高校檔案數(shù)字化與館藏檔案分級管理策略

摘 要：在高校檔案數(shù)字化建設(shè)與館藏檔案分級管理中還存在較多的問題，所以為了可以全面推動高校檔案管理工作的開展，本文將會按照館藏檔案分級管理的思路，對檔案數(shù)字化建設(shè)管理方法做進(jìn)一步研究。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;分級管理

按照我國檔案法以以及《檔案法實(shí)施細(xì)則》的相關(guān)內(nèi)容，對館藏的永久保存提出了明確的規(guī)定，推動了檔案分級管理工作的開展。在這種情況下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該遵照館藏檔案分級管理的要求作出調(diào)整，并對其中的重要檔案做歸類調(diào)整，最終提高檔案管理的整體水平。

一、高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的困境

1.館藏檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了變化。在高校館藏檔案管理中，很多高校主要沿用傳統(tǒng)的檔案管理體系，期間會因?yàn)椴煌瑫r(shí)期的不同整體標(biāo)準(zhǔn)分類儲存，例如部分檔案裝訂成冊，雖然在我國的高校檔案管理辦法中已經(jīng)明確了當(dāng)前檔案管理的基本思路，而在數(shù)字化建設(shè)的大環(huán)境下，高校館藏檔案的分級管理中是否需要維持原有思路，還是利用現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)開展工作，已經(jīng)成為相關(guān)人員應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問題。

除此之外，數(shù)字化建設(shè)也帶動了檔案管理模式的變化，在當(dāng)前的館藏檔案分級管理中，檔案的主體形式為紙質(zhì)，也包括錄像檔案、像片檔案等。而在數(shù)字化建設(shè)的大環(huán)境下，這種傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境發(fā)生改變，尤其是館藏不同載體檔案如何數(shù)字化已經(jīng)成為擺在高校面前不容忽視的問題。

2.尚未構(gòu)建面向數(shù)字化的檔案館藏分級管理體系。就目前情況來看，我國高校的館藏檔案數(shù)字化建設(shè)工作正在蓬勃開展，但是面向數(shù)字化技術(shù)的檔案館藏分級管理作為一種新鮮事物，導(dǎo)致很多高校在缺乏技術(shù)支持與準(zhǔn)備的情況下就被強(qiáng)行納入到數(shù)字化檔案管理工作中。在這種情況下，高校在檔案管理工作中并非是真正意義上的數(shù)字化，最終造成了資源浪費(fèi)，這對于整個(gè)高校檔案管理工作而言是不利的。

同時(shí)，館藏檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏安全保障措施也成為很多高校面臨的問題，與傳統(tǒng)館藏檔案管理，數(shù)字化檔案存在明顯的特殊性，無論是儲存還是技術(shù)安全管理等都有特殊的要求。并且從檔案本身的作用來看，檔案的最終目的是服務(wù)于社會建設(shè)，所以為了可以讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，需要確保工作人員可以隨時(shí)調(diào)閱信息，但是還要避免信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

二、館藏檔案的分級管理有利于檔案數(shù)字化工作的開展

檔案數(shù)字化在實(shí)際上，就是要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號的處理過程，對于高校而言，在檔案數(shù)字化管理中，可以通過掃描設(shè)備對原本的資質(zhì)檔案做數(shù)字化轉(zhuǎn)換，使其成為可以被系統(tǒng)識別的數(shù)據(jù)，讓檔案具有更豐富的表達(dá)方式。從高校的檔案數(shù)字化建設(shè)工作來看，實(shí)施分級管理可以保證檔案館藏工作效率，并且為安全防護(hù)提供了便利。

目前高校每年都需要處理大量的教師教學(xué)資料以及學(xué)生檔案信息等，這些都是高校檔案管理體系中的重要數(shù)據(jù)，并且在高校擴(kuò)招的情況下，學(xué)校所能產(chǎn)生的信息正在持續(xù)增加過程中，通過檔案數(shù)字化建設(shè)可以按照分級管理的要求，優(yōu)先開展重要檔案信息的管理工作，有助于提高檔案管理的整體水平。同時(shí)，對于高校中的學(xué)籍檔案，通過分級管理的模式可以簡化工作模式，減少傳統(tǒng)工作模式中因?yàn)椴殚啓n案而造成的人力資源損失。

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化具有信息存儲量大的優(yōu)點(diǎn)，并且為異地保存等提供便利，避免檔案在極端惡劣環(huán)境下遭受破壞，并且在分級管理的模式下，檔案數(shù)字化建設(shè)模式有了進(jìn)一步的改進(jìn)，可以突破原本數(shù)字化檔案中存在的關(guān)系，并在脫離原有的檔案數(shù)據(jù)檢索利用模式的基礎(chǔ)上，確定管理的不同的管理流程，尤其是針對不同類型的重要檔案做針對性保管，不僅可以簡化檔案的查閱流程，也能讓檔案的信息存儲更有效率，這是傳統(tǒng)檔案管理模式所不具備的。

三、高校檔案數(shù)字化館藏分級管理的思路與方法

1.確定數(shù)字化檔案分級管理的工作方法。根據(jù)相關(guān)高校的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，館藏檔案的分類管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，需要在工作中充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性，并采用“信息手段+人工”的方法寫作完成?？紤]到現(xiàn)階段高校在數(shù)字化檔案管理工作中，一直存在檔案信息量巨大、工作人員不足等問題，因此在數(shù)字化檔案的分級管理中，需要根據(jù)這一特征來確定整體的工作思路。首先，整個(gè)數(shù)字化檔案的分級管理重點(diǎn)，就是要放在重點(diǎn)全宗上，并根據(jù)館藏永久性檔案管理的要求，確定重點(diǎn)全宗的標(biāo)準(zhǔn)以及要求，確定基本管理思路;之后按照不同檔案的利用價(jià)值劃分重要檔案與一般檔案的評估標(biāo)準(zhǔn)，并確定相應(yīng)的管理措施。

2.確定數(shù)字化檔案館藏分級管理路徑。在檔案分級管理階段，立卷需要根據(jù)時(shí)間、重要程度、文件材料等形成規(guī)律，在確保其有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，適當(dāng)照顧其保存價(jià)值，并通過分類組卷等方法，確?？梢酝ㄟ^準(zhǔn)確、全面反映學(xué)校真正面貌的部門及其職能活動，以方便查找為主要原則。在此基礎(chǔ)上，分級管理模式的實(shí)施路徑主要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（1）分級管理模式。分級管理模式主要包括兩種，一種是以檔案實(shí)體為劃分依據(jù)的管理，通過分范圍、分責(zé)任的管理，實(shí)現(xiàn)了“實(shí)體分級管理”。另一種，則是以檔案工作流程為劃分依據(jù)開展的管理，是一種“流程分級管理”，兩種管理模式均在分級管理中發(fā)揮著重要作用。

（2）分級管理的原則。在檔案分級管理階段，檔案館在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，采用了分級管理的方法，對于法定歸檔的所有檔案資源，需要由檔案館管理;而對于其中可不歸檔的檔案資源，可以做好歸檔移交等工作。但是在工作中需要注意的是，建立檔案材料應(yīng)該遵循不重復(fù)原則。在確保高校數(shù)字化檔案信息齊全的基礎(chǔ)上，提出檔案信息不重復(fù)原則，以學(xué)校的檔案管理為分級管理的核心，并忽略傳統(tǒng)以院系為單位的文件材料檔案管理模式，盡可能減少院系檔案以及學(xué)校檔案之間的重復(fù)率，通過精準(zhǔn)的檔案信息內(nèi)容，確保檔案工作質(zhì)量。

3.對檔案內(nèi)容的分級管理標(biāo)準(zhǔn)。目前在高校內(nèi)部檔案管理環(huán)節(jié)中，校園兩級管理模式越來越常見，作為一種全新的管理模式，該分級管理體系能夠明確檔案管理中的院校權(quán)責(zé)分布情況，不僅下放了各部門在檔案管理中的權(quán)利責(zé)任情況，也能規(guī)范各種檔案管理行為，構(gòu)建了以學(xué)校為核心的“學(xué)校學(xué)院”的兩級管理模式，這種模式有助于學(xué)校對分級管理工作的宏觀調(diào)控。

在這種單管理模式下，分級管理工作可以按照具體的工作業(yè)務(wù)要求，根據(jù)學(xué)學(xué)校統(tǒng)一管理領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，通過“以檔案館為核心”的管理體系，實(shí)現(xiàn)分級的管理模式;在原有管理體系的情況下，檔案管理在分級管理中可以對不同檔案作出分類，并根據(jù)其中的內(nèi)容確定保管期限，保證了檔案管理模式的科學(xué)性。

4.分級管理檔案模式下的儲存。根據(jù)現(xiàn)有的學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，，工作人員可以根據(jù)數(shù)字化檔案的特征，采取相對應(yīng)的儲存方式，本文所提出的思路為：

（1）針對永久檔案檔案，根據(jù)此類檔案的特性，應(yīng)該正確區(qū)分檔案的保密性與共享性要求，其中共享性檔案的訪問頻率較高，只能通過數(shù)字化分享的方法來體現(xiàn)檔案價(jià)值，例如文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)成果等;而保密性的文獻(xiàn)更側(cè)重于信息安全，整體訪問頻率很低，若針對這兩種檔案采用相同的管理方式，則會顯著增加運(yùn)行成本，并且無法保證檔案的安全性。而在三十年檔案的分類管理中，也根據(jù)按照永久檔案的標(biāo)準(zhǔn)作出劃分，但是其管理要求可以適當(dāng)降低。

（2）針對十年檔案，結(jié)合未來數(shù)字化檔案的發(fā)展趨勢，檔案的儲存容量會持續(xù)增加，且十年檔案與高校的教學(xué)活動、學(xué)生生活的更加貼近，所以需要按照系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)訪問頻率對檔案數(shù)據(jù)采取有序管理的方法，并結(jié)合檔案的不同性質(zhì)，為相關(guān)人員提供針對性的查閱渠道。

本文認(rèn)為，在數(shù)字化檔案的分級管理中，可以按照檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率以及非修改性等標(biāo)準(zhǔn)作出調(diào)整。例如，對于經(jīng)常被訪問的檔案，或者正在被處理的檔案，可以被存放于在線儲存設(shè)備中，稱其為一級儲存，儲存主要是由磁盤列陣、網(wǎng)絡(luò)儲存器等設(shè)備完成的。針對一些內(nèi)容固定或者不經(jīng)常訪問的數(shù)據(jù)，可以存放在近線儲存設(shè)備中，稱其為二級儲存，儲存主要通過性能理想，且穩(wěn)定性較高的大容量儲存設(shè)備完成，例如Centera等設(shè)備就可以滿足二級儲存的性能要求。對于長期不使用的固定數(shù)據(jù)可以存放在離線儲存設(shè)備中，稱其為三級儲存，常見的儲存方法主要包括磁盤、光盤等。

在整個(gè)儲存過程中，工作人員可以通過分級儲存的方法，按照上文所介紹的檔案數(shù)據(jù)分級標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)特征采用不同的分級儲存手段，這樣就可以滿足高校檔案數(shù)字化管理的要求。

5.分級檔案管理的制度建設(shè)。高校檔案館藏分級管理的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)復(fù)雜的過程，尤其是教師與學(xué)生的一些關(guān)鍵信息，都應(yīng)該成為檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。所以針對這種情況，在檔案管理中需要強(qiáng)化對檔案價(jià)值的鑒定，在了解檔案的保密級、保密期限的基礎(chǔ)上作出調(diào)整，這樣才能最大程度上避免信息泄露問題的發(fā)生而導(dǎo)致學(xué)生承受損失，這些都應(yīng)該成為分級檔案管理制度建設(shè)中的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，考慮到數(shù)字化檔案本身所具有的特征，在制度建設(shè)中需要強(qiáng)化內(nèi)部的監(jiān)督管理制度機(jī)制，通過制定嚴(yán)格的監(jiān)督管理體系，避免檔案被輕易的修改、剽竊等。所以制度建設(shè)中需要對數(shù)字化檔案的閱覽、復(fù)制等工作作出詳細(xì)的規(guī)定，避免高級檔案隨意被他人接觸。

綜上所述在高校數(shù)字化檔案中，館藏分級管理有了新的要求，因此對于工作人員而言，分級檔案管理需要充分考慮到數(shù)字化檔案的特殊性，并提出一系列的檔案管理手段，這樣才能滿足高校的檔案管理要求，值得關(guān)注。

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作者簡介：黃曉娜（1983-），女，籍貫：廣東，現(xiàn)在職稱：中級，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。