檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用

易斯斯

摘 要：在21世紀(jì)，檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的高效發(fā)展至關(guān)重要，簡(jiǎn)而言之，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)方能有效推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理，全面提高檔案管理效率。然而，縱觀整體，不難看出當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作中依然存在多方面的問(wèn)題，主要問(wèn)題包括企業(yè)檔案管理部門對(duì)檔案規(guī)范化管理工作缺乏正確認(rèn)知，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，檔案信息化建設(shè)相對(duì)落后。本文將在簡(jiǎn)述檔案工作規(guī)范化管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上綜合探討如何發(fā)揮檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用，希望能為企業(yè)檔案管理工作提供借鑒方案。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；企業(yè)檔案管理工作；規(guī)范化管理

在信息時(shí)代，企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理工作中有大量的電子文件、信息資料與相關(guān)檔案，如果依然使用傳統(tǒng)模式保存和管理這些資料，不僅會(huì)影響管理工作效率，而且難以充分開(kāi)發(fā)檔案資源。因此，企業(yè)必須充分引入先進(jìn)的信息技術(shù)，重視加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)本組織檔案工作規(guī)范化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，組建完善的檔案信息化平臺(tái)，對(duì)各種檔案文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)以方便后期查詢、調(diào)閱與更新。

1 企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀問(wèn)題

1.1 檔案管理部門對(duì)檔案規(guī)范化管理工作缺乏正確認(rèn)知

從整體視角來(lái)看，部分企業(yè)檔案管理部門對(duì)檔案規(guī)范化管理工作依然缺乏正確認(rèn)知，沒(méi)有意識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要意義，檔案管理模式無(wú)法與信息時(shí)代背景相適應(yīng)。受此影響，大多數(shù)工作人員也對(duì)檔案規(guī)范化管理工作缺乏應(yīng)有的了解，不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率較為低下。

1.2 檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低

檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低這一問(wèn)題主要是指檔案管理人員對(duì)檔案工作規(guī)范化管理流程和檔案信息化建設(shè)缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養(yǎng)存在一定的欠缺，難免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而導(dǎo)致檔案信息流失或者泄密。

1.3 檔案信息化建設(shè)相對(duì)落后

目前，部分企業(yè)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)還相對(duì)落后，特別是中小型企業(yè)，這些企業(yè)組織因?yàn)橘Y金、技術(shù)等方面的限制沒(méi)有購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，陳舊的設(shè)施難以滿足電子版檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法對(duì)檔案工作規(guī)范化管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 如何發(fā)揮檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用

2.1 制定檔案工作規(guī)范化管理制度

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)與檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制定檔案工作規(guī)范化管理制度，與此同時(shí)，要充分借助信息化技術(shù)對(duì)內(nèi)部檔案主題與級(jí)別劃分、檔案管理體制、管理職責(zé)、檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計(jì)、檔案信息內(nèi)的保密管理和安全管理、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與使用、檔案規(guī)范化管理工作經(jīng)費(fèi)以及檔案信息管理工作的獎(jiǎng)懲進(jìn)行合理規(guī)劃，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性、合法性與高效性。

2.2 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，發(fā)揮檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的價(jià)值作用，企業(yè)檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平與職業(yè)道德素養(yǎng)，通過(guò)有效的培訓(xùn)活動(dòng)加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)管理知識(shí)以及對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的正確認(rèn)知，引導(dǎo)檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時(shí)合理開(kāi)發(fā)檔案資源，利用現(xiàn)有的檔案信息規(guī)范企業(yè)日常管理工作，促進(jìn)本企業(yè)的良好發(fā)展。其次，企業(yè)應(yīng)借助信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期考核，避免部分檔案管理人員在實(shí)際工作出現(xiàn)失誤與差錯(cuò)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作規(guī)范化。再次，企業(yè)組織應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)考核工作制定可行的獎(jiǎng)懲制度，這樣有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德素養(yǎng)。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的檔案規(guī)范化管理工作核心，企業(yè)組織必須重視凸顯這一核心，充分引入信息技術(shù)，組建檔案信息化管理平臺(tái)與安全防護(hù)系統(tǒng)，配置先進(jìn)的硬件設(shè)施與完善的殺毒軟件，以此避免檔案資源被竊取。另一方面，企業(yè)應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)組建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、營(yíng)銷檔案等不同種類的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并通過(guò)組建自動(dòng)檢索系統(tǒng)來(lái)方便檔案調(diào)閱與查詢工作。除此之外，企業(yè)應(yīng)重視改善自動(dòng)更新系統(tǒng)，這樣有助于提高檔案信息更新效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，發(fā)揮檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用，提高檔案管理效率，企業(yè)組織應(yīng)重視組建可行的檔案管理制度，提高檔案工作人員的信息化技能與職業(yè)道德素養(yǎng)，大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

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