人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

于世洋

摘 要：人力資源作為企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的重要組成部分，人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的正常運(yùn)行也有著十分重要的作用，隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，我國現(xiàn)在已經(jīng)迪的確確進(jìn)入了信息時(shí)代，在這樣的背景下傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)階段的管理要求，并且人事檔案當(dāng)中的信心資料也越發(fā)成為企業(yè)今后發(fā)展的重要信息資源，并且在企業(yè)人力資源管理過程當(dāng)中發(fā)揮著越來越大的作用，但是從目前企業(yè)的發(fā)展來看，人事檔案管理工作還存在著許多不足之處。因此本篇文章就在這樣的背景之下，對(duì)企業(yè)人力資源管理的作用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理;作用

隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)相關(guān)部門對(duì)于人事檔案的管理要求也越來越高，人事檔案的管理工作將會(huì)對(duì)企業(yè)人力資源管理有著很重要的影響，因此企業(yè)就應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展目標(biāo)和現(xiàn)狀分析人事檔案管理的重要作用并采取相關(guān)的措施，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作。

一、人事檔案管理對(duì)人才資源管理的作用

1.促進(jìn)人力資源科學(xué)化管理

由于人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，如果工作人員可以利用現(xiàn)有的信息化手段對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)化的管理，那么就可以很大程度上促進(jìn)企業(yè)的不斷進(jìn)步，而對(duì)于人事檔案科學(xué)化的管理來說，其中心內(nèi)容就是對(duì)每一個(gè)員工的信息進(jìn)行全面的了解和分析，根據(jù)每個(gè)員工的不同學(xué)習(xí)狀況和工作能力分配適合的崗位，同時(shí)也應(yīng)該分析每一個(gè)員工在工作過程當(dāng)中的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，幫助他們找到最合適的工作領(lǐng)域，只有這樣才可能大大提高員工的工作效率，充分利用人力資源，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。

2.促進(jìn)人力資源的合理布置

通過全面的分析人事檔案信息，可以對(duì)員工的基本情況進(jìn)行全面的把控，十分有利于今后的人力資源管理工作。比如說通過分析人事檔案信息，可以掌握每一個(gè)員工的特長優(yōu)點(diǎn)，學(xué)習(xí)能力等多方面的素質(zhì)，對(duì)于特殊人才，也可以通過檔案管工作進(jìn)行相應(yīng)的工作配置，由此可以看出，在對(duì)于各員工的信息完全了解的基礎(chǔ)之上，領(lǐng)導(dǎo)人員可以更好地幫助員工選擇他們適合的崗位，將每一個(gè)員工的工作才能發(fā)揮到最大。

3.促進(jìn)人力資源需求預(yù)測的規(guī)范化

如果一個(gè)企業(yè)想要真正意義上提高自己的人力資源管理質(zhì)量，就應(yīng)該做好人力檔案的相關(guān)管理工作。首先來講，管理部門應(yīng)該充分了解各個(gè)部門，各個(gè)崗位人才的自身情況，在這樣的背景之下，在對(duì)人力資源管理進(jìn)行全面的規(guī)劃。此外，由于企業(yè)的人力資源管理離不開人事檔案的科學(xué)化管理，沒有人事檔案的管理，企業(yè)的人力資源管理也一定不會(huì)全面，規(guī)范。

二、我國相關(guān)企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理缺乏意識(shí)

據(jù)調(diào)查顯示，目前我國相關(guān)的企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理過程當(dāng)中十分不重視人事檔案管理工作，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先來講，由于企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏相應(yīng)的資金、人力、物力的支持，導(dǎo)致實(shí)際的人事檔案管理工作內(nèi)容十分混亂，不能夠發(fā)揮人事檔案管理的真正作用。其次，盡管是部分企業(yè)已經(jīng)開始重視人事檔案管理工作，但是由于不能夠完全利用人事檔案管理，對(duì)自己發(fā)展的重要作用，再加上人事檔案設(shè)計(jì)了員工的保密信息，一般企業(yè)在進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)了重保密，輕利用的問題，此外，相關(guān)的企業(yè)也不能夠?qū)θ耸聶n案的管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，管理人員不了解如何進(jìn)行企業(yè)的人事檔案管理工作，同時(shí)也不能夠根據(jù)現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展，更好地為一位員工分配他們適合他們的崗位，這些問題的存在都在一定程度上制約了企業(yè)人事檔案管理工作的開展，阻礙了企業(yè)的發(fā)展腳步。

2.管理人員專業(yè)水平不足

由于人事檔案管理工作涉及到方方面面，因此需要有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和人力資源管理專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行，但是從目前來看，我國部分企業(yè)的人事檔案管理工作人員專業(yè)水平參差不齊，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理工作難以開展。究其原因，發(fā)現(xiàn)由于高校的檔案學(xué)專業(yè)對(duì)于相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)不夠全面，學(xué)生畢業(yè)之后缺乏相關(guān)的社會(huì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致管理起來十分的困難。此外，高校也不重視全面型，但管理人才的培養(yǎng)。企業(yè)的有關(guān)部門為了提高自己的經(jīng)濟(jì)效益，甚至?xí)嬖跈n案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，使得他們沒有足夠的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案管理工作，總而言之，由于目前我國相關(guān)的企業(yè)人事檔案管理人員的整體專業(yè)水平不足，在一定程度上對(duì)人力資源的科學(xué)化管理產(chǎn)生了負(fù)面的影響。

三、人事檔案管理對(duì)策

1.動(dòng)態(tài)化展開人事檔案管理

對(duì)于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作來說，由于工作人員不能夠及時(shí)的了解人事變動(dòng)情況，導(dǎo)致人事檔案管理內(nèi)容一成不變，在現(xiàn)階段企業(yè)的有關(guān)管理人員一定要定期對(duì)人檔案當(dāng)中不完善的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，剔除多余的內(nèi)容，全方位的記錄工作人員的信息，實(shí)行動(dòng)態(tài)化的人事管理工作。

2.提高管理人員的專業(yè)水平

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，對(duì)于企業(yè)人事檔案管理工作人員的管理能力要求越來越高，因?yàn)橄嚓P(guān)管理人員在工作當(dāng)中，不僅僅要求他們可以掌握較為全面的檔案管理知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)該熟悉現(xiàn)階段較為火熱的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此企業(yè)在選拔當(dāng)案管理工作人員時(shí)，應(yīng)該對(duì)應(yīng)聘者的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能進(jìn)行一定的要求，就這樣才能夠保證后期人事檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率。

3.更新到管理方法

企業(yè)相關(guān)管理部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要及時(shí)地更新自己的管理理念，引進(jìn)國外先進(jìn)的優(yōu)秀檔案管理方法，不斷提高自己的管理效果。同時(shí)也可以借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理，保證自己工作效率的同時(shí)提高檔案管理的準(zhǔn)確性。

總結(jié)

綜上所述，目前人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的人力資源管理有著很大的影響，如果企業(yè)可以重視人事檔案管理工作，那么可以在很大程度上提高的人力資源管理效率，保證為員工分配適合自己的崗位，為企業(yè)今后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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