信息化條件下檔案管理如何服務工程檔案管理淺談

匡江紅

摘 要：在當下的信息化時代，為了能夠使得檔案管理工作真正合乎時代的要求，檔案存放部門有必要認真地開展好相應的技術準備，推動檔案管理轉變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ胶蛢Υ婺Ｊ?，推動檔案工作的有序前進和順利開展。推動檔案管理走向信息化的過程中，應該注意做好相應的籌備工作，從而能夠使得信息化的檔案工作真正萬無一失。檔案管理人員也應該轉變自我的認知，將檔案信息化的內涵不斷地加以拓展，從而能夠滿足社會和民眾的需求。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案信息化；工程檔案管理；工程檔案

在一個信息化的時代，應該充分地重視信息對于國家、社會、個人的重要意義。如果重要檔案出現(xiàn)了缺失的情況，那么將會對社會的發(fā)展和個人的工作生活帶來難以想象的負面影響。在這樣的情況下，應當開展好檔案的管理工作。唯有能夠真正開展好檔案管理工作，才能夠使得檔案真正獲得妥善的保存。在當下這個信息化的時代，應當開展好檔案信息化的工作，從而能夠保證檔案的高速流動和便于查詢，同時將檔案的內涵不斷地拓展和豐富。

1 對于檔案及信息化檔案的分析

1）檔案的重要性分析。于梳理清楚歷史的脈絡、記錄重大的社會信息和個人信息、充當重大事件的憑證和依據(jù)有著極為重大的意義和作用。簡而言之，上到國家下到個人都可以被檔案記錄，檔案所承載的便是從民族到個人的歷史和發(fā)展進程。通過檔案，能夠真正搞清楚自己從哪里來，通過檔案也才能夠真正搞清楚自己會通往何處去。

2）當下的檔案管理的問題分析。然而，盡管檔案有著極為重大的意義和作用，然而當下的檔案管理問題卻層出不窮。很多檔案管理人員的工作能力和敬業(yè)精神不能夠真正令人滿意，因此導致了檔案不能夠被妥善地保管。紙質檔案發(fā)生丟失的情況也不在少數(shù)；同時隨著信息技術的不斷深入，紙質檔案不利于保留、信息量不夠、所占空間大的問題日益凸顯。因此結合這些問題，相關的部門和責任人必須要對此進行相應的反思和反省，從而能夠使得檔案的存在形式能夠發(fā)生相應的變革，真正能夠合乎人民的需求和社會的發(fā)展，從而能夠使得檔案管理中的問題被盡快地加以解決，也能夠使得檔案信息化真正被落到實處。同時檔案管理人士的工作狀態(tài)同樣不敢令人恭維，在開展工作的過程中不乏萎靡懈怠與得過且過之感，這樣的工作狀態(tài)顯然是令人堪憂的，也是值得相應的領導加以重視的。人浮于事的工作狀態(tài)必然導致了工作效率的低下，同時也必然使得群眾在辦事的過程中感到極度的不便。

3）開展檔案信息化的重要性分析。隨著時代的進步，生活節(jié)奏和工作節(jié)奏日益加快，信息技術的重要意義不斷地得到凸顯。任何團體、任何企事業(yè)單位、任何個人都試圖利用好信息技術，從而你能夠真正為本單位、本企業(yè)謀得工作便利，使得自我在開展工作的過程中更加快捷高效[1]。在當今時代，如果想令檔案的使用產生巨大的提升，那么就應當使得檔案快速地流入社會交流系統(tǒng)之中，并且能夠使得檔案在社會中廣為傳播，從這個角度分析的話，開展檔案信息化是有助于檔案發(fā)揮出更大的效力的；其次要想使得檔案能夠發(fā)揮出更大的效力，不僅要使之流入到社會的交流系統(tǒng)之中，同時也必須要豐富檔案的內在含義，打破狹義的檔案的概念，使得檔案的信息量更大，從而能夠更加符合社會的需求。在當下的時代中，周密、可靠、使用、翔實的資料、數(shù)據(jù)、信息的意義不可謂不重大，檔案作為信息的載體，自然也應該盡可能使之周密、可靠、實用、翔實。檔案信息化就是為了推動檔案的自我提升。

2 如何推動檔案信息化的建設

1）需要轉變檔案管理人員的意識。從馬克思主義的觀點分析的話，意識具有能動性，對物質具有反作用。當下是一個信息技術的時代，信息技術已經應用于社會的各個角落和方方面面，因此作為一個卓越的檔案管理人員，應當具備利用信息技術管理檔案的意識。如果不具備這種意識的話，那么推動檔案的信息化就無從談起，但是如果能夠真正產生相應的意識的話，那么對于檔案信息化的建設工作無疑是確立了相應的“人和”，時代所賦予的客觀的信息技術條件則是“天時”，同時當下的龐大的檔案管理量則是“地利”。當一件事業(yè)在開展過程中兼具了天時地利人和，那么就能夠真正使得這項事業(yè)真正取得成功了。檔案管理人員應當明確檔案的實質便是信息，檔案不管是信息的載體。如果不能夠真正彰顯信息性和時效性，那么檔案便是無用之物[2]。在當下這個時代，只有能夠推進檔案的信息化，才能夠使得檔案快速轉播，如果檔案管理人員墨守常規(guī)、抱殘守缺的話，必然使得檔案管理工作陷入瓶頸、畏葸不前，同時也不利于自我的工作前途。問渠那得清如許，為有源頭活水來。對于檔案事業(yè)和檔案管理人員都應該積極地引入“活水”，真正能夠做到與時代接軌。只有具備時代眼光和戰(zhàn)略眼光的檔案管理者才能夠真正成為時代的佼佼者。

2）提升檔案信息化的技術水平。工欲善其事，必先利其器。檔案管理者如果試圖推進檔案信息化的工作，必須要具備相應的信息技術水平，如果不能夠具備相應的信息技術水平的話，那么必然使得自己的宏大設想都淪為虛空。在推動檔案信息化的事業(yè)的同時，必須要把相應的設備構架齊全。諸如計算器、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備是必備的。同時應當開展好相關的軟件開發(fā)的工作，這項工作可以通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣。同時相應的檔案部門又應當建立起自我專門的局域網(wǎng)，添置好相應的計算機、光盤刻錄機等等，從而能夠使得同時應當推進檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。目錄中心的基礎性工作之一便是檔案數(shù)據(jù)的錄入，在開展這項工作的時候，需要對相關的責任人做好相應的培訓，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質檔案和數(shù)字檔案的“雙套制”工作模式。

3）提高檔案信息管理水平。想要真正推動檔案信息管理的水平不斷地邁向前進，應當打造出一支優(yōu)秀的檔案管理團隊，使得每一個成員都能夠擁有稱職的工作能力、與時俱進的上進意識、高度的責任感和使命感、一絲不茍的工作態(tài)度和高效的工作效率。想要真正打造出一支這樣的檔案管理團隊并非一件易事。檔案管理部門需要從兩個方面提高從業(yè)人員的素質和能力，其一是引進大批的高素質人才；其二是積極地開展相應的內部培養(yǎng)機制，從而能夠使得檔案館內的工作人員都能夠具備極高的信息技術運用能力。對于檔案館內的工作人員，應當對其開展好考核機制和可上可下的機制，對于那些不善于操作信息技術、不能夠在短時間內適應檔案信息化的工作人員，應當使其做好培訓回爐工作，當其能夠具備與職位相稱的工作能力的時候，再使其恢復工作，唯有如此，工作人員才能夠積極地轉變自我，懷揣高度的責任意識、進取意識乃至是危機意識，從而能夠激活自身的工作能力和工作潛力，打破以往的人浮于事和濫竽充數(shù)的工作狀態(tài)和工作弊病，真正使得整個檔案管理團隊保持無比的鮮活力量[3]。

4）推動檔案信息化的注意事項分析。任何新生事物的發(fā)展都是曲折的前進和螺旋式的上升，在檔案的管理問題上也是如此。紙質檔案的使用和流通已經延續(xù)了很長的一段時間，想要改變人們的使用習慣和思想認知并非是一件簡單的事情，也必然不是一蹴而就的，甚至是在引導內部工作人員轉化自我的思想認識的過程中，都必然充斥著很多的問題和挫折。在這個時候，管理者和領導者必然要堅定自我的信念，使得自己堅定不移地推進檔案的信息化，唯有如此，才能夠使得檔案的信息化真正落到實處，也才能夠使得檔案管理事業(yè)真正合乎時代的發(fā)展要求。

3 結束語

在當下這個信息化的時代，檔案無疑有著極為重大的意義和作用，任何一個事業(yè)單位和個人都無法忽視檔案的重大意義。然而使用并沿襲多年的紙質檔案，已然不能夠完全符合時代的發(fā)展、社會的進步和人的工作需要，因此應當推進檔案信息化的工作，從而能夠使得檔案真正快速地傳播到社會之中，提升檔案本身的重大的作用。相應的檔案管理人員應當轉化自我的認識和意識，掌握先進的信息技術，從而能夠使得檔案信息化真正落到實處。

參考文獻

[1]武有文，寧功偉，徐丹妮.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2017（2）.

[2]王芳.新常態(tài)下人事檔案管理信息化建設分析[J].人力資源管理，2018（2）

[3]徐桐.新形勢下人事檔案管理信息化建設分析[J].蘭臺世界，2018（1）.