孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理方式解析

摘 要：孤殘兒童檔案作為孤殘兒童救助、為其提供基本生活保證、展開福利服務(wù)的重要信息。為了能夠給孤殘兒童提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境、生活環(huán)境、學(xué)習(xí)環(huán)境，加強(qiáng)孤殘兒童檔案規(guī)范化管理有著重要意義?；诖耍疚氖紫忍岢龉職垉和瘷n案的含義與分類，分析加強(qiáng)孤殘兒童檔案管理的重要性，最紅探究孤殘兒童檔案規(guī)范化管理的方案。

關(guān)鍵詞：孤殘兒童檔案;規(guī)范化管理;重要性;方式

一、孤殘兒童檔案含義以及分類

1.孤殘兒童檔案含義。孤殘兒童并非是孤兒、殘疾兒童概念的相互疊加，社會(huì)上也并沒有對(duì)“孤殘兒童”給出明確的定義。按照《民政詞典》當(dāng)中對(duì)“兒童福利院”注釋來看，孤殘兒童的含義為“生活在兒童福利機(jī)構(gòu)的，并且其公民權(quán)利、生活、生存與受教育權(quán)受到法律保護(hù)的無人撫養(yǎng)雇人、棄嬰、殘疾兒童”。所以與之對(duì)應(yīng)的孤殘兒童檔案就是：“孤殘兒童撫育、成長過程中具有保存價(jià)值形式的原始憑證與記錄”。

2.孤殘兒童檔案分類。為了能夠充分發(fā)揮孤殘兒童檔案的積極效用，要保障檔案信息和日常工作相結(jié)合，貫徹“科學(xué)分類”原則，采用清晰、適宜、明了扥原則對(duì)孤殘兒童檔案進(jìn)行分類，這樣即可保證孤殘兒童檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。通常情況下，兒童福利院都是通過孤殘兒童離院原因?qū)n案進(jìn)行分類，大體上可以分為以下幾種：（1）兒童被國外收養(yǎng)。該類部分孤兒主要是國外收養(yǎng)人通過相應(yīng)的方法收養(yǎng)部分孤兒。（2）國內(nèi)收養(yǎng)孤殘兒童。也就是我國本土人士收養(yǎng)孤殘兒童。（3）認(rèn)領(lǐng)、參工、轉(zhuǎn)院兒童檔案資料。兒童福利院中的部分孤殘兒童在生活當(dāng)中，被父母、其他家屬認(rèn)領(lǐng)，當(dāng)年滿16周歲后回歸社會(huì)、回報(bào)社會(huì)。也有部分很多殘障兒童年滿16周歲后，由于個(gè)人身體原因無法進(jìn)入社會(huì)中工作，而轉(zhuǎn)送到其他福利院。（4）生活在福利院中的孤殘兒童因病、意外去世的孤殘兒童檔案。其中，前三類檔案是永久性檔案;第四類檔案的保存期限為長期。

二、加強(qiáng)孤殘兒童檔案規(guī)范化管理的意義

1.有助于構(gòu)建和諧社會(huì)。在經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展、國力不斷增強(qiáng)的背景下，我國社會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)制度也愈加完善，但也在完善過程中發(fā)現(xiàn)了很多的潛在問題與隱患，所以提出了構(gòu)建和諧社會(huì)的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。在推動(dòng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，兒童福利院的重要性愈加凸顯，作為孤殘兒童的主要收容所，肩負(fù)著救死扶傷的社會(huì)職責(zé)，是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要因素之一。所以，只有對(duì)孤殘兒童檔案展開規(guī)范化管理，才能夠有效提升兒童福利院管理質(zhì)量和水平，規(guī)范我國弱勢(shì)群體管理秩序。

2.有效落實(shí)社會(huì)保障。在開展社會(huì)保障工作中，兒童福利院是重要的組成部分，也是社會(huì)救濟(jì)、福利、安置的主要工作對(duì)象。在新社會(huì)形式下，福利院中的孤殘兒童已經(jīng)成為了社會(huì)中巨大群體，加強(qiáng)孤殘兒童檔案規(guī)范化管理，可以為社會(huì)保障提供更具說服力、更加全面的依據(jù)。同時(shí)也能夠給孤殘兒童生存提供更好的保障，為相關(guān)制度措施構(gòu)建、完善提供強(qiáng)有力的依據(jù)。檔案當(dāng)中所反饋的信息能夠讓有關(guān)部門對(duì)相關(guān)制度、政策作出調(diào)整。所以，推動(dòng)孤殘兒童檔案規(guī)范化管理，是落實(shí)社會(huì)保障工作的必然要求。

3.保障未成年人的基本權(quán)益。未成年人作為國家發(fā)展的未來，繼承國家棟梁之才，對(duì)實(shí)現(xiàn)“中國夢(mèng)”有著重要意義。未成年人領(lǐng)域中就包含著孤殘兒童，更是未成年人保護(hù)法中的重要保護(hù)對(duì)象，具有法律所賦予的所有權(quán)利，任何機(jī)構(gòu)、任何人都無法剝奪孤殘兒童的基本權(quán)益。實(shí)施孤殘兒童檔案規(guī)范化管理，有利于對(duì)孤殘兒童日常生活、經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)跟蹤和檢查，是保護(hù)孤殘兒童合法權(quán)利的重要依據(jù)與記錄，更是對(duì)人類生命負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。所以，必須加強(qiáng)孤殘兒童檔案規(guī)范化管理，為保護(hù)孤殘兒童合法權(quán)益提供強(qiáng)力保障。

三、孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理方式

1.構(gòu)建完善的檔案管理制度，統(tǒng)一保管。在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，我國社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展制度也得到了完善，但依然存在著諸多不合理、不到位的環(huán)節(jié)，所以國家相關(guān)部門（福利部門、社會(huì)保障部門等）要積極和兒童福利院聯(lián)合，結(jié)合當(dāng)今孤殘兒童檔案管理現(xiàn)狀、福利院檔案管理水平，有針對(duì)性的完善孤殘兒童檔案管理制度，相關(guān)部門、醫(yī)療部門也要積極配合，結(jié)合制度要求和標(biāo)準(zhǔn)，給予最大程度上的幫扶。

結(jié)合制度要求，在檔案移交檔案室前，保育科檔案人員需要日常所累積的孤殘兒童檔案信息進(jìn)行整理、歸檔，妥善保管。一旦孤殘兒童離院，業(yè)務(wù)科要第一時(shí)間開展組卷、編目、編制檔案目錄等工作，按照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案移交，并由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行管理。

2.創(chuàng)新孤殘兒童檔案管理模式與方法。在新時(shí)期下，兒童福利院或檔案管理機(jī)構(gòu)所采用的傳統(tǒng)檔案管理模式與方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會(huì)發(fā)展要求，顯露出諸多的不足之處。因此，兒童福利院要跟上時(shí)代發(fā)展潮流，更新檔案管理理念、創(chuàng)新檔案管理模式。特別是在互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及的背景下，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入到檔案規(guī)范化管理當(dāng)中，通過我國孤殘兒童信息管理平臺(tái)，在更寬廣的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)孤殘兒童檔案材料信息進(jìn)行完善，同時(shí)也有利于家屬領(lǐng)養(yǎng)信息的篩選與查詢，提升檔案利用率和工作效率。

在當(dāng)今國內(nèi)外孤殘兒童收養(yǎng)檔案材料當(dāng)中，很多檔案信息都是照片形式，包括兒童本人、收養(yǎng)家庭、辦理收養(yǎng)過程、新家庭健康成長等諸多照片。對(duì)于孤殘兒童以及福利院來說，這些照片都是非常珍貴的資源，需要注重日常生活中照片資源的收集與保管工作。檔案管理人員要克服照片、視頻等檔案資源管理困難，如照片、視頻資料多，拍攝時(shí)間跨度長，兒童身心變化大等，耐心的對(duì)這些檔案資料進(jìn)行收集、歸類，避免產(chǎn)生張冠李戴的現(xiàn)象，也不能因?yàn)楣ぷ魇韬鰧?dǎo)致資源丟失，保證這部分電子檔案信息的連續(xù)性、完整性。利用互聯(lián)網(wǎng)孤殘兒童檔案管理平臺(tái)，按照時(shí)間、空間跨度注意存儲(chǔ)這些檔案信息，并傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫當(dāng)中，以便于對(duì)檔案資料展開更好的管理工作。

3.規(guī)范孤殘兒童檔案建檔流程。在實(shí)踐工作當(dāng)中可以發(fā)現(xiàn)，由于孤殘兒童檔案的特殊性，所以并不適用于傳統(tǒng)文書檔案建檔方式，需要按照規(guī)范化流程展開整理。

在孤殘兒童檔案建立當(dāng)中，針對(duì)每個(gè)福利院的不同情況，采取針對(duì)性的建檔方法。我院主要是在孤殘兒童入院之后，即開展孤殘兒童建檔工作。結(jié)合孤殘兒童入院審批材料作為建檔依據(jù)。入院戶籍可以劃分為棄嬰和孤兒類，其中孤兒類由于來源地就已經(jīng)建立了戶籍，結(jié)合我院當(dāng)?shù)毓職垉和仓脴?biāo)準(zhǔn)，孤殘兒童來院之后就無法進(jìn)行戶籍遷移，只有出現(xiàn)了特殊情況才能遷移。棄嬰戶籍根據(jù)孤殘兒童入院時(shí)間展開工作。

在建檔初期，孤殘兒童相關(guān)材料由業(yè)務(wù)科收集并統(tǒng)一保管。由于每位孤殘兒童入院之后都有特定的編號(hào)。業(yè)務(wù)科便相應(yīng)的按照入院編號(hào)為孤殘兒童構(gòu)建個(gè)人檔案，檔案當(dāng)中主要是包括入院基本情況、體檢信息、病史等材料。

在孤殘兒童確定離院之后，在福利院的戶籍也隨著孩子動(dòng)向遷移，業(yè)務(wù)科按照孩子不同去向、離院時(shí)間順序?qū)n案材料進(jìn)行編號(hào)，生成檔案編號(hào)，做到“一人一檔、一檔一號(hào)”，將檔案遷移到檔案室統(tǒng)一保存。

上述三個(gè)流程中，檔案均放在檔案袋當(dāng)中，采用開放式建檔方法，方便后續(xù)向檔案袋中添加材料，檔案袋中的每一分材料，如文字材料、圖片材料、視頻材料都在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上備份，以便于傳輸和使用。此外，在兒童離院之后，會(huì)生成相應(yīng)的反饋信息，這部分信息要做到“隨到隨歸”，不斷的添加到孤殘兒童檔案當(dāng)中。

4.提高檔案人員的綜合素養(yǎng)。提升檔案規(guī)范化管理意識(shí)。業(yè)務(wù)科在檔案管理前期負(fù)責(zé)收集孤殘兒童檔案信息，后期移交到檔案室。無論是專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員，都要明確不同檔案材料的歸檔范圍，保證檔案信息的完整性、連續(xù)性。要求檔案工作人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提升規(guī)范化管理意識(shí)，由被動(dòng)工作朝向主動(dòng)工作方向發(fā)展，加強(qiáng)與各個(gè)科室之間的溝通。

強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案工作人員定期參加院內(nèi)組織的培訓(xùn)活動(dòng)，一改傳統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、封閉性的問題，朝向綜合型、開放型方向發(fā)展。

掌握信息技術(shù)手段。我院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了孤殘兒童檔案信息化管理模式，提升了檔案材料收集、處理、轉(zhuǎn)移的效率與精度，保證了檔案信息利用率。我院在上級(jí)部門指導(dǎo)下積極引入了專業(yè)檔案管理軟件，結(jié)合實(shí)際需求編制管理程序。這就需要檔案管理人員熟練掌握軟件操作方法，提升信息交互功能，積極加強(qiáng)檔案信息開發(fā)、利用工作，保證檔案管理工作效率。

5.加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施投入?！扒蓩D難為無米之炊”，加強(qiáng)孤殘兒童檔案管理規(guī)范化，除了要確保工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，還必須要有基礎(chǔ)的硬件設(shè)施支持。近些年，我院良好的經(jīng)營業(yè)績，社會(huì)保障部門、福利院都積極的加強(qiáng)檔案管理部門投入力度，無論是人力上還是財(cái)力上，都有了更高的投入，完善了福利院檔案管理設(shè)施體系。如檔案室、監(jiān)控設(shè)備、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、文字錄入機(jī)、全國網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等，不斷推動(dòng)孤殘兒童檔案管理朝向規(guī)范化方向發(fā)展，保障了硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而不斷的發(fā)揮我院孤殘兒童檔案管理工作的作用與價(jià)值。

綜上所述，我院每年收養(yǎng)的孤殘兒童數(shù)量在逐年上漲，這些孤殘兒童需要福利機(jī)構(gòu)、國家的關(guān)愛與溫暖。針對(duì)孤殘兒童檔案規(guī)范化管理方面。我院積極探索新的管理形式，不斷挖掘孤殘兒童檔案中的價(jià)值，旨在為孤殘兒童提供更好的生活和保障?？梢姡職垉和瘷n案管理不僅僅是一份工作，更是一種崇高的事業(yè)。

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作者簡(jiǎn)介：張立香（1982-），女，漢族，山西忻州人，本科，山西省忻州市社會(huì)福利院，研究方向：檔案管理。