破與立—傳統(tǒng)檔案工作與數(shù)字化檔案工作的沖突與融合

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，數(shù)字化廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”使檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化成為可能;數(shù)字化檔案工作將成為未來的發(fā)展趨勢。數(shù)字化檔案工作使檔案信息資源在獲取方式、存儲方式、傳遞方式都發(fā)生了重大的變革。本文主要分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代傳統(tǒng)的檔案工作與數(shù)字化檔案工作在工作模式、管理模式、服務(wù)模式等方面存在的不同，檔案工作者如何將兩者有機(jī)融合，發(fā)揮各自長處，使檔案工作不斷向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;傳統(tǒng);數(shù)字化;檔案工作

“互聯(lián)網(wǎng)+”是創(chuàng)新2.0下互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新常態(tài)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”讓傳統(tǒng)的檔案工作走向數(shù)字化檔案時代。傳統(tǒng)的檔案工作在工作模式、管理模式、服務(wù)模式方面與數(shù)字化檔案工作有著很大的區(qū)別，本文主要從這幾個方面進(jìn)行具體闡述，找出各自的不同點和相同之處，以期在工作中互補(bǔ)融合，使檔案工作更快、更好地發(fā)展。

一、傳統(tǒng)檔案工作與數(shù)字化檔案工作模式上的破與立

1.檔案信息接收環(huán)節(jié)的破與立，檔案載體更豐富

傳統(tǒng)檔案工作以紙質(zhì)檔案的接收為主，需要各部門兼職檔案員做好日常的收集整理工作，到一定時間就移交給檔案館（室）;數(shù)字化檔案工作以電子文件為主要載體，目前各政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、高校大多實現(xiàn)電子政務(wù)辦公，電子文件已得到很好普及，電子文件成為工作的主要載體，這為檔案的數(shù)字化接收提供了便利和可能。檔案工作未來的趨勢應(yīng)該以接收電子文件為主，紙質(zhì)檔案為輔，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程、讓數(shù)字化檔案惠及于民。數(shù)字化檔案工作與傳統(tǒng)的檔案工作并不是相沖突的，而應(yīng)該是相輔相成，數(shù)字化檔案工作讓傳統(tǒng)的檔案工作在信息采集方面更具多樣性，讓檔案載體更為豐富、多樣化。但同時數(shù)字化檔案工作的采集更需要具備專業(yè)知識，一是要做好電子文件接收渠道的暢通，二是開發(fā)和使用成熟的檔案軟件系統(tǒng)，在安全的前提下才能實現(xiàn)檔案信息資源的接收、運(yùn)用、共享。

2.檔案信息存儲方式的破與立，不再局限單一的形式

傳統(tǒng)的檔案工作存儲以紙質(zhì)檔案為主體，存儲主要方式以庫房來存儲大量的紙質(zhì)檔案，檔案部門嚴(yán)格按照檔案庫房的“八防”要求，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格有序的保管和利用;以紙質(zhì)檔案為主體的傳統(tǒng)檔案存儲方式占用空間大，維護(hù)也繁瑣;隨著檔案工作的不斷發(fā)展，目前很多的檔案館（室）都面臨檔案庫房不足的局面，解決這一困難的辦法就是要投入更大量的財力、物力增加庫房面積，這一措施也不利于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。而數(shù)字化檔案工作的載體主要是電子文件，存儲的方式主要以計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等為主體，與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案存儲方式相比，數(shù)字化檔案具有存儲空間小、維護(hù)方便、使用便利等優(yōu)點;但相較于傳統(tǒng)的檔案工作它也需要更多的技術(shù)和設(shè)備的支持，一是需要檔案軟件的支持，二是需要做好檔案安全儲備和傳送。數(shù)字化檔案工作檔案信息資源存儲方式的變化帶來技術(shù)的更新和變革。

3.檔案信息利用方式的破與立，更具方便、人性化

傳統(tǒng)的檔案工作的利用方式是以館（室）為主導(dǎo)中心，查詢檔案需要查閱檔案的本人親自跑到檔案館（室），并出具相關(guān)查閱證明，檔案館（室）工作人員根據(jù)所需提供檔案資料的復(fù)印件，傳統(tǒng)的檔案工作的利用方式費時、費力，利用效果、利用效率低下，這也使得傳統(tǒng)的檔案工作造成“重藏輕用”的局面，許多寶貴的檔案資源只能鎖在冰冷的檔案庫房，沒能發(fā)揮它應(yīng)有的價值和作用;數(shù)字化檔案工作的利用模式打破了傳統(tǒng)檔案利用模式單一、簡單的局面，存儲載體的便利讓檔案信息利用方式呈多樣性，檔案信息資源的利用不再只是局限于室內(nèi)查閱，在做好查閱者用戶信息安全的前提下，OA、QQ、郵箱、微信等新媒體技術(shù)的加入更是為數(shù)字化檔案工作的信息利用方式如虎添翼，檔案信息的利用變得更為便利和快捷。

二、傳統(tǒng)檔案工作與數(shù)字化檔案工作管理模式的破與立

1.檔案工作理念的破與立，由“重保管”向“重利用”轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案工作一直以來重藏輕用，認(rèn)為只要做好檔案的保管就可以了，不重視檔案信息的開發(fā)和利用，傳統(tǒng)的檔案工作一直給人認(rèn)為是可有可無的狀態(tài);傳統(tǒng)的檔案工作是以檔案館（室）為中心，工作重心是檔案資源的保管和收藏，很多檔案信息資源沒能發(fā)揮它應(yīng)有的價值和作用。數(shù)字化檔案工作因為載體的便利，在檔案信息的利用方面提供便利的同時也具備了許多技術(shù)的可能性和保障性;數(shù)字化檔案工作是以用戶為中心，以用戶的需求為導(dǎo)向，根據(jù)用戶的需求對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。在新時期，檔案工作者應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，轉(zhuǎn)變理念，由以往的“重藏輕用”向“重在開發(fā)利用”轉(zhuǎn)變，解放思想、拋棄因循守舊的觀念，樹立服務(wù)社會、服務(wù)大眾的理念，讓檔案信息資源走入民眾，加快檔案信息資源庫的建設(shè)和共享。

2.檔案管理方式與方法的破與立，工作要求更多樣化

傳統(tǒng)的檔案工作主要是做好每年紙質(zhì)檔案的移交、入庫、保存就可以了;數(shù)字化檔案工作除了做好紙質(zhì)檔案的移交外，重點要做好大量的電子文件的移交保存工作;除此外數(shù)字化檔案工作也要做好紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化工作，將具有保存價值的各種文字、圖表、文件等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，這些都需要辦公軟件和辦公硬件的支持。傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字化檔案工作的轉(zhuǎn)變不僅需要技術(shù)層面的不斷升級，還需要更新工作管理方式和方法，由傳統(tǒng)檔案工作的重保管改變?yōu)橹亻_發(fā)、重利用，讓檔案信息資源從沉睡到鮮活，切實發(fā)揮檔案憑證、史鑒的作用。

3.檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的破與立，需要更高的專業(yè)素養(yǎng)

傳統(tǒng)檔案工作就是對檔案資料做接收、移交、鑒定、編目、入庫、保存。計算機(jī)的普及，檔案也基本實現(xiàn)了目錄的機(jī)讀檢索工作，傳統(tǒng)檔案工作對檔案工作人員的要求也較低，稍微懂一些簡單的電腦錄入知識就可以適應(yīng)工作需要。數(shù)字化檔案工作不僅僅是光要求檔案工作者會簡單的電腦錄入，更是需要能熟練運(yùn)用計算機(jī)開展多媒體技術(shù)的開發(fā)利用;除了能做好數(shù)字化檔案接收、存儲、利用環(huán)節(jié)的安全運(yùn)行工作外，還需要能運(yùn)用掃描設(shè)備、數(shù)碼設(shè)備對檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化工作;相對于傳統(tǒng)的檔案工作，數(shù)字化檔案工作對檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，不僅要求檔案工作者具備檔案基本知識，還應(yīng)該具備更高、更精的計算機(jī)方面的知識，檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)相比傳統(tǒng)的檔案工作的要求，數(shù)字化檔案工作的要求都需要不斷加強(qiáng)和更新。

三、傳統(tǒng)檔案工作與數(shù)字化檔案工作服務(wù)模式的破與立

1.檔案服務(wù)意識的破與立，服務(wù)更主動

傳統(tǒng)的檔案工作因為各方面條件的制約，多數(shù)還是以館（室）為中心，檔案服務(wù)意識一直處于被動狀態(tài)，大多都是等著別人上門才提供服務(wù)，檔案服務(wù)意識薄弱，檔案服務(wù)質(zhì)量低、檔案服務(wù)效率低。數(shù)字化檔案工作服務(wù)是以“用戶”需求為中心，它打破了以往陳舊的檔案服務(wù)意識，變被動為主動，注重檔案信息的開發(fā)和利用，主動呈現(xiàn)檔案服務(wù)的內(nèi)容、方式，讓檔案信息真正服務(wù)大眾，走向大眾。

2.檔案服務(wù)方式的破與立，方式更多樣

傳統(tǒng)檔案工作的服務(wù)受限于技術(shù)和條件，檔案信息的提供利用方式單于、陳舊。一般大多是提供檔案的復(fù)印件服務(wù)，這需要檔案利用者親自來檔案館（室），這種檔案服務(wù)方式費時、費力造成了檔案利用率一直偏低，使很多有價值的檔案常年躺在冰冷的庫房不見天日，沒能發(fā)揮它應(yīng)有的價值，造成了很多檔案資源的浪費。數(shù)字化檔案工作讓檔案服務(wù)的方式由單一向多樣化發(fā)展，檔案服務(wù)方式不再局限于傳統(tǒng)的查檔方式，新媒體技術(shù)的廣泛運(yùn)用，由以前只能室內(nèi)查閱的方式成為歷史，QQ、郵箱、OA傳送，在安全利用的前提下，多形式的查檔讓檔案利用方式更為豐富和便利，數(shù)字化檔案工作讓檔案服務(wù)方式得到巨大變革。

3.檔案服務(wù)安全方面的破與立，安全更高要求

傳統(tǒng)檔案工作的安全防護(hù)主要是做好日常的“八防”工作，“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”這些都需要檔案工作者在工作日常中不斷注意和加強(qiáng)。數(shù)字化檔案工作除了以上八防外，還需要加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)。數(shù)字化檔案工作在服務(wù)方式上相比傳統(tǒng)檔案工作有了重大的變化，新媒體技術(shù)的運(yùn)用使檔案的服務(wù)利用突破了時間、空間的局限，但也帶來了很多的安全隱患，數(shù)字化檔案更應(yīng)該加強(qiáng)檔案的安全使用，在存儲、傳送、使用環(huán)節(jié)加大技術(shù)，使檔案信息在安全的前提下便捷、快速的提供利用。

數(shù)字化檔案工作給檔案工作注入了新鮮的血液，相較于傳統(tǒng)的檔案工作更具加有人性化和發(fā)展前景。檔案工作者應(yīng)該抓住時代熱點，擯棄舊的思維和定勢，以嶄新的思維和工作模式適應(yīng)新時期的工作要求和變化，讓檔案工作向更高、更強(qiáng)發(fā)展。

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基金項目：本文為課題《基于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的民族地區(qū)高校檔案工作研究》（2018年廣西百色市科技局科研項目，百科字（2018）25號，合同編號：百科20182517）的階段性研究成果。

作者簡介：黃凡玨（1973-），女，廣西平果縣人，本科，右江民族醫(yī)學(xué)院綜合檔案室副研究館員。研究方向：高校檔案管理研究與實踐。