從檔案行政管理的角度重新認識檔案工作概念

劉銳

摘 要：國家經濟社會建設離不開高效的檔案工作，其對于推動國家穩(wěn)定發(fā)展而言具有重要作用。就性質定位而言，檔案工作可以呈現出不同的性質，可以呈現出事務性、服務性和管理性等多種性質，本文通過結合檔案工作動態(tài)化的發(fā)展定位來探討如何重新認識檔案工作概念。

關鍵詞：檔案行政管理角度;檔案工作;概念認知

一、引言

檔案工作概念的界定需要立足于其具體任務安排和工作內容，但由于所處的角度不同，因此在界定的過程中出現許多分歧。作為國家經濟社會發(fā)展的基礎性管理工作之一，檔案管理工作為國家社會建設提供了必要的保障，因此在界定檔案工作的概念時需要注重從檔案行政管理角度出發(fā)，以此來提高檔案管理活動開展中的科學性和可行性。通過明確檔案管理活動的具體概念，能夠更好地開展相關管理活動，進而有助于推動我國檔案管理活動效率和質量的提升。

二、檔案工作內涵變化的時代歷史背景

當前社會對檔案工作定義為對檔案相關資料的管理，如果具體到一個單位機構，則意味著檔案管理工作與單位機構的人事和財務等方面工作都息息相關。就性質定位而言，檔案管理活動可以呈現出不同的性質，可以呈現出事務性、服務性和管理性等多種性質。如果立足于檔案館和檔案室，由于這些機構在檔案管理活動方面具有一定的專業(yè)性，因此在這一環(huán)節(jié)中呈現出較高的業(yè)務性。但如果立足于檔案管理中的某個環(huán)節(jié)，則由于這些環(huán)節(jié)的開展需要依托必備的技術標準和操作要求，因此呈現出較高的技術性。由此可見，檔案工作的概念會由于其不同的工作內容和工作對象而發(fā)生性質轉變，這意味著其概念不可以一概而論。

在具體分析檔案管理工作時，需要立足于某一固定的社會組織單位，這樣才能更準確的分析檔案管理工作的內涵及其所呈現出的性質。由于檔案工作是當前社會組織單位日常業(yè)務運營中的重要任務項目之一，因此，在開展檔案管理活動時需要組織特定單位人員來進行相關工作。就專門從事檔案管理工作的相關工作人員而言，他們負責進行的檔案工作可以細化為一系列具體化的工作項目，其中包含對檔案中相關文本信息的記錄和對資料的歸納，同時需要負責對檔案資料進行整理，這些工作的順利開展都需要依托一定的技術操作。

三、檔案管理活動是一個動態(tài)的發(fā)展過程

檔案管理活動的順利開展，需要明確其工作的具體業(yè)務對象和基本檔案資源，這是保障檔案管理相關職能得以充分發(fā)揮的重要條件。檔案資料對象并不是恒定的，而是具有動態(tài)的發(fā)展變化，通常而言，檔案管理活動的變化首先需要初始生成檔案相關資料，并在此基礎上向社會組織和單位檔案管理機構傳遞這些檔案資料，最后需要構建獨立的檔案館來具體開展檔案工作。

通過了解檔案管理工作的歷史發(fā)展階段及具體發(fā)展路徑，可以更好地明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責任主體和工作對象，進而能夠區(qū)分不同責任主體和工作對象情況下檔案管理活動內容和性質的不同特征。檔案工作的概念不可以一概而論，準確定位其概念能夠更好地明確各政府部門及單位在開展檔案管理工作時所需要面對的工作內容和所需要承擔的工作職責，進而有助于檔案管理工作在開展中實現政事分開和政企分開。由于檔案管理活動是一個動態(tài)性的發(fā)展過程，因此在處理檔案管理工作時需要針對不同的實施對象內容開展針對性的檔案管理活動，以此來提高檔案工作的科學性和可行性，進而實現檔案管理活動開展效率和質量的提高。

四、對相應階段的檔案管理活動的定位

1.對檔案形成階段管理活動的定位。大多數人認為檔案是通過對文件的歸納整理等一系列轉化而形成的，在這一轉化過程中需要按照嚴格的規(guī)范和要求開展，因此，從這一層面上講，檔案的形成需要一定的技術操作。在歸納整理檔案的過程中，需要具備一定的操作技巧來開展相關工作，這項工作通常交給文書部門和業(yè)務部門處理。在形成檔案的階段，需要整合相關的文件材料，并通過對這些材料立卷歸檔來實現檔案的整理和管理。從這一層面上理解，檔案形成階段的管理工作具有較高的技術要求，其定位更傾向于技術類工作。

2.對單位的檔案實施管理活動的定位。部分單位通常將這些檔案管理工作等同于檔案室工作，因此，在開展檔案管理活動時需要構建獨立的機構部門。當前大部分單位在開展檔案管理工作時未建立獨立的檔案機構，因此難以行使獨立的相關職權，這就需要檔案室按照相關要求對單位的檔案進行管理。如果未能構建在編的檔案室獨立機構，那么在開展檔案管理工作時就需要依托其他的機構辦公室來行使職責，無法獨立行使檔案管理的基本職權。單位檔案室在進行檔案管理活動時，需要將計劃分為兩項活動，一項活動是檔案室所開展的檔案管理活動，另一項活動是機關單位就檔案資料所實施的相關管理活動。

3.內設檔案機構對檔案實施管理活動的定位。檔案室在開展檔案管理活動時，首先需要對檔案信息進行收集整理，并在此基礎上對相關信息鑒定和保管，以此來完成對檔案的高效管理。需要設置在編的檔案室機構來實現對檔案資料的獨立管理，檔案室在開展相關管理工作時，其需要面對的主要對象是單位的所有檔案資料，這些檔案資料通常按照門類進行分類并加以管理，從這一層面上來看，其定位更傾向于業(yè)務性。檔案室在對單位檔案精心管理工作時，需要按照相關標準來展開各環(huán)節(jié)的工作，而這些工作的展開，同樣需要建立在一定的技術要求之上，因此又呈現出一定的技術性。

4.機關單位對檔案實施管理活動的定位。機關單位除了需要其檔案室承擔具體管理業(yè)務，還需要根據相關法律法規(guī)承擔在檔案管理方面所需要的建章立制和指導的工作。機關單位在開展檔案管理活動時，需要對檔案資料進行立卷歸檔，并在此基礎上負責監(jiān)督指導相關檔案管理部門開展工作，在整個監(jiān)督管理環(huán)節(jié)中，需要為檔案管理工作活動提供必要的人力和資金支持。就檔案管理活動根本而言，這一活動的責任主體是機關單位，從這一層面上講，檔案管理活動定位更傾向于事務性。

5.對一定區(qū)域內的檔案實施管理活動的定位。檔案管理活動的順利開展，不僅需要檔案館和檔案局，還需要區(qū)域內所有涉及檔案管理活動的各個機構和單位，通過組織協(xié)調相關單位機構來開展檔案管理活動，能夠更好的實現對區(qū)域內檔案管理活動的定位。

（1）對檔案館實施檔案管理活動的定位。檔案館作為與檔案管理活動具有直接聯系的重要機構之一，其在檔案管理活動方面具有較高的專業(yè)性，因此可以說檔案館是統(tǒng)一集約開展檔案工作的專門機構。檔案館在開展檔案管理活動時，責任主體是自身，工作對象是需要進行管理的檔案資料，但這些檔案實體并不是單一的，它們涵蓋整個區(qū)域內各個單位所產生的檔案資料。檔案館需要按照一定的規(guī)范要求來管理區(qū)域內各單位的實體檔案，在具體的活動工作中，需要按照全宗原則進行管理，因此從這一層面上講，檔案館實施的檔案管理活動更傾向于業(yè)務性，而檔案館在開展檔案管理工作活動時需要立足于相關的檔案技術，由此又能表現出技術性。

（2）對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位。檔案室和檔案館在開展檔案管理活動時，區(qū)域內相關社會機構需要為其提供設備設施等方面的硬件支持，而且還需要相關技術咨詢和教育培訓等的軟件支持，這是保障檔案管理活動順利開展的重要基礎之一，檔案室和檔案館在對社會機構進行檔案管理活動時，其責任主體為相關社會機構，而工作對象則是這些機構的檔案，這些檔案資料可以是有形的也可以是無形的。在具體的檔案管理活動中，需要借助軟件和硬件支撐來為社會機構提供檔案管理方面的服務，因此，從這一層面上講，檔案管理活動更傾向于服務性。

（3）對檔案局實施檔案管理活動的定位。檔案局可以借助相關職權來實現對檔案的管理工作，檔案局在開展檔案管理活動時，工作對象是區(qū)域內各機關單位，具體的檔案管理活動中，需要對區(qū)域內檔案館和單位機構等產生的檔案進行依法行政管理，主要涵蓋的對象包括區(qū)域內各機關單位，以及社會服務機構和其他社會組織單位。由于檔案局進行的檔案管理活動更傾向于法制性和管理性，因此從這一層面上講，檔案管理活動呈現出一定的管理性，需要對區(qū)域內各單位機構和組織部門的檔案進行依法管理。

（4）對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位。當前我國《檔案法》將“對檔案事業(yè)的建設”列入國家社會經濟發(fā)展計劃之一，由此可見，檔案管理工作對于國家經濟建設所起到的巨大作用。另一方面，檔案局在開展檔案管理活動時，需要負責做好區(qū)域內檔案相關事業(yè)的組織開展和宣傳教育等工作，這些工作同樣屬于檔案管理活動中。

五、對檔案工作的新認識

通過了解不同責任主體在開展檔案管理活動時所需承擔的具體工作內容，可以實現對其不同的工作內容的定位，由此了解到檔案管理工作的概念呈現出較為明顯的復合性和不確定性。由于各個部門機構在開展檔案管理工作時其承擔的責任內容不同，因此檔案管理工作的概念不可以一概而論。通過更好地明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責任主體和工作對象，能夠區(qū)分不同責任主體和工作對象情況下檔案管理活動內容和性質的不同特征。

檔案工作需要明確其責任主體和具體工作對象，并在此基礎上明確分析工作的具體內容和性質。通過把握這些因素來判斷檔案管理工作的概念內容，并準確把握其工作含義，能夠更好地明確各政府部門及單位在開展檔案管理工作時所需要面對的工作內容和所需要承擔的工作職責，進而有助于檔案管理工作在開展中實現政事分開和政企分開。另一方面，通過準確把握檔案管理工作的各項含義內容，能夠更好的指導檔案管理工作，進而有助于檔案管理活動的順利開展。

六、結束語

通過了解到檔案工作內涵的變化及當前的動態(tài)發(fā)展，能夠更好地剖析檔案管理活動的具體內涵，進而有助于立足于檔案行政管理角度來重新認知這一概念問題。通過明確檔案管理活動的具體概念，能夠更好地開展相關管理活動，進而有助于推動我國檔案管理活動效率和質量的提升。

參考文獻：

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