提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平的探討

于昌永

摘 要：在當(dāng)前我國(guó)的社會(huì)發(fā)展中，行政事業(yè)單位起著非常重要的作用。一個(gè)行政事業(yè)單位要想高效有序的進(jìn)行各項(xiàng)工作，就必須要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度。本文就對(duì)當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后結(jié)合實(shí)際提出合理的解決措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；管理措施

1 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 沒有提高對(duì)檔案管理的重視

在當(dāng)前實(shí)際的工作過程中，雖然很多事業(yè)單位在每年的年度計(jì)劃當(dāng)中都將檔案管理工作加入到計(jì)劃當(dāng)中，但是很多行政單位在實(shí)際的工作過程當(dāng)中都沒有有效的落實(shí)檔案管理工作，并且有關(guān)的管理機(jī)制當(dāng)中也存在著很多問題。而且對(duì)當(dāng)前行政事業(yè)單位的實(shí)際工作情況進(jìn)行分析可以了解到，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度相比較其他工作來(lái)說還比較低，這也在一定程度上導(dǎo)致有關(guān)的檔案管理人員在工作崗位上沒有盡職盡責(zé)，也沒有工作積極性。而且事業(yè)單位也沒有對(duì)檔案管理部門投入較多的人力資源和物力資源，這些都導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理工作存在較多的問題。

1.2 有關(guān)的管理設(shè)備沒有更新

我國(guó)很多行政事業(yè)單位中檔案管理的現(xiàn)代化水平比較低，因?yàn)橛嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視，所以很多檔案管理設(shè)備都比較落后，檔案管理的基礎(chǔ)也比較差，還有很多檔案管理的環(huán)境也比較差，在工作區(qū)域當(dāng)中也沒有對(duì)一些重要的檔案文件進(jìn)行分類[1]。此外，雖然有些行政事業(yè)單位有專門的檔案管理室，但是在實(shí)際的使用過程當(dāng)中檔案管理室并沒有發(fā)揮自身真正的價(jià)值，很多都成為了雜物存儲(chǔ)室，而且檔案管理中的管理設(shè)備也比較少，一些已經(jīng)存在的管理也設(shè)備也已經(jīng)出現(xiàn)了老化的現(xiàn)象。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，檔案一般都是記錄在紙上的，而紙質(zhì)的保存有著很高的要求，但是很多行政事業(yè)單位并沒有對(duì)檔案管理室的環(huán)境進(jìn)行過高的要求。對(duì)于紙質(zhì)的保存，檔案管理室的溫度和濕度都要處于合適的狀態(tài)，不能過高也不能過低，否則就會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的破壞，也為日后檔案的使用留下了隱患。還有一些事業(yè)單位存在檔案管理室安保措施不到位的現(xiàn)象，檔案管理室本來(lái)應(yīng)該是一個(gè)保密性極高的場(chǎng)所，但是現(xiàn)如今卻成為了人們可以自由出入的場(chǎng)所。因?yàn)楣芾碓O(shè)備的落后，在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)也比較麻煩，需要浪費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而且如此一來(lái)也會(huì)大大降低工作效率。

1.3 檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低

對(duì)檔案管理工作的本質(zhì)進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的本質(zhì)就是一項(xiàng)政治性和服務(wù)性比較強(qiáng)的工作，所以有關(guān)的管理工作人員在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，不僅要有較高的專業(yè)技術(shù)水平，還需要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。但是當(dāng)前我國(guó)很多行政事業(yè)單位中的檔案管理人員，很多都是身兼數(shù)職，而且管理工作對(duì)于他們來(lái)說就是一個(gè)兼職，多份工作重任在一定程度上加大了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致很多工作人員對(duì)于管理工作的積極性不高，有的甚至在工作過程當(dāng)中只是走表面形式，而且此種現(xiàn)象也對(duì)管理工作的穩(wěn)定性造成了一定的負(fù)面影響。雖然有一些行政單位設(shè)置了專門的檔案管理人員，但是絕大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平以及職業(yè)素質(zhì)都沒有達(dá)到崗位標(biāo)準(zhǔn)，在工作當(dāng)中也沒有較高的積極性，不重視對(duì)檔案的管理，在工作中將檔案隨意地進(jìn)行堆放，不僅不利于日后資料的查閱，還可能會(huì)對(duì)檔案造成破壞。而且由于有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門也沒有提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，最后導(dǎo)致很多檔案受到了損壞。

2 提高檔案管理的有效措施

2.1 提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

為了更有效的提高行政事業(yè)檔案管理的水平，有關(guān)的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視程度，如此一來(lái)也能為檔案管理工作的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，有關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的中要想加強(qiáng)宣傳的力度，讓更多的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于行政事業(yè)單位以及國(guó)家來(lái)說都一筆豐富的寶藏，并提高對(duì)自身檔案管理的重視程度，從根本上解決檔案管理工作不受重視的問題。此外在進(jìn)行宣傳教育的過程當(dāng)中還應(yīng)該讓管理人員深刻的意識(shí)到檔案破壞或丟失給單位以及國(guó)家?guī)?lái)的嚴(yán)重后果，明白檔案管理工作的重要性，并時(shí)刻明確自身管理工作的職責(zé)，提高員工的積極性。

2.2 建立健全的管理制度

要想有效的落實(shí)檔案管理工作，提高行政事業(yè)單位檔案管理水平，有關(guān)部門必須要建立健全的檔案管理制度，每個(gè)部門在管理的工作過程當(dāng)中都要明確自身的責(zé)任，有效的落實(shí)各項(xiàng)工作機(jī)制[2]。在工作過程當(dāng)中，還要對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)人加強(qiáng)監(jiān)督和監(jiān)管的力度，并對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行考核和評(píng)估，對(duì)于表現(xiàn)積極的員工可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于表現(xiàn)比較差，沒有有效落實(shí)工作責(zé)任的員工可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P。此外，不僅要建立健全的管理機(jī)制，還要加強(qiáng)不同部門之間協(xié)調(diào)和配合的力度，建立完整的工作體系，明確責(zé)任負(fù)責(zé)人。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中還可以結(jié)合單位以及工作人員的實(shí)際情況建立專門的管理隊(duì)伍和管理體系，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的管理，如此一來(lái)也能有效的提高行政事業(yè)單位檔案管理的水平。

2.3 加強(qiáng)資金的投入

在提高行政事業(yè)單位對(duì)于檔案管理重視程度的同時(shí)，有關(guān)部門也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理設(shè)備經(jīng)費(fèi)的投入力度，并做好經(jīng)費(fèi)規(guī)劃。首先應(yīng)該在單位的日常規(guī)劃當(dāng)中加入檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備的更新，然后對(duì)檔案管理設(shè)備的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查，對(duì)于其中存在的問題進(jìn)行有效的分析，并向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)，請(qǐng)求合理的經(jīng)費(fèi)開支[3]。要想更加有效地完善和更新檔案管理設(shè)備，就必須要做好經(jīng)費(fèi)規(guī)劃，然后逐步對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行完善，最終逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化。

2.4 推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

傳統(tǒng)的檔案管理資料一般都是由紙質(zhì)組成的，在查找檔案的過程當(dāng)中需要對(duì)檔案進(jìn)行反復(fù)的翻閱，還有些資料需要外出進(jìn)行復(fù)印，如果在翻閱或是復(fù)印的過程當(dāng)中沒有對(duì)檔案進(jìn)行有效地保護(hù)，那么就有可能會(huì)對(duì)檔案造成一定的破壞，而且也不利用檔案的保存。但是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景當(dāng)中，有關(guān)管理部門和單位可以使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或是其他一些設(shè)備將紙質(zhì)檔案電子化，并存儲(chǔ)到固定的信息平臺(tái)當(dāng)中[4]。如此一來(lái)，不僅能夠有效的減少查閱檔案花費(fèi)的時(shí)間，還能提高使用效率，也在一定程度上減少了檔案存儲(chǔ)過程中人力資源和物力資源的開支，最大限度的節(jié)省了資源。將檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的電子化，然后在進(jìn)行分類和整理，還能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱功能。有關(guān)人員可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行查閱和參考。座椅應(yīng)該有效的退訂檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，使用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)備方面的投入力度，使用先進(jìn)的管理設(shè)備，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

3 總結(jié)

在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展當(dāng)中，行政事業(yè)單位中的檔案管理有著非常重要的作用。但是在實(shí)際的檔案管理過程當(dāng)中還存在很多問題，檔案管理設(shè)備落后，管理人員職業(yè)素養(yǎng)比較低等都會(huì)導(dǎo)致很多檔案不能發(fā)揮自身應(yīng)有的價(jià)值，但是只要有關(guān)單位能夠有效的加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)的投入力度，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，并建立健全的管理制度，就能有效的解決其中存在的問題，并提高我國(guó)檔案管理的水平，推動(dòng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]于倩.新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2019（06）：89-90.

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[4]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案與建設(shè)，2015（03）：88-89.