試論志書(shū)編纂與檔案工作的關(guān)系

摘 要：檔案是歷史的記錄，修志是用文字記載歷史，前者基石，后者是升華。修志是一項(xiàng)浩大的工程，是對(duì)包括檔案資料在內(nèi)的文獻(xiàn)資料的系統(tǒng)利用，是“功在當(dāng)代，利在千秋”的一件好事。正確認(rèn)識(shí)志書(shū)編纂與檔案工作兩者之間的關(guān)系，用詳實(shí)的檔案資料為志書(shū)提供高質(zhì)量素材，并通過(guò)修志推動(dòng)檔案管理進(jìn)一步優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)兩者良性互動(dòng)，方是相輔相成、相得益彰之策。

關(guān)鍵詞：檔案資料;地方志;館藏;志書(shū)編纂

一、志書(shū)與檔案的聯(lián)系

1.兩者的歷史聯(lián)系。我國(guó)古代，編修史志與檔案管理這兩項(xiàng)工作都是由史官承擔(dān)。史官既負(fù)責(zé)管理檔案又編史修志，由于他們對(duì)檔案史料熟悉，編史修志十分方便，成果豐富。漢代史官司馬遷的歷史巨著《史記》和蘭臺(tái)令史班固的歷史巨著《漢書(shū)》，就是利用石渠、蘭臺(tái)、東觀等處所存的大量檔案資料編寫(xiě)而成。司馬遷曾負(fù)責(zé)管理過(guò)檔案，他的著作是在廣泛閱覽大量檔案資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。班固是時(shí)為最大圖書(shū)檔案庫(kù)——蘭臺(tái)的令史，相當(dāng)于現(xiàn)在的檔案館館長(zhǎng)。隋唐后，凡全國(guó)性圖經(jīng)史志，均離不開(kāi)官方秘閣的檔案資料。清代學(xué)者章學(xué)誠(chéng)，曾做過(guò)國(guó)子監(jiān)典籍、湖廣總督畢源的幕府，一生從事著述和修志。新中國(guó)成立后，黨和國(guó)家一貫重視檔案、史志工作。早在1959年，周恩來(lái)總理就號(hào)召檔案工作者“要學(xué)司馬遷，做司馬遷”。之后，國(guó)家也多次下發(fā)文件，要求檔案部門積極參加編修史志工作，以使各級(jí)檔案館成為今后長(zhǎng)期編寫(xiě)地方志的取材之地。所以說(shuō)，修志與檔案工作有深刻的歷史淵源，兩者的聯(lián)系是歷史的。

2.兩者的天然聯(lián)系。檔案是歷史的原始記錄，檔案資料是最具權(quán)威性的資料。歷代的史官編史修志主要靠的是檔案資料。地方志是綜合記述一地的自然環(huán)境和人文歷史全面情況的資料性著述，是一個(gè)地域的百科全書(shū)。地方志書(shū)具有豐富的內(nèi)容、詳實(shí)的資料、突出的地方特點(diǎn)和時(shí)代特色，其資料來(lái)源主要是檔案資料。編修地方志所用資料是指各級(jí)各類志書(shū)、年鑒及相關(guān)地情文獻(xiàn)，在編纂和管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和使用價(jià)值的文字、圖表、照片、聲像等各種載體的材料，同樣必須依靠各級(jí)檔案部門的全力支持和配合，這些資料是城市“百科全書(shū)”的基礎(chǔ)元素，是記錄一個(gè)城市發(fā)展脈絡(luò)的重要符號(hào)。

根據(jù)廣州市政府對(duì)地方志工作的部署和要求，廣州地鐵被納入《廣州市部門志、行業(yè)志叢書(shū)》第一批編纂單位，并于2017年6月開(kāi)展《廣州地鐵志》編纂工作。我們編纂《廣州地鐵志》要求做到思想性、科學(xué)性和資料性相統(tǒng)一。思想性和科學(xué)性是志書(shū)資料性質(zhì)的要求，而包括檔案在內(nèi)的海量的資料是它的實(shí)體，沒(méi)有資料就談不上思想性和科學(xué)性。正確認(rèn)識(shí)和處理好地方志與檔案之間的相互關(guān)系，對(duì)于推動(dòng)編修史志和檔案管理工作的發(fā)展，有著十分重要的意義。

二、檔案是修志的重要基礎(chǔ)

1.館藏檔案是地方志的重要來(lái)源。編纂地方志的原則是“述而不論”，要符合歷史事實(shí)，堅(jiān)持實(shí)事求是為原則，突出廣州地鐵特色，全面、客觀、真實(shí)、科學(xué)地反映廣州地鐵的發(fā)展歷史、發(fā)展成果和現(xiàn)實(shí)狀況，做到觀點(diǎn)正確、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容翔實(shí)、重點(diǎn)突出、去偽存真、去粗取精、準(zhǔn)確記述，做到不溢美、不諉過(guò);而檔案的原則是“維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌”，由所在機(jī)構(gòu)、組織形成的，將辦理完畢的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，且具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案，可以說(shuō)“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。

編修地方志要利用各方面的材料，其中檔案是最為可靠的資料來(lái)源之一，在反映事物本來(lái)面貌的真實(shí)性方面，檔案材料是其他材料無(wú)法比擬的。所以，要進(jìn)行歷史研究，編纂成高質(zhì)量的地方志書(shū)，一部詳實(shí)可靠、富有參考價(jià)值和教育意義的地方志書(shū)，必須利用查閱檔案資料。所以，健全的檔案管理體系（分類、全宗指南等）、海量的檔案資源、良好的保管與利用條件，是修志工作的重要前提。

經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，廣州地鐵館藏檔案30余萬(wàn)卷，包含文書(shū)類、設(shè)備儀器類、基建工程類、科學(xué)技術(shù)類，經(jīng)營(yíng)類等十大類檔案，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供了支撐。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和企業(yè)發(fā)展的需要，2017年，廣州地鐵對(duì)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行了整合，將信息化管理、知識(shí)管理、檔案管理整合，成立信息管理中心，下設(shè)數(shù)據(jù)知識(shí)管理部和檔案管理部，負(fù)責(zé)集團(tuán)知識(shí)數(shù)據(jù)和檔案的共享利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一服務(wù)?；跈n案資源共享的原則，建立了檔案知識(shí)利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)放與共享，通過(guò)信息平臺(tái)為員工提供檔案資源共享服務(wù)，真正做到 “讓數(shù)據(jù)多跑路，讓員工少跑路”，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的檔案查詢與檔案數(shù)據(jù)信息的主動(dòng)推送服務(wù)，為《廣州地鐵志》的編纂創(chuàng)造了良好條件。

2.創(chuàng)新檔案利用方式為現(xiàn)代修志服務(wù)。在修志期間，廣州地鐵建立檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案利用創(chuàng)新，極大地促進(jìn)了多部門、多用戶協(xié)同編制，實(shí)現(xiàn)了異地協(xié)同修志。廣州地鐵知識(shí)平臺(tái)共管理近140萬(wàn)份知識(shí)文檔，包括檔案知識(shí)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利證書(shū)、技術(shù)維修文檔、地鐵科技雜志、勞動(dòng)競(jìng)賽成果等內(nèi)容，并接入了中國(guó)知網(wǎng)文獻(xiàn)期刊。同時(shí)，根據(jù)修志利用需求，整編高頻利用資料，建立編研庫(kù)，將圖片檔案數(shù)據(jù)在云端存儲(chǔ)，提供檔案利用精準(zhǔn)服務(wù)。實(shí)施分級(jí)授權(quán)檔案資源共享新模式，將近22萬(wàn)條檔案數(shù)據(jù)在知識(shí)管理系統(tǒng)共享公開(kāi)。該平臺(tái)提供電腦端和移動(dòng)端兩個(gè)版本，可通過(guò)內(nèi)部門戶、移動(dòng)門戶以及部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)等多個(gè)登錄入口，最大限度滿足使用需求，提供更廣泛便捷的檔案服務(wù)。

三、修志是對(duì)檔案工作的檢驗(yàn)與促進(jìn)

1.修志是對(duì)檔案收集的驗(yàn)證。修志工作是檔案編研的一種拓展，特別是企業(yè)的編史修志，要查閱企業(yè)很多文書(shū)檔案、科技檔案，《廣州地鐵志》的編寫(xiě)查閱了大量的檔案。同樣，在以需求為導(dǎo)向的檔案利用過(guò)程中，通過(guò)修志對(duì)檔案的利用，可檢驗(yàn)檔案工作的質(zhì)量，特別是檔案收集的完整性。企業(yè)修志的內(nèi)容涉及到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)業(yè)務(wù)模塊，通過(guò)查閱、利用檔案，做到查漏補(bǔ)缺。比如在查閱干部檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有些年度的收集不齊全，檔案部門主動(dòng)組織有關(guān)部門進(jìn)行了收集歸檔。根據(jù)修志的利用需求，檔案部門進(jìn)一步完善歸檔方案，拓寬了收集渠道，擴(kuò)大歸檔范圍，可增加專題資料、內(nèi)部刊物、圖書(shū)、論文、情報(bào)的收集與整合，為日后編史修志提供更加豐富的參考資料。

編修地方志又豐富了館藏檔案資料，目前，廣州地鐵檔案部門收集了行業(yè)、公司歷年編寫(xiě)的志書(shū)、年鑒等，充實(shí)了檔案館藏，系統(tǒng)的建立了專門圖書(shū)資料庫(kù)。館藏的檔案材料越豐富、越完整，越能體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史，展示企業(yè)文化沉淀，積累企業(yè)各類知識(shí)，越便于史志的編寫(xiě)，可以說(shuō)檔案工作和志書(shū)編寫(xiě)工作相得益彰，共同促進(jìn)，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)支撐。

2.修志是對(duì)檔案整理與保管的提升。修志工作在某種意義上講是科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案資料編研工作，它是一項(xiàng)規(guī)模龐大的系統(tǒng)工程，在編制過(guò)程中也反映出各部門檔案工作是否做到位的體現(xiàn)。修志工作大量查閱老舊檔案，反過(guò)來(lái)，對(duì)檔案的保管提出了新的要求，在查閱檔案過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有些檔案破損，需要進(jìn)行修復(fù);有些檔案沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化版本，需要進(jìn)行數(shù)字化加工處理;有些電子版本數(shù)據(jù)與紙質(zhì)不對(duì)應(yīng)，需要互相檢驗(yàn)。

修志利用工作也是檢驗(yàn)檔案管理成效，從側(cè)面促進(jìn)完善保管條件。修志工作需要定期續(xù)編，檔案數(shù)量也不斷增加，檔案越多越能支撐修志工作的開(kāi)展，這也對(duì)檔案的保管提出了更高的要求，廣州地鐵專門建立了檔案智能化庫(kù)方案，并配置智能密集柜、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度系統(tǒng)等確保檔案的安全保管，并定期進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)處理，確保時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案能夠長(zhǎng)期保管，并結(jié)合電子檔案的不斷增加，制定電子檔案?jìng)浞菁伴L(zhǎng)期保管機(jī)制。

3.修志是對(duì)檔案利用的推動(dòng)。修志需要系統(tǒng)的查找資料，檔案館藏眾多內(nèi)容豐富，要從眾多的檔案中查出修志需要的參考資料，需要配置快速的檢索系統(tǒng)和信息利用平臺(tái)。修志工作對(duì)檔案工作提出了更高的要求，檔案部門主要進(jìn)行利用系統(tǒng)的優(yōu)化，設(shè)計(jì)檔案知識(shí)利用平臺(tái)，建立專題特色數(shù)據(jù)庫(kù)，做好基礎(chǔ)編研工作，為修志工作打下前期基礎(chǔ)，比如廣州地鐵建立了知識(shí)管理平臺(tái)，可以在知識(shí)管理平臺(tái)專門建立“志書(shū)導(dǎo)引”欄目，根據(jù)修志工作的需要，建立修志常用資料匯編，出版志書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)，為修志工作者提供參考。

修志工作需要從企業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)梳理企業(yè)發(fā)展的歷史，以檔案資料為參考編寫(xiě)，因此對(duì)檔案的系統(tǒng)性要求比較高。通過(guò)修志，可評(píng)估出檔案的利用效果、便利程度，促進(jìn)檔案利用工作的提升，查找出空白與缺陷，檢驗(yàn)檔案工作利用工作不足，促使檔案部門不斷改進(jìn)檔案利用方式、方法和途徑，不斷提升檔案利用水平，發(fā)揮檔案潛在價(jià)值。

綜上可知，志書(shū)與檔案的聯(lián)系是歷史的、天然的、客觀的。館藏檔案是地方志的重要來(lái)源，創(chuàng)新檔案利用方式才能更好地服務(wù)現(xiàn)代修志工作。同時(shí)，通過(guò)修志，能夠?qū)n案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)全流程，帶來(lái)巨大的促進(jìn)作用。從行業(yè)互相融合、復(fù)合型人才培養(yǎng)出發(fā)，檔案人員要積極參與修志工作;修志工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案分類、保管等與利用密切相關(guān)的知識(shí)，以更好地挖掘館藏檔案資源。

作者簡(jiǎn)介：陳艷艷（1978-），女，廣東湛江人，工作單位：廣州地鐵集團(tuán)有限公司，職稱：檔案館員，研究方向：檔案管理。