淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

朱杰云

摘要：在信息化時(shí)代，檔案信息化建設(shè)工作是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)可以?xún)?yōu)化檔案服務(wù)功能。但是，實(shí)現(xiàn)信息化的路上卻存在著許多難題，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高水平的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加快建成方便、快捷、利民的檔案管理系統(tǒng)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在現(xiàn)代信息化背景下發(fā)展的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案;信息化;問(wèn)題與對(duì)策

通過(guò)檔案信息化建設(shè)，可以將日常工作中形成的資料與數(shù)據(jù)收集起來(lái)，建立一個(gè)完善的信息查詢(xún)系統(tǒng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中極其重要的部分，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)現(xiàn)代化管理有著重大提升作用，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要從實(shí)際出發(fā)，建立完善的檔案信息化建設(shè)體系，提升檔案管理工作的效率。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，重視力度不夠。機(jī)關(guān)事業(yè)單位長(zhǎng)期實(shí)行著傳統(tǒng)的檔案管理方法，對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏長(zhǎng)期的工作計(jì)劃，雖然有些機(jī)關(guān)單位的檔案室已經(jīng)安裝了檔案文件管理軟件系統(tǒng)，并進(jìn)行了檔案信息的錄入工作，但是由于缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，以及檔案管理部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)人不夠關(guān)注檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息工作進(jìn)展緩慢，檔案信息化建設(shè)的程度較低。一些機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)只是簡(jiǎn)單地收集和儲(chǔ)存檔案，就認(rèn)為是檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息化建設(shè)存在誤區(qū)。一些單位對(duì)檔案信息建設(shè)缺乏足夠的思想認(rèn)識(shí)，甚至存在誤解，有人認(rèn)為把檔案數(shù)據(jù)輸入電腦就標(biāo)志著檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。所以在信息化的實(shí)施過(guò)程中，會(huì)受到人的思想的影響，由于意識(shí)形態(tài)和知識(shí)水平的限制，一些人不主動(dòng)學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新思想，因此，由于缺乏足夠的思想認(rèn)識(shí)，個(gè)別單位對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，直接影響檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。由于檔案工作的枯燥與無(wú)趣，并且難以取得突破性成就，導(dǎo)致部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視檔案工作，在對(duì)檔案的信息化建設(shè)問(wèn)題上認(rèn)識(shí)不足。

2.檔案信息化建設(shè)設(shè)備，技術(shù)人才落后。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)程度的高低與單位所掌握的信息化技術(shù)密不可分，若檔案信息化建設(shè)的設(shè)備與管理技術(shù)落后，將跟不上現(xiàn)代信息化建設(shè)的步伐。就當(dāng)前的狀況來(lái)看，檔案信息化技術(shù)落后的現(xiàn)象也存在于我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位。首先，電子儀器設(shè)備如果存在問(wèn)題，在檔案信息錄入的過(guò)程中將會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致錄入的信息不完整或者轉(zhuǎn)換質(zhì)量低下等。若維修管理技術(shù)落后，遺失的文件不能及時(shí)找回或損壞的系統(tǒng)不能及時(shí)修復(fù)，將造成檔案信息資源的巨大損失。其次，信息化建設(shè)還需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員來(lái)運(yùn)營(yíng)和管理，這也是保障實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。目前，由于缺乏熟練的運(yùn)營(yíng)管理技術(shù)人才，不僅會(huì)消耗大量的管理時(shí)間，還會(huì)影響檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程。就提高檔案信息化的建設(shè)工作效率而言，有必要選擇和培訓(xùn)檔案管理干部精通檔案管理，熟悉機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化業(yè)務(wù)流程，掌握基本的檔案信息化管理知識(shí)，并且能順暢地與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員溝通，有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和強(qiáng)烈的進(jìn)取精神。

3.對(duì)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新性規(guī)范化管理。隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新與進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)也需要?jiǎng)?chuàng)新與進(jìn)步，才能應(yīng)對(duì)日益變化的社會(huì)格局，舊式的信息化建設(shè)和管理技術(shù)太過(guò)于表面化，應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)的科技不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，加快建成滿(mǎn)足新要求、新高度的檔案信息化系統(tǒng)。目前，各種檔案管理軟件層出不窮，各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位所使用的檔案軟件也不盡相同，這導(dǎo)致在檔案的轉(zhuǎn)接過(guò)程中，很難實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，因此對(duì)檔案的轉(zhuǎn)出與接收十分不便。并且一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前還沒(méi)有建立科學(xué)、系統(tǒng)的管理體制，缺乏創(chuàng)新性和規(guī)范化管理方法，無(wú)法體現(xiàn)出檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中做出適當(dāng)調(diào)整，完善檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，向信息化時(shí)代學(xué)習(xí)新方法，將檔案信息化建設(shè)工作落實(shí)到底。

4.網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)信息資源運(yùn)營(yíng)管理的威脅。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展和信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，給檔案管理信息化建設(shè)工作帶來(lái)了極佳的發(fā)展前景。檔案信息的開(kāi)發(fā)有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，提高檔案信息的檢索效率，充分發(fā)揮遠(yuǎn)程檔案查詢(xún)、調(diào)動(dòng)等服務(wù)功能，提高檔案管理工作的效率。但是，因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性和文件信息系統(tǒng)本身的局限性，當(dāng)前的信息工作仍然面臨著病毒攻擊、系統(tǒng)漏洞、應(yīng)用安全等網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的安全問(wèn)題日益突出，不法分子通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的漏洞，采用各種不良手段盜取機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息，導(dǎo)致檔案信息泄露，檔案管理系統(tǒng)崩潰或損壞。并且管理人員的錯(cuò)誤操作、系統(tǒng)故障等，也會(huì)給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)不同程度的威脅。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中一定要特別重視網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度和重視力度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與建設(shè)與檔案信息有著密切的聯(lián)系，檔案記錄著個(gè)人或機(jī)構(gòu)的各種信息，包括學(xué)習(xí)成績(jī)、人事變動(dòng)、工作情況、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，檔案的完整性與準(zhǔn)確性關(guān)系到個(gè)人和機(jī)構(gòu)前途問(wèn)題。檔案信息化建設(shè)又是一項(xiàng)需要多個(gè)部門(mén)共同配合的工作，需要相關(guān)部門(mén)的大力協(xié)助，需要單位資金的大力支持。因此，一定要加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)作用，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的使命感和責(zé)任感。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要從思想上對(duì)檔案信息化建設(shè)給予重視，這是做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策層要不斷轉(zhuǎn)變?cè)械呐f觀念，充分了解信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，使檔案信息化建設(shè)發(fā)展符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，不斷重視檔案信息化建設(shè)。其次，要增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思想意識(shí)，明確檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，認(rèn)真制定并實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。不斷加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視力度。

2.優(yōu)化信息技術(shù)設(shè)備，完善信息技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。信息技術(shù)設(shè)備作為檔案信息化建設(shè)的硬件保障，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，提供必要的資金支持，購(gòu)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此優(yōu)秀的技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作已成為檔案信息化建設(shè)的重要工作。需要有關(guān)部門(mén)積極培養(yǎng)和引進(jìn)信息化技術(shù)人才，以滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)工作崗位的需求，提高檔案工作者的信息處理能力。首先，有必要引進(jìn)信息技術(shù)領(lǐng)域的人才，特別是在文件管理和計(jì)算機(jī)方面。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)學(xué)習(xí)方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批懂計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息建設(shè)提供人才保障。人才是檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的動(dòng)力。作為現(xiàn)代檔案工作者，應(yīng)具備豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，努力成為復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。因此，要重視人才培養(yǎng)，調(diào)整人才結(jié)構(gòu)，豐富人才專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作。為人才提供機(jī)會(huì)，進(jìn)一步研究，尤其是研究現(xiàn)代通訊和其他技術(shù)，以便為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理的規(guī)范性。對(duì)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和限制，要從管理制度上入手，建立完善的檔案信息化管理制度，為檔案信息化建設(shè)提供切實(shí)可行的制度保障?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面進(jìn)行規(guī)范：一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，制定合理的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃，完善各類(lèi)檔案信息化的運(yùn)營(yíng)管理制度，提高信息化系統(tǒng)的實(shí)用性。二是提高信息化檔案資源建設(shè)，完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件數(shù)據(jù)管理，確保檔案和格式規(guī)范的完整、準(zhǔn)確。三是嚴(yán)格建立電子檔案的接收和管理制度，防止電子檔案遺失或泄露。四是優(yōu)化檔案信息化建設(shè)體系，實(shí)現(xiàn)社會(huì)檔案信息資源共享，充分利用現(xiàn)有信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，促進(jìn)檔案信息機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位資源共享，鼓勵(lì)公共檔案信息機(jī)構(gòu)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)單位進(jìn)行信息共享。按照國(guó)家有關(guān)要求，加快發(fā)展的行政法規(guī)對(duì)電子文件的歸檔和出版的電子信息等等。同時(shí)，要統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系，加快建成完整、高效的檔案信息化服務(wù)體系。

4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，確保檔案信息的安全性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，檔案信息資源的泄露會(huì)給機(jī)關(guān)事業(yè)帶來(lái)極大的負(fù)面影響，網(wǎng)絡(luò)安全的重要性不言而喻，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)多方面采取網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，確保檔案信息的安全。要不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，文件信息應(yīng)該傳輸?shù)綄?zhuān)用的文件服務(wù)器，并在物理上進(jìn)行隔離。數(shù)據(jù)應(yīng)該在不同的地方備份。在利用檔案信息資源和處理檔案信息的過(guò)程中，要不斷提高信息安全防范意識(shí)，防止黑客攻擊系統(tǒng)和檔案信息泄露事件的發(fā)生。

各機(jī)關(guān)單位要定期開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全清理和排查工作，對(duì)日常辦公網(wǎng)絡(luò)、各類(lèi)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、公眾平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全情況和風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行仔細(xì)排查分析，及時(shí)按照要求消除網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患。各機(jī)關(guān)單位還可以采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，選拔合格的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)管理人員。檔案信息安全工作關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展和穩(wěn)定。如果不能保證檔案信息的安全，就不能正常開(kāi)展檔案工作。因此，要重視檔案信息安全建設(shè)，抵御各種計(jì)算機(jī)病毒的入侵，創(chuàng)造安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。比如，通過(guò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)操作，提高防火墻抵御黑客襲擊的能力，建立局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間的防火墻，攔截各類(lèi)不明信息，控制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，禁止非法用戶(hù)登錄，防止文件被修改，定期備份信息等，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，可以盡快恢復(fù)數(shù)據(jù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，轉(zhuǎn)換思想觀念，跟上不斷進(jìn)步的時(shí)代步伐，優(yōu)化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，不斷探索新的解決問(wèn)題的方法與對(duì)策。還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)能力，不斷學(xué)習(xí)新的現(xiàn)代化信息知識(shí)，掌握更多的現(xiàn)代化信息技術(shù)，才能有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的水平。

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