在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的思考

于媛媛

摘要：目前我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的進(jìn)一步深化，需要醫(yī)院對(duì)其人事檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)，將數(shù)字化信息化技術(shù)更深入地應(yīng)用于人事檔案的管理工作之中，提高醫(yī)院的人事管理工作效率，加強(qiáng)醫(yī)院的人力資源基礎(chǔ)管理，推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面現(xiàn)代化.

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;數(shù)字信息化;弊端;困難;應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G275? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2019）07-0123-03

醫(yī)院人事檔案的存在價(jià)值在于證明醫(yī)務(wù)工作者從上學(xué)階段到工作階段的人生軌跡[1].計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速興起，帶來(lái)了又一場(chǎng)“革命”，把人類社會(huì)帶進(jìn)了信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)相繼將計(jì)算機(jī)技術(shù)與自身行業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合逐步推進(jìn)檔案管理的信息化.國(guó)內(nèi)醫(yī)院的人事檔案管理采取的主要還是紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存的方式，其數(shù)字信息化程度還有很大的提升空間.

1 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)

人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院戰(zhàn)略的重要組成部分，具有重要的價(jià)值，通過(guò)人事檔案詳實(shí)地反映醫(yī)院的人才庫(kù)，為醫(yī)院人力資源管理工作的發(fā)展提供依據(jù)[2].推動(dòng)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化信息化管理，有利于提高當(dāng)前人事檔案管理的效率，減少人工信息收集與整理，檔案調(diào)閱與歸檔帶來(lái)的人力物力損耗;有利于整合人事信息資源，通過(guò)檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)人才資源的共享，方便各級(jí)管理人員對(duì)員工的詳細(xì)情況進(jìn)行摸底和掌握，有針對(duì)性地安排工作，合理配置有限的人力資源;有利于建立立體的、高效的人才管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院各方面人才的合理管控;還有利于紙質(zhì)檔案的使用年限，減少因反復(fù)調(diào)檔以及翻閱復(fù)印等原因造成的磨損.

醫(yī)院的人事檔案管理除了作為人員任免的重要依據(jù)，也是醫(yī)院職工維護(hù)自身合法權(quán)益的重要保障.人事檔案管理者對(duì)檔案的管理工作，就在于提供不同職工的整體素質(zhì)能力情況，為人事部門任免職工提供參考.此外，醫(yī)院的人事檔案管理也在一定程度上反映了醫(yī)院的具體經(jīng)營(yíng)管理情況.數(shù)字化、信息化人事檔案管理也在一定程度上反映了一家醫(yī)院的現(xiàn)代化程度.在當(dāng)前醫(yī)療改革逐步深化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越普及的情況下，醫(yī)院的人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案的數(shù)字化、信息化投以必要的關(guān)注，克服數(shù)字化、信息化人事檔案所面臨的困難，解決當(dāng)前傳統(tǒng)管理方式下人事檔案管理中存在的弊端.

2 目前人事檔案管理弊端

2.1 對(duì)檔案管理的重視不足

檔案管理沒有辦法給醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益，這一缺點(diǎn)使人們長(zhǎng)期忽視檔案管理工作的重要性，產(chǎn)生出檔案管理可有可無(wú)的錯(cuò)誤認(rèn)知.上級(jí)沒有安排經(jīng)費(fèi)為檔案管理人員提供進(jìn)修機(jī)會(huì).負(fù)責(zé)檔案管理工作的員工不重視，缺乏責(zé)任心和提高專業(yè)素養(yǎng)的動(dòng)力，降低了檔案管理部門的效率，阻礙了醫(yī)院長(zhǎng)期的發(fā)展.

2.2 檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確

干部人事檔案主要是對(duì)干部人事相關(guān)信息和工作表現(xiàn)形成的記錄，為事業(yè)單位進(jìn)行干部選拔提供參考依據(jù)[4].我國(guó)正處于高速發(fā)展時(shí)期，隨著相關(guān)政策的放寬以及交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)越來(lái)越完善，社會(huì)人口流動(dòng)性迅速提升，高學(xué)歷人才的流動(dòng)性甚至更大，導(dǎo)致“人檔分離”、檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性不足等現(xiàn)象十分普遍，給檔案管理帶來(lái)了很大的麻煩，醫(yī)院人事檔案管理部門也面臨著這一問題.除此以外，由于檔案管理的寬松，導(dǎo)致許多人，尤其是具有一定社會(huì)地位的人，常常會(huì)借助一些管理上的漏洞或者直接通過(guò)收買檔案管理人員的方式，惡意篡改個(gè)人檔案，抹黑競(jìng)爭(zhēng)者或者刪除個(gè)人不光彩的履歷，虛報(bào)個(gè)人經(jīng)歷等，嚴(yán)重破壞了個(gè)人檔案的真實(shí)性和可信度.

2.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

人事檔案管理人員必須有過(guò)硬的專業(yè)技能以及相應(yīng)的思想政治素質(zhì)，在當(dāng)前的信息化社會(huì)中，計(jì)算機(jī)成了每一座醫(yī)院的標(biāo)配，相應(yīng)對(duì)員工的要求中也多了計(jì)算機(jī)辦公、專業(yè)軟件使用等能力的要求.在大多數(shù)醫(yī)院中，負(fù)責(zé)檔案管理工作的仍然是中老年職工，多數(shù)老員工在政治素質(zhì)很過(guò)硬，但是思想上卻很傳統(tǒng)保守，而且奉行經(jīng)驗(yàn)至上主義，在對(duì)于計(jì)算機(jī)這一新潮的事物，接受率并不高，或者由于思考方式的不同，不適應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng).直至各種新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展之后，這種狀況才稍微有所改善，而檔案管理工作的枯燥乏味，又無(wú)法吸引年輕人的加入，所以導(dǎo)致了檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需要.

2.4 檔案管理規(guī)范化程度低

不管是實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化信息化管理的人事檔案，還是依然采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理的人事檔案，都沒能很好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，人事檔案作為一個(gè)人的人生經(jīng)歷與成就、榮譽(yù)名譽(yù)與工作態(tài)度等方面的統(tǒng)一體，能夠全面真實(shí)地反映一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況.人事檔案的編纂是動(dòng)態(tài)的，隨著檔案所有人產(chǎn)生新的經(jīng)歷而進(jìn)行階段性地補(bǔ)充，要保證檔案信息來(lái)源的及時(shí)具體和客觀有效，檔案信息的錄入必須規(guī)范化、制度化.由于實(shí)際工作中人事檔案的信息來(lái)源具有不確定性，所涉及的部門較多，信息的錄入就出現(xiàn)的了盲目性和隨意性，導(dǎo)致信息失實(shí)，造成人事檔案管理混亂.

2.5 人事檔案管理人員缺乏責(zé)任心

檔案管理工作容易上手，但是想要深入做出成績(jī)卻非常困難，這是其不受人重視的主要原因，由于不受重視，對(duì)于檔案管理人員的監(jiān)督管理工作就變得很寬松，縱容了檔案管理人員的惰性，使當(dāng)前的檔案管理人員普遍缺乏責(zé)任心.此外，檔案管理人員中還有相當(dāng)一部分是實(shí)習(xí)生和兼職工作人員，這些人的流動(dòng)性很大，對(duì)于崗位的歸屬感不強(qiáng)，只是基于完成工作任務(wù)的目的而工作，沒有將其當(dāng)作一份職業(yè)，同樣缺乏責(zé)任心.

3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的主要困難

3.1 數(shù)字信息化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力不足

當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理人員中，除了少部分固定的管理人員，其他多為臨時(shí)性的實(shí)習(xí)生和兼職員工.他們之中要么實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)少，要么對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在對(duì)人事檔案管理中的應(yīng)用不夠熟悉，主要表現(xiàn)為：

3.1.1 對(duì)計(jì)算機(jī)的使用能力不足.兼職員工通常在文化水平上都較為欠缺，或者時(shí)仍然在校就讀，對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公的各種軟件還不夠熟練，不能對(duì)電子檔案進(jìn)行快速處理，從而造成數(shù)字化檔案在實(shí)施上發(fā)生人才使用的困難.

3.1.2 中老年管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的排斥.中老年檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理方式，在思想上受到了傳統(tǒng)觀念的束縛，對(duì)于數(shù)字信息化檔案管理不僅沒有興趣，而且在心理上還會(huì)有所排斥.計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，學(xué)習(xí)起來(lái)困難太大，所以即使有選擇的機(jī)會(huì)，他們也依然會(huì)選擇使用傳統(tǒng)的檔案管理方式.

3.1.3 對(duì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的維護(hù)和使用能力不足.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的使用與維護(hù)，需要具備一定的機(jī)器語(yǔ)言能力，檔案管理工作需要一定的專業(yè)管理能力，醫(yī)院的檔案管理人員有需要有一定的醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)水平，能夠同時(shí)具備三項(xiàng)能力且愿意從事檔案管理工作的人很少，所以在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的使用與維護(hù)上，很難尋求到合適的工作領(lǐng)導(dǎo)者.

3.2 數(shù)字化系統(tǒng)功能不完備

不管是直接購(gòu)買成品的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)還是自己創(chuàng)建數(shù)字化信息庫(kù)，由于技術(shù)不水平有限或者由于現(xiàn)實(shí)情況與理想情況之間的差異，數(shù)字化信息系統(tǒng)都存在系統(tǒng)功能不夠完備的情況，需要在使用中繼續(xù)開發(fā)，而具備開發(fā)能力的人不具備檔案管理能力，具備檔案管理能力的人又缺乏醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)知識(shí).三者不可兼得，使的數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)缺少了最有力的引導(dǎo)者.

3.3 當(dāng)前未實(shí)現(xiàn)或者已實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化檔案信息庫(kù)太小，醫(yī)院的人事檔案管理工作單調(diào)枯燥但是數(shù)量極多，且當(dāng)前正處于紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的交匯期，既有紙質(zhì)檔案的存在，也有數(shù)字檔案的存在.相比之下，紙質(zhì)檔案的檔案數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于數(shù)字化檔案，要想將所有紙質(zhì)檔案全部錄入為數(shù)字化檔案，需要大量人力物力和漫長(zhǎng)的時(shí)間.由于檔案隨時(shí)都處在活躍狀態(tài)下，如果沒有做好合理的工作調(diào)度安排就進(jìn)行紙質(zhì)檔案錄入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，很容易引起檔案管理工作的混亂，發(fā)生記錄錯(cuò)誤，惡化檔案內(nèi)容失真的情況.

4 數(shù)字化人事檔案管理問題的應(yīng)對(duì)措施

4.1 提高對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的重視程度

一方面，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視人事檔案管理工作，提高薪酬福利以吸引掌握專業(yè)技能的青年人才參與到檔案管理工作，帶動(dòng)人事檔案管理部門內(nèi)部成員的思想轉(zhuǎn)變，還應(yīng)當(dāng)劃撥一定經(jīng)費(fèi)用于對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，逐步推動(dòng)人事檔案管理工作的數(shù)字信息化.另一方面，人事檔案管理人員，尤其是老員工，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想，積極學(xué)習(xí)和接受新型技術(shù)，學(xué)習(xí)新的檔案管理技能，滿足不斷變化且越來(lái)越傾向于數(shù)字信息化的檔案管理方式.除了提高個(gè)人的能力，還要嚴(yán)格審核制度，通過(guò)各種途徑保證檔案材料的真實(shí)性[4].

同時(shí)，為了推動(dòng)人事檔案管理的數(shù)字信息化，在對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)課程中，必須確保有足夠的計(jì)算機(jī)使用培訓(xùn)和數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，使人事檔案管理人員起碼具備數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的三種能力中的兩種.在日常的數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)工作中，為了消除人員能力上的差異對(duì)系統(tǒng)操作完成數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)工作的造成的影響，應(yīng)當(dāng)對(duì)不同的檔案管理人員以不同的方式進(jìn)行分工，確保他們長(zhǎng)處的發(fā)揮和缺點(diǎn)的避免.同時(shí)，各個(gè)檔案管理人員也要正視自己的不足，努力通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)彌補(bǔ)，提升個(gè)人能力，以做好醫(yī)院的人事檔案管理工作.

4.2 規(guī)范化人事檔案的數(shù)字化管理

對(duì)于內(nèi)容不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)當(dāng)重新進(jìn)行整理和歸納，對(duì)其中不準(zhǔn)確的內(nèi)容進(jìn)行糾正，在糾正過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循客觀事實(shí)，不能無(wú)中生有，也不能把原有的內(nèi)容隨意刪減、消除不良記錄等.對(duì)內(nèi)容進(jìn)行糾正和校訂之前，首先要確立起一套完整的規(guī)章制度，確保人事檔案管理工作有章可循.確立起相應(yīng)的規(guī)章制度后，人事檔案管理工作的全過(guò)程都應(yīng)當(dāng)在該規(guī)章制度下進(jìn)行，避免人事檔案管理工作的盲目無(wú)序.此外，檔案所有人的新經(jīng)歷、新成績(jī)、新榮譽(yù)等方面的變動(dòng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)載入檔案，包括數(shù)字信息電子檔案和以紙質(zhì)保存的檔案的更新.

數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，同樣要遵循一定的規(guī)章制度，在檔案的錄入、修改、增加和刪除等問題上，必須有明確的程序性規(guī)定，作為檔案管理人員的工作依循，避免數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)發(fā)生與紙質(zhì)檔案相似失實(shí)的錯(cuò)誤.同時(shí)也要嚴(yán)格檔案修改的程序，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行審核，排除由于管理混亂造成的虛假內(nèi)容.審核的程序應(yīng)當(dāng)公正合理、有充分的證據(jù)作為證明，否則不得對(duì)檔案進(jìn)行修改，只能依據(jù)紙質(zhì)檔案的記載如實(shí)錄入.在錄入過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)注意錄入期間發(fā)生的個(gè)人檔案的變動(dòng)，可以設(shè)置專人進(jìn)行錄入期間檔案變動(dòng)的登記和補(bǔ)錄，以免發(fā)生混亂.

此外，數(shù)字信息化人事檔案管理能夠很好地解決當(dāng)前最常見的“人檔分離”問題，而且在數(shù)字化信息化的檔案管理系統(tǒng)普及之后，檔案所有人的勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生變更時(shí)，只需要兩個(gè)擁有數(shù)字化新信息化的檔案管理系統(tǒng)的用人單位之間依據(jù)檔案轉(zhuǎn)移的有關(guān)文件（一般為調(diào)檔函）直接轉(zhuǎn)移個(gè)人數(shù)字檔案即可，具有方便快捷的特點(diǎn).

4.3 建立、健全數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)

對(duì)于當(dāng)前還未建立數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院，應(yīng)盡快建立相關(guān)的系統(tǒng)，并聘用一些有相應(yīng)管理能力的專業(yè)人才組織紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、信息化.已經(jīng)建立了一定電子檔案管理系統(tǒng)的，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)原有系統(tǒng)的升級(jí)改造，實(shí)行數(shù)字化、信息化管理.

數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)以信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為基礎(chǔ)，由于人事檔案管理工作具有動(dòng)態(tài)性，需要不斷進(jìn)行更新和管理，及時(shí)編纂和加入新的檔案信息，數(shù)字信息化的人事檔案庫(kù)應(yīng)當(dāng)具備基本的有權(quán)限式的編纂功能，保障人事檔案的真實(shí)具體，信息更新及時(shí).除了基本的功能以外，根據(jù)需要增加一些如合同管理、考勤管理等功能模塊[5]，以滿足實(shí)際工作需要.這樣醫(yī)院的人事檔案管理工作才能為其他工作提供有力的支持，促進(jìn)各部門工作效率的提升.

5 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院人員流動(dòng)和員工職責(zé)任免的重要依據(jù)，也是員工權(quán)益受到侵害時(shí)用以維權(quán)的重要憑證，不管對(duì)于醫(yī)院自身，還是對(duì)于檔案所有人自己都具有極其重要的意義.檔案管理工作應(yīng)當(dāng)?shù)玫阶銐虻闹匾?，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)方面應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，督促檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理模式的學(xué)習(xí)，克服檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化信息化所需要解決的困難，推動(dòng)本單位的檔案管理方法的數(shù)字化，提升人事檔案管理的效率.

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