新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策

徐柳

摘 要：本文對新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策進行了研究。文書檔案不僅是事業(yè)單位和國家的重要資料，還能為社會公眾提供查詢服務。當前的文書檔案管理工作存在著工作水平不高、重視程度不夠、管理方式陳舊等問題。為了解決這些問題，提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率，應該做到：堅持以人為本的理念;應用現(xiàn)代化技術;優(yōu)化人員配置;完善管理制度;在新形勢下探索文書檔案管理模式。

關鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案管理;工作效率

文書檔案作為對事業(yè)單位各項信息的記錄，具有重要的研究價值，對其管理是事業(yè)單位的一項重要工作。在新形勢下，為了滿足社會對文書檔案管理工作提出的要求，充分發(fā)揮其自身作用，促進事業(yè)單位的發(fā)展，我們要探索出提高其工作效率的對策。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性

1.是事業(yè)單位和國家的重要資料

事業(yè)單位文書檔案作為記錄事業(yè)單位設立、變更、注銷、開展活動及登記管理工作等信息的原始材料，它具有法律效力?？梢栽谏婕笆聵I(yè)單位訴訟、核實違法違紀行為中，提供重要的依據(jù)和憑證。事業(yè)單位的類型、職責不同，涉及到我國經(jīng)濟、政治、文化等各個方面，共同推動國家社會發(fā)展。因此事業(yè)單位文書檔案對其工作情況、發(fā)展變化的真實記錄，也是記錄了我國發(fā)展變化的歷史資料。作為國家檔案的重要組成部分，要建立和完善保管體系，文書檔案的完整與安全關系到黨和國家各項工作的開展及各種政策的制定。

2.為社會公眾提供查詢服務

事業(yè)單位文書檔案記載的內(nèi)容廣泛，涵蓋其工作生活的方方面面，如業(yè)務范圍、詳細的財政支出收入、日常工作的情況、各個項目的具體情況及分析。在社會主義市場經(jīng)濟和市場體系不斷發(fā)展完善的今天，文書檔案作為事業(yè)單位的重要基礎性文件，不僅關系到其自身的平穩(wěn)運營。對其進行深入的研究分析和開發(fā)利用，還能為社會公眾提供其需要的信息服務，充分發(fā)揮其在社會經(jīng)濟生活中的作用。此外，對事業(yè)單位的工作人員來說，文書檔案還能指導他們的日常工作，在其指導下順利的完成各項工作，解決工作中遇到的困難，甚至糾正工作中出現(xiàn)的錯誤。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

1.工作水平不高

當前很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作，很少任用專業(yè)的管理人員，也忽視對他們的培訓。這就導致其檔案管理人員工作水平不高、業(yè)務能力不強、管理方法和相關知識結(jié)構落后，在新形勢下，不能對文書檔案進行規(guī)范化管理，難以應付工作的實際進度。此外，檔案管理工作沒有專職的人員，很多人身兼數(shù)職，難以全副身心投入到檔案管理工作中。日常工作中忽視檔案的存檔、歸檔工作，在這個過程中也忽視了材料的真實、準確?？偟膩碚f，工作水平不高，不利于事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展，也制約了事業(yè)單位的工作效率。

2.重視程度不夠

文書檔案對事業(yè)單位的管理具有重要的作用，關系到其自身的發(fā)展和相關決策的制定。很多事業(yè)單位的人員對檔案工作的認識存在誤區(qū)，沒有意識到文書檔案管理工作的重要性，對這項工作的重視程度不夠。他們把檔案管理工作與一般文書工作混淆，認為只是普通的事務性工作，做好文書檔案的抄寫、保管、外調(diào)、查檔就行了。忽視了對相關人員及配置的管理。用文書檔案管理工作不能帶來經(jīng)濟效益，這一實用主義的眼光來看待這項工作，違背了檔案自身的價值。

3.管理方式陳舊

管理方式陳舊不僅體現(xiàn)在相關工作人員不夠?qū)I(yè)、工作水平不高。還體現(xiàn)在很多事業(yè)單位領導因為資金投入的問題，不愿意建立檔案系統(tǒng)。也沒有結(jié)合現(xiàn)代化科學手段。這就導致了在信息化迅速發(fā)展的今天，文書檔案的文件種類越來越多，傳統(tǒng)的文書檔案的分類和歸檔工作難以滿足實際工作的要求。事業(yè)單位的檔案管理模式落后，資料管理不夠科學規(guī)范，其自身功效難以充分發(fā)揮，最終制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

三、提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策

1.堅持以人為本的理念

在新形勢下，以人為本的理念廣泛傳播并被運用到各行各業(yè)中。事業(yè)單位作為社會生活中的重要組成部分更要堅持這一理念，把它作為各項工作的基礎和前提，其文書檔案管理工作也不例外。以人為本的理念要求事業(yè)單位要重視檔案管理人員，并認識到這一崗位的重要作用。在工作中各科室和領導，不僅要注重與管理人員的溝通交流，了解他們的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒，還要認可并積極配合他們的工作，保證文書檔案管理工作順利開展。只有這樣才能從總體上提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率，使管理人員獲得成就感和歸屬感，更加努力的投入到工作中去。此外堅持以人為本的理念，不僅關注文書檔案管理人員，還要關注自己的服務對象即社會大眾。各事業(yè)單位要認識到，其文書檔案管理工作不僅涉及到自身的發(fā)展，也關系到對社會大眾的服務質(zhì)量。文書檔案管理工作其社會性、服務型功能增加，要改革自己的工作模式，為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

2.應用現(xiàn)代化技術

信息技術的發(fā)展和廣泛應用，提高了各行各業(yè)的工作效率，促進了各行業(yè)和全社會的發(fā)展。事業(yè)單位文書檔案管理工作要想提高工作效率，就要應用現(xiàn)代化技術和現(xiàn)代化管理手段，構建新型管理模式。傳統(tǒng)的文書檔案種類多、細節(jié)多，資料查詢時耗費時間長，而且容易產(chǎn)生錯誤，紙質(zhì)檔案消耗成本大，不易儲存，信息化技術的出現(xiàn)有助于這些問題的解決。事業(yè)單位的領導要重視信息化技術在文書檔案管理工作中的應用，加大對相關設備的投入，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才。管理人員不僅要有很強的業(yè)務能力，還要熟練掌握現(xiàn)代化信息技術，能在實際工作中熟練應用現(xiàn)代化信息設備。此外還要建立信息化管理平臺，這個平臺要具備高效的管理軟件和安全可靠的防火墻。這樣這個平臺才能實現(xiàn)文書檔案額加工、存儲、保密、查詢等功能，能安全平穩(wěn)的運行。實現(xiàn)文書檔案管理工作的數(shù)字化、一體化，不僅能提高其工作效率、水平及準確性，還能對其各項工作統(tǒng)一管理，為事業(yè)單位制定科學合理的決策提供可靠的信息資料，從而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

3.優(yōu)化人員配置

事業(yè)單位應該把優(yōu)化人員配置作為核心內(nèi)容之一，在文書檔案管理工作中，要優(yōu)化原來的人員配置，設置專職人員，任用專業(yè)人才，加大對人員的管理和培訓以提高管理人員的素質(zhì)。在選拔文書檔案管理人員時，要考察他們的職業(yè)規(guī)劃和專業(yè)能力，最好聘任有專業(yè)資格證書的人，使其能在其崗謀其職，對工作認真負責。對管理人員進行培訓，能豐富他們關于文書檔案管理工作的基礎知識，增強其業(yè)務能力，從而保證工作順利高效的開展。在他們進入崗位時，要進行全面的培訓，使他們對文書檔案管理工作的任務和相關規(guī)章制度有所了解。在日常工作中，要為他們提供更多的培訓機會，加大培訓力度，不僅要培訓他們的業(yè)務能力，還要增強思想政治方面的教育。把培訓工作貫穿管理人員的整個職業(yè)生涯中，才能保證他們在新形勢下，掌握最新的文書檔案管理知識、技術，能應付實際工作中的各種問題，從而提高事業(yè)單位文書檔案管理工作。此外，還要保持文書檔案管理隊伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性，這樣不僅有利于文書檔案保密，還能促進事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展。

4.完善管理制度

完善管理制度也是事業(yè)單位的一項重要工作，實現(xiàn)這個目的就要健全完善的獎懲體制。一個人的潛能是無限的，只有合理的激勵才能給其帶來持久的動力。使其在工作中充分發(fā)揮自己的才能，提高工作效率和水平。根據(jù)以人為本的理念，在文書檔案管理工作中設立了激勵制度，要考慮到管理人員的個性和職業(yè)追求，用明確的考核評定指標來考察他們的工作。對業(yè)績突出、工作能力強的人員，要給予物質(zhì)、精神方面的鼓勵和晉升機會，增強管理人員的積極性和責任感。此外，還要設立相應的懲罰制度，能幫助工作人員明確自己的職責，增強其責任感。激勵機制和懲罰機制共同發(fā)揮作用，才能提升文書檔案管理工作的隊伍素質(zhì)和工作效率。

5.在新形勢下探索文書檔案管理模式

在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，文書檔案開始面向社會，為各種經(jīng)濟組織提供信息服務。它由原來的為事業(yè)單位服務轉(zhuǎn)為更傾向于為社會大眾提供服務，因此文書檔案管理工作模式，也應該由封閉性向社會性轉(zhuǎn)變。此外，目標管理作為一種新型的管理模式，能提高工作效率。在生活節(jié)奏快的今天，也應該把這一管理模式應用于文書檔案管理工作中。 文書檔案工作目標管理是指按照一定的辦法和程序，對文書檔案的內(nèi)容和形式進行考評，并按照規(guī)定的等級標準，認定等級。其考核的標準是以黨的工作要求和國家檔案工作的政策、法規(guī)為依據(jù)的。但是在制定考核標準時，要結(jié)合自身文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃，靈活調(diào)整，使其符合實際情況。目前目標管理工作的作用，已經(jīng)在文書檔案管理部門中得到實踐證實，它能幫助事業(yè)單位的文書檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。因此有關部門應該借鑒其經(jīng)驗，并結(jié)合自身的實際情況，開展文書檔案目標管理工作

四、結(jié)束語

市場經(jīng)濟日益發(fā)展并完善，信息技術快速發(fā)展并廣泛應用。在這種新形勢下，事業(yè)單位的文書管理工作要進行改革。不僅要注重其社會服務型功能的發(fā)揮，還要應用先進的信息技術和管理模式，提高工作效率，充分發(fā)揮文書檔案管理工作的功能，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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