試論信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

摘 要：依托科技進步，醫(yī)療服務(wù)水平大幅提升，醫(yī)院資料呈現(xiàn)規(guī)模性增長，檔案管理工作備受矚目。作為醫(yī)院檔案重要組成部分，文書檔案管理工作處于機遇與挑戰(zhàn)并存的局面。本文以信息時代為依托，綜合醫(yī)院發(fā)展實際，闡述醫(yī)院文書檔案的特征，剖析文書檔案管理中凸顯的問題，探討了行之有效的發(fā)展策略，以便切實提升文書檔案管理效果，最大化發(fā)揮檔案服務(wù)的價值，為醫(yī)院長遠與可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息化時代;醫(yī)院;文書檔案管理;方法;策略

前言

在醫(yī)院管理領(lǐng)域，文書檔案多形成于行政管理事務(wù)之中，是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，強化對醫(yī)院運行情況的全面記錄，對發(fā)揮信息價值至關(guān)重要，成為影響醫(yī)院健康發(fā)展的重要因素，也是醫(yī)院尋求進步的見證。醫(yī)院文書檔案管理需要增強管理的規(guī)范性，追求科學(xué)性管控，強化信息價值的有力發(fā)揮。為此，要以信息時代發(fā)展為契機，重視探求醫(yī)院文書檔案管理新模式，為醫(yī)院長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、正確認識醫(yī)院文書檔案的特點以及現(xiàn)狀

1.醫(yī)院文書檔案的特征

首先，醫(yī)院文書檔案規(guī)范性突出。在醫(yī)院文書檔案管理中，規(guī)范性標準是根本，需要將其有效滲透在資料收集、歸納以及整理的全過程，是提升管理水平的關(guān)鍵。

其次，醫(yī)院文書資料標準性也不容忽視，所有文書檔案的管理行為都要遵循既定標準，盡顯不同資料之間的關(guān)聯(lián)性。

再次，醫(yī)院文書檔案資料具有保密特性，保密工作需要落到實處。

最后，醫(yī)院文書檔案的宗旨是發(fā)揮服務(wù)性特征，滲透在文獻資料數(shù)據(jù)之中，在使用、統(tǒng)計以及編譯工作中具有較高的使用頻率。

2.信息時代醫(yī)院文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

立足當前，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在全社會范圍內(nèi)發(fā)展迅速，醫(yī)療改革不斷深化，醫(yī)院文書資料規(guī)模呈現(xiàn)急速擴張的趨勢，檔案管理面臨挑戰(zhàn)。信息化促使文書檔案管理規(guī)模擴大，工作量劇增，極易引發(fā)工作偏差，維修檔案準確性。另外，在文書檔案中，涉及很多關(guān)乎醫(yī)院發(fā)展的珍貴資料，如果依賴傳統(tǒng)的管理模式，尤其是傳統(tǒng)以紙質(zhì)資料為主的檔案載體，很容易誘發(fā)管理缺陷，威脅檔案資料的安全性，甚至造成永久性損壞。由此可見，既要正視信息技術(shù)帶給文書檔案管理的壓力，又要善于應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，強化二者有機融合，將其作為新時期醫(yī)院文書檔案管發(fā)展的新方向。

3.信息時代對醫(yī)院文書檔案管理的影響

首先，信息技術(shù)的引入使得文書檔案存儲形式多樣，借助掃描拍攝等手段，加快紙質(zhì)模式向數(shù)字形式的轉(zhuǎn)換。

其次，信息技術(shù)提升了文書檔案使用效率。依托計算機技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對目標文書檔案的準確、快速地查詢，搜索速度加快，定位更加精準，大大提升檔案利用效率。

再次，信息化模式為文書檔案管理提供了科學(xué)的管理體系，深受醫(yī)療系統(tǒng)重視，結(jié)合現(xiàn)實需要，構(gòu)建合理的信息管理功能模塊，信息存儲更加安全，文書檔案可靠性更強。

二、信息時代背景下醫(yī)院文書檔案管理工作面臨的問題

1.滯后

目前，文書檔案管理工作尚未在醫(yī)院全員范圍內(nèi)引起足夠的重視，管理層認識不到位，不夠深刻。同時，檔案管理人員也忽視其工作價值，對檔案信息化建設(shè)存在質(zhì)疑，無法促進信息技術(shù)與檔案管理的深度融合。從根本上講，管理層的認識直接影響文書檔案管理信息化建設(shè)的開展，尤其是制約投入的重要因素，而管理人員的落后看法誘發(fā)信息化發(fā)展的緩慢性。在信息技術(shù)的影響下，盡管醫(yī)院文書檔案管理獲得了強有力的技術(shù)支撐，當前很多醫(yī)院仍延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理模式，仍需要大量資源投入，文書檔案管理效果不盡如人意。具體講，很多檔案管理人員思想觀念尚未及時更新，與時代脫節(jié)，未在文書檔案管理中引入信息技術(shù)，計算機應(yīng)用水平受到制約，與信息化檔案管理方式不相適應(yīng)，信息化建設(shè)受阻。

2.缺乏先進的文書檔案管理信息化系統(tǒng)，軟硬件亟需升級更新

立足新醫(yī)改，涉獵醫(yī)院發(fā)展的諸多領(lǐng)域，任務(wù)繁多，誘發(fā)文書檔案工作的繁重。一旦網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不健全，很難保障信息的安全性與先進性，制約文書檔案管理效率與質(zhì)量的提升。盡管信息化建設(shè)得到普遍肯定，但是，先進的信息化文書檔案管理系統(tǒng)尚未構(gòu)建，數(shù)據(jù)信息為全部涵蓋其中，資料缺乏詳盡性，無法將醫(yī)院各個系統(tǒng)與部門囊括其中，影響系統(tǒng)性與全面性，誘發(fā)文書檔案管理的混亂性與無序性。另外，在當前的檔案管理領(lǐng)域，軟硬件設(shè)施更新緩慢，升級不及時，存在嚴重不規(guī)范問題，傳統(tǒng)手工方式的束縛使得信息管理設(shè)備嚴重不足。同時，管理軟件缺乏先進性，很難滿足信息處理的要求，使得檔案材料歸檔跟不上工作需要，信息化建設(shè)阻力重重，引發(fā)檔案流失，無法滿足醫(yī)院以及社會對信息的需求。

三、信息化時代如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作

1.遵循醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，建立科學(xué)高效的文書檔案管理方案

首先，要以醫(yī)院當前發(fā)展實際為前提，對文書檔案信息化發(fā)展道路進行明確，保障方向準確，與信息需求動態(tài)相一致，尤其貫徹具體問題具體分析原則，形成更加科學(xué)與高效的檔案信息管理模式。

其次，落實文書檔案管理宣傳工作，目的是提升全員認識，深刻體會文書檔案管理的價值，實現(xiàn)對文書檔案管理環(huán)境的全方位分析。與此同時，要對信息技術(shù)在文書檔案管理中的價值進行分析，勇于面對機遇與挑戰(zhàn)，做好整合工作，形成科學(xué)合理的文書檔案管理方案。

2.構(gòu)建文書檔案管理信息化系統(tǒng)，強化與自動化辦公系統(tǒng)的對接

在醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)中，信息化管理系統(tǒng)不可或缺，強化技術(shù)支撐作用的發(fā)揮，保證與醫(yī)院管理系統(tǒng)的匹配性。首先，要與軟件商進行合作，遵循醫(yī)院發(fā)展實際，綜合考量信息需求，開發(fā)與醫(yī)院文書檔案管理實際相契合的管理系統(tǒng)，重視進行功能性、安全性等方面的測試，保證其安全性達標，運行效率較高，兼容性突出，促使其能夠與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，為數(shù)據(jù)信息的共享與互通提供條件，在提升辦公效率的同時，保證文書檔案管理的便捷性。另外，要尊重醫(yī)院信息要求，以需求為方向，強化對整個系統(tǒng)功能的健全與完善。

3.落實專業(yè)培訓(xùn)與教育，提升檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)與能力

對于新時期文書檔案管理工作的開展，人員與隊伍建設(shè)是重要內(nèi)容，高素質(zhì)與能力的團隊不可缺少。為此，要重視做好人員隊伍培養(yǎng)工作。具體講，要結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理實踐，將培訓(xùn)與教育工作落實到位，定期舉行交流活動，以便傳遞最新行業(yè)動態(tài)。另外，要結(jié)合信息化建設(shè)情況，提升人員信息化操作水平。要增強職業(yè)素養(yǎng)，保障管理職責落實到位，推廣精細化管理，積極調(diào)整理論知識結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)與管理行為的有機滲透。除此之外，行業(yè)間的互動也不能忽視，目的是交流經(jīng)驗，發(fā)揮創(chuàng)造力，憑借自身的專業(yè)素質(zhì)更好服務(wù)于文書檔案管理工作。

4.完善醫(yī)院文書檔案管理制度，強化信息化建設(shè)基礎(chǔ)性保障作用的發(fā)揮

從本質(zhì)上講，醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)充分發(fā)揮了信息技術(shù)的作用，強化計算機系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)平臺的有效連接，綜合應(yīng)用多種通信技術(shù)，依托差異化載體，突破時刻限制，支持文書檔案的歸檔、保管以及應(yīng)用，以數(shù)字化形式進行呈現(xiàn)，滿足信息共享的需求。因此，為了適應(yīng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化要求，要樹立全新的檔案服務(wù)準則，構(gòu)建新的檔案服務(wù)制度，支持檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺共享，大大提升醫(yī)療服務(wù)管理效率，文件存儲功能增強，盡顯大數(shù)據(jù)與云平臺的優(yōu)勢，檔案傳遞速度大大加快，安全性獲得保障。依托健全與完善的文書檔案管理制度，檔案管理信息化目標更加明確，保障信息化管理模式的科學(xué)性與有效性。在管理機制中，文書檔案信息化管理的價值被認可，有利于管理環(huán)境的優(yōu)化，尤其是對各個部門發(fā)展實際進行系統(tǒng)分析，更顯對文書檔案管理工作的多方面支持，實現(xiàn)多種元素的高效整合，為構(gòu)建實效性較強、針對性突出的醫(yī)院文書檔案管理方案提供堅實的保障。

四、結(jié)束語

隨著信息時代的發(fā)展，信息技術(shù)的優(yōu)勢得以全面呈現(xiàn)，醫(yī)院文書檔案管理領(lǐng)域也給予充分重視，強化與時代發(fā)展的同步性?；诖?，要以信息技術(shù)為研究背景，結(jié)合醫(yī)院文書檔案工作實際，掌握醫(yī)院文書檔案的特殊性，剖析發(fā)展中存在的問題與不足，以技術(shù)為依托，構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理機制，加快人員思維轉(zhuǎn)變，應(yīng)用規(guī)范與有效的檔案管理模式，依靠高素質(zhì)與專業(yè)的管理團隊，切實提升醫(yī)院文書檔案管理水平，強化檔案與技術(shù)的有機融合，為檔案價值的發(fā)揮提供保障，促進醫(yī)院實現(xiàn)健康與穩(wěn)定的發(fā)展。

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作者簡介：楊志聯(lián)（1989-），男，本科，惠州市第一人民醫(yī)院從事檔案管理，主要負責綜合檔案室日常管理及文書檔案的歸檔工作。