新時(shí)期下提升煙草檔案管理的思考與對策

摘 要：檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實(shí)記錄，是行業(yè)的寶貴財(cái)富。本文首先從見證者和推動(dòng)者兩個(gè)方面分析了檔案工作在煙草企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用，其次概述了新時(shí)期企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，并在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)的、有針對性的探討了新時(shí)期提升煙草企業(yè)檔案管理的建議，從而在一定程度上提高其檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;煙草檔案管理;思考;提升對策

檔案管理工作是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，是企業(yè)工作的組成部分，為企業(yè)提供最為有效的考察依據(jù)。自古以來，煙草行業(yè)在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。在大數(shù)據(jù)以及信息化發(fā)展的新時(shí)期下，以及在人們越來越重視痕跡化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的今天，如何與時(shí)俱進(jìn)，把先進(jìn)水平和理念運(yùn)用到煙草企業(yè)檔案管理中，以進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作價(jià)值及信息服務(wù)功能，不僅是每個(gè)煙草企業(yè)檔案工作者值得深思的重要問題，也是其提高管理水平的必由之路。

一、檔案工作對煙草企業(yè)的重要作用

1.檔案工作是煙草行業(yè)發(fā)展的見證者

煙草企業(yè)檔案承載了企業(yè)的興衰記憶和發(fā)展歷程，主要表現(xiàn)為：（1）檔案內(nèi)容的不斷豐富。煙草企業(yè)的檔案內(nèi)容已由過去單一的紙質(zhì)文書檔案發(fā)展到現(xiàn)在以科學(xué)技術(shù)為手段，以電子信息軟硬件設(shè)備為載體的包括多種門類的檔案。（2）檔案記錄方式的改變。時(shí)代的進(jìn)步不斷地促進(jìn)煙草企業(yè)檔案信息記錄方式的革新，如從原始、傳統(tǒng)記錄材料階段到信息技術(shù)記錄材料階段，直接見證了煙草行業(yè)更好、更快、更強(qiáng)的發(fā)展過程，并在很大程度上反應(yīng)了煙草企業(yè)檔案管理工作效率的提高。（3）檔案隊(duì)伍的不斷壯大。如今，隨著煙草企業(yè)的不斷發(fā)展以及規(guī)模的壯大，其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的不斷推進(jìn)，很多煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)了檔案員向?qū)Ｂ?、高學(xué)歷、年輕化等發(fā)展，這是大部分煙草企業(yè)明顯的增強(qiáng)了檔案意識、夯實(shí)了檔案人才隊(duì)伍基礎(chǔ)的表現(xiàn)。

2.檔案工作是煙草行業(yè)發(fā)展的推動(dòng)者

檔案作為煙草企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要方面，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和維護(hù)企業(yè)權(quán)益提供了重要支撐和保障，進(jìn)而推動(dòng)著煙草行業(yè)的發(fā)展。主要表現(xiàn)為：（1）檔案為企業(yè)發(fā)展提供了重要數(shù)據(jù)。煙草企業(yè)從成立到發(fā)展，涉及到財(cái)務(wù)報(bào)表、科技成果等大量資料。在市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以依據(jù)這些匯總而來的信息資料，做出正確的決策，促使企業(yè)在瞬息萬變的市場中捕捉到機(jī)會(huì)，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。（2）檔案為企業(yè)發(fā)展提供了權(quán)益維護(hù)。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中難免要發(fā)生各種糾紛，而現(xiàn)今企業(yè)的文書資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表等都要求比較完整和真實(shí)地保存下來。當(dāng)發(fā)生責(zé)任糾紛時(shí)，在日常經(jīng)營管理中保存好的較為翔實(shí)完整的企業(yè)檔案，是企業(yè)保護(hù)自身，減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中麻煩與損失的有力武器。（3）檔案為企業(yè)發(fā)展提煉了文化信仰。檔案能夠真實(shí)地記錄企業(yè)文化，如記錄企業(yè)創(chuàng)辦初期的艱辛、巔峰時(shí)期的輝煌、困難時(shí)期的堅(jiān)持等，后人可以通過進(jìn)行深入細(xì)致地研究企業(yè)文化，使煙草企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及職工能更好地推動(dòng)公司的文化建設(shè)，為培育企業(yè)文化做出服務(wù)，進(jìn)而調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部潛在的工作氛圍。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展方向

檔案管理是煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有力支撐。然而，通過對我國一直以來的企業(yè)檔案管理研究發(fā)現(xiàn)，目前我國企業(yè)檔案管理還存在企業(yè)對檔案管理工作重視度不夠，過分的依靠行政力量來推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行;檔案管理模式單一，缺乏管理的思維模式等。

為此，新時(shí)期下，我國企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)建科學(xué)高效的檔案管理模式。具體的，首先，我國企業(yè)檔案管理模式應(yīng)向市場化方向轉(zhuǎn)變，以順應(yīng)社會(huì)潮流，贏得發(fā)展良機(jī);其次，不同地區(qū)的企業(yè)應(yīng)該按照企業(yè)自身的特點(diǎn)，對企業(yè)檔案進(jìn)行差異化的管理;第三，企業(yè)要充分利用社會(huì)資源，尋找專門整理和保管檔案的機(jī)構(gòu)，并診斷其管理效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，提高檔案管理水平，成為真正推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力;第四，企業(yè)對檔案管理應(yīng)該做到集中化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化等，以促進(jìn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

三、新時(shí)期提升煙草企業(yè)檔案管理的思考與建議

1.改善企業(yè)檔案工作的宏觀環(huán)境

檔案工作是煙草行業(yè)的基礎(chǔ)性工作與寶貴財(cái)富，煙草企業(yè)作決策離不開檔案資料。新時(shí)期下，要提升煙草檔案的管理水平，首先要改善煙草企業(yè)檔案工作的宏觀環(huán)境。具體可以從以下幾方面著手。

（1）提升全員檔案意識。煙草企業(yè)檔案管理部門應(yīng)利用各種有效載體，加強(qiáng)在領(lǐng)導(dǎo)及職工中的檔案宣傳工作，使其真正認(rèn)識到檔案管理工作對于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要作用，并堅(jiān)持常態(tài)化，在煙草企業(yè)中形成利于檔案工作開展的氛圍，使企業(yè)檔案和檔案工作深入人心。

（2）健全組織管理體系。地市級煙草公司應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的檔案工作組織和管理體系，將檔案管理工作放到比較重視的層面上來;應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或明確檔案工作的部門，并負(fù)責(zé)宏觀監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)全市煙草企業(yè)的檔案工作;應(yīng)配備相對穩(wěn)定的專職檔案人員，形成以檔案部門為核心，檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系;應(yīng)將相關(guān)檔案管理制度納入企業(yè)管理的有關(guān)制度、工作環(huán)節(jié)和考核范圍，且整理備案。

（3）強(qiáng)化機(jī)構(gòu)管理職能。煙草企業(yè)是企業(yè)檔案工作的責(zé)任主體，其應(yīng)貫徹執(zhí)行有關(guān)企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)做好企業(yè)各類檔案的收集、整理、保管和提供利用等;應(yīng)加強(qiáng)對所屬單位、控股企業(yè)等檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，并根據(jù)其相關(guān)重大項(xiàng)目的具體特點(diǎn)，配合其項(xiàng)目專項(xiàng)檔案工作，明確其檔案歸屬與流向;應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目及技改、科研項(xiàng)目等檔案的管理，使項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步開展，增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新能力和市場競爭能力等。

（4）落實(shí)基礎(chǔ)條件保障。經(jīng)濟(jì)條件上，煙草企業(yè)應(yīng)把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入年度預(yù)算，以提供資金保障，以可推進(jìn)管理創(chuàng)新制度化、規(guī)范化、長效化;硬件設(shè)施上，應(yīng)設(shè)置適宜安全保存檔案的庫房和裝具，并針對性的采取相關(guān)的措施及配備符合防火、防蟲霉、防高溫、防水等檔案防護(hù)及現(xiàn)代化建設(shè)要求的設(shè)施設(shè)備;其他保障上，根據(jù)相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫房應(yīng)與檔案閱覽室、工作人員辦公室“三分開”，以免相互影響，影響管理效果。

（5）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，因此，煙草企業(yè)不僅應(yīng)合理配備專職檔案工作人員，而且還應(yīng)選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作。此外，還應(yīng)鼓勵(lì)檔案人員接受檔案專業(yè)在職教育和繼續(xù)教育，加強(qiáng)檔案人員的上崗、技能、再繼續(xù)教育及信息化培訓(xùn)等，培育一支高水平的企業(yè)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。

2.做細(xì)做實(shí)企業(yè)的檔案管理工作

煙草企業(yè)檔案是國家信息資源和國有資產(chǎn)的重要組成部分。新時(shí)期下，要提升煙草檔案的管理水平，其次還要做細(xì)做實(shí)煙草企業(yè)的檔案管理工作，具體可以從以下幾點(diǎn)著手。

（1）加強(qiáng)檔案法治宣傳教育。一是加強(qiáng)檔案工作的性質(zhì)和作用宣傳，把煙草企業(yè)檔案室建設(shè)成為包含企業(yè)各個(gè)方面的信息資料庫，并梳理有效信息，主動(dòng)為企業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù);二是加強(qiáng)檔案法制宣傳教育工作，提高企業(yè)依法、從嚴(yán)治檔的自覺性，努力將檔案管理納入法制化軌道。

（2）嚴(yán)格檔案材料收集和歸檔。煙草企業(yè)應(yīng)在遵守《檔案法》等法律規(guī)章制度的前提下，結(jié)合自身經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作，建立歸檔工作問責(zé)制，如編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并嚴(yán)格執(zhí)行。

（3）大力開發(fā)利用檔案信息資源。煙草企業(yè)要根據(jù)企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作和攻關(guān)項(xiàng)目的需要，在維護(hù)國家和消費(fèi)者利益以及遵守保密規(guī)定的前提下，大力開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)開展網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)。

（4）確保檔案實(shí)體和信息的安全。煙草企業(yè)應(yīng)構(gòu)建檔案信息和實(shí)體安全的防護(hù)網(wǎng)，創(chuàng)建檔案安全體系，定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行處理;應(yīng)制定檔案應(yīng)急災(zāi)備預(yù)案，特別重要檔案要異質(zhì)異地備份，確保檔案實(shí)體與信息的安全，以免影響企業(yè)持續(xù)、有序、健康發(fā)展。

此外，煙草企業(yè)還應(yīng)按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定，強(qiáng)化企業(yè)重大項(xiàng)目檔案管理，確保其檔案的完整、規(guī)范、安全，使企業(yè)在未來發(fā)展中對重大項(xiàng)目歷史資料有檔可查、可借鑒。

3.不斷推進(jìn)企業(yè)檔案的創(chuàng)新建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理方式已落后于煙草企業(yè)發(fā)展。新時(shí)期下，要提升煙草檔案的管理水平，還要不斷推進(jìn)煙草企業(yè)檔案的創(chuàng)新建設(shè)，具體可從以下兩方面著手：

（1）穩(wěn)步推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。煙草企業(yè)檔案部門應(yīng)參照國家電子文件、電子檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有步驟、分階段地實(shí)施重要紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，同時(shí)應(yīng)充分利用好大數(shù)據(jù)，積極推進(jìn)“數(shù)字化+檔案管理”，及時(shí)做好企業(yè)電子文件和數(shù)字檔案備份與整合，構(gòu)建企業(yè)檔案信息化服務(wù)平臺。

（2）大力推進(jìn)企業(yè)檔案文化建設(shè)。應(yīng)充分利用檔案，全方位記錄和展示企業(yè)發(fā)展歷程，并總結(jié)提煉企業(yè)精神、經(jīng)營理念、價(jià)值觀念和行為準(zhǔn)則，積極發(fā)揮檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的特殊作用。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案文化傳播平臺和文化陣地建設(shè)，促進(jìn)發(fā)展具有特色的先進(jìn)企業(yè)文化。

綜上所述，煙草企業(yè)檔案管理工作是煙草企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)國有資產(chǎn)運(yùn)營、管理的重要憑證與依據(jù)，是維護(hù)煙草企業(yè)改革發(fā)展歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。新時(shí)期，在檔案管理工作趨于市場化、多元化、信息化的特點(diǎn)下，煙草企業(yè)應(yīng)抓住在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇，依靠先進(jìn)的信息與科技技術(shù)，來對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，以為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)信息服務(wù)。

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作者簡介：張立春（1976-），女，漢族，河北省唐山市樂亭縣人，2009年7月畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，管理學(xué)學(xué)士學(xué)位，檔案館員（中級）職稱，遼寧省煙草專賣局（中國煙草總公司遼寧省公司），從事工作及研究方向：檔案管理方面。