電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

[摘 要] 近年來，隨著信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛使用，電子政務(wù)成為政府部門辦公的一種重要手段，對傳統(tǒng)的政府檔案管理模式提出了一定的挑戰(zhàn)。文章簡要分析了電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的必要性與重要性以及電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理面臨的問題，且就“電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變”這一中心問題進(jìn)行了探討和分析，希望能夠進(jìn)一步提高政府檔案管理的效率。

[關(guān)鍵詞] 電子政務(wù)環(huán)境 政府檔案 管理模式

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的必要性與重要性

（一）電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的必要性

第一，在政府檔案管理認(rèn)知方面：部分政府檔案管理者尚未充分認(rèn)識到電子檔案日益重要的地位，未能將電子檔案當(dāng)作具有法定地位的正式文件，而是將其轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)文件進(jìn)行保存作為憑證；當(dāng)前電子政務(wù)環(huán)境對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案及其管理模式造成了很大的沖擊，但部分政府部門檔案管理工作者管理思想與理念陳舊落后，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致電子檔案信息的丟失，影響檔案管理效率；政府檔案管理工作者未能樹立一體化的管理意識，不能將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理有機(jī)融合，不利于檔案的完整。

第二，在檔案管理技術(shù)方面：電子檔案信息安全管理技術(shù)與措施不到位，存在一定的安全隱患，難以確保電子檔案的長久與真實(shí)；政府檔案管理工作者缺乏現(xiàn)代管理思想，無法將電子檔案進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系、整理，無法提高檔案管理的效率，無法保證電子檔案的完整；未能依據(jù)電子文檔的具體特征采取合理有效的管理措施，電子檔案信息的采集、歸檔、整理等存在一定的缺陷，容易導(dǎo)致檔案的丟失。

第三，在檔案管理信息安全方面：信息技術(shù)在政府檔案管理中的應(yīng)用在為政府檔案管理帶來便利的同時(shí)，也引發(fā)了許多新問題與新挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案存在容易被篡改或被銷毀的危險(xiǎn)，且在檔案傳輸過程中可能被盜竊導(dǎo)致信息泄露，無法保證其真實(shí)性；電子政務(wù)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身的防護(hù)功能較弱，計(jì)算機(jī)病毒與信息犯罪等不安全因素進(jìn)一步加大了政府檔案管理的難度，檔案信息安全難以得到有效的保障[1]。

（二）電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的重要性

第一，政府檔案管理工作有利于充分發(fā)揮政府作用、建立社會主義和諧社會。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，國民經(jīng)濟(jì)收入水平不斷提高，人民的民主意識不斷加強(qiáng)，對政府信息公開提出了越來越高的要求。因此，政府檔案管理工作的開展，滿足了公眾對檔案信息資源的需求，尊重與保護(hù)了公民的知情權(quán)，對檔案信息資源的開發(fā)與利用起到了一定的促進(jìn)作用，增強(qiáng)了公眾的檔案意識，有利于進(jìn)一步建設(shè)“服務(wù)型政府”，促使社會和諧。

第二，政府檔案管理工作有利于政府部門加強(qiáng)文化建設(shè)，提高政府檔案信息管理的信息化。政府檔案管理工作的開展促進(jìn)了文化資源的不斷傳承，尤其是歷史檔案信息、經(jīng)濟(jì)檔案信息以及科技檔案信息等在一定程度上提高了政府部門的文化建設(shè)水平。此外，檔案管理部門以檔案為核心，收集、存儲、整合電子檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)開展政府檔案管理工作，為檔案信息利用者提供了更為快捷方便的服務(wù)，有效促進(jìn)了政府檔案管理的規(guī)范化與信息化[2]。

第三，政府檔案管理工作有利于促進(jìn)當(dāng)前政府電子建設(shè)事務(wù)，提高政府政務(wù)運(yùn)行效率與政務(wù)決策效率。電子政務(wù)環(huán)境下，政府檔案管理工作合理分配檔案信息資源，打破了各政府部門之間相對封閉的狀態(tài)，促進(jìn)了檔案信息資源的開放與共享，檔案信息資源的編輯、檢索、分析、分類以及整理等過程更為方便、高效，其分析與計(jì)算結(jié)果更為科學(xué)、準(zhǔn)確，為政府部門的政務(wù)運(yùn)行與政務(wù)決策提供了很大的便利。

二、電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理面臨的問題

第一，在電子檔案信息的歸檔方面，由于電子檔案受存儲位置以及存儲方式等多種因素影響可能出現(xiàn)不可讀現(xiàn)象，具有一定的安全隱患，且電子檔案在真實(shí)性及其法律憑證方面處于弱勢地位，政府部門在檔案管理過程中應(yīng)結(jié)合紙質(zhì)歸檔與電子兩種歸檔方式，盡可能地促進(jìn)檔案管理的科學(xué)、有效。

第二，在電子檔案信息的管理方面，近年來，國家檔案局不斷制定完善與電子檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，對電子檔案管理工作進(jìn)行了明確的規(guī)定。但是，由于我國電子檔案管理模式尚處于探索階段，存在一定的缺陷與問題，還需各政府部門認(rèn)真聽取各上級部門建議，加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，以促進(jìn)其管理效率的提高。

第三，在電子檔案信息的可靠性方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，當(dāng)前電子檔案信息由于在傳輸過程中容易被篡改或銷毀，因而真實(shí)性與可靠性受到一定影響。但是，自2005年以來，依據(jù)國家檔案局的規(guī)定，電子簽名的法律效力逐漸為人們所認(rèn)可，對我國電子政務(wù)建設(shè)具有非常重要的促進(jìn)作用。

三、電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

（一）政府檔案載體發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變

在檔案載體方面，傳統(tǒng)檔案信息以文字作為載體來記錄事物，在電子政務(wù)環(huán)境下，電子檔案逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)入人們的視野，檔案載體不再僅僅局限于傳統(tǒng)的文字，光盤、移動存儲設(shè)備等等都可作為檔案載體。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，這種新型檔案載體不僅具有更直觀、更形象、攜帶方便等特點(diǎn)，而且可以通過圖像與聲音的方式來保存與呈現(xiàn)檔案信息，促使檔案信息資源收藏呈現(xiàn)多元化趨勢，促進(jìn)了政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

（二）政府檔案信息服務(wù)手段發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變

在政府檔案信息服務(wù)手段方面，服務(wù)是政府檔案管理工作的目的與宗旨，也是對檔案管理工作人員的要求之一。在電子政務(wù)環(huán)境下，通過對檔案信息的有效加工與整理，傳統(tǒng)的以被動服務(wù)、間接服務(wù)以及靜態(tài)服務(wù)為主的檔案信息服務(wù)手段因其弊端逐漸被淘汰，主動服務(wù)、直接服務(wù)以及動態(tài)服務(wù)等多種檔案信息服務(wù)方式則廣受歡迎，適應(yīng)了當(dāng)前電子政府環(huán)境下公眾對檔案信息資源的需求，進(jìn)一步促進(jìn)了政府檔案信息服務(wù)的效率與檔案管理模式的轉(zhuǎn)變[3]。

（三）政府檔案管理方式發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變

在政府檔案管理方式方面，信息技術(shù)這一新型管理手段的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了政府檔案管理方式，促使政府檔案管理由人工管理與經(jīng)驗(yàn)管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾砼c科學(xué)管理，檔案管理工作者依據(jù)檔案信息管理的實(shí)際情況合理安排檔案管理工作，不斷更新自身檔案管理理念，實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，大大縮小了政府檔案信息采集與核對工作的時(shí)間，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理與檔案數(shù)據(jù)安全管理，提高政府檔案管理工作的效率，促進(jìn)政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

（四）政府檔案管理服務(wù)對象發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變

在政府檔案管理服務(wù)對象方面，傳統(tǒng)檔案管理由于受時(shí)間與空間的限制，無法滿足全體人民對檔案信息資源的需求。在電子政務(wù)環(huán)境下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用為政府檔案管理工作拓寬了途徑，將傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)方式與現(xiàn)代檔案信息服務(wù)方式有機(jī)結(jié)合，其服務(wù)對象面向更多民眾，加強(qiáng)了政府部門與檔案信息資源利用者之間的溝通與交流，加強(qiáng)了政府各部門之間的相互配合與協(xié)調(diào)，促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)與利用，促進(jìn)了政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語

電子政務(wù)的應(yīng)用打破了政府檔案管理在時(shí)間與空間上的限制，在電子政務(wù)環(huán)境下，政府檔案載體、檔案信息服務(wù)手段、檔案管理理念、檔案管理方式、檔案管理服務(wù)方式以及檔案管理服務(wù)對象等都發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。因此，政府應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化作為檔案管理的目標(biāo)，不斷完善政府檔案管理信息化建設(shè)，解決當(dāng)前檔案管理面臨的問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯誠.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：68.

[2]白楊.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：16

[3]賈麗華.新時(shí)期電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析[J].黑龍江科技信息，2012（7）：77.

作者簡介：姓名：馮德明，男，漢族，籍貫：廣東省云浮市，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。