人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

于世洋

摘 要：人力資源作為企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的重要組成部分，人事檔案管理工作對于企業(yè)的正常運行也有著十分重要的作用，隨著我國社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟的不斷進步，我國現(xiàn)在已經(jīng)迪的確確進入了信息時代，在這樣的背景下傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)階段的管理要求，并且人事檔案當(dāng)中的信心資料也越發(fā)成為企業(yè)今后發(fā)展的重要信息資源，并且在企業(yè)人力資源管理過程當(dāng)中發(fā)揮著越來越大的作用，但是從目前企業(yè)的發(fā)展來看，人事檔案管理工作還存在著許多不足之處。因此本篇文章就在這樣的背景之下，對企業(yè)人力資源管理的作用進行了分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理;作用

隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)相關(guān)部門對于人事檔案的管理要求也越來越高，人事檔案的管理工作將會對企業(yè)人力資源管理有著很重要的影響，因此企業(yè)就應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展目標(biāo)和現(xiàn)狀分析人事檔案管理的重要作用并采取相關(guān)的措施，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作。

一、人事檔案管理對人才資源管理的作用

1.促進人力資源科學(xué)化管理

由于人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，如果工作人員可以利用現(xiàn)有的信息化手段對人力資源進行科學(xué)化的管理，那么就可以很大程度上促進企業(yè)的不斷進步，而對于人事檔案科學(xué)化的管理來說，其中心內(nèi)容就是對每一個員工的信息進行全面的了解和分析，根據(jù)每個員工的不同學(xué)習(xí)狀況和工作能力分配適合的崗位，同時也應(yīng)該分析每一個員工在工作過程當(dāng)中的優(yōu)點和缺點，幫助他們找到最合適的工作領(lǐng)域，只有這樣才可能大大提高員工的工作效率，充分利用人力資源，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。

2.促進人力資源的合理布置

通過全面的分析人事檔案信息，可以對員工的基本情況進行全面的把控，十分有利于今后的人力資源管理工作。比如說通過分析人事檔案信息，可以掌握每一個員工的特長優(yōu)點，學(xué)習(xí)能力等多方面的素質(zhì)，對于特殊人才，也可以通過檔案管工作進行相應(yīng)的工作配置，由此可以看出，在對于各員工的信息完全了解的基礎(chǔ)之上，領(lǐng)導(dǎo)人員可以更好地幫助員工選擇他們適合的崗位，將每一個員工的工作才能發(fā)揮到最大。

3.促進人力資源需求預(yù)測的規(guī)范化

如果一個企業(yè)想要真正意義上提高自己的人力資源管理質(zhì)量，就應(yīng)該做好人力檔案的相關(guān)管理工作。首先來講，管理部門應(yīng)該充分了解各個部門，各個崗位人才的自身情況，在這樣的背景之下，在對人力資源管理進行全面的規(guī)劃。此外，由于企業(yè)的人力資源管理離不開人事檔案的科學(xué)化管理，沒有人事檔案的管理，企業(yè)的人力資源管理也一定不會全面，規(guī)范。

二、我國相關(guān)企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理缺乏意識

據(jù)調(diào)查顯示，目前我國相關(guān)的企業(yè)在進行人力資源管理過程當(dāng)中十分不重視人事檔案管理工作，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。首先來講，由于企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏相應(yīng)的資金、人力、物力的支持，導(dǎo)致實際的人事檔案管理工作內(nèi)容十分混亂，不能夠發(fā)揮人事檔案管理的真正作用。其次，盡管是部分企業(yè)已經(jīng)開始重視人事檔案管理工作，但是由于不能夠完全利用人事檔案管理，對自己發(fā)展的重要作用，再加上人事檔案設(shè)計了員工的保密信息，一般企業(yè)在進行管理時出現(xiàn)了重保密，輕利用的問題，此外，相關(guān)的企業(yè)也不能夠?qū)θ耸聶n案的管理進行統(tǒng)一的規(guī)劃，管理人員不了解如何進行企業(yè)的人事檔案管理工作，同時也不能夠根據(jù)現(xiàn)階段的社會發(fā)展，更好地為一位員工分配他們適合他們的崗位，這些問題的存在都在一定程度上制約了企業(yè)人事檔案管理工作的開展，阻礙了企業(yè)的發(fā)展腳步。

2.管理人員專業(yè)水平不足

由于人事檔案管理工作涉及到方方面面，因此需要有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗和人力資源管理專業(yè)知識的人員進行，但是從目前來看，我國部分企業(yè)的人事檔案管理工作人員專業(yè)水平參差不齊，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理工作難以開展。究其原因，發(fā)現(xiàn)由于高校的檔案學(xué)專業(yè)對于相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)不夠全面，學(xué)生畢業(yè)之后缺乏相關(guān)的社會檔案管理經(jīng)驗，導(dǎo)致管理起來十分的困難。此外，高校也不重視全面型，但管理人才的培養(yǎng)。企業(yè)的有關(guān)部門為了提高自己的經(jīng)濟效益，甚至?xí)嬖跈n案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，使得他們沒有足夠的精力和時間進行檔案管理工作，總而言之，由于目前我國相關(guān)的企業(yè)人事檔案管理人員的整體專業(yè)水平不足，在一定程度上對人力資源的科學(xué)化管理產(chǎn)生了負(fù)面的影響。

三、人事檔案管理對策

1.動態(tài)化展開人事檔案管理

對于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作來說，由于工作人員不能夠及時的了解人事變動情況，導(dǎo)致人事檔案管理內(nèi)容一成不變，在現(xiàn)階段企業(yè)的有關(guān)管理人員一定要定期對人檔案當(dāng)中不完善的內(nèi)容進行補充，剔除多余的內(nèi)容，全方位的記錄工作人員的信息，實行動態(tài)化的人事管理工作。

2.提高管理人員的專業(yè)水平

隨著社會的不斷進步，對于企業(yè)人事檔案管理工作人員的管理能力要求越來越高，因為相關(guān)管理人員在工作當(dāng)中，不僅僅要求他們可以掌握較為全面的檔案管理知識，同時也應(yīng)該熟悉現(xiàn)階段較為火熱的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此企業(yè)在選拔當(dāng)案管理工作人員時，應(yīng)該對應(yīng)聘者的專業(yè)知識和專業(yè)技能進行一定的要求，就這樣才能夠保證后期人事檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率。

3.更新到管理方法

企業(yè)相關(guān)管理部門在進行檔案管理工作時，要及時地更新自己的管理理念，引進國外先進的優(yōu)秀檔案管理方法，不斷提高自己的管理效果。同時也可以借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案進行高效的管理，保證自己工作效率的同時提高檔案管理的準(zhǔn)確性。

總結(jié)

綜上所述，目前人事檔案管理工作對于企業(yè)的人力資源管理有著很大的影響，如果企業(yè)可以重視人事檔案管理工作，那么可以在很大程度上提高的人力資源管理效率，保證為員工分配適合自己的崗位，為企業(yè)今后的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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