完善基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的思考

[摘 要] 檔案管理工作必不可少，但基層單位的這項(xiàng)工作還存在不少問(wèn)題：檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、素質(zhì)有待提高、輕視檔案作用，領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理人才的使用和培訓(xùn)，檔案管理體系不健全等。要做好檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，做好檔案管理的宣傳工作，完善檔案管理的制度和體系，堅(jiān)持以利用為目的的管理，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。檔案管理工作人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，要勇于擔(dān)當(dāng)，主動(dòng)、積極地參與工作。

[關(guān)鍵詞] 基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理 存在問(wèn)題 加強(qiáng)管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志號(hào)：A

檔案管理工作是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體工作中不可缺少的組成部分。隨著社會(huì)的進(jìn)步和各種現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用，檔案管理工作也有了質(zhì)的飛躍，從過(guò)去的紙質(zhì)材料的保存向數(shù)字化、電子化方向發(fā)展。但是，在現(xiàn)實(shí)生活中，一些部門仍然存在用陳舊的方式管理檔案，以基層疾控部門為例，他們的檔案管理還存在以下現(xiàn)象：跟不上形勢(shì)的管理手段仍然不少，檔案管理被邊緣化，輕檔案利用，忽視檔案人員的培養(yǎng)和使用，管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，等等。這就需要他們解放思想，革舊更新，迎頭趕上。

一、基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）重檔案管理，輕檔案利用

檔案是對(duì)過(guò)去工作的痕跡記錄，可為當(dāng)前和將來(lái)的工作做參考，使工作保持連貫性和統(tǒng)一性。舊式的檔案管理僅把相關(guān)資料加以收集整理、裝訂成冊(cè)，裝入盒子，編上順序號(hào)，誰(shuí)要查找，就讓他自己去翻閱，檔案管理人員僅起到檔案保管員的作用，工作比較清閑。也就是說(shuō)，這些工作人員只是按照領(lǐng)導(dǎo)的安排照章辦事，不知道檔案對(duì)當(dāng)前工作有什么作用，這導(dǎo)致檔案的利用率低，很多檔案一年甚至幾年無(wú)人查閱，管理員只是盡到保管的作用，認(rèn)為查閱與不查閱是領(lǐng)導(dǎo)和科室工作人員的事，自己不用配合當(dāng)前的中心工作，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員提供和推薦相關(guān)檔案資料。因此，檔案管理是越管越死，不能充分發(fā)揮檔案服務(wù)于業(yè)務(wù)工作的作用。為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？一是檔案管理人員缺乏專業(yè)訓(xùn)練，認(rèn)為檔案管理如同物資倉(cāng)庫(kù)的管理員一樣，只要保管的東西不遺失，至于誰(shuí)來(lái)存取使用與自己無(wú)關(guān)；二是一些工作人員怕麻煩，不愿意從過(guò)去的檔案中尋找與當(dāng)前工作相連的線索加以利用；三是檔案工作人員流動(dòng)頻繁，后來(lái)者不知前者過(guò)去做過(guò)一些什么工作、檔案室保存有什么資料，也不知道應(yīng)該查找什么樣的檔案，致使檔案起不到服務(wù)當(dāng)前科室業(yè)務(wù)工作的作用[1-2]。

（二）強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化管理，輕視過(guò)去的紙質(zhì)檔案的作用

隨著科技的進(jìn)步，檔案管理也逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化、電子化，這是檔案管理的重大進(jìn)步，也是以后發(fā)展的趨勢(shì)。有了電子化手段，檔案由過(guò)去的純粹紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成電子化資料，查找更方便，體積也變小了，更容易長(zhǎng)期保存。但有的管理人員認(rèn)為，既然有了電子化資料，過(guò)去的紙質(zhì)資料就可有可無(wú)了，于是把紙質(zhì)檔案當(dāng)成一堆廢紙而束之高閣，甚至違反檔案保管期限的規(guī)定，違規(guī)提前銷毀處置，這是從一個(gè)極端走向另一個(gè)極端的表現(xiàn)。過(guò)去的紙質(zhì)檔案資料不可缺少，仍需完善補(bǔ)充，必要時(shí)還用得上，紙質(zhì)資料在真實(shí)性、歷史性上有不可替代的作用，能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映當(dāng)時(shí)的情況。因此，使用現(xiàn)代化檔案管理手段，不能丟掉過(guò)去的紙質(zhì)檔案，二者互利互惠，要綜合利用管理。

（三）工作人員的能力和水平有待提高

基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多數(shù)是年齡偏大的非專業(yè)人員，他們很容易把“活”檔案管成“死”檔案，只求不遺失和損壞，至于如何使用，他們認(rèn)為不是其關(guān)心的問(wèn)題。這就出現(xiàn)了檔案很少流動(dòng)、查找利用價(jià)值不高等現(xiàn)象。例如，當(dāng)科室業(yè)務(wù)人員來(lái)查閱檔案時(shí)，有的檔案管理員不知道相關(guān)檔案存放的準(zhǔn)確位置，不能提供有價(jià)值的查找線索，只是把所有檔案資料抱出來(lái)，讓他們自己去查找，這樣的檔案管理員還不如商場(chǎng)的售貨員。還有的檔案管理員身兼數(shù)職，經(jīng)常被抽調(diào)去干其他工作，有人來(lái)查閱檔案時(shí)找不到人，長(zhǎng)期下去，來(lái)查閱檔案的人也心灰意冷了。有的檔案管理人員，一請(qǐng)病假就是幾個(gè)月，造成檔案室大門緊閉，室內(nèi)布滿灰塵，使人不能涉步，這也造成了檔案的接收和查找利用中斷，檔案的管理處于失控狀態(tài)，有其名而無(wú)其實(shí)。

（四）檔案管理存在的根本問(wèn)題是相關(guān)人員認(rèn)識(shí)不足、責(zé)任心不強(qiáng)

1.不重視檔案管理人才的培養(yǎng)

我國(guó)大學(xué)設(shè)置檔案管理專業(yè)的不多，很多學(xué)校、學(xué)生把檔案專業(yè)看作冷專業(yè)，學(xué)生畢業(yè)就業(yè)困難，因而報(bào)考的學(xué)生很少。很多學(xué)生認(rèn)為管理檔案平淡無(wú)味，專業(yè)性不強(qiáng)，缺少發(fā)展空間。有的學(xué)生入學(xué)以后，還想方設(shè)法轉(zhuǎn)到其他專業(yè)。社會(huì)上檔案管理人才的需求量大，但一些學(xué)生進(jìn)不去大單位，小單位又不愿去，甚至去改行也不愿到基層小單位工作（基層疾控機(jī)構(gòu)也因?yàn)榫幹茊?wèn)題無(wú)法招錄檔案專業(yè)的畢業(yè)生），造成了本就為數(shù)不多的檔案管理人才的流失。

目前，對(duì)檔案人才方面的認(rèn)識(shí)不足包括兩個(gè)方面：一是用人單位認(rèn)為管理檔案很簡(jiǎn)單，不需要使用大學(xué)畢業(yè)的檔案專業(yè)人員，自己?jiǎn)挝坏母挥嗳藛T、閑置人員就可以承擔(dān)此任；二是社會(huì)輿論普遍認(rèn)為管理檔案不需要什么技術(shù)，只要有責(zé)任心、人老實(shí)，誰(shuí)都可以干，這使檔案管理人員一直被人輕視，他們?nèi)狈s譽(yù)感和成就感，干起來(lái)也是敷衍應(yīng)付。

2.不重視檔案管理人才的使用

個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，把一些不會(huì)干其他工作的人員安排到檔案室去管檔案，或者“照顧”年齡接近退休的人員，把他們安排到“清閑”的檔案管理崗位，這些人的能力和素質(zhì)可想而知，怎么能把檔案工作管理得好呢？還有些單位不重視和提高檔案管理人員的社會(huì)地位和待遇，大多數(shù)單位的檔案管理人員都比較弱勢(shì)，他們?cè)趩挝坏牡匚槐容^低，提拔重用輪不到他們，評(píng)先創(chuàng)優(yōu)也沒(méi)有他們的份兒，獎(jiǎng)金分配也比其他人少，職稱晉升、聘任也受輕視，因而這些人的積極性和潛力得不到充分發(fā)揮，以上種種造成單位對(duì)檔案管理人員產(chǎn)生了偏見。

二、加強(qiáng)基層檔案管理的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)必須重視

領(lǐng)導(dǎo)重視雖然是“老生常談”，但不可否認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)確實(shí)是“牛鼻子”，抓住了“牛鼻子”，也就牽一發(fā)而動(dòng)全身。因此，要在檔案管理工作中實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，使檔案服務(wù)于單位中心工作，服務(wù)于大局。檔案管理人員要積極主動(dòng)工作，并搶抓時(shí)機(jī)匯報(bào)檔案工作情況、取得的成績(jī)和存在的問(wèn)題，以取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，不斷改善檔案管理環(huán)境，加強(qiáng)館庫(kù)環(huán)境建設(shè)，對(duì)館庫(kù)設(shè)備設(shè)施、檔案保護(hù)條件等方面逐一進(jìn)行改善。

（二）做好檔案管理的宣傳工作

宣傳工作是否到位，直接影響到檔案管理的成效，同時(shí)也會(huì)制約資料收集歸檔的質(zhì)量。單位領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人和科室職工都要認(rèn)識(shí)到檔案收集歸檔的重要性，重視檔案工作和資料收集歸檔工作，讓單位全體職工知曉檔案工作的重要性，依法治檔，從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，為檔案管理體系建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）完善檔案管理制度和體系

檔案管理制度在規(guī)范檔案收集歸檔方面有著重要作用，檔案管理制度的建立，是保證檔案工作實(shí)施和開展的支撐和保障，影響檔案工作的質(zhì)量，讓檔案管理步入規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展軌道。

（四）利用現(xiàn)代化技術(shù)

目前，需要管理的檔案的數(shù)量越來(lái)越大，檔案材料的種類越來(lái)越多，電子文檔、公務(wù)電子郵件、數(shù)碼照片、檔案數(shù)字化光盤等載體不斷出現(xiàn)，對(duì)檔案管理人員知識(shí)和技能都提出了新的要求。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能行之有效地解決檔案工作在新形勢(shì)下出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行以利用為目的的管理[3]。

（五）加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)

檔案管理工作人員要加強(qiáng)技能學(xué)習(xí)，系統(tǒng)、熟練地掌握檔案管理的基本知識(shí)和工作技能，能獨(dú)立、熟練地開展檔案工作；要主動(dòng)、積極地參與業(yè)務(wù)工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，沉下心去，求真務(wù)實(shí)，自強(qiáng)不息；要認(rèn)識(shí)到檔案工作“有為才會(huì)有位”，既要在平凡的檔案工作崗位上勇于擔(dān)當(dāng)責(zé)任，腳踏實(shí)地，真抓實(shí)干，又要更新觀念，勇于創(chuàng)新，提高綜合素質(zhì)，讓檔案走出館庫(kù)，服務(wù)中心工作、服務(wù)大局，讓“死”檔案變成“活”檔案；在檔案的收集、整理、歸檔、保管等常規(guī)工作中，要發(fā)揮“釘子”精神，靜下心來(lái)研究檔案工作發(fā)展方向，探索符合基層單位實(shí)際的管理模式，根據(jù)工作需要和發(fā)展趨勢(shì)；要提升思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，創(chuàng)新思維意識(shí)，多角度、多層次地利用檔案，推動(dòng)新時(shí)期檔案工作向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]胡曉倩.醫(yī)院行政檔案管理常見弊端及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：37.

作者簡(jiǎn)介：方泉，男，1970年11月出生，云南省玉溪市紅塔區(qū)疾病預(yù)防控制中心，副研究館員，工作方向：基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理。