高校電子檔案管理與發(fā)展思考

王 露　孔文迪

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校工作中形成了越來越多的電子文件，這些都是記錄著高校歷史發(fā)展的重要檔案，電子檔案的發(fā)展已成為必然趨勢。相對于成熟的紙質(zhì)檔案管理體系，電子檔案的管理還面臨著很多問題。通過分析高校電子檔案管理中存在的問題，結(jié)合現(xiàn)代的信息技術(shù)，提出了高校電子檔案發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;高校檔案;檔案管理

大數(shù)據(jù)時代，高校越來越多的信息以數(shù)字化的形式保存下來，這些信息記錄是高校工作中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)，真實(shí)的記錄著高校的發(fā)展歷史，具有重要的保存價值，積極推動高校電子檔案的發(fā)展是新形勢下檔案工作的必然發(fā)展方向。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成熟的管理體系，電子檔案管理的研究起步晚，還面臨著諸多問題，大數(shù)據(jù)時代應(yīng)盡快建立適應(yīng)電子檔案的管理機(jī)制，滿足公眾對檔案的豐富需求，從而加快推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

一、電子文件和電子檔案

電子文件是國家機(jī)關(guān)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。但并不是所有的電子文件都能成為電子檔案，它必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn)且具有保存價值，再經(jīng)過歸檔操作后才能成為電子檔案，這里主要包括兩個過程：價值鑒定和歸檔。電子文件價值鑒別包括對電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的鑒定，判斷其保存價值等過程，電子文件和傳統(tǒng)載體文件的價值鑒定原則是一致的，兼顧電子文件自身特性可以適當(dāng)放寬，綜合考慮。電子文件歸檔是將電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程，歸檔方式包括在線歸檔和離線歸檔，它標(biāo)志著電子文件的管理權(quán)限正式由檔案部門負(fù)責(zé)。

二、高校電子檔案管理中存在的問題

高校電子檔案是信息載體為電子文件的高校檔案，即高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會具有保存價值的電子文件。目前，大部分高校電子檔案工作仍然實(shí)行傳統(tǒng)檔案管理方式，電子檔案主要來源于對館藏紙質(zhì)檔案的掃描，至于電子文件的歸檔仍采用的是“雙套制”歸檔模式，高校電子檔案發(fā)展中面臨的很多問題都需要檔案工作人員拿出切實(shí)可行的解決方案。

1.電子文件歸檔范圍模糊

電子檔案形成過程中價值鑒別環(huán)節(jié)決定了電子文件的去留，目前大部分高校檔案部門在進(jìn)行電子文件歸檔時，都是直接將電子文件傳輸?shù)酱鎯υO(shè)備上，很少或者忽略了電子文件的價值鑒別，這就導(dǎo)致很多電子文件沒能及時歸檔但又出現(xiàn)了很多不必要的電子檔案，電子文件的價值并沒有得到合理的實(shí)現(xiàn)，這對于電子檔案資源的建設(shè)必然是重大的損失。

2.電子檔案憑證性問題

電子檔案的憑證性是指電子檔案能夠?yàn)槟撤N需求提供證據(jù)的作用，電子檔案由于其自身的真實(shí)性和原始性難以得到保障，所以電子檔案的法律憑證性仍然存在質(zhì)疑。雖然，現(xiàn)在有很多新的技術(shù)，如數(shù)字簽名技術(shù)、時間戳技術(shù)等等，可應(yīng)用于保證電子檔案的可靠性，但這些技術(shù)都是某一方面的安全保證技術(shù)，電子檔案的憑證作用還是難以保證。其次，電子證據(jù)在社會各界依然存在證據(jù)資格、證明力有爭議等問題，我國法律對于電子檔案憑證性問題還處于逐步明確和完善中。

3.電子文件歸檔方式繁瑣

考慮到電子文件的安全性和可靠性，目前大部分高校電子文件歸檔方式采用的是離線歸檔，且考慮到電子檔案憑證性問題，電子文件歸檔的同時會打印紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，即“雙套制”歸檔模式。實(shí)際上，紙質(zhì)文件并不能顯示電子文件完整的信息，而且將大量電子文件打印出來形成紙質(zhì)文件，簽字加蓋公章再掃描成電子文件，無形中增加了工作量，降低了工作效率，這并不符合信息化發(fā)展方向。

4.電子檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)

信息技術(shù)的發(fā)展為電子檔案的管理和利用帶來了便利，也迎來了電子檔案安全性挑戰(zhàn)。電子檔案面對的是更加開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，電子檔案在形成、傳輸和存儲過程中都面臨著被篡改、丟失、泄密等等風(fēng)險(xiǎn)。目前高校檔案部門電子檔案安全意識相對落后，并沒有制定相應(yīng)的安全保障體系，一旦遇到突發(fā)性的事故，其損失將無法估量。

5.檔案利用方式保守

高校檔案管理的最終目的是為高校工作服務(wù)，從而發(fā)揮檔案的參考、教育、資政等作用。目前高校檔案部門仍然習(xí)慣于紙質(zhì)檔案查詢利用，工作流程繁瑣而且查檔效率低，也無法滿足廣大師生豐富的檔案利用需求。對于電子檔案的利用率不高，一些高校甚至處于只存儲不利用的情況，對于電子檔案的開放利用方式也僅限于被動查詢，相對保守。

三、高校電子檔案發(fā)展建議

1.提高電子文件歸檔意識，豐富和優(yōu)化電子檔案資源

豐富的電子檔案資源可以實(shí)現(xiàn)檔案之間的印證和補(bǔ)充，是電子檔案發(fā)展的前提，高校檔案部門應(yīng)制定明確的電子文件歸檔范圍，在保證電子檔案質(zhì)量的同時豐富電子檔案資源。電子文件的歸檔范圍應(yīng)包括：與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔范圍相對應(yīng)的電子文件，電子文件的元數(shù)據(jù)和利用新的應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的原生類電子文件。可以采用信息技術(shù)對電子文件的自動抓取機(jī)制，如網(wǎng)頁新聞等，并建立用于電子文件價值鑒定的中間庫，在電子文件寫入檔案管理系統(tǒng)之前，對電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行解析，判斷其是否符合電子檔案的接收要求，從而達(dá)到豐富和優(yōu)化電子檔案資源的要求。

2.創(chuàng)新新型技術(shù)，保障電子檔案憑證性

電子檔案憑證性關(guān)鍵在于確保電子檔案在形成和之后過程中原始性的問題，電子檔案強(qiáng)調(diào)的是信息的原始性，物質(zhì)載體已不再是檔案原始性的必要條件。最新的電子檔案身份證技術(shù)通過為電子檔案建立可驗(yàn)證的唯一電子檔案身份證來保障電子檔案憑證性，這是一種綜合了數(shù)字簽名、元數(shù)據(jù)管理等技術(shù)的復(fù)合型策略，相較而言更具可靠性。其次，加快完善《檔案法》等法律法規(guī)，有效保障電子檔案的法律效力，從法律上明確電子檔案的證據(jù)信息。

3.集成高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)，優(yōu)化電子文件歸檔方式

對于高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件，可通過接口技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時歸檔，也降低了檔案業(yè)務(wù)者的工作量，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的一體化管理。高校檔案部門要及時同各業(yè)務(wù)部門協(xié)商，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)留數(shù)據(jù)接口和歸檔功能，保障高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。目前完善的信息技術(shù)解決電子檔案的長期保存問題，取消電子檔案雙套制管理的條件已經(jīng)成熟，高校檔案工作者改變傳統(tǒng)思維，加快推進(jìn)電子檔案的單套制管理模式。

4.不斷完善管理制度，建立電子檔案安全保障體系

電子檔案安全管理可以區(qū)分為信息安全、實(shí)體安全和載體安全三個層面，也就是對電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性以及保密性進(jìn)行長期有效的保障。首先，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案的分級管理制度，設(shè)置身份驗(yàn)證機(jī)制，配置不同的讀寫權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問和修改。其次，建立電子檔案利用控制機(jī)制，對傳播的電子文件進(jìn)行加密處理、限定訪問權(quán)限等等。通過電子檔案的檢測策略，定期對數(shù)據(jù)的可讀性和完整性進(jìn)行檢測，利用審計(jì)跟蹤技術(shù)對環(huán)境系統(tǒng)實(shí)時監(jiān)控和有效管控。當(dāng)然，電子檔案的備份制度也不可或缺，提高電子檔案的容災(zāi)能力，從而保障電子檔案的管理。最后，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)完全管理，提高電子檔案對網(wǎng)絡(luò)攻擊的防御能力。安全體系的建設(shè)不是一勞永逸的事情，未來電子檔案的安全將不斷接受新技術(shù)的挑戰(zhàn)，只有不斷完善防御技術(shù)才能建立健全的安全體系。

5.豐富電子檔案利用渠道

提升檔案服務(wù)水平大力開展檔案部門紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)錄音錄像等檔案的數(shù)字化工作，整合這些豐富的電子檔案資源，建立健全的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，依托檔案網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，實(shí)現(xiàn)檔案自主查詢利用，滿足廣大師生的多樣化需求，也提高檔案服務(wù)效率。電子檔案的利用應(yīng)主動融入高校信息化建設(shè)當(dāng)中，推動信息資源的整合和共享，讓檔案的利用真正意義上實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)。信息化時代電子檔案的利用應(yīng)改被動為主動，利用數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對廣大檔案用戶的查借閱記錄進(jìn)行分析，分析出用戶感興趣的信息進(jìn)行個性化推薦，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案利用的主動性和智能型。建設(shè)和發(fā)展檔案專題數(shù)據(jù)庫，深度開發(fā)和利用電子檔案資源，為高校的管理和發(fā)展提供可靠的決策和信息服務(wù)。

高校電子檔案工作仍處于不斷探索和發(fā)展階段，檔案工作人員要充分認(rèn)識到電子檔案的重要性，樹立電子檔案工作的緊迫意識，高校在物質(zhì)形態(tài)上也能予以支持，大量投入人力和財(cái)力支持電子檔案的發(fā)展。電子檔案工作是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的過程，還面臨著許多亟待解決的問題，檔案工作人員要充分認(rèn)識到時代的發(fā)展，加強(qiáng)高校之間的交流，借鑒或創(chuàng)新出符合電子檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，逐步建立適應(yīng)高校發(fā)展和信息化建設(shè)要求的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理，發(fā)揮電子檔案資源的優(yōu)勢，更好的服務(wù)于高校的發(fā)展。

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