數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新探討

高楠

摘要：隨著近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)科學(xué)信息技術(shù)等方面也取得了較為顯著的進(jìn)展，而伴隨著近些年我國(guó)相關(guān)檔案管理制度的改革及管理模式深化的深入，我國(guó)已經(jīng)逐漸形成了數(shù)字信息化下的新型檔案管理模式，相關(guān)的檔案管理工作發(fā)展也取得了較為引人注目的成就，這些成就正在不斷影響當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的方方面面.但當(dāng)前我國(guó)檔案管理也仍然存在著一定的問題，這些問題對(duì)于我國(guó)檔案管理工作的開展形成了一定的阻力，相關(guān)的管理人員需要針對(duì)這些問題，進(jìn)行相關(guān)的改革發(fā)展與探究，從而完成對(duì)于我國(guó)檔案管理工作水平的提升.本文正是就當(dāng)前數(shù)字信息化下檔案管理工作的改革發(fā)展進(jìn)行的深入分析，以期為我國(guó)檔案管理發(fā)展提供理論支撐與借鑒.

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化;檔案管理;改革發(fā)展;創(chuàng)新模式

中圖分類號(hào)：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2019）07-0118-02

近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，注定了我國(guó)相關(guān)的檔案管理工作越來越重要，然而檔案管理自身的性質(zhì)又決定了其必然是一項(xiàng)枯燥的管理工作，所以如何更好地開展檔案管理工作也逐漸成了管理人員需要深入思考的問題.同時(shí)，檔案管理工作的質(zhì)量水平也嚴(yán)重影響了我國(guó)相關(guān)單位的發(fā)展，對(duì)于其可持續(xù)發(fā)展而言也具有較為重要的意義，而檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化也在這樣的背景下，成了某一單位管理工作中的重要組成部分，并隨著數(shù)字信息化的發(fā)展，逐漸引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的注意.另一方面，當(dāng)前對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案安全系數(shù)的評(píng)測(cè)體系上，當(dāng)前對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案安全系數(shù)的評(píng)判缺少相關(guān)的準(zhǔn)確的量化評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)數(shù)字信息化背景下高校檔案的安全系數(shù)是否足夠維持相關(guān)數(shù)字信息化背景下高校檔案的安全，并保證相關(guān)數(shù)字信息化背景下高校檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也逐漸成了當(dāng)前會(huì)計(jì)但阿甘安全保障體系構(gòu)建需要首要解決的問題.而從其他角度來講，對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案安全保障體系的制度的構(gòu)建，國(guó)內(nèi)的相關(guān)構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，其他領(lǐng)域的構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)又較難適用于財(cái)務(wù)數(shù)字信息化背景下高校檔案管理等領(lǐng)域，必然導(dǎo)致當(dāng)前數(shù)字信息化背景下高校檔案安全保障體系構(gòu)建出現(xiàn)不完善的狀況，而為了更好地解決相關(guān)問題，便需要能夠更好地借鑒當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的眾多安全保障體系構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)，并綜合利用相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而更好地應(yīng)用到當(dāng)前我國(guó)數(shù)字信息化背景下高校檔案安全保障管理體系的構(gòu)建和平衡分析.

1 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作相關(guān)概述

隨著時(shí)代的變化，管理部門對(duì)于檔案管理的認(rèn)知逐漸得到深化，而相關(guān)單位檔案的精細(xì)化管理也隨之成了當(dāng)前相關(guān)單位后勤管理的重要組成部分.相關(guān)單位檔案精細(xì)化管理對(duì)于相關(guān)單位管理水平的提高起到了重要的作用，同時(shí)促進(jìn)了檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化，極大地提高了當(dāng)前相關(guān)單位的管理效率.而這種精細(xì)化正是當(dāng)前檔案管理工作的重要趨勢(shì)，既是更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、準(zhǔn)確化，通過對(duì)于數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確的處理與分類，完成對(duì)于檔案管理工作的準(zhǔn)確劃分，從而能夠更加有效率地查詢和記錄檔案，對(duì)于相關(guān)單位戰(zhàn)略的執(zhí)行效率也有較大的提升[1].

2 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作中的問題分析

首先便是檔案管理人員自身管理能力方面的欠缺，當(dāng)前我國(guó)相關(guān)單位檔案管理人員往往都是未經(jīng)培訓(xùn)的，甚至對(duì)于檔案管理工作本身認(rèn)知都不夠完善的一些人員，而在面對(duì)數(shù)字信息化的情況下，其自然更難滿足新的檔案管理工作的需求，同時(shí)也有可能會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員身兼數(shù)職的情況，使得本就并不專業(yè)的管理人員在工作中更是不能全方位地投入到檔案管理的工作中，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水準(zhǔn).

其次，相關(guān)管理人員甚至是檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度顯然不夠，導(dǎo)致相關(guān)檔案的丟失、泄露以及調(diào)動(dòng)效率較低，這樣一來相關(guān)單位的管理水平和效率很容易產(chǎn)生問題，這主要是由于檔案管理并不能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益等原因?qū)е碌?

再次，規(guī)范性和真實(shí)性是影響高校檔案管理活動(dòng)的重要因素，同時(shí)也是影響數(shù)字信息化背景下高校檔案管理活動(dòng)質(zhì)量與水平的重要指標(biāo).數(shù)字信息化背景下高校檔案首先的要求便是規(guī)范性和真實(shí)性，其中規(guī)范性便是具有一定統(tǒng)一的規(guī)范，具體需要的信息需要能夠統(tǒng)一標(biāo)出，避免相關(guān)數(shù)字信息化背景下高校檔案出現(xiàn)差別，如果在不同數(shù)字信息化背景下高校檔案管理之中存在較大差異性，這些差異性便會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在調(diào)用這些資料時(shí)應(yīng)用效率的降低，而真實(shí)性方面，則是指數(shù)字信息化背景下高校檔案管理活動(dòng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，這也是確保數(shù)字信息化背景下高校檔案管理行為活動(dòng)有效的首要條件，缺乏一定真實(shí)性的數(shù)字信息化背景下高校檔案，必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在財(cái)務(wù)選用鑒別時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而影響企業(yè)正常的財(cái)務(wù)調(diào)配與應(yīng)用[3].

最后便是相關(guān)檔案管理制度的不健全，由于長(zhǎng)期以來相關(guān)單位管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理精細(xì)化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到相關(guān)單位檔案管理精細(xì)化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善.

3 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展策略優(yōu)化

針對(duì)當(dāng)前數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的改革，需要能夠從數(shù)字信息化背景下高校檔案自身存在的問題和現(xiàn)狀出發(fā)，進(jìn)行相關(guān)的制度、管理、數(shù)據(jù)等方面的探究，從而才能夠更好地完成對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的改革.而改革是組織制度自身的不斷完善，這些完善就需要以數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的基本現(xiàn)狀和理念出發(fā)，以最終目的為改革目標(biāo)，進(jìn)行相關(guān)的改革.

3.1 建立完善的數(shù)字信息化背景下高校檔案管理規(guī)范

數(shù)字信息化背景下高校檔案管理活動(dòng)存在的首要問題，便是對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的活動(dòng)不夠重視，相關(guān)企業(yè)對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門給予的支持力度較差，這也就進(jìn)一步導(dǎo)致了數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門存在的管理松散問題.為此，需要相關(guān)的管理部門能夠結(jié)合實(shí)際的認(rèn)識(shí)檔案管理問題，對(duì)檔案管理的活動(dòng)進(jìn)行一定的規(guī)范，確保職責(zé)明確，避免由于職責(zé)不明確和管理監(jiān)督松散，造成的管理活動(dòng)懈怠等問題，明確地進(jìn)行有效的改革與創(chuàng)新，并設(shè)定正確的獎(jiǎng)懲制度，通過正負(fù)兩面激勵(lì)當(dāng)前數(shù)字信息化背景下高校檔案管理數(shù)據(jù)的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關(guān)管理問題.同時(shí)，想要真正構(gòu)建行之有效的數(shù)字信息化背景下高校檔案管理安全保障體系，便需要確保相關(guān)的管理制度行之有效，同時(shí)能夠明確地應(yīng)用到當(dāng)前數(shù)字信息化背景下高校檔案的管理工作中，并對(duì)相關(guān)的檔案管理工作提供較為高效的指導(dǎo).

3.2 內(nèi)部監(jiān)督制度的構(gòu)建

當(dāng)前數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門存在的問題較為復(fù)雜，相關(guān)的內(nèi)部監(jiān)督形式也較為簡(jiǎn)單，往往是其他管理部門進(jìn)行的例行檢查，或者行政部門進(jìn)行的相關(guān)審核，但這些監(jiān)督都無法對(duì)數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門形成較為有效的監(jiān)督體系與制度，進(jìn)而導(dǎo)致了相關(guān)的監(jiān)督與管理活動(dòng)失去自身應(yīng)用的效果.為此，相關(guān)的企業(yè)需要能夠給予數(shù)字信息化背景下高校檔案管理制度高度的重視，明確劃分相關(guān)的職責(zé)，并對(duì)企業(yè)的數(shù)字信息化背景下高校檔案管理進(jìn)行分類，明確規(guī)定數(shù)字信息化背景下高校檔案管理應(yīng)負(fù)責(zé)任人的權(quán)力與義務(wù)，使得各類檔案都能夠在不同的監(jiān)管下進(jìn)行準(zhǔn)確的管理和歸納整理.另一方面，對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門的監(jiān)管一定要提前做好預(yù)防，避免工作中問題的推諉現(xiàn)象[4].這便是對(duì)于檔案管理部門人員的深入監(jiān)管，通過人管人、制度管人、人管制度的三重作用，盡量避免由于工作失誤造成的相關(guān)檔案管理上的漏洞，從而不利于相關(guān)數(shù)字信息化背景下高校檔案安全保障管理體系的構(gòu)建，并對(duì)相關(guān)的管理工作造成不必要的麻煩，從而影響相關(guān)檔案管理的質(zhì)量和效率.

3.3 提高數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門人員自身素質(zhì)

數(shù)字信息化背景下高校檔案管理部門存在的問題，一部分也體現(xiàn)在數(shù)字信息化背景下高校檔案管理人員的身上，由于在過去的一段時(shí)間內(nèi)，數(shù)字信息化背景下高校檔案管理沒有受到足夠的重視，相關(guān)的管理人員自身素質(zhì)的要求也較低，這樣一來，隨著企業(yè)檔案管理活動(dòng)復(fù)雜性的增加，相關(guān)的數(shù)字信息化背景下高校檔案管理人員自身素質(zhì)水平也就不足以準(zhǔn)確地完成檔案管理工作，從而導(dǎo)致了檔案管理行為活動(dòng)水平的下降.為此需要相關(guān)企業(yè)能夠針對(duì)性地審計(jì)高素質(zhì)的數(shù)字信息化背景下高校檔案管理人員，著重強(qiáng)調(diào)對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的審計(jì)，同時(shí)規(guī)范對(duì)于數(shù)字信息化背景下高校檔案管理人員的管理活動(dòng)，并引進(jìn)高素質(zhì)的數(shù)據(jù)檔案管理人員.

3.4 重視計(jì)算機(jī)技術(shù)加密處理

隨著近些年互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的案例逐漸增加，相關(guān)的應(yīng)用范圍也日趨廣泛，與此同時(shí)帶來的相關(guān)的計(jì)算機(jī)安全問題也逐漸成了人們熱議的話題.這是在這樣的背景下，加密處理成了當(dāng)前對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息資源防范設(shè)計(jì)的必然趨勢(shì)，如何更好地應(yīng)用加密技術(shù)則是相關(guān)專業(yè)人員需要思考的問題，而對(duì)于傳統(tǒng)的加密信息技術(shù)而言，其對(duì)于信息的加密在應(yīng)用時(shí)會(huì)產(chǎn)生一定的應(yīng)用問題，例如對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理前，需要能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行解碼，這樣才能夠更好地完成對(duì)于加密信息的處理，但這同時(shí)也給了黑客攻擊或者病毒入侵的機(jī)會(huì).近些年針對(duì)這一現(xiàn)象的存在，相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行了同態(tài)加密的深入探究與嘗試.針對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全現(xiàn)狀并不良好這一問題，這需要相關(guān)人員能夠更好地完成對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，例如規(guī)定相關(guān)單位要按照網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)規(guī)定進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)使用，并不斷地完善本單位自身的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)章制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)于自身員工網(wǎng)絡(luò)安全的教育工作，以便于更好地明確自身權(quán)利與義務(wù)，規(guī)范對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及內(nèi)部的管理，從而更好地保證當(dāng)前數(shù)字信息化背景下高校檔案安全保障管理體系的構(gòu)建和完善.

4 結(jié)語

當(dāng)前檔案管理工作在數(shù)字信息化的融合下，往往能夠通過一系列新的管理模式或者方式，更好地完成對(duì)于檔案的整體精細(xì)化管理工作，同時(shí)促進(jìn)相關(guān)管理單位檔案管理水平的快速上升，提高檔案管理對(duì)于相關(guān)單位管理水準(zhǔn)的促進(jìn)和激發(fā)作用，以便于更好地維持相關(guān)單位的快速發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕李成杰.以人為本理念下黨校檔案管理工作的分析[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2018，14（8）：264-265.

〔2〕郭德洪，王強(qiáng).現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字信息化[J].中國(guó)檔案，2012（4）：68-69.

〔3〕陳海英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2017（1）：59-61.

〔4〕梁偉杰.新時(shí)期高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育和培養(yǎng)研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（8）：47-50.