檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

王金英

摘 要：隨著科學技術(shù)一日千里的發(fā)展，當前信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，信息技術(shù)和檔案管理的有機結(jié)合已經(jīng)成為了全新的信息化管理機制。在新時代背景下，我們必須要基于確保信息機構(gòu)的先進性前提下，才能有效平衡檔案管理工作和供需之間關(guān)系，才能全面提升檔案信息歸檔、管理、收集效率和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理

檔案信息化建設(shè)是全面提升檔案服務(wù)效率，提高檔案管理水平重要手段，同時更是促使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，文章從檔案信息化建設(shè)和管理的重要意義為切入點，提出了幾點完善檔案信息化建設(shè)和管理的策略，以期促使檔案管理模式由傳統(tǒng)實體轉(zhuǎn)變到重視信息，進而全面提升檔案管理工作的效率，更好的為社會服務(wù)。

1 分析檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著社會的不斷發(fā)展，當前現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會大眾的日常生活中，在各個領(lǐng)域也大力進行信息化建設(shè)，進一步助推了社會的發(fā)展。我們在開展檔案管理工作中，一定要清楚的了解當前的發(fā)展形式，有效將現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案管理有機融合起來，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，科學合理的管理檔案資源[1]。這對于全面提升檔案管理效率，助推檔案管理工作的順利開展有著至關(guān)重要的價值意義，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是電子文件的應(yīng)用。我們要科學管理電子檔案，才能全面提升檔案信息化建設(shè)水平。時代在發(fā)展的同時，計算機處理技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用。因此這就要求檔案管理人員熟練掌握各種信息技術(shù)，處理好電子檔案，確保檔案管理工作順利有序開展，故而我們一定要從思想意識上重視檔案管理信息化建設(shè)和管理。從另一個角度來分析，檔案信息化建設(shè)實質(zhì)上是對知識資產(chǎn)的客觀管理，檔案管理人員在工作中一定要重視知識資產(chǎn)，采取有效措施管理好知識資產(chǎn)，科學合理的進行檔案信息化建設(shè)。所以在新形勢下加強檔案信息化建設(shè)是至關(guān)重要的。

2 加強檔案信息化建設(shè)和管理的有效舉措

2.1 重點加強培訓教育，提高人員服務(wù)意識

檔案信息化建設(shè)和管理的順利實施，主要取決于檔案管理人員的服務(wù)意識的高低，因此，檔案管理部門需重點加強對他們的培訓教育，全面提升檔案管理人員的服務(wù)意識[2]。第一檔案管理人員必須要從思想意識上認識到自身職責和崗位職責的重要性，通過各種途徑加強與相關(guān)工作人員的溝通，營造一個良好的工作氛圍，進一步減少檔案工作中的消極現(xiàn)象。第二，在新時代背景下檔案管理部門要定期組織檔案管理人員參與各種培訓教育活動，通過培訓全面檔案管理人員的服務(wù)意識。為促使檔案工作人員完善自身職責，檔案管理部門還要組織相關(guān)工作人員，定期考察檔案管理部門檔案管理和建設(shè)工作的實際情況，獎優(yōu)懲罰，表揚或是鼓勵優(yōu)秀的檔案管理人員。

2.2 構(gòu)建信息管理機制，提升整體管理水平

在新時代的背景下檔案管理人員在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要從思想意識上認識到檔案管理的重要性。采取各種舉措，全面提升檔案管理水平，對此，需做到以下幾點，第一，檔案管理部門要認真分析檔案信息化建設(shè)的復雜程度，采取措施，最大限度的滿足檔案信息化的要求，全面提升檔案管理水平。第二，管理人員要不斷加強學習，進一步了解各種先進技術(shù)，合理應(yīng)用各種先進檔案管理設(shè)備，做好檔案信息化建設(shè)工作。第三，構(gòu)建健全的檔案信息化管理體制，進一步解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，促使檔案信息利用率的提升，真正意義上實現(xiàn)信息共享，助推檔案信息化建設(shè)和管理工作的順利實施。

2.3 構(gòu)建信息數(shù)字平臺，實現(xiàn)信息無縫連接

檔案管理部門在進行檔案管理過程中，一定要采取措施，構(gòu)建全面數(shù)字化平臺，以便更好的為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境，基于此，我們一定要立足于自身實際情況出發(fā)，有計劃、有目的地構(gòu)建檔案管理信息軟件平臺和數(shù)字化平臺，檔案管理部門在平臺信息建設(shè)中，還必須要采取措施，完善檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，在具體的工作中通過檔案管理信息系統(tǒng)，收集、歸檔、整理好檔案信息。同時還需構(gòu)建檔案信息查詢鏈接，以便于更好地區(qū)分檔案信息管理和其他信息，實現(xiàn)信息無縫連接

2.4 有效利用檔案資源，提升檔案管理水平

檔案信息管理部門在發(fā)展過程中要不斷完善檔案管理體制，時代在發(fā)展，當前電子檔案被廣泛的應(yīng)用到檔案管理工作中?；诖?，檔案管理人員必須要充分利用電子檔案，全面提升檔案信息化管理和建設(shè)的效率，同時還必須要進一步加強計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促使檔案信息化建設(shè)整體水平和整體質(zhì)量的提升，最大限度的發(fā)揮檔案資源的價值，進而更好地為社會帶來更大的社會效益和經(jīng)濟效益，助推檔案事業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

3 結(jié)語

總之，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理工作中非常重要的一項工作，因此，檔案信息建設(shè)和管理工作要得到高度重視，采取措施，不斷擴大檔案管理范圍，最大限度的利用檔案信息資源，全面提升檔案管理水平，助推檔案事業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

參考文獻

[1]王兆平.我國檔案信息化建設(shè)的對策研究[J].蘭臺世界，2012（S1）：75-75.

[2]王靜.檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法[J].黑龍江史志，2014（13）：244-244.