醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的應(yīng)用分析

聶瑜

摘 要：人事檔案管理中涵蓋了醫(yī)院中管理層、醫(yī)生、護(hù)士、行政工作人員的各項(xiàng)身份信息，是醫(yī)院人力資源管理工作開展的基礎(chǔ)，也是福利待遇、職稱評定等工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，不斷跟隨管理對象的生活、學(xué)習(xí)、工作而發(fā)生著變化，管理工作壓力大、重要性高，進(jìn)行數(shù)字信息化發(fā)展勢在必行。本文從醫(yī)院人事檔案管理重要性入手，分析醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化信息的重要性，探討數(shù)字信息化對醫(yī)院人事檔案管理具體應(yīng)用，為提升醫(yī)院人事檔案管理水平提供一些參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案管理；數(shù)字信息化；應(yīng)用

隨著我國城市化進(jìn)程不斷推進(jìn)，人口基數(shù)已經(jīng)接近14億，在人口老齡化嚴(yán)重的當(dāng)下，居民醫(yī)療需求不斷增加，醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模也在隨之?dāng)U大，醫(yī)療體系中的工作人員數(shù)量逐年上升，作為醫(yī)院人力資源管理的基礎(chǔ)，人事檔案管理工作的壓力可想而知。人力資源管理和檔案管理作為醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，在維持醫(yī)院正常運(yùn)行和健康發(fā)展方面具有不可忽視的作用，然而，當(dāng)下傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化人事檔案管理工作的發(fā)展需求，數(shù)字信息化成為必然趨勢。

1 醫(yī)院人事檔案管理重要性

在醫(yī)院日常管理工作中，人力資源管理和檔案管理是基礎(chǔ)，必不可少，而人事檔案管理既是人事管理工作中的重點(diǎn)，關(guān)系到醫(yī)院人事工作的順利開展，又是檔案管理工作中的重點(diǎn)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的資源開發(fā)，其重要性不容忽視。首先，人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作順利開展的基礎(chǔ)和保障，在人員調(diào)動、員工福利調(diào)整、職位晉升或下降等人力資源管理工作中，只有依據(jù)人事檔案，才能保證人事調(diào)整的合理、科學(xué)、適合，保持醫(yī)院的良性運(yùn)轉(zhuǎn)；其次，人事檔案是醫(yī)生、教授們職稱評定的依據(jù)，檔案中保存著他們在臨床、科研方面的重要經(jīng)歷和成果，是醫(yī)院檔案管理中保密性較高的一部分；然后，人事檔案是醫(yī)院制定人力資源發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)，其中匯集了醫(yī)院各部門、各科室人員的全部數(shù)據(jù)，哪個方向需要補(bǔ)充人力一目了然。

2 醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的重要性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國醫(yī)療領(lǐng)域不斷發(fā)展變化和革新，醫(yī)院在管理制度、醫(yī)療工作方法、臨床試驗(yàn)?zāi)Ｊ健⑨t(yī)療器械管理、醫(yī)療垃圾處理等方面都發(fā)生了較大的不同，其中最顯著的變化就是計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，這使得很多檔案在產(chǎn)生之初就是電子信息形式，這些檔案的保存、開發(fā)應(yīng)用采用電子信息形式更加適宜，這就迫使人事檔案管理等管理工作進(jìn)行改變。傳統(tǒng)人事檔案基本采用紙張進(jìn)行保存，這樣的方式不僅保存難度大，占用空間較大，容易破損、丟失，且檔案資源的開發(fā)利用難度也很大，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)將信息輸入成為數(shù)字信息形式，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存、開發(fā)利用，可以有效改善紙質(zhì)檔案保存不便、占用空間、容易破損丟失、開發(fā)利用不便的問題，有效提高醫(yī)院人事檔案的利用效率，降低人力檔案管理中投入的人力、物力，更加有利于醫(yī)院的日常管理，人力資源管理工作人員通過輸入關(guān)鍵字可以搜索所需資料和檔案，更加有利于人事檔案的開發(fā)利用。采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理還可以有效提升檔案的保密程度，保存在計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫中的檔案可以通過加密來提升保密性，避免檔案在開發(fā)利用過程中被篡改、受損或丟失，保證了人事檔案的真實(shí)性、可靠性，還可以對人事檔案進(jìn)行長久保存，充分開發(fā)人事檔案信息資源。

3 醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的具體應(yīng)用

3.1 構(gòu)建電子人事檔案

人事檔案管理的數(shù)字信息化需要從檔案本身入手，從建立電子檔人事檔案入手，首先，醫(yī)院需要做好計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及工作，要求各部門、各科室工作人員包括醫(yī)生、護(hù)士在內(nèi)應(yīng)用計(jì)算機(jī)對相關(guān)信息做記錄，從而為人事信息建立數(shù)字信息化檔案，有了數(shù)字信息化檔案，工作人員后期查找檔案信息、利用檔案信息就可以直接應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的搜索、下載和計(jì)算機(jī)的打印功能，有效節(jié)約工作人員查找信息的時間，避免了檔案原件被直接利用可能造成的檔案受損、丟失，提高了人事檔案保存、管理、開發(fā)利用的效率。

3.2 建立人事檔案數(shù)字信息平臺

人事檔案數(shù)字信息平臺對于醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理十分重要，單純有計(jì)算機(jī)用于建立、保存人事檔案是不夠的，數(shù)字信息平臺可以幫助醫(yī)院人事檔案在聯(lián)網(wǎng)任一計(jì)算機(jī)上進(jìn)行人事檔案相關(guān)操作，有效提高檔案管理部門、醫(yī)院科室、管理層三方對人事檔案進(jìn)行應(yīng)用的質(zhì)量和效率，有效提升人事檔案的管理效率和開發(fā)利用效率，也使醫(yī)院管理層在應(yīng)用人事檔案時可以直接從信息平臺上調(diào)取，提高人力資源管理工作效率。建立人事檔案數(shù)字信息平臺可以有效提升檔案部門工作效率，當(dāng)檔案管理對象的工作、學(xué)習(xí)成果發(fā)生變化時，檔案部門工作人員只需要進(jìn)行信息的填充和更新，連接相關(guān)信息資料，即可完成對象檔案的更新，有效降低檔案管理工作壓力。

3.3 提高人事檔案信息的安全程度

人事檔案信息對于醫(yī)院的人力資源工作來講十分重要，在其中應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)可以有效提高人事檔案管理的質(zhì)量、效率，于人事檔案管理工作益處很多，但我們也應(yīng)當(dāng)正視數(shù)字信息化過程中存在的弊端，那就是連接網(wǎng)絡(luò)后的數(shù)字信息化平臺容易受到外來病毒、木馬的攻擊，人事檔案信息資料在沒有安全防護(hù)的情況下十分容易受損，甚至還會導(dǎo)致醫(yī)院行政管理工作受阻。因此，醫(yī)院在建立人事檔案數(shù)字信息平臺時一定不要忽視防火墻、安全管家等安全防護(hù)系統(tǒng)的安裝和運(yùn)維，培養(yǎng)能夠接觸到人事檔案數(shù)字信息平臺的工作人員，使他們明確正確的操作方式，定期使用計(jì)算機(jī)上的殺毒軟件，保護(hù)連接數(shù)字信息平臺計(jì)算機(jī)的安全和清潔，提高人事檔案數(shù)字信息平臺的安全性，提高人事檔案的安全程度。

3.4 建立信息管理部門

醫(yī)院建立人事檔案數(shù)字信息平臺時，需要同步建立信息管理部門，吸納和培養(yǎng)信息管理方面人才，這個部門的員工主要用于應(yīng)對可能出現(xiàn)的平臺安全問題、漏洞問題、計(jì)算機(jī)應(yīng)用問題，是人事檔案數(shù)字信息化管理的技術(shù)保障。醫(yī)院信息管理部門應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的管理制度和管理流程，定期對包括人事檔案數(shù)字信息化平臺在內(nèi)的醫(yī)院信息平臺進(jìn)行維護(hù)，定期升級平臺基礎(chǔ)設(shè)施，制定數(shù)字信息平臺應(yīng)急方案，有效應(yīng)當(dāng)可能發(fā)生的黑客攻擊事件。醫(yī)院管理層要重視對信息管理部門的建設(shè)和管理，投入相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行建設(shè)和升級，重點(diǎn)重視機(jī)房、現(xiàn)代化檔案室等部分的建設(shè)，提升醫(yī)院人事檔案的安全程度和利用效率；重視對人事檔案相關(guān)部門、崗位、人員的信息化技術(shù)培養(yǎng)，提高其應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的能力，杜絕工作人員利用連接平臺計(jì)算機(jī)進(jìn)行外網(wǎng)鏈接、登錄不明來源網(wǎng)站、下載可能攜帶木馬病毒軟件等行為，提高人事檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字信息化逐漸與社會生產(chǎn)生活的多個方面相結(jié)合，人事檔案管理也不例外。數(shù)字信息化后的人事檔案管理顯然更具優(yōu)勢，能夠節(jié)約企事業(yè)單位投入在人力資源方向的人力物力，提升人事檔案管理工作質(zhì)量和效率。醫(yī)療單位作為人員數(shù)量龐大的單位，應(yīng)當(dāng)重視對人事檔案管理的數(shù)字信息化，充分認(rèn)識到數(shù)字信息化的重要性，認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，積極不斷提升醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化水平。

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