淺析互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化的建設方法

白素娟

摘 要：基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，傳統(tǒng)檔案管理方法存在諸多不足，難以順應互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的發(fā)展需要。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，檔案信息化建設順應了互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理發(fā)展的趨勢?；诖饲闆r下，本文主要對其信息化建設的重要性作出闡述，并簡單的指明了檔案管理信息化建設存在的問題，以此為立足點提出了幾點信息化建設的建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;信息化;重要性;建設方法

一、 檔案管理信息化建設的重要性分析

1.有效提高檔案管理的效率

基于傳統(tǒng)檔案管理來講，例如檔案的錄入、檔案查找、檔案分類等都需要人工操作方式進行。當前這種操作方式，不但管理效率較為低下，而且存在較高的錯誤率?；诋斍斑@些問題，相關(guān)管理部門運用信息技術(shù)解決這些問題，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作進行有機結(jié)合，建立新型的信息化檔案管理模式，進而實現(xiàn)以計算為載體的信息化、電子化檔案管理。而信息化檔案管理能夠提供快捷的檔案查詢，瀏覽、及傳輸?shù)炔僮?，在一定程度上提高了工作效率。此外，信息化檔案管理目標的實現(xiàn)，還有助于節(jié)約人力、財力、以及物力等，這在很大程度上保證了檔案管理的規(guī)范性。

2.增強檔案資源的共享性

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化檔案管理模式，能夠增強檔案信息管理的共享性。在實際的檔案管理過程中，由于檔案具有不可復制性特征，因此要想實現(xiàn)檔案的異地查閱，則其難度系數(shù)相對較高。基于此情況下，通過實現(xiàn)檔案的信息化建設，成功的解決了上述存在的問題，彌補了其存在的缺陷，對于實現(xiàn)異地查閱發(fā)揮著重要的作用。此外，將有價值的可共享檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，有助于提高檔案資源的利用率，盡最大程度化發(fā)揮出檔案管理的作用。

3.提升檔案的安全性

檔案的安全性主要體現(xiàn)在兩個方面的內(nèi)容，即物理安全與內(nèi)容安全。由于傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)存檔為主，因此這些紙質(zhì)檔案極容易受到溫度與濕度所影響，而存儲時間面臨著較大的挑戰(zhàn)。而電子檔案的出現(xiàn)，成功的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問題，同時也解決了檔案存儲期限問題。在電子檔案的實施過程中，可通過安全備份實現(xiàn)檔案長時期的存儲。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在異地傳輸，或者異地搬運過程中，極容易受到外界因素所干擾，例如自然因素與人為因素，這就增加了紙質(zhì)檔案被破壞的程度。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案傳輸成功的取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳輸方式，解決了傳統(tǒng)檔案傳輸存在的問題，有效的避免了紙質(zhì)檔案傳輸過程中對檔案的損害，極大的提高了檔案的安全性。

二、檔案管理信息化建設面臨的問題分析

1.重視程度不夠，工作趨于形式化

由于國內(nèi)區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展不均衡所影響，東西部經(jīng)濟發(fā)展具有一定的差異性，致使人才面臨著雙向的選擇機會?；诋斍斑@種形式下，為檔案管理工作帶來全新的挑戰(zhàn)。同時，檔案的數(shù)量會隨著新增人才數(shù)量的增加而得到相應的增加，這在一定程度上增加了檔案管理工作的難度系數(shù)，同時對于檔案管理工作也提出了更高的要求。但是，在人才市場的檔案管理中，并沒有給予檔案信息化建設足夠的重視，也沒有意識到其信息化建設對于檔案管理的重要性。由于人才市場這種錯誤的管理觀念，致使信息化檔案管理趨于形式化，沒有最大程度化發(fā)揮檔案資料的效能，導致檔案管理信息化建設的遙遙無期。

2.傳統(tǒng)管理方法為主，投入力度不高

基于互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸走入人們的生產(chǎn)生活中，在一定程度上改變了人們的生活方式，促使計算機信息管理在人們的生活中扮演著重要的角色。對于檔案管理工作而言，實現(xiàn)檔案信息化建設，不但可以對當前檔案管理工作進行合理優(yōu)化，降低人為主觀因素影響，而且還能夠提高檔案管理的效率，減少檔案管理工作強度，促使檔案管理向著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。基于當前人才市場檔案管理現(xiàn)狀分析，仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主，并沒有隨著時代的變化而對檔案管理工作作出實質(zhì)性的突破。同時，整個信息化建設的水平不高，對于檔案管理科技投入不足，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，致使當前檔案管理工作的整體效率不高，嚴重阻礙了檔案管理的信息化建設。

3.檔案管理人員能力有待提高

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案信息化建設除了以上介紹的問題以外，還包括以下方面問題。其一，在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員素質(zhì)的高低，在很大程度上影響著檔案信息化建設步伐。但是在實際的檔案信息化建設過程中，絕大部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的信息技術(shù)處理能力，整體業(yè)務水平有待提高，導致其無法致力于檔案信息化建設。其二，互聯(lián)網(wǎng)時代為檔案管理工作帶來發(fā)展機遇的同時，也為其帶來重大的挑戰(zhàn)。而相關(guān)檔案管理人員缺乏應對挑戰(zhàn)的能力，不能夠根據(jù)當前檔案管理實際情況，制定出相關(guān)應對挑戰(zhàn)的策略，致使檔案管理工作存在一定的隱患，對檔案信息化建設造成了嚴重的影響。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化的建設方法

1.建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)可從多方面入手。首先對于檔案管理人員，根據(jù)檔案信息化建設的要求，應加強專業(yè)技能培訓，使其充分掌握相關(guān)行業(yè)的規(guī)范，檔案管理的流程、專業(yè)技術(shù)水平、從整體上提高檔案管理人員的業(yè)務能力，以滿足檔案信息化建設的需要。為了能夠保證技術(shù)培訓達到預期的效果，還需要針對實際培訓的情況，強化對相關(guān)檔案管理人員專業(yè)技能考核，檢驗其培訓的成果。此外，檔案管理人員的繼續(xù)教育與培訓也是綜合素質(zhì)提升的有效渠道，及時掌握檔案管理發(fā)展的新動向，了解檔案管理的新知識，促使檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)得到合理優(yōu)化，從而提升相關(guān)檔案管理人員的管理能力與服務能力，增強其檔案管理信息化建設的意識。其次，面向社會公開招攬一批全能型的專業(yè)技術(shù)人員，以考試的形式進行人才選拔，通過引進一批具有高素質(zhì)、高水平的管理人才，有助于充實檔案管理團隊整體素質(zhì)，為檔案信息化建設提供重要的保障。

2.重視信息化建設，建立數(shù)據(jù)庫

檔案管理工作作為檔案信息化建設的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于檔案信息化發(fā)展具有重要的意義。因此，檔案管理者在日常的工作中，要充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用優(yōu)勢，樹立正確的檔案管理意識，提高對檔案信息化建設的重視程度，為檔案管理實現(xiàn)信息化提供重要的決策支持。此外，實現(xiàn)檔案信息化的管理目標，不但可以提高其工作效率，而且還符合互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理發(fā)展的實際需要。因此，檔案管理人員要充分發(fā)揮出檔案信息化建設的優(yōu)勢，在信息技術(shù)運用的基礎上，根據(jù)當前檔案管理的實際情況，建立檔案目錄等多種數(shù)據(jù)庫，為各項工作的開展提供重要的保障。通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，有助于實現(xiàn)對存檔人員信息的進行合理規(guī)范，并且在當前的基礎上，建立可以共享的各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫和案卷及檔案數(shù)據(jù)庫。尤其在數(shù)據(jù)庫的作用下，確保檔案名稱的檢索更便利化，實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用，進而實現(xiàn)檔案信息化建設的目標。

3. 制定統(tǒng)一規(guī)范的標準體系

基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案信息化建設需要做好相關(guān)的準備工作，確保其有組織的順利推進。因此，在檔案信息化建設的過程中，需要做好以下兩點工作：其一，信息化建設的最明顯之處在于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這也是檔案管理的新突破。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較而言，電子檔案存在諸多方面的優(yōu)勢，尤其體現(xiàn)在存儲與管理方面。對于紙質(zhì)檔案的儲存而言，為了提高其存儲的安全性，則需要做好安全保護方面的措施，強化安全防護建設，消除紙質(zhì)檔案存儲存在的危險因素，促進檔案信息化建設。其二，合理規(guī)范檔案管理的基礎工作，制定統(tǒng)一規(guī)范的標準體系，促進檔案信息化建設向著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

4.強化檔案信息化基礎設施建設

在檔案信息化建設過程中，為了保證該項工作能夠順利開展，則需要做好其基礎工作，強化起基礎設施建設。尤其在互聯(lián)網(wǎng)背景下，要想實現(xiàn)檔案信息化建設的目標，必須完善相關(guān)配套設施，才能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。而檔案信息基礎設施涉及到諸多方面內(nèi)容，其中主要包括計算機軟件設備、硬件設備、各類輔助設備、以及基礎網(wǎng)絡等。在做好以上工作的前提下，還需要做好其他方面基礎設施建設。根據(jù)當前檔案管理的發(fā)展需要，需要加大資金投入，配備相應的信息設備，確保檔案管理各項基礎工作的順利開展，例如檔案信息系統(tǒng)管理軟件，光盤刻錄機、掃描儀等。只有做好基礎設施建設，才能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷的深入發(fā)展，先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個生產(chǎn)領域得到了推廣，并且為各行各業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。檔案管理作為各行各業(yè)的重要工作領域，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法滿足其發(fā)展需要，并且在長期的管理過程中整體效率偏低、安全性不高等問題?；诋斍斑@種情況下，需要創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平具有重要的意義。因此，必須運用先進的信息技術(shù)強化對檔案管理，實現(xiàn)檔案信息化建設的目標。檔案信息化不但有助于保證檔案管理工作的規(guī)范性，而且還能夠提高其管理效率，成功的解決了傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，滿足了檔案管理的現(xiàn)代化管理需要，進而推動檔案管理向著數(shù)字化、信息化、智能化趨勢發(fā)展。

參考文獻：

[1]孫曉蕾.淺談檔案管理信息化的建設與發(fā)展研究[J].南風，2016（ 26） ： 134.

[2]姜大軍.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下黑龍江墾區(qū)檔案信息化管理探析[J].農(nóng)場經(jīng)濟管理，2016（10）：38-39.

[3]周雪眉.淺談檔案管理信息化建設[J].企業(yè)文化旬刊，2016（6） ： 171.

[4]英 偉.略談新時期檔案管理信息化的優(yōu)化[J].黑龍江科技信息，2016（ 20） ： 162.