縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理現(xiàn)狀、問題及對策

黃艷

【摘要】在縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理工作中，由于機構改革、職能整合，工作內容增加，造成這項工作具有較高的難度。在目前的縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理中，仍然存在一系列問題，只有妥善解決這些問題，才能有效提高縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理水平，保證工作質量。本文將對縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理存在的現(xiàn)狀進行分析，探討提高縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理水平的對策。

【關鍵詞】自然資源和規(guī)劃;檔案管理;數(shù)字化管理

機構改革和職能整合，對自然資源和規(guī)劃管理工作提出了更高的要求，為了提高自然資源和規(guī)劃管理水平，實現(xiàn)土地、礦產、水、草、林業(yè)資源不動產登記、開發(fā)利用、規(guī)劃等科學管理，必須提高自然資源和規(guī)劃檔案管理效率，促進自然資源和規(guī)劃管理效率的提升。我們必須認識到工作中存在的問題，采取針對性的對策解決這些問題，提高縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理水平。

一、縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理存在的現(xiàn)狀

隨著自然資源管理職責的調整，自然資源檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，機構改革、職能整合為檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展機遇。做好自然資源和規(guī)劃檔案管理工作，能夠保障土地、礦產、水、草、林業(yè)資源、不動產權籍所有者、使用者合法權益，解決其權屬糾紛，促進土地、礦產資源合理開發(fā)利用等相關工作正常進行。在自然資源和規(guī)劃管理職責調整后，造成自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)量、門類大幅度增加，同時增加了自然資源和規(guī)劃檔案管理工作的難度。如果在工作中仍然應用傳統(tǒng)的管理模式，無法有效提高工作效率。目前只能由多人在各部門按照行業(yè)規(guī)定分別使用不同的軟件管理其檔案，局機關無法集中、統(tǒng)一管理所屬部門檔案。一是檔案人員對整合后的職能業(yè)務熟悉不透。二是檔案庫房面積無法保證。三是硬件設備不能保障，目前還沒有一個兼容的軟件能同時處理好機關檔案、地質災害防治中心檔案和不動產權籍檔案。

二、如何提高縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理水平

（一）提高對自然資源和規(guī)劃檔案管理的重視程度。首先，縣級自然資源和規(guī)劃領導需要重視檔案管理工作，將這項工作列入年度工作計劃和考核內容，成立檔案工作領導小組，分管領導親自抓、辦公室具體抓、各業(yè)務股室、二級單位、自然資源所配合抓，形成了一個強有力的檔案管理網絡。

（二）建立完善的規(guī)章制度。在自然資源和規(guī)劃檔案管理工作中，完善的規(guī)章制度是提高工作水平的關鍵，因此，必須建立完善的規(guī)章制度。首先，健全檔案管理制度。在原有工作基礎上重新修訂檔案員崗位責任制、檔案保管、利用、保密、鑒定銷毀、檔案移交、庫房管理等一系列制度，同時完善自然資源系統(tǒng)檔案“三合一”制度。確保檔案從檔案收集、整理、移交、歸檔、保管，到檔案編研、開發(fā)、利用的全過程實行環(huán)節(jié)管理，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)管理責任制。

（三）提高檔案管理工作時效性。為了提高檔案管理工作時效性，需要加強自然資源檔案經常性管理。首先，及時收集。各種材料一旦形成，及時歸檔，不出現(xiàn)檔案積壓。其次，注重完整性。整個自然資源工作過程中具有保存價值的文件材料全部收集，不出現(xiàn)遺漏。再次，堅持檔案規(guī)范管理。經常性檢查，保持時效、科學、規(guī)范。最后，加大對直屬二級單位及各自然資源所檔案的收集、整理、及時移交到局檔案室歸檔。

（四）實現(xiàn)自然資源和規(guī)劃檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化管理是自然資源和規(guī)劃檔案的主流發(fā)展方向，為了實現(xiàn)這一目標，需要采取以下措施。首先，建立內部局域網，配備檔案管理專用服務器。對庫存檔案永久、長期保管的檔案進行原文掃描、數(shù)字化加工。實現(xiàn)從案卷級、文件級目錄數(shù)據庫向全文數(shù)據庫管理的轉變，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案同步歸檔，可以通過計算機直接查詢。其次，引入先進的檔案管理軟件，建立完善的檔案數(shù)據庫，并實現(xiàn)自然資源系統(tǒng)檔案資源的高度共享，在局域網可按訪問權限查閱檔案電子目錄及全文數(shù)據，實現(xiàn)OA系統(tǒng)及原生電子文件在線歸檔管理。最后，建立專門的電子閱覽室，配備完善的閱覽設備，設立權限，專門為檔案查詢提供服務，緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發(fā)和利用優(yōu)勢，減輕檔案員工作量。

三、結束語

總而言之，隨著社會的進步與經濟的發(fā)展，對自然資源和規(guī)劃檔案管理工作提出了更高的要求。為了提高縣級自然資源檔案管理水平，相關領導必須充分重視這項工作，增加在自然資源檔案管理方面的投入，建立完善的規(guī)章制度，積極探索先進的檔案管理方法，加大力度進行檔案管理數(shù)字化建設，提高縣級自然資源和規(guī)劃檔案管理水平，保證檔案管理工作的質量滿足相關要求。

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