數(shù)字記憶視角下的事業(yè)單位檔案管理工作效益提升

田文婧

摘 要：隨著計算機技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位將數(shù)字化技術與檔案管理工作相結(jié)合，充分發(fā)揮數(shù)字記憶優(yōu)勢，促進事業(yè)單位檔案的有效管理。在現(xiàn)階段，利用數(shù)字記憶提高事業(yè)單位檔案管理工作的趨勢迫在眉睫。事業(yè)單位可以利用數(shù)字記憶開展事業(yè)單位檔案管理工作，一方面可以減輕檔案管理工作者的工作負擔，提高工作效率，另一方面也可以充分發(fā)揮檔案資料信息的效用，更好地服務群眾，促進社會生活發(fā)展。

關鍵詞：數(shù)字記憶;事業(yè)單位;檔案管理

一直以來，國家都非常重視和關注事業(yè)單位的改革和發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作是其中一個關鍵環(huán)節(jié)?，F(xiàn)如今，生活在科學和信息技術飛速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)滿足不了社會的需求，目前事業(yè)單位將計算機技術與其檔案管理相結(jié)合，在數(shù)字記憶視角下推進事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要，它不僅能夠幫助事業(yè)單位合理高效地保存檔案資料，提高檔案管理工作者的工作效率，而且可以實現(xiàn)檔案資料信息的共享，提高資源利用效率。因此，將數(shù)字記憶應用與事業(yè)單位檔案管理工作中，有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，提高事業(yè)單位工作效率。

一、數(shù)字記憶與事業(yè)單位檔案管理

1.數(shù)字記憶。作為高速發(fā)展的計算機技術和信息技術的基礎，數(shù)字記憶在社會時代中越來越流行和普遍。數(shù)字記憶，指的是借助計算機內(nèi)存或者云空間等形式和載體來儲存和傳遞信息資源。數(shù)字記憶由于其虛擬化以及處理能力強大快速的特點，能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)版信息儲存困難，查閱效率低下的問題，從而極大地縮減了儲存信息的空間，時間和人力資源，另外數(shù)字記憶技能夠?qū)崿F(xiàn)跨平臺，跨區(qū)域等多通道的高速便捷地信息共享。數(shù)字記憶技術符合當代網(wǎng)絡社會人們對于信息查閱的容量的需要以及信息傳遞廣度和速率的追求，極大地方便了人們地生產(chǎn)生活。

2.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。事業(yè)單位是由政府成立，利用國有資產(chǎn)服務社會政治，經(jīng)濟，文化和教育等國民生活方方面面的社會服務組織。相應地，事業(yè)單位檔案具有保密性和公共服務的特點，這就要求工作者認真管理事業(yè)單位檔案，在適當?shù)臅r候高效地提供檔案資料用于核查等。換句話說，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，不僅可以幫助國家和政府了解和把握國民生活的方方面面，而且可以促進國家的政治生活，經(jīng)濟生活等方針政策的落實和開展，更好地服務人民，服務社會，服務國家。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案均為紙質(zhì)版檔案。紙質(zhì)版檔案資料存在儲存困難，不利于攜帶，檢索和查找信息繁雜等困難。隨著檔案資料的逐漸增加，事業(yè)單位檔案資料管理面臨著很多困難，主要有以下幾個特點：第一，現(xiàn)代化辦公設備欠缺，有些事業(yè)單位的檔案管理欠缺相應的硬件設備，例如，檔案防潮防盜等管理手段;第二，檔案檢索效率低，有些單位手工檢索相應的檔案資料導致人力資源的浪費和工作效率低下，不能很好地查閱檔案資料信息;第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)問題，數(shù)字化檔案資料管理對于管理工作人員的自動化辦公能力等技術方面的綜合素質(zhì)要求較高。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，適應新時代新技術的新要求，加快建立數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，促進事業(yè)單位檔案管理工作的高效運行，另外，數(shù)字化技術能夠滿足事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的需要，符合人們對于信息的快速需求，并且能夠節(jié)約檔案管理的人力、物力和財力，那么我們就有必要推進事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的水平，促進事業(yè)單位檔案管理工作更加科學化，合理化和先進化。

二、數(shù)字記憶在事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢

1.增加了信息保存容量，節(jié)省了信息儲存空間。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案資料多為紙質(zhì)版資料。紙質(zhì)版資料對于檔案管理工作者來說，存在資料保存，資料查閱和完善等問題。在現(xiàn)階段，采用計算機技術等載體來輔助管理工作者存儲檔案資料，可以極大程度地減少檔案資料堆積的空間以及后續(xù)檔案資料的防潮或者檔案資料的遺失和丟失等問題，極大地減輕檔案管理人員的工作負擔。另外，采用數(shù)字化記憶技術來儲存檔案資料信息，安全性以及標準化程度等方面都存在優(yōu)勢?？傊?，數(shù)字記憶技術在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用，對于提高檔案管理工作人員的工作效率，減少檔案信息資源的泄露和遺失上作用巨大，也增加了信息保存的容量，極大地節(jié)省了信息儲存空間，以及增加了檔案資料信息的可靠性，準確性和豐富性。

2.增加檔案信息資源的利用效率，實現(xiàn)多通道的信息共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料在信息查找，檢閱以及信息傳遞上存在困難，往往人們查找相應地信息需要付出極大地時間和人力資源，不利于人們及時有效快速地開展生產(chǎn)生活。數(shù)字記憶技術，給人們提供了一個平臺和媒介，通過借助處理加工能力強大的計算機信息技術，可以幫助快速高效地查找相關信息資料，保證信息傳遞的時效性。另外，數(shù)字記憶技術，極大地方便了檔案管理工作人員的檔案資料的管理工作，例如，檔案信息的整理和檢索等工作，解放了檔案管理工作人員的雙手，可以更好地從事檔案資料的收集工作。數(shù)字記憶視角下事業(yè)單位檔案管理工作在信息傳遞和信息查閱中發(fā)揮著重要的作用，這是傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中非常欠缺的一部分。在新時代，伴隨著新技術的發(fā)展進步，各級部門和事業(yè)單位應該緊跟時代潮流，加快自身檔案管理工作的改革，促進信息共享，更好地服務社會生活。

3.減輕了檔案管理人員的工作負擔，提高了工作效率。事業(yè)單位檔案管理工作涉及信息資料的整理錄入，信息資料的查閱傳遞以及信息資料的儲存保密等。這些工作要求檔案管理工作人員付出很多的手工勞動和腦力勞動。而數(shù)字記憶具有大容量存儲加工處理的能力，利用網(wǎng)絡來存儲信息，檔案管理人員只需要花費少數(shù)的花費時間和精力進行資料的保存和整理等工作，數(shù)字記憶可以減輕檔案管理人員的腦力勞動，在網(wǎng)絡暢通的情況下，人們可以利用其后臺強大的搜索功能可以及時有效地檢索相關信息資料以及實現(xiàn)跨通道信息共享，減輕了檔案管理人員的工作負擔，給他們提供了更多地時間和精力進行隨后檔案管理工作的調(diào)查研究中，反過來進一步提高自身的工作效率，更好地實現(xiàn)信息資源的儲存和傳遞。

三、數(shù)字記憶視角下事業(yè)單位檔案管理工作的開展

1.構(gòu)建數(shù)字化事業(yè)檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術可以幫助事業(yè)單位改變傳統(tǒng)的儲存，檢索和查閱等工作內(nèi)容。數(shù)字化技術需要通過一定的平臺和媒介來實現(xiàn)它的功能和優(yōu)勢。對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，構(gòu)建數(shù)字化事業(yè)檔案管理系統(tǒng)是當下事業(yè)單位改革的一項重要內(nèi)容。構(gòu)建數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)不僅需要安全可靠和先進的計算機硬件和軟件設備，而且需要各級事業(yè)單位選擇適合本事業(yè)單位自身的檔案管理工作的數(shù)字化技術，在不斷豐富和增加數(shù)字化事業(yè)單位管理系統(tǒng)的檔案信息存儲，搜索和查找，開發(fā)等功能的基礎上不斷加大檔案資源的利用效率，同時也要增強數(shù)字化事業(yè)單位管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的連接，方便檔案資料信息的共享和交流溝通補充。在數(shù)字記憶視角下，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)至關重要。

2.提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化水平。數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)是伴隨著信息發(fā)展和科技水平提高而產(chǎn)生的。相應地，它也需要專業(yè)化地工作人員進行運用，充分發(fā)揮該管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率。另外，檔案信息資源豐富多彩，加強事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化水平，可以幫助工作人員深度發(fā)掘和整理檔案資料信息，在最初的信息基礎上增加信息的廣度和深度，更好地服務于社會主義現(xiàn)代化建設，滿足人們對于信息資源的多方面多水平多層次的需求，促進事業(yè)單位內(nèi)部人員信息的傳遞和互相補充，極大地減少了人力和時間的浪費，縮短了檔案信息的查找時間，并且進一步增加檔案資料信息在形式和內(nèi)容上由單一的文字或者視頻等方式向文字，視頻，圖片等聯(lián)合補充上的進一步完善，以及改善傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料內(nèi)容繁雜，儲存困難，查閱效率低下的不足，實現(xiàn)多通道多平臺以及單位內(nèi)部信息的共通。

3.加大事業(yè)檔案管理工作的關注和投入。事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位改革的一項重要內(nèi)容。在數(shù)字記憶視角下，采用數(shù)字化技術對于事業(yè)單位檔案管理工作具有關鍵性的作用。推動事業(yè)單位檔案管理工作的進步和發(fā)展，對于社會生活方方面面的穩(wěn)定發(fā)展具有關鍵的作用。在這一推動過程中中，各級政府需要支持和引導各級事業(yè)單位正確選擇適合自身發(fā)展的數(shù)字化事業(yè)檔案管理工作，同時鼓勵和加大資金的投入，一方面扶持事業(yè)單位購買和構(gòu)建安全可靠先進的管理系統(tǒng)，另一方面重視對于事業(yè)檔案管理工作人員的培養(yǎng)和鍛煉。同時，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，要堅持為人民服務，為社會服務，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，盡自己的努力將所學應用到工作當中去，促進事業(yè)單位檔案管理工作的高效有序地開展和進行，真正做到為民謀福祉，維護社會穩(wěn)定發(fā)展。因此，加大事業(yè)單位檔案管理工作的關注和投入，不僅需要各級政府的支持和各級事業(yè)單位的資金投入，也需要事業(yè)單位檔案管理人員自身的精力和時間投入。

四、總結(jié)

在數(shù)字記憶視角下，采用數(shù)字化技術對于事業(yè)單位檔案管理工作具有關鍵性的作用。它不僅可以幫助改善傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，通過發(fā)揮自身強大的虛擬內(nèi)存和快速的信息處理加工優(yōu)勢，增加信息時效性和豐富性，提高管理人員工作效率，優(yōu)化信息查閱，實現(xiàn)信息共通，滿足人們信息需求。此外，各事業(yè)單位檔案管理人員要不斷加強自身專業(yè)化水平，促進檔案資源信息的傳遞，促進檔案管理水平的不斷提高以及社會的發(fā)展進步。

參考文獻：

[1]范葉國.淺談計算機技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2012 （23）：443-443.

[2]張曉斌.機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務，2016（6）：132-132.

[3]張立平.數(shù)字化技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用[J]. 蘭臺內(nèi)外，2016（6）：28-28.

[4]葛 旸.淺談事業(yè)單位檔案管理[J].黑河學刊，2018， No.237（03）：189.