論檔案管理的基本策略

鐘巧毅

【摘要】國(guó)家的人事檔案工作是由全國(guó)各行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位人事檔案工作組成的。所以只有提高各單位人事檔案管理檔次及效率，才能使我國(guó)的檔案管理日臻完善，這也是各單位人事等各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的必要條件。本文從人事檔案的管理入手，闡述檔案管理的基本思路，并對(duì)如何將檔案管理提升到新的層次進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;策略

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

人事檔案按照國(guó)家的人事政策，在培養(yǎng)、選拔和任用的工作中，記錄職工的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)的系統(tǒng)規(guī)范文檔，是單位合理使用、培養(yǎng)和提拔職工的主要依據(jù)。當(dāng)前許多部門的人事檔案管理比較混亂，收集的個(gè)人材料不全或者歸類不正確，在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中不按照規(guī)定的流程操作，導(dǎo)致檔案丟失毀損現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，就人事檔案來說，在保管及使用上存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，庫房雜亂，缺乏干燥設(shè)備及遮光、防潮設(shè)施等，造成人事檔案破舊、字跡不清，給人事工作帶來許多隱患問題。由于人事調(diào)動(dòng)比較頻繁，因此人事檔案的轉(zhuǎn)遞顯得尤為重要，在轉(zhuǎn)遞過程中，許多單位不履行相關(guān)的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，致使人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中丟失材料，給單位及個(gè)人造成無法彌補(bǔ)的損失。這類現(xiàn)象主要是我們的人事檔案管理人員沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，不能熟練運(yùn)用我國(guó)人事檔案管理規(guī)定，未規(guī)范地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理和運(yùn)用。本人根據(jù)實(shí)際工作中的操作，就如何具體做好人事檔案工作進(jìn)行粗淺探討。

二、檔案管理的基本策略

在人事檔案管理中，檔案員應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)每份人事檔案進(jìn)行整理管理。人事檔案管理的具體策略有以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理的歸集整理。1.收集。（1）因個(gè)人的經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的過程，檔案收集需堅(jiān)持不懈地做好補(bǔ)充工作。（2）檔案材料主要產(chǎn)生于現(xiàn)實(shí)的工作中，既有組織形成的，也有個(gè)人形成經(jīng)組織認(rèn)可的，來源廣泛，注意不要遺漏，要采取定向收集的方法。（3）有一部分職工檔案材料是按照一定的時(shí)間規(guī)律形成的，時(shí)效性較強(qiáng)，收集應(yīng)及時(shí)，以免時(shí)過境遷，增大收集工作的難度。（4）檔案的形成不是孤立的，每一項(xiàng)工作，一個(gè)事件，都有其相互的聯(lián)系性，收集要按圖索驥，追蹤進(jìn)行。2.整理。嚴(yán)格按照國(guó)家及有關(guān)上級(jí)部門的工作要求整理檔案，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案均達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。3.不需歸檔的文件材料。（1）經(jīng)過區(qū)分，應(yīng)屬于文書檔案等其他檔案的材料。（2）重份材料，職工檔案中每一件材料保存數(shù)量最多不超過三份，多者刪除。（3）不真實(shí)的材料，指的是那些含糊其詞，自相矛盾或虛假、誣陷不實(shí)的材料等。4.處理不需歸檔文件材料的辦法。（1）轉(zhuǎn)出。即轉(zhuǎn)送有關(guān)部門保管和處理。（2）退還。對(duì)不齊全不完整的文件材料，退還原形成部門，補(bǔ)辦完整，限期歸還;對(duì)個(gè)人所得獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、任命書、日記原件等不應(yīng)歸檔的材料，退還個(gè)人保管。（3）銷毀。凡是重份和無保存價(jià)值的材料均按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（4）留存。不屬于歸檔范圍，但有保存價(jià)值，由相關(guān)部門整理后作為資料保存。

（二）檔案利用管理的基本制度。1.轉(zhuǎn)遞。（1）通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。（2）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝。（3）對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。（4）接收單位收檔后經(jīng)核對(duì)無誤，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問。（5）接收職工檔案，必須按中組部等有關(guān)人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂;接收時(shí)要認(rèn)真檢查，不合乎要求的應(yīng)拒收。2.保管。（1）根據(jù)有關(guān)規(guī)定的范圍和原則，集中保管檔案。（2）負(fù)責(zé)檔案的收轉(zhuǎn)和登記。（3）確保檔案的安全，定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。（4）配備適用的庫房、裝具及其他設(shè)備，并按照“七防”要求，防止人為與自然災(zāi)害發(fā)生。3.提供利用。檔案的價(jià)值和工作目的在于利用，利用中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查閱制度。（1）檔案的查閱規(guī)定。凡申請(qǐng)查閱特定職工檔案的單位，首先要填寫查閱檔案報(bào)告，寫明查閱何人檔案，還要填寫查閱的姓名、工作單位等，需要摘抄或復(fù)制的一并注明。其次，查閱單位要在報(bào)告上加蓋公章并由負(fù)責(zé)人簽字，最后由檔案管理部門審核批準(zhǔn)。（2）檔案外借規(guī)定。職工檔案一般不外借，在特殊情況下，經(jīng)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借用，但要執(zhí)行以下規(guī)定：第一，外借單位必須持有外借檔案介紹信。第二，借出前，要進(jìn)行認(rèn)真登記，并由借檔人員簽字。第三，外借的職工檔案，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、隨意復(fù)制和愈期不還（借期一般不超過二周）。第四，歸還時(shí)，經(jīng)檢查清點(diǎn)無誤后，在外借登記冊(cè)上及時(shí)注銷。（3）出具證明材料的規(guī)定。利用單位派人或發(fā)函索要某職工檔案內(nèi)容的證明材料時(shí)，一律使用“調(diào)查證明材料介紹信”或“函調(diào)證明材料信”，加蓋公章，檔案管理部門提供的證明材料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱加蓋公章后登記發(fā)出。

三、結(jié)語

人事檔案的管理涉及到職工的切身利益，只有嚴(yán)格按照檔案管理的基本章程管理，才能將檔案管理水平全面提升，檔案管理作為各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，是每一個(gè)行政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位必不可少的職能，我們按照國(guó)家檔案管理規(guī)定做好人事檔案管理工作，建立功能齊備的人事管理檔案室，培養(yǎng)和不斷提高人事檔案管理人員水平，相信我們的人事檔案管理工作會(huì)日趨規(guī)范。

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