企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢研究綜述

摘 要：隨著企業(yè)管理水平的提高，以及知識(shí)管理、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了許多新的發(fā)展趨勢。為了適應(yīng)這些發(fā)展趨勢的要求，檔案管理工作需要在檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案利用、檔案管理模式等方面進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以滿足企業(yè)發(fā)展的需求，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案管理的地位。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;檔案信息化;檔案利用;檔案管理模式

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，以及科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理也出現(xiàn)了一些新的發(fā)展趨勢。為適應(yīng)這些新趨勢的發(fā)展要求，檔案管理需要做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

一、檔案管理發(fā)展的新趨勢

1.檔案保管的齊全、完整和真實(shí)性要求提高

一方面，社會(huì)法規(guī)不斷完善，企業(yè)管理制度不斷健全，嚴(yán)格依法依規(guī)治企成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在此過程中，通過審計(jì)等方式對(duì)企業(yè)的監(jiān)管也變得更加常態(tài)化，審計(jì)活動(dòng)通常通過審計(jì)檔案來完成。徐擁軍指出，檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)、過程和結(jié)果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠信經(jīng)營的可追溯性證明。因此，檔案保管的狀況直接影響到審計(jì)活動(dòng)的結(jié)果和對(duì)企業(yè)的合法合規(guī)性經(jīng)營的評(píng)價(jià)。企業(yè)經(jīng)營水平的提升對(duì)檔案保管的真實(shí)、齊全和完整性提出了更高的要求。

另一方面，隨著信息技術(shù)及無紙化運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，越來越多的歸檔信息以電子文件的形式出現(xiàn)。由于電子文件具有易改性，所以相較紙質(zhì)文件而言，更難認(rèn)定其原始性和真實(shí)性;同時(shí)電子文件具有對(duì)設(shè)備和系統(tǒng)的依賴性，電子文件的存儲(chǔ)安全性和可識(shí)別性也面臨更大的技術(shù)挑戰(zhàn)。以電子文件形式歸檔的檔案信息，要想保證其真實(shí)、完整和安全性將會(huì)面臨更大的挑戰(zhàn)。

2. 檔案信息化管理面臨升級(jí)的需求

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。目前，各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)正如火如荼的展開，檔案管理從實(shí)體管理進(jìn)入了信息化管理的新階段。信息化建設(shè)的內(nèi)容大都包括實(shí)體檔案的數(shù)字化、電子檔案數(shù)據(jù)歸檔、檔案管理平臺(tái)建設(shè)、檔案查詢和發(fā)布網(wǎng)站建設(shè)等。

但目前檔案信息化發(fā)展存在著許多問題與制約因素，首先，電子檔案資源是檔案信息化的基礎(chǔ)，信息資源的真實(shí)、完整、可靠和安全性影響著檔案信息的利用和交流。但實(shí)體檔案的電子化加工技術(shù)不成熟且不經(jīng)濟(jì)，電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)可靠性，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲(chǔ)及利用過程的安全性方面都存在著亟需解決的問題。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和安全性將成為檔案信息化建設(shè)下一步的發(fā)展方向。

第二，檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)影響這檔案信息化的速度和質(zhì)量，檔案信息化的高速發(fā)展要求檔案管理人員除了具備良好的政治素質(zhì)和檔案專業(yè)知識(shí)外，還需掌握信息化、網(wǎng)絡(luò)化方面的相關(guān)技能。加快檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)亟待提高。

第三，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、備份系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備）是檔案信息化的條件保障，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)需要加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，配備必要的檔案管理專用計(jì)算機(jī)、檔案數(shù)字化、檔案存儲(chǔ)及網(wǎng)絡(luò)資源。

3.檔案管理向基于知識(shí)管理的管理模式轉(zhuǎn)變

知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代涌現(xiàn)出來的一種最新管理思想與方法，它通過對(duì)企業(yè)組織所創(chuàng)造的各種知識(shí)從產(chǎn)生、創(chuàng)造到整合、分享、更新等全過程的管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)智慧的傳承，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，從而為企業(yè)創(chuàng)造持續(xù)的競爭優(yōu)勢。知識(shí)管理已逐漸成為企業(yè)知識(shí)和資源的一種重要管理方式，對(duì)企業(yè)經(jīng)營決策發(fā)揮著重要作用。

檔案管理和知識(shí)管理具有相通性。檔案管理是知識(shí)管理的重要組成部分，能夠作為企業(yè)發(fā)展的資料支撐，蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)資源，通過對(duì)檔案的挖掘和分析也可獲得更深層次的規(guī)律性知識(shí)。檔案管理與知識(shí)管理的管理程序類似，都是通過對(duì)知識(shí)或文件的統(tǒng)一收集、歸類、整理、存儲(chǔ)、鑒定、評(píng)價(jià)及提供利用，來實(shí)現(xiàn)信息資源的集中、有序管理，并實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。高雅培指出，檔案傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、知識(shí)管理是檔案管理的三個(gè)階段。徐擁軍則提出“檔案管理應(yīng)該向知識(shí)管理方向創(chuàng)新、拓展，知識(shí)管理可以從檔案管理切入、起步”。知識(shí)管理影響著檔案管理的工作職能、業(yè)務(wù)流程、檔案資源建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。

可見，檔案管理向知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)變是時(shí)代和自身發(fā)展的需求，也是檔案服務(wù)功能升級(jí)的需求。向知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)變，可以提升檔案管理的價(jià)值，拓寬檔案管理的領(lǐng)域，使檔案管理能在企業(yè)未來的發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理向知識(shí)管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理必須革新原有的傳統(tǒng)模式，按照知識(shí)管理的模式和思路找尋檔案管理的新方法。

4.云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展影響著檔案利用的模式。

徐擁軍指出，云計(jì)算（Cloud Computing）和大數(shù)據(jù)（Big Data）是當(dāng)前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢，對(duì)各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生，將會(huì)改變檔案的概念的理解，產(chǎn)生“大檔案觀”，即企業(yè)產(chǎn)生的一切具有保存和利用價(jià)值的信息資源都可視為檔案。海量檔案資源的產(chǎn)生必然會(huì)帶來大規(guī)模電子文件的存儲(chǔ)問題，而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?yàn)楣芾矸墙Y(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供解決之道，基于對(duì)象的存儲(chǔ)架構(gòu)可以在一個(gè)系統(tǒng)中管理十億級(jí)別的文件數(shù)量，同時(shí)還不會(huì)遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾。另一方面，目前檔案利用服務(wù)的主要目的提供原始檔案，發(fā)揮憑證價(jià)值作用，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和知識(shí)管理體系的運(yùn)行，檔案將會(huì)更多的發(fā)揮其資料參考價(jià)值，從提供憑證轉(zhuǎn)向?yàn)樘峁┲R(shí)。而如何從巨大的檔案資源中提取所需的有用信息也會(huì)成為亟待解決的技術(shù)問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以構(gòu)建檔案館的新型知識(shí)服務(wù)引擎，為數(shù)據(jù)查詢服務(wù)。

雖然目前檔案管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)備并不充分，大數(shù)據(jù)研究需求并不明確，相關(guān)的技術(shù)手段也并不成熟，大數(shù)據(jù)在檔案部門的開展存在相當(dāng)大的難度。但是檔案資源會(huì)成為企業(yè)大數(shù)據(jù)的一部分，同時(shí)本身也會(huì)成為一種大數(shù)據(jù)，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理也應(yīng)當(dāng)在思想理念，業(yè)務(wù)模式與管理方式方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖兏铩?/p>

二、檔案管理發(fā)展應(yīng)對(duì)措施

檔案管理的發(fā)展趨勢主要是由于信息化的發(fā)展，適應(yīng)信息化發(fā)展潮流，帶來的檔案信息化建設(shè)的問題。同時(shí)，檔案資源作為一種有保存和利用價(jià)值的信息資源，與企業(yè)的知識(shí)管理和大數(shù)據(jù)技術(shù)相輔相成、互相滲透。為適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，檔案管理需要做出必要的應(yīng)對(duì)措施。

1. 提高電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和利用的安全性

無論是為了促進(jìn)檔案信息化水平提高，還是知識(shí)管理和大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的要求，電子檔案都需要在形成、傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中利用技術(shù)手段保證其真實(shí)性，提高其安全性，為以后的查考利用提供基礎(chǔ)。

首先需要從電子文件管理制度入手，建立完善的電子文件積累、收集及管理制度，明確電子文件的歸檔責(zé)任。在電子文件形成的原生系統(tǒng)中，把文件相關(guān)的背景信息、相關(guān)元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)操作者、操作時(shí)間、操作內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)的毫不遺漏的記錄。

第二，建立嚴(yán)格、有效的電子文件權(quán)限管理體系。根據(jù)人員崗位、職責(zé)分工，對(duì)電子文件的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，降低各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作風(fēng)險(xiǎn)。

第三，適當(dāng)使用水印、文件加密等技術(shù)，以發(fā)揮保護(hù)文件傳輸安全和使用安全的作用。第四，建立可靠的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份;對(duì)電子文件進(jìn)行分級(jí)，有選擇的進(jìn)行異地?cái)?shù)據(jù)備份，有效防止因設(shè)備損壞、網(wǎng)絡(luò)攻擊等風(fēng)險(xiǎn)造成的電子文件的損壞和丟失。

2.加強(qiáng)檔案利用

不同于知識(shí)管理更關(guān)注信息資源的可用性，檔案管理更關(guān)注材料的真實(shí)、有效和完整性，知識(shí)管理能夠提供主動(dòng)的深層次的利用服務(wù)，而檔案管理多是被動(dòng)的、提供較淺層次的利用服務(wù)。為適應(yīng)向知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)變的需求，檔案工作必須注重加強(qiáng)檔案利用。

第一，改變過去重保管輕利用的工作方法，向“藏用結(jié)合，以用為主”的方向轉(zhuǎn)變。在保證信息安全、不泄密的前提下，多渠道進(jìn)行檔案資源的傳播和展示，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。

第二，企業(yè)各類檔案信息資源數(shù)量巨大，其中蘊(yùn)含著許多前人的經(jīng)驗(yàn)積累和潛在信息，對(duì)其進(jìn)行深入的分析和挖掘能夠得到各類活動(dòng)的發(fā)展規(guī)律，充分認(rèn)識(shí)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)發(fā)展脈絡(luò)和存在問題，對(duì)指導(dǎo)以后的生產(chǎn)和研究具有很好的借鑒意義。因此企業(yè)應(yīng)充分利用現(xiàn)有的各類信息資源，加強(qiáng)檔案的二次加工和開發(fā)，提升檔案編研的層次，從各類參考文件匯編、編史修志方面的編研，轉(zhuǎn)向?qū)n案的深層次挖掘。檔案部門應(yīng)積極與其他部門聯(lián)動(dòng)配合，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需求，從多個(gè)主題和角度對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工和提煉，將固化的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殪`動(dòng)的知識(shí)，并應(yīng)用到企業(yè)的經(jīng)營管理中，為企業(yè)決策提供服務(wù)。充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，提升檔案工作的地位和價(jià)值。

3.探索檔案管理新模式

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的發(fā)展，各類檔案資源數(shù)量和種類日益增多，載體類型也逐漸豐富，除了紙質(zhì)文件檔案外，實(shí)物、照片、視頻、圖紙等檔案種類日漸增多。尤其隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件的數(shù)量逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位。信息資源的豐富和數(shù)量的增多為信息挖掘提供了基礎(chǔ)，同時(shí)也意味著檔案管理的方式方法應(yīng)做出相應(yīng)的變動(dòng)。檔案管理應(yīng)改變以往重紙質(zhì)檔案整理的方式，探索各類電子資源的管理方法，關(guān)注電子文件傳輸?shù)陌踩院涂煽啃浴?/p>

第二，為了適應(yīng)知識(shí)管理發(fā)展需要，對(duì)各類檔案資源除了按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行著錄外，應(yīng)探索進(jìn)行深層次加工整理，如對(duì)有關(guān)檔案信息按照不同的主題和利用目的進(jìn)行分類，給予每類信息不同的標(biāo)簽，在利用過程中就可以對(duì)其中的信息按照相關(guān)要素進(jìn)行提取，形成不同的專題庫。這樣能夠滿足各類高級(jí)查詢和分析的需求，提高檔案的查準(zhǔn)率。

4.提升檔案管理信息化水平

一方面，加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。從收集整編、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)等管理模塊著手，適應(yīng)知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)分析需求，提升檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能從簡單的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)到智能化統(tǒng)計(jì)分析功能的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理系統(tǒng)的智能化水平。如對(duì)檔案信息的利用頻率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)經(jīng)常查詢的信息和所對(duì)應(yīng)的用戶群進(jìn)行分析處理，形成不同主題的新的專題數(shù)據(jù)庫，以滿足檔案編研和大數(shù)據(jù)分析的需求。

第二，加快檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合和集成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都建立了管理系統(tǒng)。一方面，許多業(yè)務(wù)流程的過程資料都直接以電子版的形式存在，不再形成紙質(zhì)文件;另一方面，由于檔案資源建設(shè)的需要，要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描進(jìn)行電子化。因此，對(duì)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合開發(fā)，建立互相兼容的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的目錄和全文數(shù)據(jù)到檔案系統(tǒng)的線上電子歸檔，既能夠保證文件的原始性、完整性、準(zhǔn)確性，又能夠提高工作效率，減輕紙質(zhì)檔案資掃描的工作量，提高檔案資源的數(shù)字化率。

5. 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

檔案資源建設(shè)是檔案利用、知識(shí)管理和大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，沒有內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理和數(shù)量充足的檔案信息資源，檔案利用和分析就無從談起?，F(xiàn)階段隨著企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的發(fā)展，各類管理制度不斷健全，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理流程的規(guī)定也越來越具體，越來越規(guī)范。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及質(zhì)量管理的要求，每個(gè)業(yè)務(wù)流程都設(shè)置了許多控制點(diǎn)，且每個(gè)控制點(diǎn)都會(huì)形成許多具體的文件資料。因此檔案管理人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定適應(yīng)的檔案收集范圍，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，適時(shí)調(diào)整歸檔范圍，保證有保管和利用價(jià)值的檔案資源都得到有效的管理。在檔案收集過程中做到 “應(yīng)收盡收”，對(duì)收集的檔案資源進(jìn)行認(rèn)真鑒定，保證檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。第二，加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化。一方面，根據(jù)各類檔案的重要性和利用需求，有計(jì)劃有步驟的對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行掃描數(shù)字化。另一方面，制定電子檔案資源接收和管理辦法，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子檔案資源和系統(tǒng)外的電子檔案資源分別進(jìn)行接收保管，并保證各類檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效和完整性。使檔案資源能成為真正意義上的大數(shù)據(jù)。

總之，當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，各種管理理念層出不窮。各類技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作的開展提供了有利條件，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作處于不斷發(fā)展變化的技術(shù)環(huán)境中，必須適應(yīng)各種現(xiàn)代技術(shù)和管理思想的發(fā)展需求，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，創(chuàng)新新的管理方式，實(shí)現(xiàn)新的價(jià)值，才能夠使檔案工作煥發(fā)新的活力，發(fā)揮更大作用，保證檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐擁軍，牛 力.企業(yè)檔案管理的十大發(fā)展趨勢[J].中國檔案，2014（5）：31-33.

[2]高 珊.基于“三網(wǎng)一庫”的高校實(shí)物檔案管理利用[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：69-71.

[3]王 丹.淺談檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（5）：31.

[4]王 晶.檔案管理應(yīng)向信息化方向發(fā)展[J].黑龍江檔案，2015（5）：113.

[5]徐擁軍.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究[J].山西檔案，2008（1）：17-19.

[6]丁國勇.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案工作研究[J].蘭臺(tái)世界，2018（9）增刊：173-174.

[7]姚 文.論知識(shí)管理對(duì)檔案管理的創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2016（5）：169-170.

[8]徐秀香.基于知識(shí)管理的建筑企業(yè)檔案管理模式初探[J].人力資源管理，2018（5）：315-316.

[9]高雅培.以知識(shí)管理為導(dǎo)向改革檔案管理工作[J].機(jī)電兵船檔案，2018（2）：31-33.

[10]徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式：基于雙向視角的研究[M].中國人民大學(xué)出版社，2009.

[11]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（6）：48-50.

[12]劉國華，李澤鋒.檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用思考[J].檔案管理：2014（2）：32-34.

[13]邱曉威，郝晨輝，白民興.電子文件真實(shí)性完整性保證及法律地位的認(rèn)定[J].中國檔案，2004（2）：47-49.

[14]吳大海.知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作淺析[J].中國工程咨詢，2019（1）：90-93.

[15]劉廣源.基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（12）下：25.

[16]朱陽明.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.12：185.

作者簡介：胡秀麗（1982-），女，漢族，中國石化青島安全工程研究院，館員，研究方向?yàn)闄n案管理。