高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實踐與探索

尹學(xué)東 梁勇 楊蕊 張祥競

【摘 要】 近年來，國家逐年加大對高等教育的經(jīng)費投入，伴隨經(jīng)費投入的不斷增加和多元化，導(dǎo)致財務(wù)報銷的工作量與日俱增，報銷難問題日益凸顯。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，部分高校陸續(xù)開始嘗試財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)處理時點、資金安全、報銷準(zhǔn)確率、交易結(jié)果獲取等方面獲得較大優(yōu)勢，為解決報賬難問題帶來了新的突破。然而，該系統(tǒng)在實際運(yùn)行過程中，仍存在一些問題需要改進(jìn)。文章將對高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢進(jìn)行闡述，對存在問題進(jìn)行梳理，并提出有效解決措施，對如何進(jìn)一步優(yōu)化和完善該系統(tǒng)提出具體建議，從而有效提高財務(wù)報銷工作效率，提升財務(wù)管理水平。

【關(guān)鍵詞】 信息化; 高校財務(wù); 網(wǎng)上報銷; 流程優(yōu)化

【中圖分類號】 G475 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A ?【文章編號】 1004-5937（2019）17-0111-03

當(dāng)前，隨著高校招生規(guī)模陸續(xù)擴(kuò)大，經(jīng)費收支總量大幅增加，資金來源渠道的多樣化和使用管理的精細(xì)化，導(dǎo)致日常報銷工作量與核算難度大幅增加，給高校財務(wù)人員帶來了巨大壓力，使得財務(wù)報銷難成為各高?？陀^存在且急需解決的問題。財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的推行給這一難題的解決帶來了突破口，該系統(tǒng)在財務(wù)管理信息化建設(shè)中扮演了重要角色，它將財經(jīng)制度有效嵌入到報銷流程之中，將報銷經(jīng)辦人、審批人、財務(wù)人員緊密聯(lián)系在一起，打破了以往當(dāng)面審簽、柜臺報銷的空間與時間限制，提供24小時財務(wù)自助服務(wù)，有效提高了高校財務(wù)工作效率。

一、相關(guān)文獻(xiàn)綜述

Sun et al[1]提出建立財務(wù)管理信息系統(tǒng)和財務(wù)決策支持子系統(tǒng)，可以更新觀念，強(qiáng)化財務(wù)管理人員的專業(yè)技術(shù)能力;Sun et al.[2]指出基于一定目標(biāo)和理念，設(shè)計出與之相適應(yīng)的具有一定功能的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，可以提高效率，簡化流程，提升服務(wù);高云濤[3]認(rèn)為網(wǎng)上報銷可減少現(xiàn)金流，從而降低現(xiàn)金風(fēng)險，準(zhǔn)確及時傳遞財務(wù)信息;譚佳[4]從降低內(nèi)控風(fēng)險層面對網(wǎng)上報銷進(jìn)行了研究;邱均成等[5]借助抽象、概括、比較和歸納等分析方法，從信息技術(shù)與傳統(tǒng)會計相互融合角度闡述了網(wǎng)上報銷相關(guān)問題;陳娟麗等[6]認(rèn)為網(wǎng)上報銷要加強(qiáng)宣傳，加大相關(guān)軟件的開發(fā)力度和實際應(yīng)用;胡燕[7]從財務(wù)流程再造角度對網(wǎng)上報銷相關(guān)問題進(jìn)行了分析和闡述;胡薇[8]分析了網(wǎng)上報銷的具體優(yōu)勢及實施過程中存在的若干問題;陳建凱等[9]解析了一體化報賬體系，對網(wǎng)上審簽報銷的優(yōu)勢進(jìn)行了闡述;牛星等[10]從工作效率、信息資源、控制機(jī)制和管理水平四個方面對網(wǎng)上報銷的優(yōu)勢進(jìn)行深入分析?？傊?，高校財務(wù)信息化的發(fā)展，為財務(wù)網(wǎng)上報銷提供了技術(shù)支持和發(fā)展平臺。學(xué)術(shù)界和實務(wù)界也深入地探討了財務(wù)網(wǎng)上報銷的相關(guān)利弊。在此基礎(chǔ)上，本文將進(jìn)一步對高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相關(guān)問題進(jìn)行梳理和探究，優(yōu)化財務(wù)報銷手段，提高財務(wù)工作效率。

二、高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的流程和優(yōu)勢

高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢為依托，以會計電算化發(fā)展為基礎(chǔ)而創(chuàng)建的一種新型的財務(wù)報銷模式。這種全新的、無等待的報銷模式，匯集了當(dāng)前各類先進(jìn)的財務(wù)管理功能，是傳統(tǒng)會計管理業(yè)務(wù)的一大飛躍，也是財務(wù)管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的完美融合。它將“網(wǎng)上填報、單據(jù)傳遞、零現(xiàn)金、零等候、互動查詢”等功能有機(jī)結(jié)合在一起，其流程如圖1所示。

由圖1可知，該系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過對不同經(jīng)費進(jìn)行事前授權(quán)，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，報銷人可根據(jù)個人時間安排，登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，選擇授權(quán)項目對應(yīng)指標(biāo)，整理、上傳相關(guān)票據(jù)，據(jù)實填寫報銷信息，審批完成后即可打印經(jīng)費報銷單，連同佐證附件一起遞交財務(wù)，審核無誤后進(jìn)行支付，最后通過網(wǎng)絡(luò)或短信方式告知報銷人支付情況，亦可通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)果查詢。該系統(tǒng)主要具有以下四方面的優(yōu)勢：

（一）加強(qiáng)預(yù)算管理，有效實現(xiàn)指標(biāo)控制，達(dá)到財務(wù)資源共享

報銷人在報銷業(yè)務(wù)開展過程中，需事先得到經(jīng)費負(fù)責(zé)人指標(biāo)授權(quán)后方可操作，選擇支出項目對應(yīng)指標(biāo)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，如超出授權(quán)指標(biāo)額度系統(tǒng)將自動預(yù)警禁止其操作，這種規(guī)范性設(shè)置可確保報銷人在預(yù)算授權(quán)額度內(nèi)使用指標(biāo)，同時財務(wù)人員也能及時了解各部門項目預(yù)算執(zhí)行情況，掌握項目完成進(jìn)度，經(jīng)費開支能夠得到有效控制。

該系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)有效對接后，可實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)資源共享，網(wǎng)報系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、銀?；ネǖ挠行нB接可對每一筆業(yè)務(wù)進(jìn)行輕松快速的展示，各級負(fù)責(zé)人可對預(yù)算執(zhí)行和經(jīng)費支出情況及時掌握，報銷人也可隨時對報銷業(yè)務(wù)流程和進(jìn)展情況進(jìn)行實時查詢，財務(wù)人員可借助該系統(tǒng)對各項經(jīng)費起到事前預(yù)算、事中審核和事后監(jiān)督的作用，做到經(jīng)費績效管理有的放矢，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的科學(xué)性，提高財務(wù)管理水平。

（二）規(guī)范報銷流程，方便各級審批，減少分歧

通過技術(shù)手段，在網(wǎng)報系統(tǒng)內(nèi)對差旅費、勞務(wù)費等報銷事項進(jìn)行程序設(shè)定，形成固定模板，報銷人填寫基本信息即可查詢與之相關(guān)聯(lián)的輔助信息（比如差旅費標(biāo)準(zhǔn)、適合稅率等），加上報銷人對項目進(jìn)展情況和可用額度的了解，有效減少了填制報銷單時各種錯誤的發(fā)生。網(wǎng)報系統(tǒng)，打破了時間和地域限制，在履行審核流程時，相關(guān)節(jié)點審核人可登錄PC端或手機(jī)APP，即可實時審批，方便快捷。另外經(jīng)費報銷人和財務(wù)人員對于經(jīng)費余額的掌握是一致的，避免因信息不對稱產(chǎn)生矛盾和分歧。

（三）有效解決了“排長隊”問題，提高了支付環(huán)節(jié)的工作效率

該系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)報銷方式對于時間和地域的要求，報銷人利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可完全按照自己的時間安排填寫報銷信息，上傳影像附件完成審批流程，避免長時間等待。到支付環(huán)節(jié)之后，出納可從軟件系統(tǒng)中批量導(dǎo)出額度導(dǎo)入表，將表中支付項目號、經(jīng)濟(jì)分類、收款人信息、轉(zhuǎn)賬方式、用途等內(nèi)容與紙質(zhì)單據(jù)核對無誤后，批量導(dǎo)入財政專網(wǎng)申領(lǐng)額度至自助柜面進(jìn)行支付，從而節(jié)省大量時間和精力，有效提高了支付工作效率。

（四）有效提高內(nèi)控力度，降低了財務(wù)風(fēng)險

為有效杜絕越級審批和人為干預(yù)改變審批流程問題的發(fā)生，該系統(tǒng)在審批流程中事先內(nèi)嵌了內(nèi)控和相關(guān)報銷制度，在審批環(huán)節(jié)中只能按照規(guī)定流程進(jìn)行審批，從而有效提高了內(nèi)控力度，內(nèi)控風(fēng)險得到了控制，降低了財務(wù)風(fēng)險。

三、高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)及運(yùn)行中存在的問題

（一）報銷人存在認(rèn)識偏差，流程掌握不熟練，返工率較高

該系統(tǒng)屬信息化時代下的新生事物，部分報銷人意識固化，對于新生事物的嘗試缺乏積極主動性，不利于此項工作的推動;在推行網(wǎng)上報銷初期，雖然財務(wù)部門已針對不同群體進(jìn)行了專題培訓(xùn)，但在實際操作過程中，往往存在對報銷流程不夠熟悉或系統(tǒng)操作不夠熟練等客觀因素，導(dǎo)致報銷信息錄入時產(chǎn)生困難，也有部分報銷人對項目選擇、資金支出范圍掌握不夠清晰，導(dǎo)致填寫出現(xiàn)問題，產(chǎn)生退單。

（二）信息溝通不暢，易產(chǎn)生誤解

報銷人在報銷單據(jù)填寫或退單原因等方面遇到疑問，或財務(wù)人員在網(wǎng)上審核過程中需與報銷人進(jìn)行問題核實時，最直接的方式就是通過電話聯(lián)系。但從實際來看，電話溝通中存在一定問題，比如預(yù)留在報銷單上面的聯(lián)系方式不準(zhǔn)確，或報銷人忙于教學(xué)或其他不方便接聽電話等因素，都會直接影響雙方溝通。另外如報銷人對存在問題想咨詢財務(wù)人員時，也存在財務(wù)人員忙于業(yè)務(wù)工作，未能及時接聽咨詢電話，因時間不對稱因素容易造成誤解，不利于財務(wù)工作的開展。

（三）存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患

該系統(tǒng)要求與外網(wǎng)對接，這就給垃圾郵件、病毒軟件和黑客攻擊提供了機(jī)會，將極大地威脅到財務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性;其次有權(quán)限進(jìn)入該系統(tǒng)的人員相對較多，報銷信息錄入的工作地點較自由，密碼設(shè)置較為簡單等問題，相比只有財務(wù)人員能夠進(jìn)入系統(tǒng)更具有網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。

（四）原始單據(jù)傳遞過程中存在缺失風(fēng)險

原始單據(jù)作為財務(wù)報銷的數(shù)據(jù)支撐和依據(jù)，其中包含了大量的經(jīng)濟(jì)信息，如在原始單據(jù)投遞或保管過程中存在隱患，則會對財務(wù)工作造成不良影響;如投遞點設(shè)置不科學(xué)，會導(dǎo)致原始單據(jù)被盜等情況的發(fā)生;另外在報銷人遞交報銷單據(jù)后，經(jīng)財務(wù)審核后需要對其報銷內(nèi)容增加情況說明時，報銷人需將報銷單取回完善后再遞交財務(wù)，來回傳遞過程中容易產(chǎn)生丟單或不明確現(xiàn)象。

（五）系統(tǒng)設(shè)計科學(xué)性、實用性有待加強(qiáng)

目前，部分高校采取了財務(wù)網(wǎng)上報銷，但在前期系統(tǒng)設(shè)計時，存在經(jīng)費審批權(quán)限不明確、表單設(shè)計不合理等問題，比如：對于科研經(jīng)費、專項經(jīng)費，未能明確做到按照金額和使用方向進(jìn)行審批授權(quán)，導(dǎo)致審批混亂;另外對于科研業(yè)務(wù)和職能部門的日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)分類不夠細(xì)化、報銷中所涉及的表單設(shè)計未按照統(tǒng)一格式設(shè)定，不利于報銷工作的開展。

四、高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)及流程優(yōu)化建議

（一）加強(qiáng)宣傳，定期培訓(xùn)

加強(qiáng)宣傳，提高學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對財務(wù)網(wǎng)上報銷的了解;同時做好系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，可將日常報銷工作流程、注意事項、相關(guān)政策法規(guī)推送至該系統(tǒng)，將使用操作說明印刷成冊下發(fā)，確保可隨查隨用;后續(xù)的重點工作是要做好跟蹤指導(dǎo)，可將財務(wù)處工作人員分成若干小組，每個小組固定負(fù)責(zé)幾個部門，對口進(jìn)行跟蹤和業(yè)務(wù)指導(dǎo);適時召開碰頭會，匯總報銷人在實際報銷中遇到的問題，征集好的意見，對存在問題及可行性建議梳理后與軟件公司協(xié)商，有效解決。

（二）優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置，使報銷流程更加順暢

在確保財務(wù)數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定的前提下，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置，使專業(yè)術(shù)語逐步通俗化，對報銷主頁進(jìn)行合并、簡化，達(dá)到直觀、易懂;對經(jīng)費審批權(quán)限按照預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合經(jīng)費來源、類別進(jìn)行調(diào)整，達(dá)到審批明確，流程順暢;對各項業(yè)務(wù)表單的設(shè)計形成固定格式，填寫部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)后即可根據(jù)公式自動計算，方便快捷;將發(fā)票自動識別系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)對接，達(dá)到自動識別發(fā)票真?zhèn)?、從中提取報銷所需數(shù)據(jù)的目的;借助高拍儀或掃描小程序掃描附件上傳，避免逐張拍照、逐一上傳之苦，也可有效解決上傳附件圖像質(zhì)量不清晰而導(dǎo)致退單等問題的發(fā)生。另外可開通審批提示功能，確保各環(huán)節(jié)審批人及時對未處理業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。

（三）加強(qiáng)財務(wù)人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)

國家每年都會出臺財經(jīng)新政，這就要求財務(wù)人員要積極適應(yīng)新變化，對于新制度、新規(guī)定不斷學(xué)習(xí)、精準(zhǔn)把握，關(guān)鍵點在于對政策的解讀要做到一致，避免同一問題、幾種解答的現(xiàn)象發(fā)生;同時要針對網(wǎng)上報銷存在的職業(yè)道德風(fēng)險進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對國家出臺監(jiān)控制度和辦法認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實，不斷提升自身素質(zhì)，共同營造良好的工作氛圍，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）加強(qiáng)財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)防范，確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定

加大資金投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保硬件系統(tǒng)服務(wù)器性能過硬，定期升級、完善，有效防范病毒攻擊和數(shù)據(jù)被盜，保障正常運(yùn)行;對用戶的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格把控和有效驗證，確保數(shù)據(jù)安全;結(jié)合網(wǎng)上數(shù)據(jù)具體情況建立針對性防范機(jī)制，預(yù)防財務(wù)風(fēng)險發(fā)生。

（五）逐漸過渡報銷模式，最終達(dá)到全覆蓋

高校財務(wù)部門始終要為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，報銷模式的變革歸根結(jié)底是“服務(wù)”的提升。因此，應(yīng)從人性化的角度出發(fā)，選擇適合本單位的財務(wù)報銷模式，不斷改進(jìn)服務(wù)方法，有效提升服務(wù)質(zhì)量。因此財務(wù)部門選擇報銷手段時也應(yīng)從人性化的角度出發(fā)來考慮，在過渡期適當(dāng)保留傳統(tǒng)模式，采取“兩條腿”走路的方式，待時機(jī)成熟后，最終實現(xiàn)網(wǎng)上報銷全覆蓋。

（六）設(shè)置助理崗位，“一對一”對口做好報銷工作

各職能部門根據(jù)自身需求，從本部門遴選出1—2名責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的工作人員，確定為財務(wù)秘書或科研助理，專門負(fù)責(zé)報銷，財務(wù)秘書負(fù)責(zé)學(xué)院或職能部門的經(jīng)費報銷，科研助理負(fù)責(zé)科研經(jīng)費的報銷，財務(wù)部門只針對這兩種人辦理業(yè)務(wù)。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對其從財經(jīng)法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、注意事項等具體內(nèi)容進(jìn)行專門培訓(xùn)，對更新的財務(wù)知識隨時進(jìn)行補(bǔ)充，充分發(fā)揮助理橋梁和紐帶的作用，不斷提升財務(wù)報銷效率。

該系統(tǒng)的推行，適應(yīng)了信息化時代潮流，既有益于高校師生，也有益于財務(wù)人員。高校財務(wù)管理水平的提高既體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量的提升、工作效率的提高方面，更體現(xiàn)在資金安全保障和資金使用情況的監(jiān)督方面。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的推行是一項系統(tǒng)工程，不能一蹴而就。要不斷升級相關(guān)硬件配套設(shè)施，做好基礎(chǔ)保障，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性;在實際業(yè)務(wù)過程中要多了解報銷人的實際訴求，學(xué)會換位思考，善于歸納和總結(jié);同時借助大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)一步豐富和完善系統(tǒng)的相關(guān)功能，將服務(wù)與技術(shù)有效融合，從而提高財務(wù)報銷效率，不斷提升財務(wù)管理水平。

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