新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究

宮華英

摘 要：目前信息化建設(shè)的發(fā)展速度越來越快，各領(lǐng)域的體制改革也在不斷深入，對傳統(tǒng)的技術(shù)檔案管理，造成了巨大的影響，為了順應(yīng)時代的發(fā)展，科技檔案管理需要在法制化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化等方面進行創(chuàng)新，這也成為新形勢下亟待解決的問題，本文就此對管理模式的創(chuàng)新進行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢;科技檔案管理;模式創(chuàng)新

1 科技檔案管理的特點

1.1 專業(yè)性

科技檔案在其形成領(lǐng)域，具有較強的專業(yè)性，與其他管理檔案相比，科技檔

案是對科技生產(chǎn)活動以及基建等活動的最原始記錄;科技檔案的內(nèi)容因形成領(lǐng)域的不同而具有不同性質(zhì)的專業(yè)性，因此對于科技檔案工作人員提出了更高的要求，需要具有檔案管理知識的同時，還應(yīng)具備相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)基礎(chǔ)知識。

1.2 多樣性

科技檔案具有多樣性，主要因科技生產(chǎn)活動的多樣性所決定的，通?？煞譃?/p>

十六類;另外科技檔案的組成包括文書材料、圖形材料、表格材料等，與文書檔案相比較具有組成的多樣性;另外，檔案載體也存在著多樣性，不同類別和載體的科技檔案需要采用不同的方式進行整理和保管。

1.3 成套性

科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和檔案形成的整體特征通過檔案的成套性進行準(zhǔn)確反映。在生產(chǎn)科技活動中，通過獨立的單元對象或獨立項目的進行而形成一系列相關(guān)聯(lián)的文件，形成互相聯(lián)系有相對獨立的有機整體，這種在內(nèi)容和形式上的特性在地質(zhì)勘探、科研、測繪等活動中得到了充分的體現(xiàn)。

1.4 現(xiàn)實性

科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，大多數(shù)科級檔案，具有歷史考察的作用，

經(jīng)過檔案部門的歸檔處理，并沒有失去其價值，依然具有著現(xiàn)實使用性，在較長的時期內(nèi)，依然發(fā)揮其效用性，因此要求檔案管理實現(xiàn)動態(tài)化，對科技檔案進行歸檔保存，并合理、及時地進行補充和更改，使科技檔案的準(zhǔn)確性得以保證。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 管理制度不健全

目前不少企事業(yè)單位的科技檔案管理存在著制度不健全，重視程度低的問題，大部分科技文件和檔案都處于分散管理，對于科技成果的推廣實施更為重視，對科技文件材料的積累、形成、移交、歸檔等檔案工作予以忽視，甚至出現(xiàn)移交一部分一般性材料，對檔案材料進行肢解，將重要關(guān)鍵的部分留下;還有自己設(shè)定檔案代碼，替代科研報告中的核心內(nèi)容，對檔案的質(zhì)量和完整性造成不利影響，使檔案的實際價值喪失。造成上述情況的根本的原因還是管理制度的不健全，對科技檔案管理的重要性缺乏認識，沒有嚴格按照相應(yīng)的流程、標(biāo)準(zhǔn)和細則執(zhí)行，使科研管理和科技檔案之間出現(xiàn)脫節(jié)，后續(xù)的科研工作也受到嚴重影響，缺乏相應(yīng)有力的資料支撐。

2.2 管理信息化建設(shè)滯后

檔案管理中因信息化建設(shè)滯后，造成檔案利用率較低。現(xiàn)在不少企事業(yè)單位

都普遍存在著現(xiàn)代化管理水平低、硬件資金投入不足的情況。對于科技檔案管理，大部分都采用圖像、WORD文檔、Excel表格進行簡單的處理和保管，沒有配置相應(yīng)的檔案管理軟件和專用的計算機，未及時處理檔案更新、入網(wǎng)等工作未，缺乏現(xiàn)代化手段對檔案資料的記錄、整理、歸檔等工作進行管理，因此管理現(xiàn)狀無法滿足和適應(yīng)現(xiàn)代化科技發(fā)展的步伐，使檔案利用率降低。

2.3 管理人員不專業(yè)

在檔案管理中存在著人員素質(zhì)不高，專業(yè)度不強，技術(shù)保密工作有待提高的

情況。不少企事業(yè)單位檔案管理人員未進行專職設(shè)置，這部分人員未接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對科技檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高，另外科技檔案還包含不少經(jīng)濟資源、尖端技術(shù)、技術(shù)訣竅等企業(yè)和國家的機密材料，要求檔案管理人員具備專業(yè)領(lǐng)域相關(guān)知識的同時，也應(yīng)具備較強的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理水平和質(zhì)量得以提高。

3 檔案管理模式創(chuàng)新對策

3.1 管理法規(guī)建全

首先要對科技檔案管理意識進行全面提升，通過考核制度和措施的制定，將

科技檔案管理工作與檔案行政執(zhí)法檢查掛鉤，明確獎懲制度，對未按規(guī)范要求或不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作進行通報和處罰，并限期進行修正;根據(jù)單位的實際情況，建立健全相應(yīng)的檔案質(zhì)量管理評價體系和科技檔案管理制度，例檔案資料泄密、損壞、丟失等事件得以有效避免和杜絕，使科技檔案的有效性和安全性得以保證，對科技檔案管理工作向法制化方向發(fā)展予以推動。

3.2 信息化建設(shè)加強

通過信息化建設(shè)的加強，使檔案利用實現(xiàn)最大化的同時，確保其保密性。對科技檔案內(nèi)容進行不斷豐富的基礎(chǔ)上，對專題目錄進行編制，使科技檔案專題數(shù)據(jù)庫或信息管理系統(tǒng)得以建立和完善，根據(jù)檔案信息的特點和規(guī)律，管理人員有針對性地、主動提供相應(yīng)的服務(wù)，使信息利用便捷、信息資源共享得以實現(xiàn);對檔案管理資料的保密等級以及保密范圍進行合理規(guī)劃和確定，避免保密范圍人為的擴大，使正常的開發(fā)利用和技術(shù)交流受到限制，為了防止出現(xiàn)“一定終身”的情況，對保密期限結(jié)束后的保密文件應(yīng)及時進行解密或保密等級的調(diào)整，使科技資料在允許的范圍內(nèi)提供利用。

3.3 隊伍建設(shè)加強

定期有計劃地對檔案管理人員進行培訓(xùn)，同時對檔案工作人員培訓(xùn)制度予以

建立和完善，在提高相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力和工作技能的同時，還應(yīng)確保干部隊伍的穩(wěn)定性，檔案工作的連續(xù)性不受影響。另外可以通過專業(yè)計算機技術(shù)人才的選調(diào)和引進，打造出復(fù)合性檔案管理人才隊伍，以適應(yīng)和促進檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)束語：目前科技檔案管理中還存在著不足之處，對科技檔案事業(yè)的發(fā)展造成了一定的制約，因此需要通過不斷地創(chuàng)新和探索，建立起符合新形勢的科技管理模式，相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)不斷對自身的知識結(jié)構(gòu)進行完善，提高管理水平和職業(yè)素養(yǎng)，使科技檔案管理工作更好地為社會服務(wù)。

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