大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理探析

張晶

摘 要：大數(shù)據(jù)是高校檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案信息的管理面臨著新的任務(wù)與變化務(wù)。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)期下學(xué)校教學(xué)檔案信息的管理新模式的研究，有利于下一步提升高校檔案信息管理的數(shù)據(jù)分析信息收集、整理和信息收集的效以及高校檔案信息資源的開發(fā)利用價(jià)值。隨著國家推進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展力度的加大，檔案信息化管理技術(shù)的輔助作用日益凸顯。高校檔案作為教育數(shù)據(jù)的來源，其信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文闡述了高校檔案信息化管理的內(nèi)涵，分析了高校檔案信息化管理發(fā)展的必要性，并在建設(shè)過程中提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案信息化;策略

進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)的發(fā)展越來越成熟。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展。由于大數(shù)據(jù)能夠有效地整合和共享有價(jià)值的信息資源，大大降低了人們獲取信息的不便捷性，因此被廣泛應(yīng)用于許多行業(yè)。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案對(duì)信息管理具有重要意義，同時(shí)也是一種重要的信息資源。大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的信息聯(lián)動(dòng)為高校信息化檔案人力資源管理和建設(shè)提供了新的發(fā)展思路。在大數(shù)據(jù)的背景下，高校檔案信息化建設(shè)在推進(jìn)人力資源管理的過程中不斷完善。此外，信息化帶來的理性邏輯管理對(duì)現(xiàn)代高校檔案信息化建設(shè)意義非凡。為了實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理，基于定量分析的數(shù)字轉(zhuǎn)換。在高校檔案信息化管理過程中遇到的問題為高校檔案信息化管理提供了可能性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為高校人事檔案信息化建設(shè)提供了新的發(fā)展思路。隨著推動(dòng)人力資源管理過程中理性程度的不斷提高，基于大數(shù)據(jù)思想下的高校檔案信息化建設(shè)以實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理到基于量化分析的科學(xué)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，選擇滿意的決策將成為高校檔案信息化管理的必然趨勢(shì)，這會(huì)從根本上解決一些問題，對(duì)于提升高校檔案管理十分重要。

一、高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境分析

在大學(xué)檔案信息化管理過程中，高校人事制度改革的建立要求他們職位匹配，在職教師就業(yè)精確的匹配位置的人少之又少。由于不同崗位的工作條件對(duì)員工的性格特點(diǎn)，工作能力和專業(yè)素質(zhì)有著不同的要求，基本上每個(gè)人都被要求做一份具體的工作。現(xiàn)實(shí)工作中，已經(jīng)在職的員工可能不是最適合現(xiàn)有的工作職位的。工作崗位與工作人員的不匹配將阻礙工作的有效開展。也不利于個(gè)人潛能的充分發(fā)揮。此外，高校招聘的人才大多符合招聘簡章的基本要求，比如所需要的專業(yè)資格、資格證書等，但他們可能并不完全符合職位要求。依據(jù)現(xiàn)有高校的檔案信息，很難完全的建立一個(gè)關(guān)于崗位要求的人才模型。只有通過面試官的經(jīng)驗(yàn)我們才能判斷它是否適合應(yīng)聘的崗位。

經(jīng)過短時(shí)間的面試，面試官是不可能完全了解應(yīng)聘者的能力、性格特征和工作條件的。崗位考核標(biāo)準(zhǔn)的量化程度不高是高校檔案信息化管理中的一個(gè)重要缺陷，此外考核多流于形式造成對(duì)考核這一形式形同虛設(shè)。目前，高校檔案信息化管理評(píng)價(jià)仍以年度考核為主，主要考察德才勤績等日常工作的狀況。每個(gè)職位都沒有考核指標(biāo)的詳細(xì)說明，且崗位職責(zé)的完成狀況很難進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的考核評(píng)定。評(píng)價(jià)主要以定性為主，且存在量化程度較低的情況。相關(guān)的設(shè)施陳舊，管理人員的質(zhì)量和數(shù)量不能滿足要求。一方面，計(jì)算機(jī)信息相關(guān)的管理軟件還存在一些不足。例如，系統(tǒng)安全性較差，維護(hù)難度大，更新升級(jí)速度慢。另一方面，高校檔案信息化管的理專業(yè)人才數(shù)量較少，專業(yè)素質(zhì)比較低，導(dǎo)致高校檔案信息化管理軟實(shí)力與硬環(huán)境不匹配。因此，高校檔案數(shù)據(jù)的多樣性難以得到有效處理，整理、共享和檔案的收集也難以實(shí)現(xiàn)。

高校檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一的信息平臺(tái)，信息供需不對(duì)稱，信息安全無法得到保障。目前，各司法管轄區(qū)的高校檔案信息均由各管轄區(qū)自己保管和使用。此外，由于高校檔案管理沒有統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，跨區(qū)域、跨系統(tǒng)的資源校核和使用十分困難，數(shù)據(jù)共享也難以實(shí)現(xiàn)，阻礙了信息的有效利用。同時(shí)，信息不受專業(yè)的信息管理和技術(shù)維護(hù)人員的監(jiān)控，使得檔案信息容易被竊取或是惡意篡改，給惡意篡改或建設(shè)和發(fā)展帶來負(fù)面影響。

在高校檔案信息化管理過程中，獎(jiǎng)勵(lì)和培訓(xùn)實(shí)際操作無法做到高度定制化，個(gè)性化的檔案管理需求無法得到有效地滿足。主要原因在于，高校的檔案信息主體之間沒有太多的顯著差異，每個(gè)人都是一樣的。其次，不收集愛好、個(gè)人特長、個(gè)人特點(diǎn)等信息。檔案信息化管理部門大多數(shù)沒有收集這些個(gè)性化的數(shù)據(jù)，加上傳統(tǒng)的培訓(xùn)耗費(fèi)了許多的社會(huì)資源和社會(huì)財(cái)富，在大多數(shù)情況下都很難有效地滿足高校檔案信息化的不同需求。再次，傳統(tǒng)的人事管理理念對(duì)當(dāng)前高校檔案信息化管理的影響根深蒂固，沒有突破傳統(tǒng)的關(guān)隘;沒有采用科學(xué)先進(jìn)的管理方法，只是通過薪酬形式的競(jìng)爭(zhēng)。這回使得高校檔案信息管理部門無法們組在職人員的個(gè)性化需求，無法滿足檔案信息化管理的現(xiàn)代需求，使得高校的檔案信息化管理很難從舊的模式中轉(zhuǎn)變過來。

二、高校檔案信息化管理建設(shè)基于大數(shù)據(jù)思維背景下的有效發(fā)展方略

在當(dāng)前信息化時(shí)代的特殊背景下，決定信息化技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)核心功能的是社會(huì)、高校和政府的參與程度。增加資本投資，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，加強(qiáng)信息安全方面質(zhì)量的提升，推動(dòng)著高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

為了充分發(fā)揮檔案的作用，高校檔案信息化建設(shè)對(duì)于高校的發(fā)展意義重大，提高高校信息管理的效率是當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。身處于當(dāng)前的信息化時(shí)代，高校信息化資源應(yīng)充分發(fā)揮其作用，為教育決策提供可靠的依據(jù)，從而為高校發(fā)展提供參考。為了更好地為校園建設(shè)服務(wù)，高校信息管理的工作人員應(yīng)該積極參加培訓(xùn)教育，進(jìn)而學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，結(jié)合學(xué)校自身情況制定合理的管理模式并且借鑒他人的成功管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)資源共享對(duì)于高校的信息化管理也是至關(guān)重要的。此外，高校尤其要根據(jù)高校的特點(diǎn)，建立有特色的管理模式，并定期向校內(nèi)外人員征詢改進(jìn)意見，提高學(xué)校檔案信息化管理的效率。

在過去，高校檔案信息化管理多基于經(jīng)驗(yàn)和條例的管理準(zhǔn)則，這是依靠于人力資源的管理模式，實(shí)際是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理模式不能實(shí)現(xiàn)更客觀以及更合理管理，是一種不得已而為之的管理形式。在當(dāng)前，這一切都將產(chǎn)生變革。高校檔案信息化管理的激勵(lì)，位置，培訓(xùn)，工作態(tài)度，性能，人員和其他相關(guān)元素的都將以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)。這樣一來可以客觀公正，量化的描述崗位的需求和教師的工作狀態(tài)，這也可為在崗人員的評(píng)價(jià)提供參考數(shù)據(jù)。這是大數(shù)據(jù)時(shí)代的進(jìn)步，這使得高校人力資源管理在數(shù)字化時(shí)代量化分析的基礎(chǔ)上走向科學(xué)管理。

高校檔案信息資源大數(shù)據(jù)的背景的發(fā)展和利用的過程中，必須確保資源的開放有效。只有通過建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，在有效教學(xué)的前提下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合，檔案信息管理更有針對(duì)性和有效。例如，在一些高校仍然存在各部門獨(dú)立歸檔的情況。高校教學(xué)檔案很難做到及時(shí)的統(tǒng)一管理，這會(huì)使得該校檔案的使用效率受到影響。高校應(yīng)該盡快建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，為高校檔案信息的分析、共享、收集、整理、發(fā)展和應(yīng)用提供保障，加快各院系之間檔案的有效溝通，教學(xué)資源的有效整合，這是高校檔案信息換管理的前提與必然。

三、高校檔案信息化管理基于大數(shù)據(jù)思維下的對(duì)策

高校信息化的管理對(duì)于大數(shù)據(jù)管理理念的發(fā)展至關(guān)重要，各大高校應(yīng)該充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)下教學(xué)檔案管理和建設(shè)的重要性，結(jié)合檔案管理部門加快現(xiàn)代化高校檔案信息管理的進(jìn)步，這樣才能合理的布置學(xué)校未來發(fā)展的方向，進(jìn)而避免其帶來的滯后資源浪費(fèi)以及不合理的建設(shè)。此外，只有努力加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高信息技術(shù)，在這樣的背景下才能做到有效的配合，根據(jù)大數(shù)據(jù)開展信息服務(wù)工作，從而深入到高校檔案的管理活動(dòng)中來，這樣一來，高校才可以有效地在大數(shù)據(jù)帶來的變革和技術(shù)的革新下成長并且提高。

檔案管理信息管理發(fā)展周期長，此外也是一項(xiàng)全面的信息工程，需要大量的社會(huì)資源的支持以及多種技術(shù)的運(yùn)用。因此，有必要進(jìn)行充分的調(diào)查論證，調(diào)查分析網(wǎng)絡(luò)、檔案管理的現(xiàn)狀以及員工的技術(shù)水平。通過以上調(diào)查，掌握軟硬件設(shè)施的信息，讀者需求、人員技能等，分析大學(xué)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)一套基于大學(xué)的實(shí)際情況，滿足現(xiàn)實(shí)需要需求的高校檔案信息管理系統(tǒng)。我們要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)，并且勇于創(chuàng)新。采取動(dòng)態(tài)高校檔案的科學(xué)管理模式，積極研究和開發(fā)檔案管理軟件，建立一個(gè)完善的信息收集和反饋系統(tǒng)。

在保證高校檔案信息原始可靠性，數(shù)據(jù)來源渠道的合法以及社會(huì)資源的支持基礎(chǔ)上，加快高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是對(duì)于改下檔案現(xiàn)代化建設(shè)意義非凡。高?？梢越梃b其它高校檔案信息化和信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的可靠經(jīng)驗(yàn)，與我們現(xiàn)有的資源基礎(chǔ)條件相結(jié)合，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而構(gòu)建一個(gè)通用的標(biāo)準(zhǔn)，例如標(biāo)準(zhǔn)檢索數(shù)據(jù)庫，人文社科類的數(shù)據(jù)庫。最重要的是要保證數(shù)據(jù)的豐富可靠，來源可信且完整可靠。建設(shè)安全可靠、完整和功能齊全的高校檔案數(shù)據(jù)庫。為實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源文件及時(shí)歸檔，更新和信息的共享提供便捷的服務(wù)，并且為高校檔案信息化管理的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫提供可靠的數(shù)據(jù)收集渠道。

四、結(jié)語

簡而言之，在大數(shù)據(jù)的背景下，高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)是利用現(xiàn)代的信息技術(shù)去改進(jìn)和改變傳統(tǒng)的高校檔案業(yè)務(wù)，使其不斷適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，在時(shí)刻變化的數(shù)字化環(huán)境下提高檔案管理水平和服務(wù)效率。同時(shí)，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)高校檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)提供依據(jù)，為高校的發(fā)展添磚加瓦，既是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是提高檔案信息化管理效率的有效舉措。高校檔案信息化的建設(shè)避免了傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)。

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