基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案智能化管理服務(wù)模式研究

齊麗娜

摘要：黨的十九大對新時期的檔案工作提出了更高的要求，即新時期的檔案工作要朝著智能化、便利化的方向發(fā)展，提升檔案工作的服務(wù)功能。建立智能化、便利化的檔案管理體系離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，特別是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大提升檔案工作的智能化水平，增強檔案工作的服務(wù)意識。但在實際操作過程中，會出現(xiàn)檔案信息安全風(fēng)險增大等問題。因此，如何將檔案資源電子化，建立更加科學(xué)高效的檔案管理體系，進(jìn)一步促進(jìn)檔案智能化與物聯(lián)網(wǎng)平臺的建立是我們需要關(guān)注的重點問題。

關(guān)鍵字：檔案工作;智能化;物聯(lián)網(wǎng)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展基礎(chǔ)上興起的第三代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，其核心是通過在物品上安裝的傳感設(shè)備將物品與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，進(jìn)行物品的信息查詢和通信，進(jìn)而達(dá)到物品的定位、跟蹤和智能化識別等功能。鑒于其技術(shù)和功能方面的優(yōu)勢，物聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。近年來，物聯(lián)網(wǎng)在檔案工作中的應(yīng)用受到了人們的廣泛關(guān)注，對于實現(xiàn)檔案工作的智能化管理具有十分重要的意義。

一、物聯(lián)網(wǎng)與智能化趨勢概述

目前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展較快，應(yīng)用范圍也很廣，普遍公認(rèn)的概念為：通過射頻技術(shù)（RFID）等信息傳感設(shè)備，按照用戶協(xié)議，可將任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接，進(jìn)行信息互通，從而實現(xiàn)物品的智能化應(yīng)用，比如，定位、跟蹤等功能。換句話說，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就是將感知技術(shù)、信息化技術(shù)以及智能化技術(shù)等多種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行融合，進(jìn)而實現(xiàn)人機互動，從而實現(xiàn)“物—物”相連的技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上興起的新一輪信息浪潮，因此也被稱為繼移動網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)之后的第三次信息浪潮。

智能化是指在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能技術(shù)的支撐下物體所具有的特殊屬性。智能化是現(xiàn)階段檔案工作發(fā)展的主流方向，智能化的應(yīng)用使檔案管理更高效、更科學(xué)，很大程度上滿足了現(xiàn)階段人們對于檔案的服務(wù)性功能。隨著物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，智能化檔案管理開始逐步與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)一步提高了檔案管理的效率。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于智能化檔案管理的必要性

近年來，隨著我國檔案數(shù)量的急速增多，傳統(tǒng)檔案管理方式帶來的問題日益增多。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存檔工作涉及工作內(nèi)容繁瑣，從最初的對存檔檔案的分類、排序到檔案的裝訂，再由相關(guān)人員標(biāo)注檔案相關(guān)信息，整個過程都由人力完成。雖然現(xiàn)階段檔案室都配備了電腦等信息化設(shè)備，但設(shè)備更多的功能都停留在對于檔案存放地點等基本信息的查詢方面，而且對于系統(tǒng)中查詢到的存放檔案的相關(guān)信息也是靠人工錄入的，這個過程耗時耗力，通常占用檔案管理人員大量的時間，因此很多檔案存放部門由于人力有限，連基本的查詢功能都不具備，只簡單記錄借閱信息，也就說，一些檔案存放部門的電腦連最基本的查詢功能都難以實現(xiàn)，更多的查詢還是依靠紙質(zhì)進(jìn)行。這樣古老的檔案管理方式與當(dāng)下信息化水平極不相稱，對于檔案信息化、智能化發(fā)展十分不利。而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入，能夠有效提升檔案管理的工作效率，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點，只需在存檔檔案中加入傳感設(shè)備，就能實現(xiàn)檔案信息和互聯(lián)網(wǎng)的互通，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)直接實現(xiàn)檔案的查詢功能。

我國檔案事業(yè)發(fā)展緩慢的原因之一在于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，為了加速推進(jìn)我國檔案事業(yè)的前進(jìn)，國家已經(jīng)加大力度培養(yǎng)專門人才。同樣的，對于物聯(lián)網(wǎng)在檔案信息化、智能化方面的應(yīng)用同樣需要專業(yè)的人才，特別是近些年，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為國家重點關(guān)注的新興產(chǎn)業(yè)之一，相應(yīng)的政策也先后出臺。同時，國內(nèi)已經(jīng)有200多家高校在本科階段開設(shè)了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相關(guān)專業(yè)，為專業(yè)人才培養(yǎng)奠定了基礎(chǔ)。因此，對于物聯(lián)網(wǎng)在檔案發(fā)展方面的人才是有保障的，這也為物聯(lián)網(wǎng)與檔案信息化、智能化的結(jié)合提供了必要條件。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案信息化、智能化技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)了檔案的線上服務(wù)功能，增強了用戶體驗，讓用戶有了更多的選擇，用戶可以根據(jù)自身情況選擇適合自己的檔案查詢方式。同時，物聯(lián)網(wǎng)和信息化、智能化的結(jié)合，促進(jìn)了檔案從紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變進(jìn)程，提高了檔案的存儲和信息傳遞的效率。物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，提升了檔案管理的升級，將檔案資源從線下轉(zhuǎn)移到線上，建立起更廣泛科學(xué)的檔案管理體系，使檔案實現(xiàn)線上線下同步查詢等功能，突破地域和空間的限制，提升檔案查詢效率和用戶體驗。

另外，基于物聯(lián)網(wǎng)平臺的智能化檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的檔案管理制度相比，突破了對于人工的依賴，更多的是借助計算機的便捷性提高檔案管理的查詢和處理效率。對于檔案管理部門來說，物聯(lián)網(wǎng)智能化檔案系統(tǒng)的建立有效降低了人力成本，同時提升了用戶查詢效率，一定程度上提升了經(jīng)濟效益。同時，檔案電子化的應(yīng)用，將紙質(zhì)階段的檔案進(jìn)行有效整合、分類和歸檔。理清了檔案管理部門工作流程，完善了檔案管理系統(tǒng)。

三、影響物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案智能化的因素

上面提到基于物聯(lián)網(wǎng)的智能化檔案系統(tǒng)的建立相比于傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，具有十分突出的優(yōu)勢，同時滿足新時期國家對檔案管理事業(yè)提出的新要求。但在具體實施過程中，依然存在一些問題制約了檔案智能化在物聯(lián)網(wǎng)方面的進(jìn)程。

1.缺乏資金支持?；谖锫?lián)網(wǎng)的檔案智能化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到的中間環(huán)節(jié)很多，不僅需要有力的技術(shù)支撐，同時需要大量的資金支持。其中最重要的環(huán)節(jié)就是給檔案建立RIFD電子標(biāo)簽，以供物聯(lián)網(wǎng)平臺建立。而RFID標(biāo)簽所要求的技術(shù)含量很高，同時需要投入大量的資金。另外，對于建立起的標(biāo)簽進(jìn)行有效管理也是實施中的核心問題，對于相關(guān)管理人員要同時具備檔案管理和物聯(lián)網(wǎng)兩方面的知識，因此對于人才的選拔和培養(yǎng)也是需要資金支持的。但現(xiàn)階段的面臨的問題是，很多檔案管理部門開始進(jìn)行檔案電子化工作，大量資金都用來采購電子設(shè)備和布置檔案館了，普遍存在資金不足的問題。在這種情況下，很難有余力進(jìn)行RIFD標(biāo)簽的引進(jìn)和更新。另外，長期以來人工進(jìn)行檔案管理，即使要引入相關(guān)技術(shù)人員，對于原有工作人員的安置也要花費一定的時間精力和資金，同時相關(guān)技術(shù)人員嚴(yán)重缺乏，要引入人才也不是一朝一夕能完成的。這些因素堆積在一起導(dǎo)致了檔案智能化在物聯(lián)網(wǎng)方面進(jìn)程緩慢。

2.標(biāo)準(zhǔn)不明確。標(biāo)準(zhǔn)并未完善。特別是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，雖然近些年發(fā)展迅速，但依然處于發(fā)展的初級階段，相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)尚未明確。特別是RIFD技術(shù)，隨著應(yīng)用范圍的不斷擴大，相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)正在不斷更新完善，然而，由于應(yīng)用范圍太廣，不同對接平臺兼容性是面臨的最大難題。因此，針對不同的對接平臺，要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，盡可能在短時間內(nèi)克服兼容性的問題，這就需要專業(yè)技術(shù)人員的參與。

3.用戶風(fēng)險提高。智能化平臺的建立打破了傳統(tǒng)查詢檔案必須到檔案館進(jìn)行的局面，可以讓用戶利用手機等移動終端在線上進(jìn)行，極大的節(jié)約了用戶時間，不僅提升了用戶查詢效率同時提高了用戶體驗。但相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)，就會面臨信息泄露的風(fēng)險。鑒于RIFD開放的屬性，很容易給不法分子帶來可乘之機。因此，如何在提升用戶體驗的同時，加強網(wǎng)絡(luò)安全意識是平臺建設(shè)過程中面臨的又一大難題。一旦發(fā)生個人信息泄露，就會讓用戶對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)產(chǎn)生懷疑，阻礙技術(shù)推進(jìn)進(jìn)度。

四、基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案智能化實現(xiàn)措施

1.完善平臺功能，提供多元化服務(wù)。智能化檔案平臺的建立一方面是為了提高檔案的查詢效率，另一方面是為了增強用戶體驗。因此，在平臺建設(shè)過程中，要注重平臺功能的完善以及服務(wù)的多元化，力求做到線上線下功能同步。同時，要關(guān)注用戶個性化服務(wù)的提供，根據(jù)用戶的不同需求，除了基本功能平臺的搭建，同時要關(guān)注差異性服務(wù)體系的建立，即提供定制型服務(wù)。另外，充分利用平臺的智能化優(yōu)勢，利用大數(shù)據(jù)和云計算等先進(jìn)技術(shù)，針對用戶層次和需求提供相應(yīng)的訂閱服務(wù)和推送服務(wù)。最后，對于特殊用戶提供高級檢索服務(wù)，同時提供檢索信息發(fā)送服務(wù)，用戶可以自行選擇是發(fā)送到郵箱或者手機等移動終端，便于用戶隨時查看和存儲。最后，提供用戶管理功能，對于注冊賬號內(nèi)的信息進(jìn)行查詢管理，便于用戶自助服務(wù)。

2.優(yōu)化線下服務(wù)。平臺的建立和完善并不是對線下服務(wù)的完全拋棄，平臺的搭建是為了提供更便捷的服務(wù)。仍有部分用戶對于線下服務(wù)更加青睞和信任，因此對于下線服務(wù)的優(yōu)化要繼續(xù)開展。線下服務(wù)的升級并不意味著延續(xù)之前的管理模式，而是要加大創(chuàng)新力度，增加自助服務(wù)意識的提升和配套設(shè)施的建立。比如，擴大借閱卡功能范圍，實現(xiàn)“一卡通”的功能，也就說，一張卡同時具備查詢、充值、門禁等多項功能。利用借閱卡可在自助服務(wù)機上進(jìn)行相應(yīng)的操作，減少人工操作的幾率，工作人員只提供操作方面的指導(dǎo)作用。

3.提高人員素質(zhì)，加強網(wǎng)絡(luò)安全意識。智能化物聯(lián)網(wǎng)平臺的建立對于工作人員專業(yè)素質(zhì)和個人素質(zhì)都提出了更高的要求。檔案管理部門要加強相關(guān)人員的培訓(xùn)，強化專業(yè)知識和服務(wù)意識，特別是對安全意識的培養(yǎng)尤為關(guān)鍵，同時，加強工作人員的臨場應(yīng)變能力，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事件，要在第一時間做好補救措施。另外，建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，搭建網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控防范措施，構(gòu)建安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保用戶信息的安全性。對于可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問題，提前做出預(yù)案。并實時關(guān)注相關(guān)技術(shù)更新升級，確保平臺的安全性。對于用戶信息要做好備份工作，防止由于出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險導(dǎo)致用戶信息丟失。

五、結(jié)束語

基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案智能化是檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，而發(fā)展過程中的平臺網(wǎng)絡(luò)安全問題是其核心問題。因此，在實施過程中，要加強信息網(wǎng)絡(luò)安全意識，升級相關(guān)技術(shù)和服務(wù)，最大限度保障用戶信息安全。在確保網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，提升用戶體驗，提升服務(wù)意識，優(yōu)化服務(wù)功能，針對客戶需求提供定制化服務(wù)，不斷完善服務(wù)意識，促進(jìn)全國檔案事業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新。

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