大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

摘 要：在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代模式下，高校若是想要充分做好檔案管理工作，便需要對高校檔案管理理念做出轉(zhuǎn)變，并進(jìn)行系統(tǒng)性的考量分析，隨后依照其中問題產(chǎn)生的因素來定制相應(yīng)的改善措施，從而全方位保證我國高校檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;管理理念

針對高校畢業(yè)生來說，檔案具有極為重要的意義，上面記錄了學(xué)生在小學(xué)、初中、高中、大學(xué)中的所有檔案，其中包括學(xué)生學(xué)習(xí)情況、獲獎情況、政治學(xué)習(xí)情況、成績情況、畢業(yè)情況等方面信息。同時檔案也直接關(guān)系到高校畢業(yè)生在參加工作之后的就業(yè)安排、轉(zhuǎn)正定級、工齡考核等內(nèi)容，在一定程度上來說，檔案也可以成為用人企業(yè)對于高校學(xué)生審核的標(biāo)準(zhǔn)之一。基于此，便需要在高校檔案管理工作中投入更多的精力，給予檔案管理工作一定的重視，同時優(yōu)質(zhì)完成該項工作，為大學(xué)生以后的發(fā)展保駕護(hù)航。然而，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代模式下， 高校檔案管理理念也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，所以便需要對其轉(zhuǎn)變的方向做出系統(tǒng)性的分析與探索，隨后定制相應(yīng)的高校檔案管理措施，確保檔案管理工作的質(zhì)量得到全方位提升。

一、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理理念變化趨勢

1.高校檔案管理理論體系的變化

當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時代背景下，大數(shù)據(jù)在社會上的各行各業(yè)都取得了廣泛的應(yīng)用，同時也為各行各業(yè)的發(fā)展提供了充足的源動力。而在此期間，高校檔案管理工作的理論體系便發(fā)生了一定程度的變化，這種變化使高校檔案管理工作的質(zhì)量得到一定的提升。在大數(shù)據(jù)背景下，全數(shù)據(jù)的概念也逐漸產(chǎn)生，即：一切數(shù)據(jù)都有用，也就是說在大數(shù)據(jù)時代中認(rèn)為一切數(shù)據(jù)都具有價值?；谝陨纤枷耄梢詫n案看作成為數(shù)據(jù)，在需要調(diào)取期間可以被檢索到。而正是這種理論體系的出現(xiàn)導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)一系列的革新，同時也令高校檔案管理工作質(zhì)量更高。

2.檔案數(shù)據(jù)資源體系發(fā)生變化

所謂的檔案數(shù)據(jù)資源體系也就是數(shù)據(jù)的來源、內(nèi)容以及數(shù)據(jù)采集方式等三個方面。在大數(shù)據(jù)時代當(dāng)中，檔案中的數(shù)據(jù)各方面都來自于網(wǎng)絡(luò)、社會、生活等方面，同時在檔案內(nèi)容方面也得到了拓展，數(shù)據(jù)種類更加豐富，同時應(yīng)用大數(shù)據(jù)對于數(shù)據(jù)進(jìn)行處理也讓數(shù)據(jù)處理速度更快。從數(shù)據(jù)采集方式的方向來說，高校檔案管理部門更加重視檔案，同時在檔案的收集方面也更加積極主動進(jìn)行挖掘，力求使自身所掌握的檔案更加的精確與全面。通過以上方式，便使高校檔案管理工作更加精準(zhǔn)，同時全校師生每個人都有一個自己的檔案數(shù)據(jù)庫，并且伴隨著其個人的不斷成長逐漸豐富檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

3.檔案利用服務(wù)體系產(chǎn)生變化

當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時代模式下，檔案利用服務(wù)體系產(chǎn)生變化也是其中一項重要的轉(zhuǎn)變。與此同時，社會化、多元化方向都是檔案利用服務(wù)工作的重要發(fā)展方向，高校、學(xué)生、社會等對于檔案的重視程度也開始逐年提升，并且檔案利用服務(wù)體系所產(chǎn)生的變化也可以在高校檔案服務(wù)模式、高校檔案管理力度等方面體現(xiàn)出來，即，檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)意義上記錄一個人的學(xué)習(xí)進(jìn)修情況轉(zhuǎn)變?yōu)樵u判一個人對社會價值貢獻(xiàn)的重要依據(jù)，同時檔案上面的數(shù)據(jù)也將直接應(yīng)用到用人企業(yè)對于畢業(yè)生的價值評判，從而確定是否給予錄用。

4.檔案安全保障體系產(chǎn)生變化

檔案的安全保證體系產(chǎn)生變化也是在檔案管理工作中的一項重要轉(zhuǎn)變。在此階段，由于數(shù)據(jù)種類以及數(shù)量的增多，使檔案的信息化程度不斷增高。在此基礎(chǔ)上，檔案資料在保存管理條件、關(guān)鍵技術(shù)、安全保密方面的行為也出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，這更突顯出在大數(shù)據(jù)時代模式下的檔案安全保障在我國也成為了一項重要的工作，并且隨著后續(xù)的不斷發(fā)展，檔案安全保障工作必將成為當(dāng)前工作的重中之重。

二、 當(dāng)下高校檔案管理思想弊端分析

1.檔案管理工作人員信息化思想與技能缺失

高校檔案管理工作人員信息化思想與技能的缺失導(dǎo)致高校檔案管理工作存在一定的弊端，同時該問題也是影響到高校檔案管理工作實效性的重要因素。在實際工作階段，由于高校檔案管理工作人員對信息化技術(shù)的認(rèn)知程度不足，自然便致使其信息化思想缺失。并且，以上情況的出現(xiàn)也導(dǎo)致高校檔案管理工作人員在工作期間的信息化技能不足，繼而在工作期間無法通過信息化手段來解決所遇到的問題，從而影響到整體高校檔案管理工作的質(zhì)量。

2.缺乏完善方案管理機(jī)制

在高校檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理機(jī)制同樣是其中最為重要的一項問題，由于該問題的存在，致使高校檔案管理工作存在局限性，甚至在嚴(yán)重的時候還會導(dǎo)致高校檔案管理工作中出現(xiàn)混亂的情況，從而浪費了所投入的人力、物力、財力。在實際工作階段，由于大數(shù)據(jù)時代的到來，對高校檔案管理工作提出了更高的要求，而以往的高校檔案管理機(jī)制顯然已經(jīng)不適應(yīng)在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代模式下的檔案管理工作，從而導(dǎo)致高校檔案管理工作常常產(chǎn)生效率低、質(zhì)量差、實效性受損等問題。

3.檔案管理手段落后

大數(shù)據(jù)時代模式下，高校檔案管理的主要方向便是數(shù)字化與信息化，然而由于高校檔案管理手段的落后，便導(dǎo)致該項工作成效受到影響。例如，在當(dāng)前的高校檔案管理工作中，仍存在部分高校采用手工操作的管理方式，這種檔案管理方式在一定程度上存在局限性，管理工作的效率也比較低，同時在工作期間還會受到工作人員的影響，一旦工作人員出現(xiàn)工作上失誤或者疏忽的情況，便有可能會導(dǎo)致高校檔案管理工作的準(zhǔn)確性受損。由于檔案管理工作中的工作量比較大，在此期間一旦出現(xiàn)人工誤差，便有可能會導(dǎo)致多方交叉錯誤的產(chǎn)生，從而使高校檔案管理工作的質(zhì)量受到影響。

三、大數(shù)據(jù)視角下的高校檔案管理思想轉(zhuǎn)變策略

1.強化檔案管理工作人員信息化思想與技能

為了提高強化高校檔案管理工作的質(zhì)量，便需要強化工作人員的信息化思想與技能，這樣才能夠有效提升高校檔案管理工作人員的工作質(zhì)量，更加優(yōu)質(zhì)的完成本身崗位上的工作。與此同時，強化檔案管理工作人員的信息化思想也可以端正工作人員在工作期間的態(tài)度，確保其能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作。在實際工作期間，可以通過定期開展高校檔案管理工作人員的培訓(xùn)大會，在培訓(xùn)大會上對工作人員的工作技能做出培訓(xùn)，同時向高校檔案管理工作人員講解相應(yīng)的信息化管理知識，從而有效補足檔案管理工作人員的知識盲點。也可以使其在后續(xù)工作期間將理論知識與實踐相互結(jié)合，進(jìn)而找到兩者之間的差異性，通過自己的努力可以更好的平衡兩者之間的差異，進(jìn)而確保高校檔案管理工作的質(zhì)量更佳。同時，為了充分保證檔案管理工作的質(zhì)量，還可以依據(jù)本次培訓(xùn)的內(nèi)容定制相應(yīng)的考核措施，這種考核可以以卷面的形式也可以以一對一問答的形式，只要是能夠?qū)ζ涔ぷ骷寄茏龀隹己思纯?。高校還可以依照考核的結(jié)構(gòu)制定相應(yīng)的獎懲機(jī)制，對于考核成績突出的工作人員可以給予其一定程度的獎勵。例如，現(xiàn)金獎勵、大會表彰、增加年終獎等;對于考核成績不合格的工作人員需要給予一定的懲罰。例如，減少績效提成、日?？己说确矫娴膽土P，同時還要讓考核成績較差的工作人員停止工作，責(zé)令其重新學(xué)習(xí)，待到考核成績合格后方可回到崗位繼續(xù)工作，針對多次考核成績不合格的工作人員，可以將其淘汰。通過以上措施，便能夠有效提升高校內(nèi)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理工作人員的信息化理念與專業(yè)技能，確保其更加優(yōu)質(zhì)的完成本職工作。

2.建立大數(shù)據(jù)檔案管理機(jī)制

針對當(dāng)前檔案管理機(jī)制來說，其中存在諸多不足之處，若是想要提升該項工作的質(zhì)量與效果，便需要基于數(shù)據(jù)來構(gòu)建起全新的檔案管理機(jī)制，在此期間，需要對高校檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)做出細(xì)化考量，充分分析其中每一項工作，從而確保該項工作能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成。與此同時，還需要工作人員掌握大數(shù)據(jù)方面的知識，且能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，隨后便可以構(gòu)建起檔案管理機(jī)制。還需要確保高校檔案管理機(jī)制更加契合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的高校檔案管理工作模式，使檔案管理機(jī)制全面且完整的覆蓋到高校檔案管理工作各個方面，這樣才能夠充分保證高校檔案管理工作的質(zhì)量，從制度層面對于高校檔案管理工作做出約束，確保其中各項工作的規(guī)范性，全方位保證高校檔案管理工作的質(zhì)量。

3.基于大數(shù)據(jù)完善檔案管理手段

在高校進(jìn)行檔案管理工作期間，為了有效提升高校檔案管理工作的質(zhì)量，便需要將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到其中，同時促使兩者之間有效融合，從而確保高校檔案管理工作更加優(yōu)質(zhì)的完成。在實際工作過程中，需要對大數(shù)據(jù)時代的模式以及特征做出系統(tǒng)性的分析與探究，明確大數(shù)據(jù)在實際應(yīng)用中的要點，同時還要對高校檔案管理工作做出細(xì)致的分析與考量，明確在哪個環(huán)節(jié)可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，定制在工作開展期間大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用策略，保證大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠完美的契合在高校檔案管理工作中。與此同時，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對于高校檔案管理工作做出統(tǒng)計與分析，找出其中的不足之處，從而及時采取措施做出改善與調(diào)整，保證高校檔案管理工作可以更加優(yōu)質(zhì)的完成。通過以上措施便可以有效優(yōu)化高校檔案管理工作的質(zhì)量，也可以令該項工作更加有條不紊的開展，確保高校檔案管理工作的實效性。

四、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代模式下，高校檔案管理理念產(chǎn)生了一定的轉(zhuǎn)變，同時傳統(tǒng)方式上的管理措施已經(jīng)不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代模式下的要求，基于此，便需要對當(dāng)前高校檔案管理工作存在的弊端做出細(xì)化分析，明確產(chǎn)生問題的因素之后，便可以具有針對性的定制改善措施，全方位保證高校檔案管理工作的質(zhì)量。

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作者簡介：李婷（1978-），女，中共黨員，中級職稱，陜西寶雞人，研究生，供職于西安翻譯學(xué)院，研究方向：檔案管理。