浙江省高職院校外事管理工作優(yōu)化研究

[摘 要]本文以浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院為例，在分析其外事管理工作現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，運用短板理論，探究其在外事活動開展、國（境）外專家引進、外事制度管理和外事檔案保存方面存在的短板，提出外事辦應(yīng)轉(zhuǎn)變職能定位、拓寬引智渠道、創(chuàng)建和完善外事制度、重視外事檔案管理等一系列具體優(yōu)化路徑，從而更好地促使學(xué)院向國際化辦學(xué)之路邁進。

[關(guān)鍵詞]高職院校;外事管理;短板理論;優(yōu)化路徑

[中圖分類號]G719.2 [文獻標識碼]A

隨著全球化的發(fā)展和世界開放格局的形成，高職院校的辦學(xué)需求也應(yīng)順應(yīng)時代變化適時調(diào)整。在過去，為滿足地方經(jīng)濟發(fā)展需要而辦學(xué)是大多數(shù)高職院校的需求，而現(xiàn)在，則應(yīng)該把國際化的、全球化的教育理念融合其中，實現(xiàn)辦學(xué)的國際化、就業(yè)的全球化。這種變化觸發(fā)了筆者的思考，本文基于國內(nèi)學(xué)者關(guān)于高職院校外事管理的研究成果，以浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院（以下簡稱“浙農(nóng)商院”）為例，運用短板理論，對外事活動開展、國（境）外專家引進、外事制度管理和外事檔案保存等方面進行研究，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化路徑，以期更好地促使學(xué)院向國際化辦學(xué)之路邁進。

1 浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院外事管理工作現(xiàn)狀

浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院于2009年籌建，2011年正式建校，是一所年輕的高職院校，國際交流與合作發(fā)展水平總體薄弱，但通過幾年的努力，也取得了一些成績。

1.1 外事活動開展

浙農(nóng)商院的外事活動主要包括外事出訪與來訪，師生國（境）外培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流與實習(xí)，舉辦、參與國際學(xué)術(shù)交流等。

自2014年首次自建團組赴國外學(xué)習(xí)交流以來，浙農(nóng)商院外事出訪團組的數(shù)量逐年增長，至今共派出11個團組共57人次赴美國、加拿大等13個國家和地區(qū)學(xué)習(xí)交流。共接待來自芬蘭、荷蘭等國家和地區(qū)10個代表團來訪。

師生國（境）外培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流與實習(xí)也呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢。2016年以前，教師國（境）外培訓(xùn)的主要渠道是參加教育廳組織的高職高專專業(yè)帶頭人與骨干教師赴澳大利亞、中國臺灣等短期培訓(xùn)項目，或參與兄弟院校組織的國（境）外培訓(xùn)項目，5年共輸送14位教師赴國（境）外培訓(xùn)。自2016年起，除了參加教育廳組織的項目，浙農(nóng)商院開始嘗試自行組織短期培訓(xùn)團和三個月訪問學(xué)者團，2016、2017年兩年共選派11名教師赴臺短期培訓(xùn)，12名教師赴臺訪學(xué)三個月。現(xiàn)階段，浙農(nóng)商院開展的學(xué)生交流與實習(xí)項目主要有暑期赴美帶薪實習(xí)項目和臺灣研究生項目，至今共派出42名學(xué)生。

浙農(nóng)商院在舉辦、參與學(xué)術(shù)交流方面相對較弱，僅于2013年舉辦過一次亞洲食學(xué)論壇，2012年和2016年分別選派1名和3名教師赴泰國、日本參加第二屆和第六屆亞洲食學(xué)論壇。

1.2 國（境）外專家引進

浙農(nóng)商院自2011年起，一直聘請一名白俄羅斯籍外教擔任學(xué)院的口語教學(xué)。2017年，首次嘗試從臺灣院校引進兩位教授來院短期授課，得到授課系部師生的一致好評。

1.3 外事制度管理

浙農(nóng)商院在外事制度管理方面的工作主要體現(xiàn)在學(xué)習(xí)和實施上級相關(guān)規(guī)定，并根據(jù)本校的實際情況制定相應(yīng)的管理制度。2017年以前，只有2012年出臺了《學(xué)院教職工因公出國（境）管理辦法（暫行）》，2017年出臺了《學(xué)院因公出國（境）管理辦法（試行）》、《學(xué)院國（境）外文教專家管理辦法》和《學(xué)院因公出國（境）人員行前教育手冊》，但是學(xué)生出國（境）學(xué)習(xí)交流、學(xué)分認定等方面的規(guī)章制度仍是空白。

1.4 外事檔案保存

浙農(nóng)商院國際交流和合作發(fā)展水平總體不高，現(xiàn)保存的外事檔案數(shù)量也不多，采用分級管理模式，由外事辦負責日常外事檔案第一手資料的收集、分類、整理等初級管理工作，并定期交給學(xué)院檔案室統(tǒng)一保管，主要采用有紙化的管理手段。

浙農(nóng)商院外事工作起步晚，雖然小有成績，但與兄弟院校相比，差距仍然比較明顯。外事活動開展方面，主要精力放在派遣團組出訪和選派教師國（境）外培訓(xùn)上，中外合作辦學(xué)、招收留學(xué)生等領(lǐng)域還是一片空白;國（境）外專家引進、外事制度管理和外事檔案保存等方面，也存在不少問題，有待改進和提高。

2 浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院外事管理工作中存在的短板

短板理論，又稱“木桶原理”“短板效應(yīng)”，由美國著名管理學(xué)家彼得提出，是指用一個木桶來裝水，如果組成木桶的木板參差不齊，那么它能盛下的水的容量不是由這個木桶中最長的木板來決定的，而是由最短的木板決定的。若要使此木桶盛水量增加，只有換掉短板或?qū)⒍贪寮娱L才行。高職院校的外事管理猶如一個木桶，也由很多“板塊”構(gòu)成，一旦有短的板塊出現(xiàn)，勢必會影響整個外事管理水平，乃至整個學(xué)校的辦學(xué)水平。所以，必須找出“短板”，然后想方設(shè)法提高所有板子的長度。

2.1 外事活動管理中的短板

浙農(nóng)商院整體對外開放程度相對較低，主要表現(xiàn)在以下方面：一是外事活動數(shù)量比較少，正式建校八年多來，共派出11個團組，接待10個來訪團，平均每年各不到1.5個;共選派37位教師國（境）外交流訪學(xué)，平均每年不到5位;共輸送42位學(xué)生國（境）外學(xué)習(xí)和實習(xí)，平均每年5.2位。八年多來僅舉辦過一次國際學(xué)術(shù)論壇，派出4位教師出國參與學(xué)術(shù)交流。至于中外合作辦學(xué)、招收留學(xué)生等領(lǐng)域，迄今為止還是一片空白。二是實質(zhì)性地引進國（境）外教育資源很少。團組出訪和來訪主要停留在學(xué)校情況相互介紹、實訓(xùn)室考察、校園參觀等淺表的層面，很少有簽訂協(xié)議等實質(zhì)性的舉措。僅有的幾份已簽訂的協(xié)議也多為框架性協(xié)議，以派遣訪問學(xué)者、研修生等形式為主，沒有真正地引進國（境）外院校的人才和技術(shù)。

2.2 國（境）外專家管理中的短板

浙農(nóng)商院在國（境）外專家管理工作中主要存在以下問題：一是引智渠道有限，聘請的長期外教已經(jīng)在校工作長達8年，短期外教主要依靠中介公司推薦;二是長期聘用的外教專業(yè)領(lǐng)域有限，一直從事英語口語教學(xué)，短期聘請的雖然從事專業(yè)課程教學(xué)，但聘用時間過短;三是未充分發(fā)揮國（境）外專家的才智，國（境）外專家僅參與課堂教學(xué)工作，未參與到相關(guān)系部的科研工作或行政管理工作中。

2.3 外事制度管理中的短板

2.3.1 外事管理制度的缺失。浙農(nóng)商院至今共出臺外事管理制度4項，其中1項已廢止，現(xiàn)存的3項都是2017年新制定的，包括教職工因公出國（境）管理制度1項，國（境）外文教專家管理制度1項和因公出國（境）人員行前教育制度1項。在此之前，因公出國（境）行前教育、國（境）外專家管理等方面都沒有制定具體的制度。外事檔案管理、學(xué)生參加出國（境）交流學(xué)習(xí)項目、外事接待等方面至今仍未出臺相應(yīng)的制度，主要依靠上級有關(guān)制度來進行管理，很大程度上增加了相關(guān)工作者的管理難度和管理風(fēng)險。

2.3.2 外事管理制度的混用。外事管理工作的管理對象不同于本國師生的管理，在制定制度的時候應(yīng)該因人因事而異，分別管理。然而，浙農(nóng)商院卻存在制度混用、制度內(nèi)容模糊、一竿子管理的現(xiàn)象。例如，用管理中國教師的教學(xué)制度來約束國（境）外教師，用國內(nèi)會務(wù)管理相關(guān)制度來管理外事接待等等。

2.4 外事檔案管理中的短板

浙農(nóng)商院在外事檔案管理中主要存在以下問題：一是思想上不重視，責任分工不明確。外事檔案管理處于外事工作的邊緣，一直以來得不到領(lǐng)導(dǎo)和外事工作者的重視。責任分工也不明確。國家教育部在高校外事工作的基本原則中規(guī)定：“外事檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全、便于開發(fā)利用。”但是，在實際操作過程中，浙農(nóng)商院檔案室一般只于年底要求外事辦上交相關(guān)外事檔案，且一般不明確具體上繳目錄，導(dǎo)致上交的檔案往往不夠規(guī)范，隨意性較大。二是人才非專業(yè)化，業(yè)務(wù)技能不熟練。浙農(nóng)商院外事辦兩位干事都是英語專業(yè)出生，對外事檔案管理工作不是十分熟悉，上崗前和在崗時也沒有接受過任何外事檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，以致管理過程中遺漏檔案保存的事件時有發(fā)生。

3 浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院外事管理工作優(yōu)化路徑

3.1 外事辦轉(zhuǎn)變職能定位

外事辦傳統(tǒng)的為外事做好服務(wù)工作的理念已經(jīng)不能滿足學(xué)院外事工作的發(fā)展，應(yīng)樹立“研究型+服務(wù)型”的理念，主動與各系部及各行政職能部門溝通，創(chuàng)造全院教職工人人關(guān)心外事、個個參與外事的“大外事”格局。要改善以往出訪過就算完成任務(wù)、接待過就算完事了結(jié)的局面，主動出擊，積極與國（境）外出訪、來訪院校聯(lián)系，探索、挖掘合作空間，努力為國（境）外院校和本院各系部、各專業(yè)合作搭建橋梁，爭取實質(zhì)性的項目落地。

3.2 優(yōu)化國（境）外專家管理

國（境）外專家的引進有助于加強師資隊伍建設(shè)，對提高學(xué)院教學(xué)、科研和管理水平有積極幫助。首先，應(yīng)該改變?nèi)瞬乓M的單一性，從偏重語言教師轉(zhuǎn)向偏重專業(yè)領(lǐng)域。在引智工作開展過程中，應(yīng)充分考慮各系主任、專業(yè)主任、骨干教師的意見建議，聘請什么領(lǐng)域、什么水平的國（境）外專家，需要聽取上述各位的意見。其次，要拓寬引智渠道，在現(xiàn)有渠道基礎(chǔ)上，探索“人帶人”、“外借”和“聯(lián)聘”等途徑?！叭藥恕保蠢帽拘Ｅ沙龅某鲈L團組、培訓(xùn)團組和訪問學(xué)者等進行對外宣傳，增加引智工作的可能性;“外借”和“聯(lián)聘”，即向師資力量相對雄厚的兄弟院校借用國（境）外專家，有可能的話聘其為長期兼職教師，增加引智機會。最后，要注重人文關(guān)懷，主動關(guān)心國（境）外專家的生活起居，盡力幫助他們解決生活上的困難，解除他們的后顧之憂。

3.3 優(yōu)化外事制度管理

國家和政府出臺的政策和法律法規(guī)針對的是全國或全省的高校，對外事管理工作具有普遍的指導(dǎo)意義。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)創(chuàng)建和完善適合自己校情的外事管理制度。創(chuàng)建和完善制度時，應(yīng)牢固樹立人本觀念，堅持將人作為管理工作的出發(fā)點和中心。

3.4 優(yōu)化外事檔案管理

首先，外事管理者要以高度重視、密切關(guān)注外事檔案的思想替代之前對外事檔案不重視、忽視的管理思想，明確責任意識——誰經(jīng)辦、誰負責。其次，要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確責任分工。針對外事檔案管理者一般不是檔案專業(yè)出身的現(xiàn)狀，創(chuàng)造條件加強對現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。相關(guān)人員也應(yīng)認真學(xué)習(xí)外事檔案管理相關(guān)內(nèi)容，哪些材料需要存檔要做到心中有數(shù)，第一時間記錄、保存，避免遺忘、遺漏。學(xué)校檔案室也要做好統(tǒng)籌工作，制定更為詳細的管理規(guī)范，督促外事辦做好收集、整理、歸檔和上交的工作。最后，等到條件成熟，可以考慮引進先進技術(shù)，開發(fā)資源數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)語

隨著經(jīng)濟全球化的進一步深化，高職教育將面對一個更加開放、競爭更加激烈的國際環(huán)境，高職院校的外事部門也將會在教育國際化進程中發(fā)揮越來越重要的作用。因此，外事部門工作人員要不斷解放思想，改變陳舊觀念，積極面對新挑戰(zhàn)，探索新方法，制定新對策，努力促進學(xué)校國際化辦學(xué)水平向更高層次發(fā)展。

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[收稿日期]2018-12-27

[作者簡介]王嘉穎（1989—），女，浙江諸暨人，碩士研究生，從事外事管理相關(guān)研究。