“百萬(wàn)擴(kuò)招”背景下高職院校檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策研究

摘 要：2019年3月5日，十三屆全國(guó)人大二次會(huì)議在人民大會(huì)堂開(kāi)幕，國(guó)務(wù)院李克強(qiáng)政府工作報(bào)告，其中提及，2019年要對(duì)高職院校實(shí)施擴(kuò)招，規(guī)模為“100萬(wàn)人”，同時(shí)中央及地方財(cái)政加強(qiáng)對(duì)高職院校的投入、支持。本文主要從高職院校大規(guī)模擴(kuò)招后對(duì)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行分析，探析“百萬(wàn)擴(kuò)招”背景下學(xué)校檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施，從而提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)高職院校教育與管理工作的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：百萬(wàn)擴(kuò)招;高職院校;檔案管理;應(yīng)對(duì)措施

一、“百萬(wàn)擴(kuò)招”后檔案管理工作將面臨的問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)逐步從“制造大國(guó)”走向“制造強(qiáng)國(guó)”，無(wú)論是成為“制造強(qiáng)國(guó)”還是培養(yǎng)“大國(guó)工匠”，都需要高素質(zhì)技術(shù)技能人才的支撐。今年兩會(huì)政府工作報(bào)告指出：改革完善高職院?？荚囌猩k法，今年將要大規(guī)模擴(kuò)招100萬(wàn)人。由此引起的高職院校學(xué)生大量增加，原始檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)將對(duì)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。“百萬(wàn)擴(kuò)招”后檔案管理工作將面臨以下主要問(wèn)題：

1.檔案管理專業(yè)人員嚴(yán)重不足

“百萬(wàn)擴(kuò)招”背景下，檔案管理工作量將大幅增加，據(jù)了解今年湖南化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院僅單招指標(biāo)就增加了1600個(gè)名額，大量擴(kuò)招后對(duì)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了沖擊和挑戰(zhàn)，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的配備也提出了更高的要求，然而目前高職院校檔案管理人員配備嚴(yán)重不足，專職檔案管理人員非常少，大都是兼職檔案管理員，往往身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付。以我校為例，檔案室雖然有專任的檔案管理人員，但是其還需兼任多項(xiàng)其他工作。專業(yè)檔案管理人員的不足，嚴(yán)重制約著一所高職院校檔案管理水平，影響著學(xué)校檔案管理工作的高效運(yùn)行。

2.檔案室軟硬件設(shè)施落后

高職院校的檔案室，特別是部分中小規(guī)模和民辦高職院校，受到資金、房屋等因素的制約，對(duì)于檔案室的建設(shè)往往是能拖則拖。高職院校檔案室的建設(shè)往往沒(méi)有納入到學(xué)校考核體系，沒(méi)有引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，所以在預(yù)算經(jīng)費(fèi)中沒(méi)有像科研成果和學(xué)術(shù)研究方面那么受重視，導(dǎo)致檔案室的擴(kuò)建和現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的購(gòu)買應(yīng)用得不到資金保障。檔案管理資金投入不足，軟硬件設(shè)施跟不上，同時(shí)還可能會(huì)造成后期檔案資料的損壞和資料泄露等問(wèn)題。

3.學(xué)校與黨政機(jī)構(gòu)、二級(jí)學(xué)院（部）檔案管理方式僵化

高職院校一般下設(shè)若干黨政機(jī)構(gòu)和二級(jí)學(xué)院（部），以湖南化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該院下設(shè)黨政機(jī)構(gòu)22處、二級(jí)學(xué)院（部）8處。雖然，高職院校辦學(xué)規(guī)模比不上本科院校，但有的大型高職院校的在校人員規(guī)模也比較龐大，特別是在“百萬(wàn)擴(kuò)招”后教學(xué)院（部）很可能將會(huì)進(jìn)一步增加，基礎(chǔ)原始檔案也將激增。檔案管理工作需要多個(gè)部門的協(xié)助， 但是在現(xiàn)實(shí)操作中，檔案處理的每個(gè)步驟都需要走較為繁瑣的程序，學(xué)校與基層單位在原始檔案銜接方面管理方式僵化，自下而上的檔案管理體系不健全、不合理，造成本來(lái)就復(fù)雜的檔案管理工作變得更加復(fù)雜和繁瑣， 不利于實(shí)際中檔案管理工作的有效運(yùn)行。

4.檔案歸檔和應(yīng)用不規(guī)范，效率不高

高職院校二級(jí)部門需要定期歸檔的檔案在移交學(xué)校檔案主管部門管理前， 在供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門查閱利用時(shí)，偶爾還是存在檔案查閱利用不登記、借出歸還無(wú)手續(xù)、查閱無(wú)審核確認(rèn)等不規(guī)范現(xiàn)象。并且，由于二級(jí)學(xué)院（部）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案歸檔工作，經(jīng)常需要檔案室管理人員進(jìn)行電話催交，且上交的檔案材料非常零散、不齊全。這不僅造成學(xué)校檔案的編研成果匱乏， 而且很難突顯原始檔案的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)還存在較大的原始檔案損壞、遺失風(fēng)險(xiǎn)。在發(fā)生原始檔案損壞或遺失等問(wèn)題后由于無(wú)相關(guān)登記記錄，很有可能無(wú)法確認(rèn)責(zé)任部門和責(zé)任人，導(dǎo)致追責(zé)困難。

二、“百萬(wàn)擴(kuò)招”后檔案管理的應(yīng)對(duì)對(duì)策

1.招聘檔案管理專業(yè)人才，或者加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)

高職院校在新招聘教職工中應(yīng)增加檔案類專業(yè)指標(biāo)，為學(xué)校檔案管理部門輸送新鮮且專業(yè)的年輕血液。檔案類專業(yè)高素質(zhì)人才的加入，會(huì)對(duì)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)嶄新的工作思路和工作方法，從而改善檔案管理質(zhì)量，逐步形成良好的檔案管理生態(tài)。但是，很多高職院校受編制指標(biāo)、急需專任教師以及財(cái)政經(jīng)費(fèi)等制約因素，無(wú)法招聘檔案配置專（兼）職人事檔案管理人員。在此情況下，高職院校提高檔案管理水平就只能通過(guò)加強(qiáng)現(xiàn)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，或者在行政機(jī)構(gòu)遴選一些認(rèn)真負(fù)責(zé)且有意愿投身檔案管理事業(yè)的年輕人。同時(shí)，要注重對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作， 使檔案管理人員在培訓(xùn)中逐步提升自身檔案管理知識(shí)， 同時(shí)要不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法， 切實(shí)找到適合自己的工作方法， 確保檔案管理工作的規(guī)范化。

2.引起領(lǐng)導(dǎo)高度重視，舉全力建設(shè)好檔案室各項(xiàng)設(shè)施

高職院?！鞍偃f(wàn)擴(kuò)招”背景下，現(xiàn)有檔案室的軟硬件設(shè)施無(wú)法滿足原始檔案資料激增后的要求。很多高職院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作在現(xiàn)有條件下按部就班即可， 既不用改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施條件，也無(wú)須將檔案工作放在重要位置來(lái)看待。雖然，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于科研成果和學(xué)術(shù)研究十分重視無(wú)可厚非，但是對(duì)檔案管理工作也要增加重視程度， 提高各方面支持。在取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視后，需加緊改擴(kuò)建檔案室，并引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)。檔案資料的信息化既能保證檔案管理的全面性， 又能提高檔案管理效率， 從而確保檔案管理工作的規(guī)范性。

3.學(xué)校需加強(qiáng)對(duì)原始檔案基層部門的銜接與管理培訓(xùn)

高職院校中學(xué)校一級(jí)是檔案管理的主管部門，然而文書檔案、行政檔案、基建檔案和學(xué)生檔案等原始檔案資料都是產(chǎn)生于行政部門和二級(jí)學(xué)院（部）。如何加強(qiáng)學(xué)校層級(jí)與基層部門對(duì)于檔案工作的銜接，如何避免管理方式僵化，如何增強(qiáng)檔案運(yùn)行效率，就顯得尤為重要。學(xué)校層面應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的檔案管理制度，并定期或不定期組織基層部門專（兼）職檔案管理人員進(jìn)行制度培訓(xùn)和信息化操作技能測(cè)試，并搭建檔案管理上下級(jí)部門良好的溝通渠道。只有各個(gè)基層部門應(yīng)該通力合作，學(xué)校層面積極協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，才能不斷提高本單位檔案管理的綜合水平，才能為學(xué)校的健康發(fā)展提供有力支撐。

4.設(shè)立檔案管理目標(biāo)考核體系，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量

大幅度擴(kuò)招后，學(xué)校檔案管理工作將會(huì)變得更加龐大和復(fù)雜。如何高效、系統(tǒng)地對(duì)各級(jí)部門檔案管理工作進(jìn)行考核，檔案管理目標(biāo)考核體系應(yīng)運(yùn)而生。高校檔案管理部門應(yīng)對(duì)二級(jí)部門檔案設(shè)立目標(biāo)管理考核體系， 從人員設(shè)立、制度規(guī)范、硬件設(shè)施、歸檔質(zhì)量、運(yùn)用成效等各方面， 從檔案收、管、用各環(huán)節(jié)全方位進(jìn)行目標(biāo)量化管理， 并進(jìn)行考核落實(shí)， 做到有章可循、有據(jù)可依、有檔必歸、歸則保質(zhì)。運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，不斷創(chuàng)新管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化。盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使檔案在查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)管理。簡(jiǎn)而言之，建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，從而提高檔案資料的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

三、結(jié)論

在湖南省教育廳職業(yè)教育與成人教育處處長(zhǎng)余偉良看來(lái)，高職擴(kuò)招是一場(chǎng)及時(shí)雨，既順應(yīng)了產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)對(duì)技術(shù)技能人才轉(zhuǎn)型升級(jí)的要求，也順應(yīng)了經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的要求，同時(shí)也滿足了人民群眾對(duì)享受高品質(zhì)教育的呼聲。湖南化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長(zhǎng)王雄偉表示，該校將立足高職教育所處的新時(shí)代，結(jié)合學(xué)校事業(yè)發(fā)展實(shí)際，圍繞立德樹(shù)人根本任務(wù)、謀取師生長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益和增強(qiáng)師生幸福感、獲得感和安全感工作，謀劃好事業(yè)發(fā)展的新方向，明確新任務(wù)、展現(xiàn)新作為。

可以看出，高職院?！鞍偃f(wàn)擴(kuò)招”將是一項(xiàng)利國(guó)利民的好政策，雖然對(duì)學(xué)校的檔案管理工作帶來(lái)了一定的沖擊和挑戰(zhàn)，但是更深層次是為學(xué)校檔案管理工作的提升帶來(lái)了良好的發(fā)展機(jī)遇。我們要注重檔案管理工作，努力實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化管理，加大資金投入，落實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)管理人員的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。我們高職院校需要抓住此次“百萬(wàn)擴(kuò)招”的東風(fēng)，努力提高和增強(qiáng)檔案管理水平，為學(xué)校的健康可持續(xù)性發(fā)展提供有力保障和支撐。

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[2]陳 瑛.高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：131.

作者簡(jiǎn)介：陳怡霖（1989-），女，漢族，籍貫：湖南常德，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：高職院校檔案管理。