檔案管理視角下的“單軌制”模式可信任環(huán)境研究

摘 要：從檔案管理者的視角闡述“單軌制”模式可信任的狀態(tài)和意義，梳理檔案管理“單軌制”可信任的風(fēng)險(xiǎn)因素，指出“單軌制”模式下檔案管理可信任環(huán)境的五個(gè)子環(huán)境構(gòu)成，并具體分析其實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;信任;安全

一、引言

盡管文檔管理“雙套制”弊端不斷顯現(xiàn)，從紙質(zhì)平臺(tái)向電子平臺(tái)的單軌遷移已成趨勢(shì)，部分行業(yè)、地區(qū)電子文件歸檔和無紙化利用業(yè)已成熟，但檔案機(jī)構(gòu)和用戶對(duì)僅以電子形式歸檔的“單軌制”仍表質(zhì)疑。馮慧玲教授指出，“對(duì)電子文件的態(tài)度很大程度來自是否信任它的身份、效力和價(jià)值”。對(duì)于以“真實(shí)、可靠”為生命底線的檔案工作來說，缺乏可信任環(huán)境，對(duì)其“身份、效力和價(jià)值”存有擔(dān)心和懷疑，是“單軌制”推進(jìn)的重要制約因素。

近年來，國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)電子文件可信任評(píng)價(jià)與控制的專門研究為數(shù)不多，馬來西亞Aliza Ismail等建立了構(gòu)建電子文件可信任管理所需的因素，并對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行專家測(cè)試 ，聶云霞闡述了數(shù)字保存過程中檔案館作為可信第三方的社會(huì)擔(dān)當(dāng)。伴隨著“單軌制”的發(fā)展，其可信任環(huán)境的構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)仍有待系統(tǒng)地研究思考。

二、檔案管理視角下的“單軌制”可信任及其意義

1.可信任的主體與客體

薛匡勇、張斌等學(xué)者認(rèn)為“信任是社會(huì)系統(tǒng)中十分重要的潤(rùn)滑劑”，他們以社會(huì)為信任主體，檔案工作為客體，指出社會(huì)對(duì)檔案工作的充分信任有助于檔案的收集、社會(huì)公共信息需求的實(shí)現(xiàn)，以及不同類型社會(huì)文化機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案資源的有效配置。

假設(shè)重新設(shè)置“信任”的主客體，那么從檔案管理者角度，判斷在社會(huì)實(shí)踐中已然迅速發(fā)展的電子文件管理，尤其是“單軌制”電子文件管理，是否符合基本信任條件，建立基本信任環(huán)境，也是判斷在“單軌制”演進(jìn)過程中檔案事業(yè)能否順利推進(jìn)改革與發(fā)展的關(guān)鍵所在。

2.可信任狀態(tài)的界定

檔案管理視角下對(duì)于“單軌制”模式的可信任，是指檔案的形成主體、管理主體、利用主體對(duì)于檔案信息能夠僅通過電子渠道產(chǎn)生、保存和利用產(chǎn)生充分信任和可依賴狀態(tài)。這種信任與依賴既包括心理認(rèn)同，也包括管理方式的變革、政策的傾斜，更包括法規(guī)制度上的明確認(rèn)可。信任的基礎(chǔ)則是：確保電子單軌生成與運(yùn)行的檔案原始、真實(shí)、完整、有效、安全、可利用、可長(zhǎng)期保存，且管理的有效性優(yōu)于“雙套制”和傳統(tǒng)紙質(zhì)管理。

3.“單軌制”可信任環(huán)境的檔案管理層面意義

（1）有利于保障電子檔案順利接收

對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、封裝規(guī)范和長(zhǎng)期保存格式統(tǒng)一和穩(wěn)定的信任，推進(jìn)不同平臺(tái)壁壘的消解，打破檔案人員移交不暢的疑慮，整合構(gòu)建保障檔案真實(shí)、可靠、完整、可用的可信任系統(tǒng)平臺(tái)，確保數(shù)字文件、檔案持續(xù)、順暢、安全地向平臺(tái)移交。

（2）有利于推進(jìn)檔案信息深度開發(fā)

對(duì)檔案信息質(zhì)量、移交連續(xù)性和安全保障的信任，使檔案生成機(jī)構(gòu)，尤其是擁有海量檔案信息的政府機(jī)關(guān)，打破“雙套制”帶來的弱化和制約，逐步向單軌制靠近。同時(shí)，基于電子檔案內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素的完整性，推進(jìn)檔案信息更深層次的開發(fā)。

（3）有利于檔案開放渠道全面暢通

檔案管理者對(duì)于“單軌制”利用技術(shù)、方法和安全保障的充分信任，有助于推進(jìn)檔案開放的社會(huì)化，包括資源社會(huì)化和服務(wù)社會(huì)化，通過檔案開放廣度和深度的延伸，進(jìn)一步打通檔案信息開放利用渠道，廣泛實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的延伸與重構(gòu)。

三、檔案管理視角下“單軌制”可信任的風(fēng)險(xiǎn)因素

1.檔案身份識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

與“雙套制”相比，“單軌制”模式下電子文件可封裝、可讀取、可保存所需的信息內(nèi)容和技術(shù)更加復(fù)雜，成為移交過程中的重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，容易導(dǎo)致電子檔案移交后不易讀或不可讀，造成檔案身份無法準(zhǔn)確識(shí)別，使檔案生成機(jī)構(gòu)增加大量工作用于修復(fù)，造成不便移交、不敢移交。

2.檔案信息質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

多來源數(shù)據(jù)融合過程中，仍缺乏系統(tǒng)的檔案信息質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)基于業(yè)務(wù)流程的檔案信息真實(shí)性、完整性、來源可靠性等，仍無具體描述規(guī)定，沒有定性或定量評(píng)價(jià)體系，檔案信息質(zhì)量邊界模糊，增加了其原始性、憑證性等要素不可信任的風(fēng)險(xiǎn)。

3.檔案安全保障風(fēng)險(xiǎn)

“單軌制”模式的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與安全保障體系仍不完善，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制與技術(shù)不夠成熟，檔案安全防篡改、簽名驗(yàn)證、防毒殺毒、備份遷移的技術(shù)和措施各自為陣，缺乏系統(tǒng)、整合和有效指引，由此形成的安全風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)“單軌制”充分獲取信任的最艱巨挑戰(zhàn)。

4.檔案利用受限風(fēng)險(xiǎn)

由于技術(shù)普及程度、檔案人員信息化水平、用戶查詢操作能力不同等因素影響，檔案信息面向利用者的可獲取性和可利用性風(fēng)險(xiǎn)增加，檔案價(jià)值鑒定程序、檢索手段與技術(shù)、保管戰(zhàn)略與存儲(chǔ)體系的不完善，導(dǎo)致不同行業(yè)范圍、不同群體、不同程度利用受限的風(fēng)險(xiǎn)存在。

四、“單軌制”模式下檔案管理可信任環(huán)境的基本構(gòu)成與實(shí)現(xiàn)路徑

基于檔案管理的視角，“單軌制”模式的可信任環(huán)境包括制度政策可信任、檔案生成識(shí)別可信任、檔案有效管理可信任、檔案安全可信任、檔案利用可信任等五個(gè)子環(huán)境，每個(gè)子環(huán)境由若干條件支撐，滿足檔案管理者建立“單軌制”信任的基本要求。

1.制度政策可信任

通過完整、穩(wěn)定的制度標(biāo)準(zhǔn)體系確保全流程電子文件管理合法、合規(guī)，提供科學(xué)、合理的政策引導(dǎo)和保障，是建立“單軌制”信任的重要基石。

進(jìn)一步健全電子文件法規(guī)制度體系，完善行業(yè)檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、封裝規(guī)范、長(zhǎng)期保存要求，建立相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，明確監(jiān)管要素和監(jiān)管責(zé)任主體。樹立政策風(fēng)向標(biāo)，對(duì)于有條件的地區(qū)、行業(yè)，給予政策、技術(shù)、資金等要素支持，通過建立試點(diǎn)、政策傾斜、跨行業(yè)合作交流等方式推進(jìn)“單軌”管理聯(lián)通。同時(shí)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)及時(shí)配套，避免反復(fù)修改和成本浪費(fèi)，確保標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)平穩(wěn)升級(jí)。

2.檔案生成識(shí)別可信任

提升檔案電子化效能，優(yōu)化數(shù)字檔案生成的流程和環(huán)境，保證數(shù)字檔案信息本體質(zhì)量，是建立檔案管理“單軌制”信任的根本保證。

在技術(shù)方面，通過加蓋電子簽章、時(shí)序數(shù)據(jù)管理、時(shí)間戳以及痕跡保留、防篡改等防偽、保全、校驗(yàn)的技術(shù)和方法，確保數(shù)字檔案真實(shí)、完整、來源可靠;推進(jìn)區(qū)塊鏈在公共領(lǐng)域平臺(tái)的應(yīng)用創(chuàng)新，構(gòu)建可追溯、不可篡改、不可偽造的去中心化檔案生成環(huán)境。在方法方面，考慮“單軌制”模式下檔案價(jià)值的延伸與重構(gòu)，依托多元價(jià)值觀，開發(fā)智能鑒定技術(shù)，確立數(shù)字環(huán)境下文件信息可歸檔、可接收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，推廣電子文件元數(shù)據(jù)、可擴(kuò)展語(yǔ)言和封裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，在生成、交接兩道關(guān)卡確保檔案有效、可識(shí)別。

3.檔案有效管理可信任

提供便捷、有效的管理環(huán)境，在復(fù)合型檔案人才培養(yǎng)的同時(shí)，也盡量避免信息技術(shù)與檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生摩擦，是建立“單軌制”信任的重要?jiǎng)恿Α?/p>

首先，固定檔案信息要素。切合檔案管理流程與管理環(huán)境，固定內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三要素，對(duì)檔案管理全生命周期進(jìn)行痕跡保留，統(tǒng)籌相關(guān)數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，生成歸檔信息包，打破紙質(zhì)管理中同一事件形成不同文件對(duì)背景信息的割裂。其次，確保數(shù)據(jù)完整性和歸檔連續(xù)性。開展完整性檢測(cè)，包括數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)完整性、內(nèi)容完整性、歸檔信息包完整性等。再次，滿足長(zhǎng)期保存與一鍵管理。爭(zhēng)取國(guó)內(nèi)相關(guān)版式文檔的自主可控和應(yīng)用，一鍵完成數(shù)據(jù)整合、格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)監(jiān)控、掃描檢測(cè)等管理和處置。

4.檔案安全可信任

在海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)共享環(huán)境中，通過安全平臺(tái)、安全技術(shù)、安全風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，化解檔案管理者對(duì)安全問題的擔(dān)憂，是“單軌制”模式獲得信任的關(guān)鍵保障。

首先，確保存儲(chǔ)與管理平臺(tái)安全穩(wěn)定。定期整理、公布可信軟件紅黑名單，跟蹤相關(guān)原生技術(shù)升級(jí)，常態(tài)化防毒、殺毒，確保平臺(tái)穩(wěn)定安全。其次，做好數(shù)字檔案?jìng)浞葸w移。開展離線備份和異質(zhì)、異地保存，設(shè)置備份重點(diǎn)。根據(jù)館藏結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)情況，實(shí)行館藏檔案分級(jí)保護(hù)，定制備份策略。再次，完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)中，或舊系統(tǒng)與基于云計(jì)算的平臺(tái)對(duì)接過程中，更加注意數(shù)據(jù)安全保密、隱私保護(hù)，預(yù)判網(wǎng)絡(luò)安全威脅，實(shí)時(shí)監(jiān)控反饋數(shù)據(jù)狀態(tài)，將通過內(nèi)嵌規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行流程控制與人工督查相結(jié)合，全面保障數(shù)據(jù)環(huán)境安全可信。

5.檔案利用可信任

提升檔案數(shù)據(jù)利用效率，實(shí)現(xiàn)利用方法轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升檔案信息價(jià)值，是建立檔案管理者“單軌制”信任的現(xiàn)實(shí)路徑。

首先，滿足數(shù)據(jù)精準(zhǔn)利用。通過大數(shù)據(jù)檢索的升級(jí)，全面實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢，提高查全率、查準(zhǔn)率，提升用戶滿意度。其次，推進(jìn)利用方法整合升級(jí)。跟進(jìn)利用率，實(shí)施數(shù)據(jù)分類存儲(chǔ)與查詢。例如明確主數(shù)據(jù)，通過檢索反饋開展智能場(chǎng)景應(yīng)用，配比冷數(shù)據(jù)與熱數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，確保利用率高的熱數(shù)據(jù)被迅速查找利用。再次，拓展利用空間。依托各級(jí)數(shù)字檔案館，打造數(shù)字檔案單軌利用平臺(tái)，充分拓展信息利用和傳播的廣度與深度。

五、結(jié)語(yǔ)

信任是金。“單軌制”的推進(jìn)沒有退路，而可信任的環(huán)境則是檔案管理順利走向“單軌”、步入正軌的必要條件。為何信任、信任什么、如何信任，這三個(gè)問題應(yīng)當(dāng)伴隨著檔案信息化改革的深入推進(jìn)和數(shù)據(jù)環(huán)境、技術(shù)的發(fā)展而不斷獲取更好的答案。

參考文獻(xiàn)：

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[4]薛匡勇，張 斌.論檔案館的社會(huì)信任[J].檔案學(xué)通訊，2002（1）：6-9.

作者簡(jiǎn)介：張婉瑩（1984-），女，漢族，山東臨沂人，安徽大學(xué)檔案館館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案資源開發(fā)與利用。