工程技術(shù)質(zhì)量文件編號(hào)研究

周儒霖 張立軍 周秋生

摘 要：信息化社會(huì)的來臨，從多年前的一維掃碼到現(xiàn)在的二維掃碼的大量普及，各類編碼也就越來越來重要。現(xiàn)實(shí)生活中，在各級(jí)政府下發(fā)的紅頭文件標(biāo)題處周邊明顯的位置上都可以看到（字號(hào)），國家標(biāo)準(zhǔn)也有文件序號(hào)，這些字號(hào)/序號(hào)都是為了我們大家檢索方便。各個(gè)工廠或公司，為了管理上的規(guī)范，必然也會(huì)對(duì)全公司的文件進(jìn)行分類，編號(hào)。因此對(duì)各類文件進(jìn)行編號(hào)特別是對(duì)工程技術(shù)類文件進(jìn)行編號(hào)這一工程管理的基礎(chǔ)工作越發(fā)重要。

關(guān)鍵詞：坐標(biāo)定位；業(yè)務(wù)單元；組織結(jié)構(gòu)；文件編號(hào)

中圖分類號(hào)：TP391.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）04-0141-04

Study on the Number of Engineering Quality Documents

ZHOU Rulin，ZHANG Lijun，ZHOU Qiusheng

（Ningbo Fuerda Smartech Co.，Ltd.，Ningbo 315321，China）

Abstract：With the advent of information society，from one-dimensional sweep code many years ago to two-dimensional sweep code now，all kinds of codes are becoming more and more important. In real life，in red-headed documents issued by governments at all levels，the obvious position around the title can be seen （number），and national standards also have document number，these numbers/serial numbers are all for our convenience of retrieval. In each factory or company，it is also for the Sake of standardization of management. It is necesSary to classify and numbered the documents of the whole company. Therefore，all kinds of document numbers，especially engineering and technical document numbers are more and more important in the basic work of engineering management.

Keywords：coordinate positioning；business unit；organizational structure；document number

0 引 言

我們生活在一個(gè)多元化智慧時(shí)代，很多工作需要更高效的完成，在規(guī)模比較大的公司更是如此，為了方便管理公司各層各類文件，文件編號(hào)則被廣泛應(yīng)用，它可以實(shí)現(xiàn)清晰快速的查找到目標(biāo)文件。那么文件編號(hào)到底是怎么組成的呢？本文中筆者研究總結(jié)了文件編號(hào)的規(guī)則，并舉例進(jìn)行說明。

1 文件編碼回顧

我們來看一下身份證的編碼規(guī)則（18位），隨便一個(gè)號(hào)碼430104198002024318，號(hào)碼規(guī)則為：前六位組成空間坐標(biāo)，43代表省級(jí)，01代表地區(qū)級(jí)，04代表縣級(jí)，中間六位組成時(shí)間坐標(biāo)，1980代表出生年份，02代表出生月份，02代表出生日期，最后四位則為其他意義，43代表當(dāng)?shù)嘏沙鏊?代表性別，8代表析別碼。這就是為什么我們國家身份證編碼是世界上最好的編碼方式之一，從上可以看出這個(gè)編號(hào)帶有時(shí)空坐標(biāo)定位屬性。

2 文件編號(hào)的特性

文件編號(hào)有自己的特性：

（1）唯一性，與上面的身份證編碼一樣，一個(gè)文件編號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)唯一的文件；

（2）相關(guān)性，一個(gè)文件編號(hào)要體現(xiàn)發(fā)布者的相關(guān)信息（時(shí)間/空間范圍）；

（3）統(tǒng)一性，一個(gè)組織（集團(tuán)企業(yè)）內(nèi)不同部門之間的信息交流全部統(tǒng)一化，方便管理和查找，不會(huì)雜亂無章；

（4）美觀性，一個(gè)組織內(nèi)使用統(tǒng)一文件編號(hào)規(guī)則也顯得特別美觀；

（5）便捷性，各使用人員經(jīng)過短暫的培訓(xùn)，就可方便學(xué)會(huì)，也方便查找，快速識(shí)別；

（6）靈活性，各部門內(nèi)部自己發(fā)出的文件按流水碼統(tǒng)一編碼發(fā)出，方便靈活。

3 綜合文件編號(hào)的特性，給予文件進(jìn)行坐標(biāo)定位，方便了查找和分類

隨著組織的不斷發(fā)展壯大，稍微上點(diǎn)規(guī)模的企業(yè)，不管是否使用MRP/ERP/SAP系統(tǒng)，對(duì)產(chǎn)品零件/部件/總成等物料也有唯一的相應(yīng)編碼，都是會(huì)有相應(yīng)的零件編號(hào)，有關(guān)零件編號(hào)的研發(fā)方法，這里就不具體探討了，只探討文件編號(hào)方法。有時(shí)一個(gè)編號(hào)就是一個(gè)部門的考核指標(biāo)或者就是相關(guān)部門需要的工作經(jīng)營指標(biāo)，乃至公司的部分財(cái)產(chǎn)。另外，編號(hào)還可用作暫時(shí)性的工作，如有關(guān)的通知，工作聯(lián)系單，訂單，與相關(guān)部門時(shí)間接口，引入時(shí)間坐標(biāo)定位。文件編號(hào)也可永久有效，如零件開發(fā)數(shù)據(jù)，圖紙，檢驗(yàn)圖紙，與產(chǎn)品零件號(hào)接口，引入零件編號(hào)坐標(biāo)定位。

4 文件編號(hào)結(jié)構(gòu)

我們祖先的文化博大精深，一生二，二生三，三生萬物，超過三個(gè)后，記憶也不方便，所以文件編號(hào)便于理解和記憶。在實(shí)際工作中，建議文件編號(hào)結(jié)構(gòu)采用三部分構(gòu)成：文件種類-文件序號(hào)-文件版本號(hào)。

5 文件編號(hào)定位方式的靈活性

在實(shí)際工作中，特別是對(duì)文件定位坐標(biāo)方式理解后，在發(fā)布工廠文件編號(hào)規(guī)則中，文件分類，發(fā)出部門，時(shí)間，零件號(hào)，版本號(hào)位置靈活放置，不限于后續(xù)的舉例介紹。為了方便介紹和研究，下面以多元化業(yè)務(wù)集團(tuán)管理企業(yè)（精品科技有限公司/英文WBT Tech Co.LTD）為例，介紹如何設(shè)計(jì)一套適合企業(yè)管理的文件編號(hào)規(guī)則。幫助我們理解并舉一反三。

（1）先介紹一下精品科技有限公司組織結(jié)構(gòu)的具體情況，才方便進(jìn)行文件編號(hào)的操作。它由總部和五個(gè)業(yè)務(wù)單元（事業(yè)部，工廠）組成。每個(gè)業(yè)務(wù)單元下面均有獨(dú)立研發(fā)部門“生產(chǎn)部，質(zhì)量部，采購部，行政部……”。如圖1所示。

（2）精品科技有限公司/英文WBT Tech Co. LTD文件編碼的各部分說明，它由精品公司，分公司，文件種類，文件主體號(hào)，文件版本號(hào)五個(gè)重要部分組成，如圖2所示。

（3）精品科技有限公司/英文WBT Tech Co. LTD技術(shù)類報(bào)告文件編碼部分說明（如工作聯(lián)系單），對(duì)文件時(shí)效性要求嚴(yán)格一點(diǎn)的，可以與相關(guān)發(fā)出部門，時(shí)間聯(lián)系多些，引入部門+時(shí)間坐標(biāo)定位的文件編號(hào)方式，如編碼WBT2/MA-FACT2018-002，指的是精品集團(tuán)2公司廠部2018年發(fā)出的第二號(hào)公告（如：XX同志的任命通知）；編碼WBT2/MA-RD201805-031，指的是精品集團(tuán)2公司開發(fā)部2018年5月發(fā)出的請(qǐng)采購部同事找排放低氣味PC/ABS材料的第031號(hào)信息聯(lián)絡(luò)單。編碼格式如圖3所示。

（4）關(guān)于精品科技有限公司/英文WBT Tech Co. LTD品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告編碼，如WBT2/QR-PM201805-631代表精品集團(tuán)2公司來料暫收倉庫2018年5月發(fā)出的第631張需要質(zhì)量部IQC進(jìn)行檢驗(yàn)的工作單。以此類推，WBT2/TR-PO201805-011為精品集團(tuán)2公司采購部2018年5月發(fā)出的第11張需要質(zhì)量部或研發(fā)部、實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行測(cè)試的工作單。WBT2/QR-PD201805-130為精品集團(tuán)2公司生產(chǎn)部2018年5月發(fā)出的第130張需要質(zhì)量部進(jìn)行檢驗(yàn)的工作單。當(dāng)流水號(hào)為每月最后一個(gè)工作單時(shí)，就是質(zhì)量部IQC組的一月業(yè)績(jī)（或者KPI指標(biāo)）而且跨部門考核更真實(shí)。其編碼規(guī)則如圖4所示。

（5）對(duì)永久有效的文件編碼部分說明。對(duì)文件時(shí)效性有長久性時(shí)間要求的，如零件設(shè)計(jì)圖紙，檢驗(yàn)圖紙，物料清單。與產(chǎn)品零件號(hào)接口，直接引入用零件號(hào)的坐標(biāo)定位的文件編號(hào)方式。

1）圖紙，指導(dǎo)書（2D/3D/QC/PE）類，如編碼WBT 2/2D-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號(hào)為P100 010203的002版二維圖紙；編碼WBT2/ 3D-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號(hào)為P100010203的002版三維數(shù)模。

再如編碼WBT2/PE-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號(hào)為P100010203的002版裝配作業(yè)指導(dǎo)書；編碼WBT2/QC-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號(hào)為P100010203的002版檢驗(yàn)指導(dǎo)書。由此類推，圖紙，指導(dǎo)書類編碼格式如圖5所示。

2）再來看一下物料清單BOM的編碼格式規(guī)則，如編碼WBT2/BOM-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司總成零件號(hào)為P100010203的002版零件清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034MJ-001為精品集團(tuán)2公司總成零件號(hào)為P100010203的001版所需模具清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034FP-002為精品集團(tuán)2公司總成零件號(hào)為P100010203的002版所需裝配工裝清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034FQ-002為精品集團(tuán)2公司總成零件號(hào)為P100010203的002版所需檢具清單；由此可見物料清單BOM的編碼組成格式規(guī)則。如圖6所示。

6 結(jié) 論

筆者將此編號(hào)方法在文件編號(hào)中引入：坐標(biāo)定位方式的編號(hào)規(guī)則應(yīng)用在就職的多家公司，并與相應(yīng)的質(zhì)量部門推廣使用。感覺各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作變得特別扎實(shí)，工作的源頭可輕松查找到，文件索引特別方便，工作效率也很高。也經(jīng)過近20余年的工作實(shí)踐，值得從事工程技術(shù)/質(zhì)量文件管理的摸索者或者相關(guān)人員推薦使用。通過本文的研究，拋磚引玉，希望給有需要的人提供一定的幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1] 周儒霖.工程更改分類研究 [J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019，40（3）：195-196.

[2] 錢能軍.基于建筑工程管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施分析 [J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（11）：110-111.

作者簡(jiǎn)介：周儒霖（1969-），男，漢族，湖南祁東人，工程師，本科，研究方向：汽車內(nèi)飾件生產(chǎn)制造技術(shù)及工程技術(shù)管理；張立軍（1977-），男，漢族，浙江慈溪人，工程師，本科，研究方向：汽車內(nèi)飾件生產(chǎn)制造技術(shù)及質(zhì)量管理；周秋生（1975-），男，漢族，湖南祁東人，工程師，本科，研究方向：汽車內(nèi)飾件生產(chǎn)制造技術(shù)及工程技術(shù)管理。