科技館科普展項工程檔案質(zhì)量控制的難點與對策

摘 要：展項檔案是隨著科技館建設(shè)而出現(xiàn)的新型檔案，缺乏管理標準，質(zhì)量控制難度較大。本文從三個方面分析了展項檔案質(zhì)量控制難點，并對展項檔案質(zhì)量控制提出了四點對策。

關(guān)鍵詞：科普展項;檔案管理;質(zhì)量控制

社會進入了創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的新時代，科技創(chuàng)新和科學普及是科技工作的兩翼，處于同等重要的地位?，F(xiàn)代科技館是為科技創(chuàng)新培養(yǎng)后備人才的重要科普教育基地，如雨后春筍般遍布神州大地。科技館的建設(shè)為檔案家族增添了一位新成員——科普展項工程檔案（以下簡稱“展項檔案”）。對于這種新型檔案的管理成為了科技館檔案工作者的新課題。

一、展項檔案質(zhì)量控制的難點

1.展項工程的創(chuàng)新性致使展項檔案管理無章可循?？萍拣^科普展項是互動型的展覽項目，其建設(shè)目的是使觀眾通過動手操作展項來獲得科學知識，了解科學原理和方法，并啟發(fā)觀眾 主動思考問題、探究未知的科學知識。因此，展項的設(shè)計在內(nèi)容上既要體現(xiàn)科學知識的系統(tǒng)性，又要深入淺出地展示科學原理。在展示手段上要綜合運用先進的聲、光、電等動態(tài)技術(shù)、虛擬技術(shù)和仿真技術(shù)。在展館環(huán)境的布設(shè)上要與展示主題相配襯，對觀眾有吸引力。這樣觀眾才愿意來科技館參觀和操作展項，獲得科普教育。因而，展項工程建設(shè)是一項創(chuàng)新性的工作。在其建設(shè)過程中，產(chǎn)生了大量新型的多種載體形式的檔案材料，這些檔案材料應歸屬科技檔案還是工程檔案的范疇？是按科技檔案的規(guī)范還是工程檔案的規(guī)范來收集、整理材料和組卷？這些問題至今還沒定論。各科技館對展項檔案管理的隨意性很大，做法相去甚遠。

2.檔案形成的特殊性致使收集難度大。展項工程是創(chuàng)新性項目，其內(nèi)容設(shè)計上不可能一兩次就成型，要反復地討論修改;而展示技術(shù)的創(chuàng)新面很大，各項技術(shù)參數(shù)也須反復斟酌修改。修改頻次高不僅令文件材料數(shù)量龐大，還考驗了檔案工作者對應收材料準確性的把握程度。

展項工程的創(chuàng)新性本質(zhì)和高精專的建設(shè)要求決定了展項工程的建設(shè)必須按展示主題內(nèi)容細分成各專業(yè)工程分包給有實力的專業(yè)公司。如廣東科學中心的展項承建單位就多達10余家，而且這些承建單位分布在全國各地。另外，展項的制造和安裝工程、展館布展工程不可能在同一施工現(xiàn)場完成。展項檔案材料形成地點分散在全國各地。檔案材料形成的分散性直接導致了檔案收集難度增大。

3.檔案意識薄弱致使歸檔時效滯后。檔案質(zhì)量分為兩個方面：一是檔案內(nèi)容質(zhì)量，即是否真實準確、全面地反映客觀對象;二是案卷質(zhì)量，即指卷內(nèi)文件材料是否完整、系統(tǒng)，達到規(guī)范。要保證檔案質(zhì)量，檔案工作堅持“三同步”原則是首要條件。很多第一手資料必須在展項工程建設(shè)過程中同步收集、整理、歸檔，否則，所造成的損失是難以補救的。然而，展項承建單位普遍存在“重施工、輕檔案”的問題，檔案工作不到位，檔案人員和設(shè)備的配備都難以滿足實際工作需要。檔案意識的薄弱導致檔案資料的收集、整理和歸檔滯后于展項工程建設(shè)，對檔案質(zhì)量的管控帶來很大考驗。

二、展項檔案質(zhì)量控制的對策

1.前端管控。前端管制是展項檔案質(zhì)量控制的基礎(chǔ)工作，可從以下幾方面切入。

（1）構(gòu)建健全的展項檔案管理網(wǎng)絡(luò)。展項檔案質(zhì)量控制是一項系統(tǒng)工程，貫穿于展項工程建設(shè)的始終。要保證這項工作的可控性，除了要求與展項檔案管理相關(guān)的每個環(huán)節(jié)和單元都各盡所能外，還要求相互間實現(xiàn)信息共享、有效溝通和緊密配合。這就需要構(gòu)建一個健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。如：廣東科學中心作為建設(shè)單位，中心領(lǐng)導親自牽頭構(gòu)建了“以我為主”的健全的展項檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其模式為：在廣東科學中心內(nèi)部構(gòu)建檔案管理核心網(wǎng)絡(luò)，各展項承建單位構(gòu)建子網(wǎng)并接受核心網(wǎng)絡(luò)的管理。核心網(wǎng)絡(luò)以科技館展項檔案工作分管領(lǐng)導為領(lǐng)導核心，專職檔案管理員為主責，展項業(yè)務部門資料員共同參與。核心網(wǎng)絡(luò)既要負責管理好科技館內(nèi)部形成的展項檔案，又要負責監(jiān)督指導和協(xié)調(diào)各承建單位的檔案工作，還要保證檔案信息傳遞渠道的暢通。各展項參建單位組建的子網(wǎng)須三級建制，即有明確的檔案工作第一責任人、檔案管理負責人和檔案資料員。

（2）制定展項檔案質(zhì)量標準文件。任何事物的管理，只有具備了可參照的質(zhì)量標準才談得上質(zhì)量控制。同樣，展項檔案質(zhì)量標準文件是展項檔案質(zhì)量控制必不可少的規(guī)范文本。在國家和行業(yè)標準沒出臺之前，科技館需要自行制定切實可行的展項檔案質(zhì)量標準文件來指導展項工程文件材料的收集、整理和歸檔工作。

（3）著眼于提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)。人是質(zhì)量的創(chuàng)造者。通過培訓提高檔案人員的素質(zhì)，是展項檔案質(zhì)量控制最有效的途徑。

按檔案人員所負的管理責任不同，檔案培訓工作也應有所側(cè)重，分層展開?？萍拣^的專職檔案管理員對展項檔案管理負主責，承擔著對展項檔案整體工作的管理和監(jiān)督指導各承建單位檔案工作的責任，對其培訓側(cè)重于檔案業(yè)務管理水平的提高?？萍拣^應重視創(chuàng)造機會使其能盡可能多地參加檔案主管機構(gòu)的相關(guān)培訓和業(yè)務交流，使其能了解檔案工作的最新要求和行業(yè)動態(tài)，切實指導展項檔案管理的整體工作。

對各展項承建單位檔案人員的業(yè)務培訓，可分兩個層面開展：對新入職資料員的培訓側(cè)重于強化其檔案意識并使其初步了解展項檔案工作。對已接受入職培訓的資料員，則要根據(jù)展項檔案管理不同階段的要求，按需進行必要的展項檔案業(yè)務培訓，使其能按照展項檔案質(zhì)量標準文件來收集、整理和歸檔展項工程文件材料。通過有針對性的培訓來提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，對展項檔案質(zhì)量控制起著決定性的作用。

（4）發(fā)揮經(jīng)濟杠桿的作用。展項工程文件材料的量多類廣以及檔案形成的分散性導致其量控制難度增大。只有遵循“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，才利于展項檔案質(zhì)量的管控。為能保證展項承建單位對各自所形成的檔案資料按要求收集、整理和歸檔，科技館須在展項建設(shè)合同中明確其對展項檔案的管理責任、檔案質(zhì)量要求和檔案的權(quán)屬，并將檔案職責履行情況與經(jīng)濟效益直接掛鉤——只有展項竣工檔案通過驗收才能進行工程結(jié)算。通過經(jīng)濟杠桿的調(diào)節(jié)能有效避免展項承建單位拖延歸檔期限的現(xiàn)象。另外，將檔案管理人員的績效工資與檔案實績掛鉤，能促使其發(fā)揮主觀能動性，自覺管理好展項檔案。

2.過程管控。過程控制是通過一系列的管理手段來促使展項工程建設(shè)與建檔同步，確保展項檔案質(zhì)量達標。而要建檔與建設(shè)同步確非易事。各展項的展品都是在展項承建單位內(nèi)制造好后運輸?shù)娇萍拣^安裝，這部分文件材料形成于展項承建單位內(nèi)。展項承建單位普遍檔案意識薄弱，難以自覺保持建設(shè)與建檔同步。受地緣因素影響，科技館檔案管理人員對這些文件材料的管理又鞭長莫及。只能依靠展項技術(shù)主管和監(jiān)理工程師參與到檔案管理中來，他們每次檢查展項建設(shè)進度同時檢查檔案工作情況。他們確認展項工程建設(shè)與建檔同步，才能撥付當次的進度款。這一做法使展項建設(shè)與建檔的時間差盡可能縮短，有效地避免了因建檔嚴重滯后而造成檔案材料收集不全或內(nèi)容失真的情況。但這部分檔案材料的組卷因缺乏專業(yè)檔案管理人員的監(jiān)督指導，往往需要要經(jīng)過整改才能達標。

科技館施工現(xiàn)場形成的展項檔案的質(zhì)量可控性相對較好。對這些檔案管理采用以下模式：由科技館檔案人員和展項技術(shù)主管、監(jiān)理工程師組成展項檔案聯(lián)檢工作組，定期或不定期對駐場施工單位的檔案工作實行檢查、監(jiān)督和指導。工作組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，除現(xiàn)場指導改正外，還以通報形式下發(fā)檢查結(jié)果及整改建議給各相關(guān)展項業(yè)務部門及展項承建單位，限期整改。過程管控是保證展項檔案內(nèi)容質(zhì)量最核心的環(huán)節(jié)，管控得好才能有高質(zhì)量的展項檔案。

3.驗收管控。驗收管控是展項檔案質(zhì)量控制的末端環(huán)節(jié)，也是確保檔案質(zhì)量達標的重要一環(huán)。展項檔案驗收分檔案預驗收和竣工檔案驗收兩步完成。

展項檔案預驗收實際是為解決各展項承建單位內(nèi)形成且檔案編制時因缺乏專職檔案管理員親臨現(xiàn)場監(jiān)督指導而導致檔案質(zhì)量與標準要求相差甚遠的問題而采取的補救措施?？萍拣^增設(shè)展項檔案預驗收環(huán)節(jié)，就是為了讓專職檔案管理員能根據(jù)所發(fā)現(xiàn)的問題有針對性地指導各資料員進行整改。展項檔案預驗收程序是：展項承建單位將已竣工展項的文件材料預立卷后送到科技館檔案室初檢?？萍拣^檔案管理人員對照展項檔案質(zhì)量標準文件逐卷逐項檢驗，對不合格的案卷出具整改意見后退回整改至合格，對合格的檔案則出具預驗收合格證明。展項承建單位憑預驗收合格證明辦理當次進度款的支付。展項檔案預驗收既是過程管控的延伸，也為展項竣工檔案乃至整個展項工程項目順利通過驗收奠定基礎(chǔ)。

展項竣工檔案驗收是展項檔案歸檔前的最終環(huán)節(jié)，也是展項工程項目竣工驗收的組成部分。展項竣工檔案驗收采用的是檔案質(zhì)量聯(lián)簽制度。科技館展項檔案工作分管領(lǐng)導、專職檔案管理員、展項技術(shù)主管和監(jiān)理工程師聯(lián)合組成展項竣工檔案驗收小組，從內(nèi)容到形式對展項檔案進行整體驗收。展項技術(shù)主管負責展項工程文件材料齊全性的審簽;監(jiān)理工程師負責檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性的審簽;專職檔案管理員負責對案卷的整理質(zhì)量進行審簽。以上三者聯(lián)合簽認后，檔案分管領(lǐng)導對展項檔案整體質(zhì)量進行審簽并在《檔案驗收申請表》上蓋章確認，展項竣工檔案才真正通過驗收。

三、結(jié)語

展項檔案是新型的檔案，其質(zhì)量標準仍在動態(tài)調(diào)整中。各大科技館的檔案工作者敬業(yè)樂業(yè)，正不遺余力地探索著展項檔案質(zhì)量控制模式，以期共同推動展項檔案管理工作更上新臺階。

參考文獻：

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[2]劉 欣.淺談企業(yè)工程建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制[J]. 科技檔案， 2006（4）：51-53.

作者簡介：梁麗明（1972-），漢族，工作單位：廣東科學中心，職稱：副研究館員，主要研究方向：科技館檔案管理。