高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值、困境及其對策

林榮

摘 要：高校人事檔案是院校相關(guān)部門進行人事管理的載體，主要由人事、組織和勞資等部門所組成的管理人員，用于記錄和反映個人基本情況、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會關(guān)系、思想品德以及獎勵處罰經(jīng)歷等原始憑證。對高校來說，在國家對教育事業(yè)深化改革和信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)能夠提升高校的管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校師生。本文以高校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題為主要探討內(nèi)容，分析信息化技術(shù)應(yīng)用于高校人事檔案管理的有效對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);困境與對策

人事檔案管理是高校人力資源管理的重要組成部分，為高校內(nèi)每個教職工的工作成長歷程進行了記錄。通過對該教職工的基本信息、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、獎勵處分等關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的評判，從而決定教職工的薪酬分配、職稱評審、干部任免考察等內(nèi)容。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)當前我國很多高校對人事檔案管理工作并不夠重視，即便大部分高校都已經(jīng)建立有效的人事工作組織機構(gòu)，但“重人才引進、輕事后管理”的問題仍舊存在于高校的運營管理中。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值

在我國人事檔案建設(shè)是單位組織內(nèi)對人力資源管理的一項重要特色，與個人的工資薪酬、社會勞動保障等內(nèi)容直接掛鉤，具有一定的法律效用。對高校來說，高校人事檔案管理工作在實際操作中主要以教師團隊為主體，是教師工資待遇、干部選拔以及工作評價的依據(jù)，也同樣影響著高校的教學(xué)工作和科研工作。人事檔案管理主要記載教職工的職業(yè)成長軌跡，因此也關(guān)系到教職工的切身利益。高校開展人事檔案管理和審核工作，保證人事檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，既是落實中央政府的相關(guān)規(guī)定，也進一步規(guī)范高校人事檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，切實維護教職工的權(quán)益。

高校人事檔案信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：其一，人事檔案信息化建設(shè)滿足了人事工作發(fā)展的基礎(chǔ)需求。由于人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，在人事檔案中對教職工的信息、能力和專長等具有詳細且真實的記載，高校加強對人事檔案的管理也能更好地實現(xiàn)內(nèi)部崗位調(diào)配和資源優(yōu)化配置工作，提高教職工的工作效率;其二，人事檔案管理信息化建設(shè)能夠滿足人事檔案管理工作發(fā)展的需求。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的來臨，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著易損壞丟失、人為涂改效率低的問題。這種檔案歸納管理的方式也不再適應(yīng)于信息化時代的發(fā)展需求，推動人事檔案信息化管理能夠提升高校的信息化建設(shè)程度，推進高校盡快完成現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型。

二、當前我國高校人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案未實現(xiàn)專人專管

高校的本質(zhì)是由國家財政撥款建設(shè)的事業(yè)單位，其人事檔案應(yīng)包括教職工的工作履歷、考評結(jié)果、思想道德、入黨入團、獎勵處罰、職位任免以及工資現(xiàn)狀等內(nèi)容，且必須具備人事檔案管理的全面性、真實性和動態(tài)性等基本特點。當前很多高校的人事檔案管理都是由學(xué)校管理層組織、人事部門負責(zé)，高校內(nèi)的人事檔案管理工作也并不是人事部門的主要工作，一般情況下讓部門內(nèi)的某個職員兼任，即使達到了專職人員管理，也不能達到管理1000卷配備一名專職管理人員的標準。但人事檔案管理所涉及的信息資料十分繁雜，相關(guān)部門不配合、檔案管理不及時、重要材料遺失的問題頻頻發(fā)生。再加上人事檔案管理本身存在保密要求，當事人無權(quán)查閱，使重要資料遺失后，查找無果，無法補充的現(xiàn)象時有發(fā)生，從而造成檔案管理混亂、教職工日常工作受阻。

2.管理模式不夠科學(xué)

高校人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高的工作，涉及到高等院校的人才隊伍建設(shè)、教學(xué)資源建設(shè)、信息化管理與制度建設(shè)等，與其他門類的檔案管理工作相比，高校人事檔案管理呈現(xiàn)出更復(fù)雜、更保密的特征。人才流動問題在當前社會經(jīng)濟發(fā)展中屬于職場新常態(tài)問題，很多高校為了提高教學(xué)質(zhì)量大力引進高素質(zhì)人才，但“人檔分離”的隱患依舊存在于高校內(nèi)部，檔案與人事關(guān)系調(diào)轉(zhuǎn)不及時，造成人員管理與人事檔案管理工作脫節(jié)，給高校的正常運轉(zhuǎn)帶來了很多不必要的麻煩。

3.人事檔案管理人員素質(zhì)不高

人事檔案管理工作本身存在涉及部門多、管理內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)信息動態(tài)化較強以及檔案內(nèi)容的保密性問題，需要管理人員具備一定的專業(yè)知識，還要熟悉人事業(yè)務(wù)工作。同時，人事檔案管理人員也要滿足高校信息化建設(shè)的需求，具備基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)思維，掌握一定的計算機操作方法。但當前高校內(nèi)并未全部達到對人事檔案工作派遣有能力的人員進行專職管理，也沒有對相關(guān)管理人員進行定期培訓(xùn)，檔案管理工作缺乏設(shè)計性和創(chuàng)新性，無法保證檔案數(shù)據(jù)材料的真實性。

4.人事檔案內(nèi)容建設(shè)沒有與時俱進

隨著事業(yè)單位體制改革以及我國人事制度革新，對高校內(nèi)教職工的評價不再拘泥于個人績效評價。當前高校對教師的評價一般都是依據(jù)人力資源管理、組織績效和團隊績效建立考核評價，人事檔案的信息也更加全面。如果相關(guān)人員沒有對人事檔案管理材料信息及時更新，就會影響到后期業(yè)績評價的客觀性。其次，高校人事檔案往往是對評價主體的歷史經(jīng)驗記載，其內(nèi)容并沒有反映出教職工近期在教學(xué)科研工作方面的表現(xiàn)，特別是教職工自身的品德、能力等考核指標無法通過材料語言證明。另外，由于人事檔案與教職工的切身利益緊密聯(lián)系，因此高校內(nèi)不乏存在著人事檔案造假等現(xiàn)象，從而影響人事檔案的有效性。

5.人事檔案信息化建設(shè)滯后

“大數(shù)據(jù)”時代的到來對各行各業(yè)工作都產(chǎn)生了一定的影響，尤其是對單位組織的管理方式更是意義深遠。但很多高校本身對人事檔案管理工作不夠重視，且投入人力和財力較少，只提供了基本的掃描儀和計算機這樣的基礎(chǔ)性設(shè)備。因此，高校普遍存在人事檔案信息化建設(shè)滯后的問題，使紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)還難以實現(xiàn)。現(xiàn)有的人事檔案信息也只是滿足日常管理所需的信息統(tǒng)計和查詢服務(wù)，整體的運行水平較低、信息集成度不足，嚴重影響高校人力資源管理、人才招聘以及績效考核等工作。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的具體對策

1.建設(shè)人事信息檔案管理的環(huán)境基礎(chǔ)

在大數(shù)據(jù)時代下，信息化的管理手段是提高單位組織管理效率的必要手段。首先，高校要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，配備基礎(chǔ)的設(shè)備硬件設(shè)施，按照相關(guān)規(guī)定將人事檔案管理所投入的資金費用納入到高校總體建設(shè)與財務(wù)預(yù)算中，并加大人才投入，制定嚴格的管理規(guī)章制度;其次，針對高校人事檔案管理意識淡薄的問題，要重視思想觀念的建設(shè)問題，通過宣傳培訓(xùn)等方式轉(zhuǎn)變內(nèi)部職工的檔案管理意識，同時對人事檔案信息化建設(shè)工作給予一定的政策和經(jīng)費上的支持，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)環(huán)境;最后，基于人事檔案管理工作專業(yè)性和機密性較強的特征，高校要針對這一崗位配備責(zé)任心強、作風(fēng)嚴謹?shù)墓芾砣藛T，要求相關(guān)工作人員要熟悉人力資源管理和檔案管理的相關(guān)法規(guī)政策，并對信息化建設(shè)和計算機操作有一定的了解。通過高校的培訓(xùn)教育能夠最大限度減少人為失誤的發(fā)生，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

2.完善人事檔案信息化建設(shè)的具體籌劃

（1）人事檔案材料科學(xué)分類

依據(jù)每個教職工的工作歷史階段、各地區(qū)的要求和規(guī)范，對每個人所對應(yīng)的檔案信息化進行分類。其中包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位職稱學(xué)術(shù)培訓(xùn)材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國會議材料以及其他材料這幾類。

（2）人事檔案信息化管理系統(tǒng)建構(gòu)

高?？梢猿浞掷眯畔⒓夹g(shù)將數(shù)據(jù)采集、加工和利用融為一體，通過信息統(tǒng)一采集和計算機技術(shù)的加工處理，以提供數(shù)據(jù)接口的形式為不同的人群提供服務(wù)。尤其在數(shù)據(jù)管理和利用環(huán)節(jié)為了方便使用，管理系統(tǒng)主要的功能設(shè)計包括檔案自動審核、檔案業(yè)務(wù)管理、零星材料審核、檔案在線查閱、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、個人信息采集這六個部分。人事檔案系統(tǒng)的搭建也可以采用自建和購買等方式，但購買形式優(yōu)于自建形式，將硬件設(shè)備投入、系統(tǒng)開發(fā)以及后期對系統(tǒng)的維護工作全權(quán)交給第三方機構(gòu)完成，建立符合高校自身發(fā)展的管理系統(tǒng)，滿足不同的定制需求。

（3）人事檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成

高校人事檔案管理系統(tǒng)不應(yīng)是孤立存在的，高校應(yīng)遵循數(shù)據(jù)共享原則，將人事檔案管理系統(tǒng)集成在高校的信息化建設(shè)平臺中;同時，人事檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)對與教學(xué)管理系統(tǒng)、科研成果系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、組織管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)和工會管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，提高高校的管理水平。

3.搭建安全高效的人事檔案信息管理服務(wù)平臺

在加大人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費投入的基礎(chǔ)上，高校也要做好信息系統(tǒng)的安全維護工作。一方面，高校要保證新舊軟件系統(tǒng)相互兼容，降低人事檔案管理數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)崩潰的風(fēng)險;另一方面，在管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置文件編號、模板應(yīng)用、分類、統(tǒng)計、檢索利用等功能模塊。同時，做好涉密與不涉密人事檔案信息的公開與保密工作，尤其要加強系統(tǒng)登錄權(quán)限管理問題，防止因信息泄露或被非法篡改而引起的管理風(fēng)險，保證人事檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，在當前的大數(shù)據(jù)背景下，面對國家政策改革導(dǎo)向，我國高校要重視人事檔案管理中存在的問題，加強人事檔案管理信息化建設(shè)，提高數(shù)據(jù)信息資源的使用效率，創(chuàng)新自身管理模式。做好人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的具體籌劃工作，將該系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)銜接，并為高校人力資源管理干部管理提供有效的數(shù)據(jù)保障，從而促進高校健康發(fā)展。

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