概念，隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，未來新興產(chǎn)業(yè)包括了新材料、新能源、移動通信、集成電路、設(shè)計制造等多種因素，推動了我國未來新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。利用和開發(fā)各種數(shù)據(jù)資源，應(yīng)該加強對企業(yè)信息資源的建設(shè)。我國檔案局于2014年頒布了《改進和強化新形勢檔案工作意見》，為了發(fā)揮出檔案的最大作用，需要強化檔案信息開發(fā)力度，努力發(fā)揮出檔案信息化的具體優(yōu)勢，不斷拓展檔案信息資源的利用開發(fā)力度，推動和強化我國信息檔案資源建設(shè)。

1.強化大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案信息

隨著我國經(jīng)濟速度的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)也在不斷強化，絕大部分企業(yè)對大數(shù)據(jù)價值觀理念不夠清晰，通過分析一項實驗數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)：將近50%的人關(guān)注大數(shù)據(jù)話題，40%的調(diào)查者并不明白大數(shù)據(jù)的具體含義，30%的人理解比較片面。其中，有一個普遍的錯誤觀點，只有像京東、阿里巴巴、Google、Facebook這樣的大企業(yè)才會關(guān)心大數(shù)據(jù)這種技術(shù)，部分人甚至認為大數(shù)據(jù)只是炒作而已，“信息爆炸”這種現(xiàn)象一直存在著。

當前，人們對大數(shù)據(jù)認識并不充足，管理企業(yè)檔案工作明顯跟不上時代的發(fā)展，從某種角度來說，人們?yōu)榱朔奖?、快捷地處理各項?shù)據(jù)，便提出了大數(shù)據(jù)這種理念，這是一個循序漸進、不斷發(fā)展的過程，企業(yè)積極使用大數(shù)等各項技術(shù)、政策十分必要。

2.為了保證檔案信息的齊全，可以采取“四抓”的方法

（1）做好各種源頭工作

實際建設(shè)企業(yè)檔案時，需要遵循國家頒布的各項檔案管理規(guī)章制度，嚴格制定與之相關(guān)的措施，建立健全檔案管理制度，按照一定的原則，分類歸納各類檔案，集中管理各類檔案資料，保證編制檔案的規(guī)范化、標準化，保證企業(yè)檔案資源的完整。

（2）做好各種接收工作

企業(yè)接收各類檔案時，完全需要依據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，積極劃分各種等級制度，按時接收各類檔案，參考實際收集范圍，與此同時，需要做好合并、撤銷單位，按時接收各種財產(chǎn)、積極保管本單位的檔案，做好各種普查工作和階段征收工作。對于那些特殊檔案，企業(yè)檔案部門需要克服各種困難，建立各種接收制度，強化各項管理和整理制度。

（3）做好各種征集工作

就征集工作而言，可以參考各種文獻資料和企業(yè)歷史檔案。具體建設(shè)企業(yè)檔案館時，可以采用技術(shù)部門、車間深入、公告采集等多種方法，大量收集和本單位研究資料相關(guān)的人物檔案和典型事例，同時，積極收集證件、票據(jù)、印跡、徽章、公務(wù)禮品、獎杯、牌匾等各種物品。

三、構(gòu)建各種人才隊伍，強化檔案信息化的人才、技術(shù)支持

建設(shè)企業(yè)各種檔案時，可以使用云平臺技術(shù)，它的內(nèi)容比較豐富，具備了統(tǒng)一管理、精準計算、虛擬化設(shè)計、儲存海量、調(diào)度自然等多種特征，為了努力構(gòu)建云計算軟硬件，有效整合各種項目資源，不斷提升擴展率和利用率，減少實際運營成本，創(chuàng)新數(shù)字檔案管理方法。

四、總結(jié)

企業(yè)各種檔案信息資源可以反應(yīng)出企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營情況，完整真實記錄了企業(yè)的每項活動，促進了我國企業(yè)的健康發(fā)展。受大數(shù)據(jù)時代背景的影響，各地更應(yīng)該強化企業(yè)檔案信息資源建設(shè)，努力拓展各項企業(yè)檔案工作服務(wù)，鼓勵使用企業(yè)檔案云平臺，方便監(jiān)管企業(yè)各項數(shù)據(jù)資源，不斷提高企業(yè)經(jīng)濟效益，推動我國企業(yè)的快速發(fā)展，帶動我國國民經(jīng)濟的穩(wěn)定增長。

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