試論加強(qiáng)高中學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)思考

杜泉貞

摘 要：高中學(xué)生檔案的建立是為高校招生錄取提供參考依據(jù)、為國(guó)家和社會(huì)選拔人才所做準(zhǔn)備。在學(xué)生步入社會(huì)時(shí)，高中學(xué)生檔案能為用人單位提供學(xué)生的高中發(fā)展水平。本文以高中學(xué)校為研究對(duì)象，根據(jù)歷年來(lái)對(duì)學(xué)生檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，分析高中學(xué)生檔案管理所存在的問(wèn)題引發(fā)思考并采取相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：高中生;檔案管理;思考

學(xué)生檔案是記錄學(xué)生上學(xué)過(guò)程中的成長(zhǎng)過(guò)程，同時(shí)也是學(xué)生升學(xué)、入學(xué)的重要參考，是學(xué)校規(guī)范辦學(xué)行為及教育教學(xué)質(zhì)量提高的重要手段。高中學(xué)生檔案主要用于記載學(xué)生高中時(shí)期的個(gè)人成長(zhǎng)記錄，其是教師了解和掌握學(xué)生基本情況的重要渠道，同時(shí)它也是學(xué)生大學(xué)入學(xué)所需的真實(shí)情況記錄。加強(qiáng)高中學(xué)生檔案管理能有效促進(jìn)學(xué)生身心健康及全面發(fā)展，并且促進(jìn)教育方針的全面落實(shí)，進(jìn)而提高學(xué)校辦學(xué)水平及教育質(zhì)量。

一、全體重視，完善檔案

高中學(xué)生的教育學(xué)籍檔案主要包涵了學(xué)生的姓名、性別、民族、出生日期、身份證號(hào)、政治面貌、籍貫、學(xué)籍號(hào)等一些基本信息，其包括學(xué)生的身體及家庭情況、中考成績(jī)及和學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況等。近年來(lái)，高中學(xué)生檔案的管理的問(wèn)題與日俱增，學(xué)生檔案工作管理中最突出的問(wèn)題就是教育學(xué)籍檔案不全面、不準(zhǔn)確。這種情況的出現(xiàn)主要原因就是家長(zhǎng)和學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案管理重視度不高，從而直接影響學(xué)生檔案管理，采集學(xué)生信息也不夠全面準(zhǔn)確，并且少數(shù)學(xué)生仍沿用之前所錄入的信息，很多家長(zhǎng)的姓名、住址等基本一些信息都已改變，也未能及時(shí)向教師反映并且就是未詳細(xì)落實(shí)學(xué)生基本信息，以致學(xué)生檔案信息采集不夠準(zhǔn)確、全面。為改變這種情況，社會(huì)、學(xué)校、教師和家長(zhǎng)加大對(duì)學(xué)生檔案信息管理的宣傳力度，加強(qiáng)各類人群對(duì)學(xué)生檔案管理的重視度。學(xué)籍檔案是認(rèn)證學(xué)生身份的唯一憑證，學(xué)籍號(hào)也等同于學(xué)生的“第二張身份證”，因此做好足夠的宣傳工作是非常重要的，同時(shí)還要積極關(guān)注各方面的管理事項(xiàng)，從新生注冊(cè)登記著手，一開(kāi)始就做好基本信息的錄入工作。學(xué)?？衫眯滦偷默F(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)教師與家長(zhǎng)的溝通聯(lián)系，從而促進(jìn)學(xué)生的檔案信息完善與更新。

例如，學(xué)生在步入高中時(shí)要完善學(xué)籍檔案，學(xué)生在初中時(shí)就已錄入了一份初步的信息檔案，進(jìn)入高中后，學(xué)校會(huì)在學(xué)生中考招生庫(kù)里信息的基礎(chǔ)上，為學(xué)生注冊(cè)新的檔案資料，注冊(cè)完成后，教師會(huì)要求各班班干部收集并核實(shí)學(xué)生新的信息，并及時(shí)更新、完善學(xué)生個(gè)人學(xué)籍信息，其中包括學(xué)生所有的生活情況及個(gè)人 信息，這樣能加強(qiáng)學(xué)生信息檔案規(guī)范化管理保證信息錄入的準(zhǔn)確性。若學(xué)生學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)，學(xué)?？蛇\(yùn)用學(xué)籍管理平臺(tái)準(zhǔn)確操作管理，將學(xué)生所有信息數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確記錄。

二、收集整理，分類歸檔

學(xué)校仍然保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這種檔案記錄方式比較繁瑣且不易管理，致使管理人員工作難度增加，并且不利于檔案收集與歸納。比如，出現(xiàn)學(xué)生檔案未及時(shí)上交和轉(zhuǎn)學(xué)生檔案丟失等問(wèn)題，這類問(wèn)題的出現(xiàn)都會(huì)增加工作人員管理工作難度，同時(shí)也使學(xué)校無(wú)法保證學(xué)生新納入資料的真實(shí)性;此外，還有部分學(xué)生的檔案信息內(nèi)容混亂、模糊，無(wú)法辨認(rèn)，因此就妨礙了檔案管理人員管理工作。高中學(xué)校檔案管理人員為改變這種情況，積極提高收集和歸納能力，提高應(yīng)對(duì)諸如此類瑣碎問(wèn)題的能力。檔案工作人員的基本工作內(nèi)容就是收集、歸納學(xué)生檔案，只有將檔案收集和歸納工作及時(shí)做好，才能確保檔案信息的完整及材料齊全，要將學(xué)生的重要檔案及時(shí)歸檔，關(guān)于不重要的文件也要進(jìn)行定期的整理收集與歸檔。一定要有計(jì)劃的展開(kāi)工作，有過(guò)程、有總結(jié)的整理資料，與此同時(shí)，還要聽(tīng)取學(xué)校檔案員的建議，定期完善和分類歸檔資料。做好檔案工作不僅要整理歸納資料，而且要及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，對(duì)于學(xué)生檔案缺失的重要文件也要及時(shí)找到上級(jí)部門(mén)查找復(fù)印，將檔案資源補(bǔ)充豐富。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，管理人員一定要保持積極的工作態(tài)度，要注重學(xué)生的檔案信息的收集和歸納，及時(shí)更新學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，充實(shí)和豐富學(xué)校檔案資料內(nèi)容。

三、健全機(jī)制，責(zé)任到人

近年來(lái)，隨著高中學(xué)生逐漸增多，與此同時(shí)也帶來(lái)了相應(yīng)的問(wèn)題，隨著學(xué)生數(shù)量日益增長(zhǎng)，學(xué)生檔案也日趨增多。對(duì)于學(xué)生檔案的管理也存在巨大問(wèn)題，同時(shí)也加大了學(xué)校檔案管理人員工作難度，并且學(xué)校缺乏對(duì)學(xué)生檔案管理完善的體制機(jī)制，所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，建立完善的檔案管理工作制度能有效促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化，并實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。應(yīng)根據(jù)《工作保密制度》《檔案工作人員崗位責(zé)任制》《查閱檔案制度》《檔案歸檔制度》等制度建立一套完備的檔案管理制度。只有將檔案管理制度完善才能確保檔案管理工作人員在工作時(shí)有章可循，從真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源進(jìn)出的及時(shí)管理及資源分享。此外，學(xué)校在建立檔案規(guī)章制度時(shí)，首先要明確個(gè)人職責(zé)，讓學(xué)校各處都重視在日常工作中各部門(mén)關(guān)于檔案的收集和整理等工作，充分保證組織上管理是開(kāi)展檔案工作順利運(yùn)行的必要有條件。再者，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)管理學(xué)生檔案工作，由校長(zhǎng)帶頭領(lǐng)導(dǎo)大家，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為主要成員，積極展開(kāi)辦公室牽頭帶領(lǐng)工作，責(zé)任到人，將工作有效開(kāi)展，同時(shí)也一定要配備專職的檔案管理人員和兼職人員，爭(zhēng)取將人員合理安排到位，人員安排到位能有效保障檔案管理工作順利開(kāi)展。

例如，某高中為加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的管理，建立健全了學(xué)校檔案的體制機(jī)制，依據(jù)《檔案工作人員崗位責(zé)任制》《檔案歸檔制度》《查閱檔案制度》等制度建立了一套完備的檔案管理制度，其中明確指出了學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，讓每個(gè)檔案管理員都能明確自己的工作職位與職責(zé)，讓檔案管理員都能更高要求自己，盡職盡責(zé)的去完成檔案工作，這樣既能保證工作質(zhì)量，又能確保責(zé)任到人。

四、運(yùn)用信息技術(shù)，提高效率

近年來(lái)，隨著戶籍政策高考政策的改革，使很多務(wù)工人員的隨遷子女和外省籍學(xué)生大量涌入，這些學(xué)生由于家庭住址發(fā)生變化未能及時(shí)更新學(xué)籍檔案中的信息，同時(shí)隨著科技時(shí)代的發(fā)展，通訊手段也日漸趨于現(xiàn)代化，少數(shù)學(xué)生由于家長(zhǎng)聯(lián)系方式發(fā)生改變未能及時(shí)更新學(xué)生檔案信息，于是使這就為完善學(xué)生檔案帶來(lái)很大不便。伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作也提出了越來(lái)越高的要求，要求檔案管理人員要運(yùn)用信息技術(shù)電子化收集和整理檔案信息，要滿足內(nèi)容豐富完善的要求，檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向就是將檔案工作的信息化、電子化發(fā)展。目前，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以普遍應(yīng)用和廣泛運(yùn)用，使學(xué)校檔案管理工作逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化及開(kāi)放化，人們頁(yè)開(kāi)始越來(lái)越重視檔案管理工作的便捷使用。因此，這就需要高中學(xué)校檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)現(xiàn)代化管理，改變傳統(tǒng)的手工操作管理，有效的推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化查詢功能，這樣能加快檔案查詢者的查閱速度，讓檔案利用者更便于使用。讓學(xué)校檔案室既能成為一個(gè)管理部門(mén)，又能作為一個(gè)信息提供中心。

五、業(yè)務(wù)強(qiáng)化，提高能力

在檔案管理管理中，很多高干管理人員所具備的專業(yè)水平不高。特別體現(xiàn)在高中學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作中，其管理不到位會(huì)引發(fā)很多問(wèn)題的出現(xiàn)，致使管理人員不能及時(shí)針對(duì)所出現(xiàn)的問(wèn)題采取相應(yīng)解決措施，這就體現(xiàn)了檔案管理員專業(yè)程度不達(dá)標(biāo)，缺乏相應(yīng)的管理能力?，F(xiàn)階段，信息化時(shí)代不斷發(fā)展，若檔案管理工作人員無(wú)法提升自身的專業(yè)水平能力，那么將無(wú)法高效管理學(xué)校檔案。故學(xué)校必須挖掘綜合管理能力較強(qiáng)的人才，同時(shí)要求檔案管理人員必須具備專業(yè)的管理知識(shí)及專業(yè)的業(yè)務(wù)管理技術(shù)，如信息化操作、電子檔案輸入等。學(xué)校往往在實(shí)際管理中缺乏綜合管理人才，導(dǎo)致學(xué)校不完善、不規(guī)范的管理學(xué)生檔案，致使各種問(wèn)題層出不窮，并且無(wú)法解決。這就需要檔案管理人員要加強(qiáng)自身的專業(yè)水平能力，定期的參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的要求和方法有效管理檔案資料，學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)理論，進(jìn)一步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，學(xué)校也應(yīng)向經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)校單位取經(jīng)，借鑒他們的所長(zhǎng)之處，汲取他們優(yōu)秀的工作方法與經(jīng)驗(yàn)。再者就是學(xué)校可邀請(qǐng)檔案局的專家到校指導(dǎo)，通過(guò)面對(duì)面的交流和學(xué)習(xí)專業(yè)的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)操作技術(shù)，從而提高檔案管理工作人員的工作能力和工作效率。

六、有效開(kāi)發(fā)，綜合利用

從根本上來(lái)講檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)型工作，檔案工作人員要想為學(xué)校及師生提供良好的完整完善的檔案查詢服務(wù)，就必須從態(tài)度上熱情周到。同時(shí)，要積極的配合學(xué)校的各項(xiàng)組織工作，將學(xué)校檔案的教育功能進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)，為學(xué)生檔案各項(xiàng)資料信息改動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)完善的檔案資料，通過(guò)有效收藏和綜合利用，能提供更好的教育教學(xué)服務(wù)來(lái)管理檔案信息資源。

綜上所述，高中時(shí)期開(kāi)展有效的學(xué)生檔案管理對(duì)提升教學(xué)質(zhì)量及學(xué)校管理水平有著至關(guān)的重要作用。故提升高中學(xué)生檔案管理水平就成了學(xué)校檔案管理人員的重要工作內(nèi)容，本文主要根據(jù)檔案管理工作，從重視檔案管理，收集歸納，健全體制機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用這六個(gè)方面進(jìn)行闡述，希望通過(guò)對(duì)文章的分析能夠提升高中學(xué)生檔案管理水平，進(jìn)而推動(dòng)高中階段管理水平，以此促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的提升。

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