高職院校OA辦公系統(tǒng)電子文件歸檔策略研究

摘 要：OA系統(tǒng)的廣泛使用，使得系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量電子文件，但是部分高校特別是高職院校未將辦畢電子文件進(jìn)行有效歸置，導(dǎo)致電子文件在OA系統(tǒng)中處于散亂閑置狀態(tài)。通過(guò)配置OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)功能，并進(jìn)行有效對(duì)接，提高檔案意識(shí)和工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，可為OA系統(tǒng)大量閑置的電子文件提供歸檔整理方法。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)；電子文件

當(dāng)前高職院校檔案工作中，雖大力提倡檔案數(shù)字化和智慧檔案館建設(shè)，但是在實(shí)際檔案工作中，廣泛存在以紙質(zhì)件歸檔為主，電子件歸檔為輔的現(xiàn)象。雖然OA系統(tǒng)在各行業(yè)各單位之間廣泛普及和使用，但存在只重視電子文件現(xiàn)行階段的使用價(jià)值，忽視電子文件歸檔非現(xiàn)行階段的查考利用價(jià)值。可以說(shuō)，絕大部分高職院校的OA系統(tǒng)中的電子文件處于散亂無(wú)秩序狀態(tài)。

公文是一個(gè)高校實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家各項(xiàng)方針政策，依法辦學(xué)的重要工具。公文的作用不僅僅體現(xiàn)在實(shí)踐活動(dòng)中具有的指導(dǎo)依據(jù)作用，也體現(xiàn)在辦畢文件對(duì)未來(lái)工作的考察利用作用，現(xiàn)行價(jià)值只是文件生命周期過(guò)程中的一個(gè)階段。因此，重視文件，除了重視文件的當(dāng)前價(jià)值，更要把投入更多的人力、物力、財(cái)力到電子文件的后期有效管理上來(lái)。

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件歸檔是一門(mén)綜合業(yè)務(wù)，涉及OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，涉及到檔案管理部門(mén)、綜合辦公部門(mén)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)，涉及到專(zhuān)職檔案管理人員、文書(shū)工作人員和兼職檔案管理人員。因此，要做好OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，必須把這幾個(gè)方面有機(jī)結(jié)合，形成合力，有效推進(jìn)檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步。

1 做好OA辦公系統(tǒng)的歸檔功能

近年來(lái)，各高職院校積極推進(jìn)智慧校園建設(shè)，在智慧校園平臺(tái)建設(shè)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)上，投入了大量的人力、物力和財(cái)力，推進(jìn)了高校信息建設(shè)的智慧化和數(shù)字化。作為文件處理和流程管理的OA系統(tǒng)，是高校智慧校園建設(shè)的重中之重，在開(kāi)發(fā)商選擇、功能配置和操作界面友好度方面，作了大量的流程設(shè)計(jì)和需求調(diào)研。但是，在功能設(shè)計(jì)和需求調(diào)研過(guò)程中，綜合辦公部門(mén)和網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)，往往忽視檔案部門(mén)的需求調(diào)研，檔案部門(mén)也缺乏工作主動(dòng)性，沒(méi)有主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，導(dǎo)致OA系統(tǒng)檔案功能的缺失。

鑒于此，OA辦公系統(tǒng)務(wù)須設(shè)計(jì)電子文件歸檔管理功能，一方面是對(duì)OA其他功能的有效對(duì)接和合理歸檔，保證所有OA中電子文件流程處理的真實(shí)性和辦畢電子文件的合理歸檔；另一方面，保證辦畢電子文件有效查考和快速利用。因此在當(dāng)前電子文檔一體化趨勢(shì)下，做好對(duì)OA中電子文件元數(shù)據(jù)的合理歸檔，對(duì)今后文件真實(shí)性的查考起著至關(guān)重要的作用。

2 做好檔案管理系統(tǒng)電子文件管理功能

做好高職院校OA系統(tǒng)中電子文件歸檔工作，必須相對(duì)應(yīng)做好檔案管理系統(tǒng)功能需求調(diào)研，做好檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的有效對(duì)接。

檔案管理系統(tǒng)前期采購(gòu)的調(diào)研工作，盡量采購(gòu)應(yīng)用廣泛、功能全面、界面友好的檔案管理軟件，要求公司資質(zhì)好，后期維護(hù)服務(wù)意識(shí)好，避免只開(kāi)發(fā)而不維護(hù)的情形。在功能需求上，避免檔案管理系統(tǒng)是OFFICE軟件Excle查詢(xún)功能的簡(jiǎn)單升級(jí)版，僅僅是檔案資源的目錄管理。豐富優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能，特別與OA系統(tǒng)功能對(duì)接上，不滿(mǎn)足于電子文件的物理歸檔，更要求實(shí)現(xiàn)電子文件邏輯歸檔，解決OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)文件處理元數(shù)據(jù)技術(shù)上的對(duì)接問(wèn)題，并開(kāi)發(fā)相應(yīng)的對(duì)接程序，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件、公文處理單、文件流傳日志遷移到檔案管理系統(tǒng)。以便于對(duì)OA系統(tǒng)電子文件處理流程元數(shù)據(jù)的有效管理，有效承接電子文件相關(guān)著錄信息，減少目錄著錄工作量，便于檔案的今后查找利用?！安捎镁W(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)歸檔，效率高，能適應(yīng)管理和利用的需要，只是前期配套工作比較復(fù)雜，既需要檔案管理系統(tǒng)的支撐，有需要學(xué)校和相關(guān)部門(mén)的配合和支持”。

3 繼續(xù)有效實(shí)施部門(mén)立卷制度

自電子文件產(chǎn)生以來(lái)，便存在電子文件及其對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件都進(jìn)行保存的“雙套制”歸檔現(xiàn)象，從而形成同一內(nèi)容兩種介質(zhì)的檔案。在電子文件法律地位未得到解決，以及大眾觀念意識(shí)未得到有效認(rèn)同的現(xiàn)時(shí)環(huán)境下，雙套制歸檔必將長(zhǎng)期存在。因此，涉及到檔案歸檔，就必然涉及到的部門(mén)立卷制度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在歸檔過(guò)程中，部門(mén)立卷制度得到有效實(shí)施并推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展。同樣，為有效對(duì)接同一份文件的紙質(zhì)版與電子版，必然要求在辦畢電子文件處理過(guò)程中，實(shí)行部門(mén)立卷制度。電子文件歸檔，特別是OA辦公系統(tǒng)電子文件邏輯歸檔的推行部門(mén)立卷技術(shù)復(fù)雜性和操作難度較大。根據(jù)OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，需配置檔案管理模塊，一方面是把辦畢的電子文件、公文處理單和文件流傳日志歸檔到OA系統(tǒng)檔案管理模塊中，另一方面，是OA系統(tǒng)綜合辦公部門(mén)的文書(shū)工作人員或者檔案部門(mén)檔案管理人員，在充分授權(quán)的基礎(chǔ)上，需對(duì)電子文件的歸檔價(jià)值、預(yù)歸檔、保存期限、歸檔部門(mén)、著錄要素等進(jìn)行有效管理。OA系統(tǒng)中便對(duì)電子文件價(jià)值進(jìn)行鑒定，減少后期檔案工作量，使進(jìn)入預(yù)歸檔范圍的電子文件都是有保存價(jià)值。

設(shè)置歸檔部門(mén)，是根據(jù)文件內(nèi)容，結(jié)合學(xué)校部門(mén)職責(zé)分工和高校檔案實(shí)體分類(lèi)體系，將有保存價(jià)值的文件，將電子文件、公文處理單和文件流傳日志打包作為整體，屬于哪個(gè)部門(mén)的檔案就劃轉(zhuǎn)到該部門(mén)。各部門(mén)兼職檔案管理員在平時(shí)或者在年度檔案整理期間，登錄個(gè)人OA賬戶(hù)，接收文書(shū)工作人員或者檔案管理人員劃轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的電子文件，一是有效歸檔電子文件。將電子文件遷移到檔案管理系統(tǒng)，并利用OA系統(tǒng)部分電子文件著錄項(xiàng)，并適時(shí)手動(dòng)補(bǔ)齊著錄項(xiàng)，做好檔案管理系統(tǒng)文件著錄，目的是減少檔案整理工作量，也為了保證電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是將電子文件處理單和電子文件本身打印出紙質(zhì)版，按文件處理單在前，文件在后的順序進(jìn)行裝訂，之后按紙質(zhì)文件的相關(guān)要求進(jìn)行整理。最終形成同一文件兩種介質(zhì)的歸檔方式，紙質(zhì)件與電子件相互補(bǔ)充，相互佐證，紙質(zhì)件能彌補(bǔ)電子文件的安全性和不確定性，電子件能滿(mǎn)足檔案查閱的高校性和利用的便捷性。

4 加強(qiáng)相關(guān)工作人員素質(zhì)提升

“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件從形成到歸檔涉及諸多部門(mén)和人員，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要規(guī)范性的操作”。雙套制歸檔方式下，OA系統(tǒng)電子文件歸檔對(duì)經(jīng)辦人員有較高的素質(zhì)要求。

一是具備檔案管理知識(shí)。在雙套制歸檔，特別是對(duì)電子文件歸檔要求下，除了在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔對(duì)檔案管理工作人員的檔案整理素質(zhì)有要求之外，OA電子文件流程挺高了對(duì)文書(shū)工作人員檔案整理知識(shí)的要求。紙質(zhì)文件時(shí)代，雖對(duì)文書(shū)工作人員的檔案知識(shí)有需求，但沒(méi)有達(dá)到專(zhuān)業(yè)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求，在OA系統(tǒng)下，要求文書(shū)工作人員既要熟悉全校各部門(mén)業(yè)務(wù)范圍，全面熟悉歸檔范圍和保管期限等檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

二是熟悉系統(tǒng)操作知識(shí)。不管是文書(shū)處理人員，還是專(zhuān)兼職檔案工作人員，都需要掌握基本的電腦操作技能和業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用流程。對(duì)OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)熟悉程度高，能滿(mǎn)足OA系統(tǒng)電子文件遷移到檔案管理系統(tǒng)，將流程日志、電子文件基本信息有效信息進(jìn)行著錄，并進(jìn)行打印歸檔。

三是重視檔案管理工作。大多數(shù)單位將OA系統(tǒng)電子文件處于散亂無(wú)秩序狀態(tài)，根本原因是對(duì)檔案管理工作的不重視。體現(xiàn)在不配置檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，未有效配置檔案工作發(fā)展所需的人力、財(cái)力和空間，未組建檔案管理隊(duì)伍，未將檔案工作納入學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，未將智慧檔案館建設(shè)納入學(xué)校智慧校園建設(shè)規(guī)劃并同步推進(jìn)。在電子文件時(shí)代，更加要求重視檔案管理工作，更加重視辦畢電子文件的有效歸置。

做好高職院校OA系統(tǒng)電子文件歸檔管理工作，需要多管齊下，多部門(mén)和多崗位人員配合，不僅要推行部門(mén)立卷制度，做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理，更要把OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的納入頂層設(shè)計(jì)，建立電子文件在兩個(gè)系統(tǒng)間的有效對(duì)接。同時(shí)，也需要電子文件生成、流傳、處理和歸檔各階段工作人員具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，切實(shí)推動(dòng)雙套制歸檔。

參考文獻(xiàn)

[1]吳堅(jiān).高校電子文件歸檔方法的實(shí)踐與探討[J].蘭臺(tái)世界，2012（5）.

作者簡(jiǎn)介

趙波（1988-），男，湖北利川人，重慶三峽醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校檔案館助理館員，檔案學(xué)學(xué)士，主要從事高校檔案管理研究。