大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)研究

摘 要：科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、電腦的普及、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用、數(shù)據(jù)不斷的累計，社會進入了數(shù)字信息化時代，在這種局面下人們數(shù)據(jù)的需求越來越大，以往的紙質(zhì)數(shù)據(jù)已經(jīng)不能滿足人們的需求了，在這種情況下數(shù)字檔案就成了人們的首選。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校在校園信息化過程中產(chǎn)生和積累的數(shù)據(jù)已經(jīng)具備了大數(shù)據(jù)特征，從海量數(shù)據(jù)中提取出有價值的信息歸檔保存和提供利用具有重要的意義。所以這就要求高校檔案管理部門要與時俱進，極進行改革從而打破傳統(tǒng)觀念的束縛，促使是規(guī)范化、規(guī)?；陌l(fā)展，高校數(shù)字檔案共享服務(wù)的建立，提高了檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提升了高校數(shù)字檔案應(yīng)用價值，促使高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。此文會針對大數(shù)據(jù)時代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)研究，針對性的給出建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;數(shù)字檔案;共享服務(wù);高校

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，整個人類社會已經(jīng)進入了數(shù)字信息化時代，換句話說，我們已經(jīng)處在大數(shù)據(jù)的時代，不管是家庭還是社會，高校也不例外。尤其是近些年來，許多高校在科學(xué)研究與社會調(diào)查中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，如數(shù)學(xué)中的指數(shù)函數(shù)一樣，短短幾年就已經(jīng)積累了大量的數(shù)據(jù)。由于這些數(shù)據(jù)種類多樣，形式豐富，給高校的檔案管理帶來了諸多的不便，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)跟不上數(shù)據(jù)的產(chǎn)生了，這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，積極樹立大數(shù)據(jù)時代檔案服務(wù)理念，建立數(shù)字檔案管理以應(yīng)對各類檔案用戶的不同需求。

一、數(shù)字檔案共享服務(wù)的意義

1.解決查詢檔案難的問題。在大數(shù)據(jù)時代下，高校改變傳統(tǒng)檔案模式，化實為虛，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。查找檔案時，由于以前是紙質(zhì)檔案，需要數(shù)據(jù)時，需要在書山字海里找出數(shù)據(jù)，查找工作非常不便，有其是當(dāng)遇到所查找的數(shù)據(jù)含糊時，經(jīng)常會在相關(guān)檔案館里逐一查找排除，遇上數(shù)據(jù)不全時，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析不夠全面，調(diào)研無法進行，科學(xué)研究無法開展。高校順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，建立數(shù)字檔案，將數(shù)據(jù)全部由電腦輸入進網(wǎng)絡(luò)，當(dāng)需要數(shù)據(jù)時，不用去檔案館或圖書館排隊等待，在家里或?qū)W校用電腦和手機隨時隨地可以查到自己需要的數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)共享到自己的網(wǎng)絡(luò)中，體現(xiàn)了在大數(shù)據(jù)時代查找信息的便捷。

2.準確定位所需檔案。高校將紙質(zhì)檔案全部進行數(shù)據(jù)化，建立數(shù)字檔案，將紙質(zhì)數(shù)據(jù)全部錄入電腦，整合了各檔案里的全部數(shù)據(jù)，將其逐一的進行分析與整理，建立總目錄包含多個分目錄，將數(shù)據(jù)進行拆分合并，建立全新的聯(lián)系，逐一歸到各自的目錄之下，建立數(shù)據(jù)庫，進行數(shù)據(jù)共享，有利于檔案數(shù)據(jù)進行收集反饋，從而確定需求方向，改進服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，以便更好的服務(wù)他人。這就使得整個高校的檔案變得極其完整，極大地方便了高校開展學(xué)術(shù)研究、科學(xué)研究、社會調(diào)研、學(xué)科培訓(xùn)、課外閱讀。提高了效率，使學(xué)生與學(xué)校更緊密的聯(lián)系起來，更好的發(fā)揮高校的作用，以便更有價值的利用數(shù)字檔案。

3.加強交流與合作。高校建立數(shù)字檔案，建立檔案庫，共享數(shù)據(jù)，加強了學(xué)生之間的交流，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查找到其他人的數(shù)據(jù)，互相交流，加強了學(xué)生之間的聯(lián)系，同時學(xué)生之間相同的科學(xué)研究可以一起合作互補，增強了學(xué)生團隊合作意識，同時增加新的科學(xué)研究項目與社會調(diào)研項目，學(xué)生或者老師可以將科研成果或調(diào)研結(jié)果上傳到學(xué)校網(wǎng)絡(luò)，供他人查看，從而加強學(xué)生與老師之間的交流，為自己和他人提供知識，豐富了高校知識庫。數(shù)字檔案的建立，擴大了服務(wù)范圍，高校的服務(wù)不只是本學(xué)校的學(xué)生更是加強了同其它學(xué)校的聯(lián)系，加強了學(xué)校之間的交流與合作，共同探討學(xué)術(shù)研究，開闊了學(xué)生的眼界，提高了學(xué)校本身的文化內(nèi)涵為學(xué)校成為著名學(xué)府打下了基礎(chǔ)。共享服務(wù)還包括了高校與社會，不只是學(xué)生本身，社會上的其他社會人都可以上高校的網(wǎng)絡(luò)查找自己需要的檔案數(shù)據(jù)，促進了社會文化的發(fā)展，轉(zhuǎn)變了社會風(fēng)氣，提高了人們文化修養(yǎng)，促使社會越發(fā)的穩(wěn)定與繁榮。

二、數(shù)字檔案共享服務(wù)存在的問題

1.數(shù)字檔案存在不準確性。在大數(shù)據(jù)時代下，由于數(shù)字爆炸產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多到無法形容，這時高校共享數(shù)據(jù)時，辨別數(shù)據(jù)的真?zhèn)斡绕渲匾?。眾所周知，高校?shù)字檔案的建立，是為了體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的便捷性，而如何在確保便捷的的情況下通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字檔案的準確性，就成了一個不可忽視的問題。尤其是數(shù)據(jù)不止有真數(shù)據(jù)，還能有假數(shù)據(jù);不止有客觀存在的，還有主觀捏造的;不止有真實發(fā)生的，還可能有傳遞時人們產(chǎn)生誤解的，不止有完整的，還有片面的。這時我們建立數(shù)字檔案進行共享，數(shù)字檔案的真實性就有待鑒定，錄入數(shù)據(jù)是，數(shù)據(jù)的完整性就有待豐富。在整個過程中，準確性是數(shù)字檔案的重心，如果通過網(wǎng)絡(luò)下載的數(shù)據(jù)檔案可以被刪減、篡改，那么高校所提供的數(shù)字檔案就不具備數(shù)據(jù)的可靠性，也就不具備真實效力，大大削減了高校數(shù)字檔案的共享服務(wù)[3]，人們就會對高校產(chǎn)生不信任，高校產(chǎn)生信譽危機，對學(xué)生和其高校本身的發(fā)展都會產(chǎn)生不利影響。

2.數(shù)字檔案容易泄密。高校數(shù)據(jù)檔案由于全部從紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化過來，通過電腦輸入進網(wǎng)絡(luò)，全部歸在高校網(wǎng)絡(luò)中，供全部人查閱。由于數(shù)字檔案的特殊性，人們可以通過不同的終端進入網(wǎng)絡(luò)查找數(shù)據(jù)，通過私人手機、電腦直接下載數(shù)字檔案。尤其是有些黑客無視網(wǎng)絡(luò)安全法，通過非法的途徑下載數(shù)字檔案。由于有些數(shù)字檔案其本身的特殊性，如最新的研究報告、科學(xué)研究成果、學(xué)校內(nèi)部人員的通知等都不是面向全體大眾開放查檔的，因此如何確保數(shù)字檔案要不泄密，其數(shù)字檔案共享服務(wù)對象的授權(quán)尤為重要。

3.數(shù)字檔案過于零散。高校數(shù)字檔案管理時，由于錄入時缺乏合理化，沒有統(tǒng)一性進行數(shù)據(jù)的分析整合，就將數(shù)據(jù)一股腦通過電腦錄入到網(wǎng)絡(luò)中建立數(shù)字檔案，數(shù)字檔案之間沒有聯(lián)系，同時也由于管理系統(tǒng)的不同，無法將數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，數(shù)字檔案處于零散狀況，不能合理有效的利用，無法發(fā)揮數(shù)字檔案應(yīng)有的價值，致使高校數(shù)字檔案管理整個處于不理想狀態(tài)。查找數(shù)據(jù)時，無法共享服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量處于低質(zhì)量狀態(tài)。

4.數(shù)字檔案缺乏深入挖掘。在大數(shù)據(jù)時代下，高校數(shù)字檔案共享服務(wù)過程中，高校數(shù)字檔案處于主導(dǎo)地位。數(shù)字檔案管理時，進行數(shù)據(jù)錄入時，數(shù)據(jù)缺乏深入挖掘與利用。通過網(wǎng)絡(luò)下載數(shù)據(jù)檔案時，由于都是表面數(shù)據(jù)，無法將潛在數(shù)據(jù)利用起來，無法幫助到他人，不能提供更好的共享服務(wù)，致使高校數(shù)字檔案共享服務(wù)受限。

三、數(shù)字檔案共享服務(wù)解決的措施

1.對數(shù)字檔案進行鑒定。要確保在大數(shù)據(jù)時代下高校數(shù)字檔案的準確性，就必須對數(shù)據(jù)的真?zhèn)芜M行鑒定，高校數(shù)字檔案的建立，是為了體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的便捷性，我們不能為了數(shù)據(jù)的便捷性就犧牲了數(shù)字檔案的準確定。針對于此，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，掌握敏銳的思維方法和領(lǐng)先的技能。通過對數(shù)據(jù)的來源進行確定，防止發(fā)生在美國的事情記錄成英國的某件事，通過對數(shù)據(jù)的時間記性鑒定，不能把明明沒有發(fā)生的事寫成過去發(fā)生過的事件，通過對數(shù)據(jù)發(fā)生的原因進行佐證，防止出現(xiàn)情理上說不通卻發(fā)生的事錄入系統(tǒng)。還可以綜合運用數(shù)理統(tǒng)計方法對數(shù)據(jù)進行鑒定，通過數(shù)學(xué)統(tǒng)計、數(shù)學(xué)方法的多種操作對數(shù)據(jù)進行真?zhèn)螜z測，確保被下載的數(shù)字檔案是完整的，是可靠的。通過這樣的方法建立的數(shù)字檔案是準確的，才能提供高質(zhì)量的共享服務(wù)，以此建立高校數(shù)字檔案共享服務(wù)。

2.保證數(shù)字檔案安全。要確保在大數(shù)據(jù)時代下高校數(shù)字檔案的保密性。其高校可以通過用戶訪問建立權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)，建立用戶權(quán)限，由不同的賬戶密碼的登錄來確保數(shù)據(jù)檔案的準確性。電子簽章是伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種安全保障技術(shù)，目的就是通過技術(shù)手段實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容不被編輯、篡改。

3.對數(shù)字檔案進行加工。要確保在大數(shù)據(jù)時代下高校數(shù)字檔案的聯(lián)系性，將零散的數(shù)字檔案歸納整理，需要結(jié)合高校實際的檔案管理現(xiàn)狀、檔案管理內(nèi)容將數(shù)字檔案進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。大數(shù)據(jù)背景下，采集到的數(shù)據(jù)起初是零亂、冗余、復(fù)雜的，甚至錯誤的數(shù)據(jù)也被存儲，這些冗余、錯誤的數(shù)據(jù)勢必影響到后續(xù)數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量和效果，因此必須對初始的數(shù)據(jù)進行處理建立數(shù)字檔案。將高校積累的數(shù)據(jù)加以建設(shè)按照金字塔形，通過錄入、處理、檢索、分析、展現(xiàn)等階段分析數(shù)據(jù)的內(nèi)在特點和規(guī)律，從而將數(shù)據(jù)進行提純、整合建立分目錄，形成多元化的，將零散的數(shù)據(jù)統(tǒng)合起來。高?？梢酝ㄟ^同一個系統(tǒng)，將全部的數(shù)字檔案歸在一個大檔案中，通過關(guān)鍵字，把不同的檔案建立聯(lián)系，形成一個個不同的整體，搜索數(shù)字檔案時，高校提供的服務(wù)就是一個整體服務(wù)，而不是一個個零散的服務(wù)。

4.對數(shù)字檔案進行深入挖掘。要確保在大數(shù)據(jù)時代下高校對數(shù)字檔案進行深入挖掘。需要建立全覆蓋的檔案資源管理體系，對檔案內(nèi)部的結(jié)構(gòu)與布局進行調(diào)整，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享，在共享過程中深入挖掘其中的信息。高校數(shù)字檔案不僅涉及多個學(xué)科，學(xué)科之間沒有太大聯(lián)系，致使數(shù)據(jù)資源的挖掘、分析、存儲和利用難度大。而且數(shù)字檔案的資源來源于多個部門，可以是文科也可以是理科;來源的途徑也多種多樣，可以是手機上傳還可以是電腦。高校必須為檔案部門、信息化部門管理數(shù)字檔案提供必要的條件，如提供數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)建設(shè)的職能，使之能夠?qū)?shù)據(jù)資源行使統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)監(jiān)督等職責(zé)。高校各職能部門應(yīng)擺脫各自為政的管理模式，避免信息孤島的局限，檔案館、信息中心、圖書館、黨政辦、人事處、財務(wù)處、學(xué)生處等諸多部門協(xié)作配合，開展信息資源共建共享，共同構(gòu)建學(xué)校大一統(tǒng)信息資源體系，為高校數(shù)字檔案共享服務(wù)提供方便。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代下高校對數(shù)字檔案共享服務(wù)的開展有重要意義，因為其共享服務(wù)有別于其它檔案服務(wù)，對于高校數(shù)字檔案，只有我們主動地去收集數(shù)據(jù)、保護數(shù)據(jù)、挖掘價值，維護數(shù)據(jù)有效性才能提供更好的共享服務(wù)。只有我們不斷對高校數(shù)字檔案進行探索，高校才能更好的為我們提供服務(wù)，才能正確引領(lǐng)潮流把握服務(wù)的全新方向。

參考文獻：

[1]高漢松，桑梓勤.醫(yī)療行業(yè)大數(shù)據(jù)生命周期及治理[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2014，（9）：7-11.

[2]嚴霄鳳，張德馨.大數(shù)據(jù)研究[J].計算機技術(shù)與發(fā)展，2013，（4）： 168-172.

[3]孟小峰，蔡 祥.大數(shù)據(jù)管理：概念、技術(shù)與挑戰(zhàn)[J].計算機研究與發(fā)展，2013，（1）：146-169.

作者簡介：蘇立（1975-），男，湖南汨羅人，民族：漢，本科學(xué)歷，研究方向：黨建及思想政治工作。