中南地區(qū)高校第三屆檔案學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)議綜述

摘 要：為推進(jìn)中南地區(qū)5省高校檔案館建設(shè)和學(xué)術(shù)交流，在廣州召開了中南地區(qū)高校檔案第三次學(xué)術(shù)年會(huì)，會(huì)議圍繞檔案安全、檔案信息化、檔案資源建設(shè)以及檔案文化挖掘展開研討，探討了信息化時(shí)代背景下，高校檔案在發(fā)展中遇到的問題及解決措施。

關(guān)鍵詞：中南地區(qū);高校檔案;學(xué)術(shù)年會(huì)

為推動(dòng)中南地區(qū)高校檔案館建設(shè)及學(xué)術(shù)交流，5月15-16日，中南地區(qū)高校第三屆檔案學(xué)術(shù)年會(huì)在廣州召開，會(huì)議由華南理工大學(xué)檔案館和廣東省高校檔案工作協(xié)會(huì)共同承辦。華南理工大學(xué)學(xué)校副校長朱敏、廣東省委辦公廳和省教育廳相關(guān)工作負(fù)責(zé)人與會(huì)并致辭。廣東省檔案學(xué)會(huì)、中山大學(xué)資訊學(xué)院等檔案界專家學(xué)者做了學(xué)術(shù)報(bào)告，來自河南、湖北、湖南、廣東、海南五省130余所高校的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案專業(yè)技術(shù)人員、檔案專家近200位代表參加會(huì)議。會(huì)議圍繞新時(shí)代高校檔案安全、檔案信息化建設(shè)、檔案資源建設(shè)與拓展、檔案工作使命及挑戰(zhàn)等議題進(jìn)行分組交流、討論。

一、探討新時(shí)代高校檔案安全問題及解決措施

隨著信息化的快速發(fā)展，高校檔案館安全除了檔案庫房和檔案實(shí)體的安全外，檔案信息資源的安全同樣也是檔案安全所關(guān)注和研究的，華中科技大學(xué)檔案館范智新館長及5省高校的檔案人員圍繞高校檔案大數(shù)據(jù)和檔案實(shí)體安全，展開討論交流。

1.加強(qiáng)檔案安全意識(shí)，落實(shí)安全責(zé)任。（1）責(zé)任與意識(shí)。檔案館館長是第一責(zé)任人，檔案安全是每個(gè)檔案人的工作壓力，高校檔案館須建立檔案安全管理體制，加強(qiáng)安全意識(shí)，落實(shí)安全管理制度。（2）防范與措施。普遍采取傳統(tǒng)措施，個(gè)別有新嘗試。例如中山大學(xué)檔案館，檔案庫房裝配防盜光柵，服務(wù)大廳裝配360度攝影攝像，對涉密檔案、軍工檔案庫房配備24小時(shí)監(jiān)控器和報(bào)警裝置。（3）投入與成效。高校檔案館建設(shè)普遍得不到學(xué)校重視，在高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)開支中所占的比例都是較少，辦公經(jīng)費(fèi)少，很難購置先進(jìn)設(shè)備，基本上都是傳統(tǒng)的安全設(shè)備和措施，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，急需加強(qiáng)投入。

2.查找檔案安全隱患，探尋解決措施。（1）檔案利用的公開需求與檔案信息安全的矛盾。師生對檔案信息需求的不斷增加，與檔案信息安全的矛盾日益增加。檔案的信息化要求與學(xué)校OA對接，檔案館必須使用專網(wǎng)。內(nèi)地的高校，如中部省份的大學(xué)少有使用專網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)。（2）檔案數(shù)字化外包與信息安全之間的問題。高校檔案館普遍采取將檔案數(shù)字化過程外包，存在信息泄露的隱患。雖然簽訂保密協(xié)議，但是外包數(shù)字化公司人員流動(dòng)性強(qiáng)，公司發(fā)展具有不確定性，存在泄密風(fēng)險(xiǎn)，對學(xué)校利益有損害。（3）現(xiàn)有庫房規(guī)模與日益增長的檔案實(shí)體之間的矛盾。隨著高校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，檔案增量和利用日益擴(kuò)大。財(cái)會(huì)檔案的保存由10年延長至30年，實(shí)體檔案增量與保存期限延長。（4）校史館參觀需求增加與管理及接待水平的矛盾。校史館體現(xiàn)辦學(xué)宗旨，是學(xué)校文化象征，宣傳窗口;在聯(lián)絡(luò)校友、招生宣傳發(fā)揮很大作用，招生季有大量的中小學(xué)生參觀，武漢大學(xué)校史館每年接待參觀人數(shù)達(dá)到5萬多人，超出接待能力。

二、高校檔案信息化發(fā)展面臨挑戰(zhàn)與思考

當(dāng)前，高校檔案館在積極建設(shè)檔案信息化，各高校均已全面開展館藏檔案的數(shù)字化，高校檔案館基本上是圍繞檔案的收、管、存、用環(huán)節(jié)來建立檔案數(shù)字化、信息化。建設(shè)過程中存在突出問題是協(xié)同，整個(gè)學(xué)校是一個(gè)大系統(tǒng)，檔案館屬于大系統(tǒng)的神經(jīng)末梢，但資料來源和服務(wù)要面向全系統(tǒng)，如何實(shí)現(xiàn)末梢與全系統(tǒng)的協(xié)同管理和服務(wù)，在中南大學(xué)檔案館館長張朝暉主持下，來自中南地區(qū)的中山大學(xué)、湖南師范大學(xué)、海南大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)等53所院校的67位代表等進(jìn)行熱烈的探討。

1.學(xué)校系統(tǒng)協(xié)同。在信息化過程中，檔案館自身各類檔案數(shù)據(jù)的存在一個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，檔案館在收、管、存、用等各個(gè)環(huán)與檔案產(chǎn)生單位系統(tǒng)的協(xié)同。智慧校園、數(shù)字校園和校園信息化也建立一個(gè)系統(tǒng)。檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)建立在校園信息化整個(gè)大系統(tǒng)之下，缺少了一個(gè)大的協(xié)同系統(tǒng)，檔案館信息化只能停留在內(nèi)部，無法向外延伸。

2.管理上的協(xié)同。檔案的信息化與應(yīng)與學(xué)校各部門、各單位信息化的同步同效，電子檔案的前端和源頭是機(jī)關(guān)及二級(jí)單位，前端如果沒有實(shí)現(xiàn)電子化，檔案信息化電子化管理及利用，將很難實(shí)現(xiàn)。檔案來源面向全系統(tǒng)，服務(wù)面向全系統(tǒng)，理順檔案信息化建設(shè)，首先要從系統(tǒng)管理上下手，做好電子歸檔管理流程，確保電子文檔歸檔齊全。

3.信息化隊(duì)伍問題。高校檔案館信息、網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)人員普遍偏少。有些高校檔案館借助本校關(guān)聯(lián)學(xué)科，如中山大學(xué)檔案館，有信息管理中心的專家，有信息化專業(yè)的博士后、博士，但很多學(xué)校缺少這樣的隊(duì)伍。信息化、數(shù)字化隊(duì)伍主要依賴外包公司專業(yè)人員，在保證信息精準(zhǔn)，采取聘請監(jiān)理公司監(jiān)督實(shí)施。在如何實(shí)現(xiàn)協(xié)同以及得到校領(lǐng)導(dǎo)的支持方面，邀請分管的校領(lǐng)導(dǎo)參加檔案會(huì)議，深入了解更多檔案館信息化面臨的問題。

三、高校檔案資源建設(shè)拓展與文化挖掘

檔案資源建設(shè)是高校檔案工作的基礎(chǔ)，檔案文化建設(shè)、檔案資源開展密切關(guān)聯(lián)，扎實(shí)做好檔案資源建設(shè)工作，才能永續(xù)發(fā)展，檔案資源建設(shè)才是守著富礦金礦，檔案行業(yè)才不會(huì)消失。河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館徐朝欽館長主持，武漢大學(xué)檔案館涂上飚館長等60多人參加討論，圍繞檔案資源建設(shè)、檔案文化建設(shè)和檔案的開發(fā)和利用，交流經(jīng)驗(yàn)、商談對策。

1.建立新時(shí)代檔案資源理念。檔案資源建設(shè)要具有前瞻性，考慮為后人留下什么東西，灌輸功成不必在我的胸懷與奉獻(xiàn)精神，在全校推廣檔案理念。目前存在收集困難，需在全校理順檔案收、管、用的關(guān)系，將歸檔單位被動(dòng)交檔案變?yōu)橹鲃?dòng)提供檔案。檔案資源建設(shè)另一重點(diǎn)是拓展，拓展檔案資源的概念、范圍。傳統(tǒng)檔案室實(shí)體檔案、圖片和錄音錄像檔案，從空間和形式拓展檔案，將電子文件、實(shí)物等歸入檔案。高校檔案建設(shè)納入學(xué)?？冃Э己耍⑼ㄟ^高等教育檔案學(xué)會(huì)向教育部反應(yīng)，納入高校教學(xué)評(píng)估體系。

2.理清檔案資源建設(shè)的范圍。高校檔案館實(shí)物檔案方面，學(xué)校的博物館、校史館、辦學(xué)成就展等場所管理、更新工作移交檔案館，拓展了檔案資源建設(shè)，結(jié)合檔案館的業(yè)務(wù)性質(zhì)，也更利于校史館等場所更新。一是，實(shí)物檔案納入歸檔范圍，按照檔案管理辦法進(jìn)行管理、展覽展示。二是，口述校史。無文字記錄的歷史和秘史，通過口述校史搶救和挖掘出來。三是，人物檔案。與人物有關(guān)的著作、成就、講稿、手稿、書法作品、日常用品等都?xì)w入人物檔案范疇。四是，設(shè)立專項(xiàng)。以班級(jí)檔案為例，從入學(xué)到畢業(yè)，指定人員負(fù)責(zé)收集歸檔，畢業(yè)生聚會(huì)時(shí)，做短視頻、宣傳片時(shí)、紀(jì)念冊，可提供完整的檔案。

3.檔案資源建設(shè)拓展實(shí)施措施。高校檔案資源建設(shè)拓展以及對收集到檔案進(jìn)行加工和管理辦法如下：（1）檔案收集措施。首先理順檔案與學(xué)校各部門的關(guān)系，形成齊全的檔案。例如，畢業(yè)生檔案，畢業(yè)生人事檔案找不到畢業(yè)生登記表、成績單等，回到學(xué)校檔案館找尋，很多檔案館沒列入存檔范圍。需與學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心溝通協(xié)調(diào)，提供此類材料存入學(xué)校檔案館。（2）口述校史收集。檔案館工作人員主動(dòng)接近老同志，在老同志去世后，及時(shí)聯(lián)系家屬，第一時(shí)間搶救值得保存的物件或史料。（3）整理保管措施。針對學(xué)籍管理系統(tǒng)對接，電子文件沒有印章問題，從制度、理念、技術(shù)、法規(guī)方面給指示，明確如何將電子信息和文件變成檔案資源。（4）圖片檔案收集。目前，館藏圖片檔案大多是從學(xué)校宣傳部收集的，會(huì)議圖片多，內(nèi)容單一。要積極擴(kuò)展，主動(dòng)從二級(jí)學(xué)院等網(wǎng)站上收集有存檔價(jià)值的圖片。

四、高校檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展與使命

1.高校檔案期望和調(diào)整。廣東省檔案學(xué)會(huì)理事長張平安提出，在國家結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，供給側(cè)改革背景下，重視按需求進(jìn)行改革，檔案工作該怎么做？提出四個(gè)觀點(diǎn)，一是，檔案首先滿足檔案形成者的需求。對重要檔案提高保管要求，定期查看，確保妥善保存。二是，檔案要體現(xiàn)有價(jià)值的檔案收藏，是系統(tǒng)的證據(jù)、記憶和政務(wù)信息。檔案保持了原始記錄性質(zhì)，檔案才有可能作為證據(jù)的材料，也是誠信社會(huì)的支持基礎(chǔ)，通過合理有效地資源整合，檔案館（室）或?qū)⒊蔀樽畲蠛妥羁煽康纳鐣?huì)證據(jù)體系。三是，檔案工作發(fā)展趨勢，檔案工作要緊密關(guān)注人工智能背后的大數(shù)據(jù)，沒有大數(shù)據(jù)就沒有人工智能，數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢將是檔案工作的重要發(fā)展方向之一

2.大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系。中山大學(xué)資訊管理學(xué)院陳永生教授提出，檔案是大數(shù)據(jù)，是觀察檔案的一個(gè)角度。檔案的本質(zhì)是原始記錄，不能用觀察檔案現(xiàn)象的某個(gè)角度來回答檔案的本質(zhì)問題，也不能用觀察檔案現(xiàn)象的某個(gè)角度來否認(rèn)檔案的本質(zhì)屬性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案隨著大數(shù)據(jù)規(guī)模、類型而流轉(zhuǎn)，也出現(xiàn)價(jià)值低密度以及安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展特點(diǎn)。但檔案具有實(shí)體歸檔、權(quán)限轉(zhuǎn)移、集中統(tǒng)一管理和一對多全盤接收的特點(diǎn)。檔案要將內(nèi)容管理、信息挖掘和精準(zhǔn)利用方面作為發(fā)展方向。傳統(tǒng)檔案和檔案工作本質(zhì)并沒有因信息、電子、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)而改變。大數(shù)據(jù)沒有改變檔案學(xué)原理，沒有改變檔案的本質(zhì)，只是提高檔案工作的效率，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.高校檔案事業(yè)發(fā)展展望。武漢大學(xué)檔案館涂上飚館長認(rèn)為，高校檔案工作要把握好方向，檔案管理和檔案研究要關(guān)注活性知識(shí)，理論與實(shí)際結(jié)合的知識(shí)才是活性知識(shí)，并提出了國內(nèi)高校檔案工作的三個(gè)階段，第一階段，1950至1980年代檔案管理初級(jí)階段，已經(jīng)完成并進(jìn)入有序發(fā)展。第二階段，信息化時(shí)代檔案工作，數(shù)字化檔案方興未艾，智慧檔案館建設(shè)如火如荼正在進(jìn)行。第三階段，檔案文化挖掘與拓展。大學(xué)檔案館肩負(fù)使命更重，大學(xué)是文化重鎮(zhèn)，檔案館是文化建設(shè)基地，檔案工作理念上升到國家層面，檔案工作地位必須納入教學(xué)評(píng)估體系。

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作者簡介：董慧，女，河南人，碩士，助理研究員，研究方向?yàn)闄n案管理。