芻議干部人事檔案電子單套制管理

韋相立 陳云芳

摘 要：隨著信息技術(shù)在社會(huì)生活中廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)干部人事紙質(zhì)檔案管理模式難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。本文在分析了干部人事檔案電子單套制管理的必要性和可行性的基礎(chǔ)上，提出了推進(jìn)干部人事檔案電子單套制管理基本策略，對規(guī)范干部人事檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案;電子單套制;檔案管理

一、概念界定

我國在電子文件管理中有單軌、雙軌、單套、雙套四種說法，通常，“套”是指電子文件的保存狀態(tài)，而“軌”則是指電子文件的運(yùn)行狀態(tài)?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）對“電子文件”定義為：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄”?！半娮訖n案”定義為：“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”?；诖?，本文所言的干部人事檔案電子單套制是指干部人事檔案歸檔范圍內(nèi)的文件在數(shù)字環(huán)境中以電子方式生成、運(yùn)行、移交、歸檔、保存和利用，不再同時(shí)生成和保存紙質(zhì)文件，文件和檔案全流程無紙化，即電子文件單軌運(yùn)行、電子檔案單套管理。

二、干部人事檔案電子單套制管理必要性

1.電子文件歸檔全程可查

當(dāng)前的信息化技術(shù)已能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件生命周期內(nèi)全程進(jìn)行管控，檔案數(shù)據(jù)保全提出要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，將原始電子文件信息固定化，再對其進(jìn)行事后校驗(yàn)，以確保電子文件信息的完整性和真實(shí)性。對電子文件的修改都會(huì)留下修改記錄，因此，電子檔案的內(nèi)容、背景信息和結(jié)構(gòu)三大核心要素只有在電子管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)才能確保它的真實(shí)和完整。紙質(zhì)檔案在管理過程中，對其保管狀態(tài)、利用情況無法做到全方位監(jiān)控，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，影響干部人事檔案的公信力。

2.豐富人事檔案管理內(nèi)容

干部人事檔案作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源，在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的發(fā)揮著重要作用，目前紙質(zhì)干部人事檔案不能全面反映干部成長歷程，若能將重大政治活動(dòng)中的圖片、音頻、視頻等多媒體信息資料載入個(gè)人檔案中，則內(nèi)容更加豐富，更能真實(shí)、立體地展現(xiàn)干部在活動(dòng)中的政治立場、精神面貌、擔(dān)當(dāng)作為等情況，為準(zhǔn)確了解干部的表現(xiàn)提供了生動(dòng)、翔實(shí)的檔案憑證。

3.提高檔案管理效能

電子檔案基于文檔一體化管理理念，把握收集人事檔案的最好時(shí)機(jī)，即在干部人事檔案材料文件自身形成之時(shí)就及時(shí)關(guān)注那些將來可能成為人事檔案材料的現(xiàn)行文件的運(yùn)動(dòng)情況，實(shí)行前端控制，實(shí)施干部人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，不僅有利于檔案內(nèi)容增添和補(bǔ)充，還具有貯量大、信息準(zhǔn)確、利用快捷、整理省時(shí)、利于保管、提高干部人事檔案利用效率和管理效能，更好服務(wù)于干部選拔任用工作。

4.降低檔案管理成本

當(dāng)前干部人事檔案信息化的主要思路紙質(zhì)檔案數(shù)字化，采用“雙套制”管理模式，即存量紙質(zhì)檔案通過外包方式讓專業(yè)的軟件公司對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，新增的紙質(zhì)檔案則由單位人事檔案管理部門自行掃描。雖然一定程度上為保護(hù)了紙質(zhì)檔案的實(shí)體安全，但也使得辦文辦事和文件管理在電子文件和紙文件之間周轉(zhuǎn)重復(fù)疊加，在現(xiàn)代信息技術(shù)手段中，信息自動(dòng)化業(yè)務(wù)需要紙質(zhì)文件為依托，從而耗費(fèi)大量的人力物力和財(cái)力。干部人事檔案電子單套制在確保電子檔案安全的前提下只收集電子文件，從文件生成之時(shí)至收集歸檔、信息采集等全流程自動(dòng)化，減少人員配備，降低干部人事檔案管理成本。

三、干部人事檔案電子單套制管理可行性

1.電子文件證據(jù)效力獲法律認(rèn)可

隨著依法治國的深入推進(jìn)，電子文件所具有的證據(jù)效力也逐漸受到法律的認(rèn)可，目前，我國的民事、行政和刑事訴訟法中均設(shè)立了專門條款，以確認(rèn)電子文件證據(jù)的法律效力。此外，2004年頒布實(shí)施的《中華人民共和國電子簽名法》，就明確指出了，電子文件不能因?yàn)槠渌?、發(fā)送及接收或存儲(chǔ)的特殊性，而被決絕作為證據(jù)使用。2018年，新頒布實(shí)施的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》也明確規(guī)定，電子檔案具有與傳統(tǒng)載體檔案同等的證明效力。電子合同、電子發(fā)票、電子證據(jù)的采用。因此，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及法律法規(guī)的日益完善，電子文件的證明力逐漸為法律法規(guī)所認(rèn)可。

2.電子文件全程化管理獲信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障

當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，確保電子文件和電子檔案全程管理的安全，保全檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整在技術(shù)層面已越來越成熟，完善、高效、可靠的信息安全保障技術(shù)體系可以為干部人事電子檔案的安全保駕護(hù)航。技術(shù)體系可分為應(yīng)用層防護(hù)、系統(tǒng)層防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)層防護(hù)。在應(yīng)用層防護(hù)中可采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、應(yīng)用審計(jì)、格式固化等技術(shù)手段來確保電子文件安全;系統(tǒng)層的安全則可運(yùn)用操作系統(tǒng)加固、數(shù)據(jù)庫加固、防病毒、漏洞掃描、備份恢復(fù)等方式來加強(qiáng)電子文件及電子檔案管理系統(tǒng)的安全;鏈路加密、安全審計(jì)、入侵檢測、防火墻等技術(shù)能夠?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)層安全提供保障。

3.電子文件歸檔獲國家層面規(guī)范的支持

在電子文件的收集、整理和歸檔過程中，元數(shù)據(jù)、電子文件的價(jià)值得到了認(rèn)可，這也為電子檔案“單套制”的落實(shí)提供了重要保障。恰恰是電子文件歸檔獲得了國家層面的規(guī)范支持，賦予其電子文件檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案同等的價(jià)值和效力，甚至高于傳統(tǒng)載體檔案的價(jià)值及效力，也為電子檔案脫離于紙質(zhì)檔案單獨(dú)保存及利用提供了根本遵循。此外，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中，也明確提出了電子檔案“單套制”的實(shí)施要求，為其應(yīng)用提供了規(guī)范的制度性保障。因此，隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提升，以及電子文件歸檔的日益規(guī)范，社會(huì)認(rèn)可度和法律位階會(huì)不斷提升?！皢翁字啤币矊⒊蔀殡娮訖n案管理的發(fā)展趨勢和新的存在狀態(tài)。

四、推進(jìn)干部人事檔案電子單套制管理基本策略

1.樹立適應(yīng)電子文件管理的全新理念

當(dāng)前，電子檔案的單套制歸檔與電子文件單軌制管理也正成為許多國家機(jī)構(gòu)的趨勢。例如美國、丹麥、澳大利亞等國家都在積極推進(jìn)電子檔案的單套管理與電子文件的單軌運(yùn)行，不再生成紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案，人事檔案也不例外。因此，我們應(yīng)認(rèn)真當(dāng)前檔案管理的主流趨勢，積極探索適合中國國情的電子文件和電子檔案管理模式，樹立對電子文件身份、效力和價(jià)值的信任，擯棄干部人事檔案電子載體不穩(wěn)定、不安全的傳統(tǒng)觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)新知，如電子文件、電子檔案管理所涉及的元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份、電子簽名、時(shí)間戳、云存儲(chǔ)等，只有對當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期的技術(shù)發(fā)展有充分的了解和掌握，對電子文件不再感到陌生和無知，干部人事檔案管理才能跟上時(shí)代的節(jié)奏。

2.加強(qiáng)電子單套制管理頂層設(shè)計(jì)

當(dāng)前，我國的干部人事檔案工作實(shí)行黨中央領(lǐng)導(dǎo)，中央組織部主管，各地區(qū)各部門各單位按照干部管理權(quán)限分級負(fù)責(zé)、集中管理的體制。國家層面在干部人事檔案的政策導(dǎo)向決定了其發(fā)展的方向。何時(shí)以何種方式在全國范圍走干部人事文件電子化、檔案無紙化道路，有賴于國家的權(quán)威引導(dǎo)和明確信號，即便暫時(shí)確定不了具體的時(shí)間，干部人事電子檔案單套制管理的方向、目標(biāo)和方針也應(yīng)該予以明確，以此作為全國干部人事檔案管理戰(zhàn)略的基石和指引，引導(dǎo)全國干部檔案管理者堅(jiān)定向單軌制管理靠近，推進(jìn)全國干部人事檔案信息化進(jìn)程。由此推動(dòng)地方、行業(yè)在干部人事電子檔案方面建立科學(xué)、規(guī)范的文檔管理政策與制度，在全國人才流動(dòng)和管理中實(shí)現(xiàn)干部人事電子文件的全國上下互通和各省區(qū)之間互認(rèn)，進(jìn)一步夯實(shí)全國統(tǒng)一的管理模式的底座。

3.構(gòu)建干部人事電子文檔一體化管理平臺

目前中組部正依托組工網(wǎng)的建立，推動(dòng)紙質(zhì)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，致力實(shí)現(xiàn)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞和利用國家、省、市、縣四級網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)，為構(gòu)建全國統(tǒng)一的干部人事電子檔案管理平臺提供參考樣本。在構(gòu)建干部人事電子文檔一體化管理平臺中，還可借鑒丹麥在電子政府建設(shè)中的成功經(jīng)驗(yàn)，通過構(gòu)建完備的社會(huì)基礎(chǔ)信息通信技術(shù)：一是國民ID，二是電子簽名。我國在干部人事電子文件檔案管理上也可以給每一位公民配備個(gè)人識別號碼，并結(jié)合數(shù)字簽名進(jìn)行使用，如此一來公民的學(xué)習(xí)、工作、生活等產(chǎn)生的各種電子文件管理更加順暢，為干部人事電子檔案“單套制”的落實(shí)提供了有力支持和保障。

4.開展試點(diǎn)積累經(jīng)驗(yàn)

2017年5月23日，習(xí)近平在中央全面深化改革領(lǐng)導(dǎo)小組第三十五次會(huì)議上指出：“抓好試點(diǎn)對改革全局意義重大。要認(rèn)真謀劃深入抓好各項(xiàng)改革試點(diǎn)，堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是，鼓勵(lì)探索、大膽實(shí)踐，敢想敢干、敢闖敢試，多出可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)做法，帶動(dòng)面上改革。”干部人事電子檔案單套制管理是對干部人事檔案管理全方位改革，要做試點(diǎn)工作的謀劃。如2015年上海市、浦東新區(qū)兩級檔案部門和保稅區(qū)管理局首創(chuàng)開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，取得了明顯成效。可選擇一些信息通信技術(shù)基礎(chǔ)工作扎實(shí)的、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的省份開展先行先試，采取國家政策與經(jīng)費(fèi)支持、省一級主導(dǎo)、市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）四級聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建全省各行各業(yè)各類人員全覆蓋的干部人事電子文檔一體化管理平臺，打造個(gè)人信息大數(shù)據(jù)，真正使干部人事檔案成為反映干部個(gè)人全面的歷史記錄材料。

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作者簡介：韋相立，廣西科技大學(xué)黨委組織部干部，研究方向?yàn)闄n案管理、檔案利用。