保障檔案管理保密性措施分析

程昕

摘 要：本文主要針對(duì)保障檔案管理保密性措施展開(kāi)深入研究，通過(guò)檔案管理保密中存在的問(wèn)題，包括對(duì)檔案管理的重視程度不足、缺少完善的檔案保密制度、檔案管理軟硬件設(shè)施嚴(yán)重缺失、檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升，重點(diǎn)闡述了幾點(diǎn)針對(duì)性的優(yōu)化措施，包括提高對(duì)檔案管理的高度重視、加強(qiáng)檔案管理保密制度的構(gòu)建、加強(qiáng)檔案管理分工、實(shí)現(xiàn)信息一體化、強(qiáng)化檔案室安全建設(shè)、不斷提高員工的綜合素養(yǎng)等，確保檔案管理保密性水平的穩(wěn)步提升，充分體現(xiàn)出檔案管理的保密性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;保密性;措施

現(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，檔案管理發(fā)揮的作用越來(lái)越顯著，備受各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)部的重視和關(guān)注。保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須要貫徹落實(shí)保密性原則，保證檔案管理內(nèi)容的完整性和保密性，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏或流失等現(xiàn)象，進(jìn)而將檔案管理工作落實(shí)到位，予以強(qiáng)有力的保障。

一、檔案管理的保密性工作內(nèi)容

1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的保密管理。通過(guò)加強(qiáng)檔案保密管理，可以避免檔案出現(xiàn)盜取現(xiàn)象。在檔案管理過(guò)程中，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室 “三分開(kāi)”原則，還要安排專人進(jìn)行檔案庫(kù)房管理，將庫(kù)房管理機(jī)制完善化，給予庫(kù)房保密性一定的保障。通過(guò)對(duì)庫(kù)房的控制，可以強(qiáng)化庫(kù)房的保密管理。所以企業(yè)要投入一定的資金，以此來(lái)將檔案管理的硬件設(shè)施投入落實(shí)下去。

2.加強(qiáng)涉密檔案的保密管理。在企業(yè)不斷發(fā)展過(guò)程中，具有較多核心機(jī)密信息，所以必須要做好涉密檔案保密管理工作。如果出現(xiàn)涉密檔案泄漏現(xiàn)象，極容易造成諸多知識(shí)產(chǎn)權(quán)的缺失，對(duì)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重的影響。所以在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于涉密檔案，要制定專門(mén)措施，強(qiáng)化安全管理，確保涉密檔案的保密性。

3.合理劃分檔案保管期限和保密期。在檔案管理期限的明確過(guò)程中，要從檔案實(shí)際內(nèi)容出發(fā)，并對(duì)檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)價(jià)值進(jìn)行深入分析，然后給予企業(yè)實(shí)際需求，對(duì)檔案的保管價(jià)值、期限等進(jìn)行確定，所以在檔案保管期限內(nèi)，要積極開(kāi)展檔案保密管理工作，確保檔案內(nèi)容的完整性，以免對(duì)檔案價(jià)值造成影響。而對(duì)于涉密的檔案來(lái)說(shuō)，要做好密級(jí)標(biāo)注，從檔案的密級(jí)程度出發(fā)，進(jìn)行獨(dú)立化的裝訂和保存，將檔案在運(yùn)輸或利用中出現(xiàn)泄密的現(xiàn)象降至最低，以免對(duì)企業(yè)發(fā)展造成影響。

二、檔案管理中保密性的重要性分析

檔案資料涉及到企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)的整個(gè)過(guò)程，屬于重要的信息數(shù)據(jù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的強(qiáng)大推動(dòng)下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，在人才、資源以及信息等方面得到了充分的體現(xiàn)，而信息競(jìng)爭(zhēng)能力，與該企業(yè)的檔案保存情況有著緊密的聯(lián)系。在企業(yè)具有完善的檔案保存記錄的情況下，可以掌握更多有價(jià)值的信息，進(jìn)而在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足，以免處于劣勢(shì)地位。檔案資料，與企業(yè)和國(guó)家諸多秘密事項(xiàng)有著緊密的聯(lián)系，如果出現(xiàn)對(duì)外泄漏事件，極容易影響到企業(yè)正常發(fā)展，所以諸多企業(yè)對(duì)檔案資料的保密工作予以了高度的重視。現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越頻繁，諸多檔案資料在互聯(lián)網(wǎng)中得以體現(xiàn)，雖然具有極大的便利性，但是也極容易導(dǎo)致安全隱患的出現(xiàn)，所以在檔案管理過(guò)程中，必須要貫徹落實(shí)好保密性原則，保證檔案使用的合理性和合法性，進(jìn)而給予資料完整、安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)一定的保證。

三、檔案管理保密性中存在不足之處

1.對(duì)檔案管理的重視程度不足。現(xiàn)階段，一些企業(yè)積極開(kāi)展檔案管理工作，但是在實(shí)際上，一些企業(yè)沒(méi)有對(duì)檔案管理予以高度的重視程度，并對(duì)檔案管理存在著一定的心理誤區(qū)，也沒(méi)有將檔案管理的保密性充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，可以不斷增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是在實(shí)際上，一些企業(yè)在檔案管理中，出現(xiàn)了盲目亂借、甚至丟失現(xiàn)象，而且還出現(xiàn)了檔案泄密問(wèn)題。造成這種現(xiàn)象的原因，主要是由于檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重缺失造成的。

2.缺少完善的檔案保密制度。目前，我國(guó)檔案管理工作有其局限性，檔案利用效率不高，檔案信息的安全性、保密性得不到保證，檔案管理流程的嚴(yán)密性嚴(yán)重缺失，流失現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。在執(zhí)行操作方面，檔案管理保密工作的規(guī)范性也存在著缺陷，缺少相關(guān)管理制度的構(gòu)建，不利于檔案保密工作的順利進(jìn)行。究其原因，都是由于缺少完善的檔案管理制度造成的，檔案工作的專業(yè)性、系統(tǒng)性嚴(yán)重缺失。

3.檔案管理軟硬件設(shè)施嚴(yán)重缺失。在企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)中，檔案扮演著極其重要的角色，但是一些管理人員缺少對(duì)檔案管理的高度重視，專人管理嚴(yán)重缺失，也沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案室，一定程度上很難保證檔案管理的保密性，導(dǎo)致檔案泄密現(xiàn)象始終沒(méi)有得到解決。雖然一些企業(yè)設(shè)置了檔案室，以此來(lái)管理和保管檔案，但是檔案室范圍比較狹小，保存空間受到了極大的限制，而且一些庫(kù)房條件不達(dá)標(biāo)，極容易破壞到紙質(zhì)檔案，威脅到檔案的完整性和全面性。總之，檔案管理設(shè)施嚴(yán)重缺失，很難保證檔案的保密性。

4.檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升?，F(xiàn)階段，一些檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升，專業(yè)的檔案管理知識(shí)嚴(yán)重缺失，一定程度上很難將檔案保密管理的專業(yè)性、科學(xué)性體現(xiàn)出來(lái)，這對(duì)檔案管理的保密性造成了極大的威脅。由于專業(yè)檔案管理知識(shí)嚴(yán)重缺失，很難規(guī)范檔案管理流程，比如資料收集較為單一、檔案歸檔范圍較為模糊等，導(dǎo)致檔案管理效率難以提升。此外，在檔案管理工作中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)兼職的其他崗位工作人員，這也對(duì)檔案管理效果造成了嚴(yán)重影響。

四、檔案管理保密性的優(yōu)化措施

1.提高對(duì)檔案管理的高度重視。一般來(lái)說(shuō)，檔案保密管理具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，所以在檔案保密過(guò)程中，要貫徹落實(shí)好《保密法》規(guī)定，加大法律法規(guī)的宣傳力度，將檔案降密、解密等工作落實(shí)到位。首先，在檔案解密工作中，要對(duì)解密的時(shí)間進(jìn)行合理化控制，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，以此來(lái)進(jìn)行解密，確保解密工作順利進(jìn)行。其次，檔案管理部門(mén)，要對(duì)保密部門(mén)的監(jiān)督予以接受的態(tài)度，做好涉密檔案的清查工作，將清密、非密之間的界限進(jìn)行明確化，規(guī)范檔案利用范圍。再次，檔案管理部門(mén)，結(jié)合密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)編制目錄的涉密文件，落實(shí)好涉密文件的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，為后續(xù)文件的檢索提供便利性，進(jìn)而不斷提高涉密文件的安全管理水平。

2.加強(qiáng)檔案管理保密制度的構(gòu)建。首先，要從檔案管理實(shí)際情況出發(fā)，制定配套可行的管理制度，滿足檔案管理實(shí)際需求，安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)管理。其次，各項(xiàng)規(guī)章制度的內(nèi)容要做到言簡(jiǎn)意賅，保證較強(qiáng)的執(zhí)行效率，嚴(yán)格規(guī)范和約束檔案建設(shè)和使用管理的工作。再次，還要將制度約束的雙向性特點(diǎn)體現(xiàn)出來(lái)，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和職工進(jìn)行約束。最后，制定責(zé)任追究機(jī)制，將管理者的職能權(quán)限進(jìn)行明確化，二引導(dǎo)管理者和責(zé)任人樹(shù)立高度的責(zé)任意識(shí)。通過(guò)責(zé)任追究機(jī)制的構(gòu)建，可以確定第一責(zé)任人，如果行為主體出現(xiàn)了不遵守規(guī)定制度、損壞資料以及偽造檔案內(nèi)容等，要進(jìn)行一定的處罰，以儆效尤。

3.加強(qiáng)檔案管理分工，實(shí)現(xiàn)信息一體化。針對(duì)檔案保密管理，具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，所以在檔案保密管理過(guò)程中，要將工作分工進(jìn)行明確化，將檔案信息一體化管理工作落實(shí)到位。所以，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要將管理人員的分工進(jìn)行明確化，而且各個(gè)部門(mén)之間還要保持密切的交流和協(xié)作，落實(shí)好各個(gè)部門(mén)檔案的資料收集工作，給予檔案信息完整性一定的保障，進(jìn)而為信息一體化管理的順利推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其中，在一體化建設(shè)中，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全體系的構(gòu)建。要想將保密工作落實(shí)到位，還要嚴(yán)格管理和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將網(wǎng)絡(luò)安全漏洞修復(fù)好，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)方法的應(yīng)用，創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。

4.強(qiáng)化檔案室安全建設(shè)。在檔案保密和維護(hù)檔案安全過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè)。首先，門(mén)窗，要進(jìn)行加密防盜網(wǎng)的應(yīng)用，設(shè)置保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖，給予檔案安全性高度的保障，其次，要明確區(qū)分絕密文件、非密文件等，避免混合在一起。對(duì)于與國(guó)家秘密相關(guān)聯(lián)的檔案，要進(jìn)行獨(dú)立化保管，設(shè)置移動(dòng)密集檔案架，也可以設(shè)置保險(xiǎn)柜，避免機(jī)密漏洞的出現(xiàn)。再次，要控制檔案破損程度，不斷提高檔案的使用年限。對(duì)于保管難度較大的磁盤(pán)和光盤(pán)等，要設(shè)置專門(mén)的檔案消磁柜。而對(duì)于易破損的重要檔案，要進(jìn)行防潮設(shè)備處理。最后，要集中整合日常監(jiān)督、重點(diǎn)檢查等方式，不定期開(kāi)展安全檢查工作，在對(duì)檔案數(shù)目進(jìn)行核對(duì)的基礎(chǔ)上，要及時(shí)將檔案庫(kù)房的安全隱患消除掉，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。

5.不斷提高員工的專業(yè)素養(yǎng)。在開(kāi)展檔案保密管理工作中，員工的保密意識(shí)是重要的前提性條件之一。對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，必須要確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，落實(shí)好管理者的職責(zé)，引導(dǎo)員工樹(shù)立高度的責(zé)任意識(shí)，具備良好的綜合素養(yǎng)。在培養(yǎng)內(nèi)容中，要引導(dǎo)員工遵守檔案管理相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理流程，而且還要將檔案管理崗位的門(mén)檻適度提升上來(lái)，所選拔的管理者，要具備良好的綜合素質(zhì)，進(jìn)而發(fā)揮出自身的榜樣帶頭作用。

綜上所述，在檔案管理中，必須要做好相應(yīng)的保密工作，確保檔案工作內(nèi)容的完整性，防止出現(xiàn)檔案泄密、丟失等現(xiàn)象，不斷提高企業(yè)檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化水平，進(jìn)而充分體現(xiàn)出檔案管理保密工作的作用。

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