關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考與研究

錢紅

摘 要：小到單位，大到國家，檔案都是一種重要的資源。檔案在一個(gè)企業(yè)或單位的日常管理當(dāng)中十分重要的工具，有助于該組織或機(jī)構(gòu)把握自身的發(fā)展情況和規(guī)律。隨著信息時(shí)代的到來，檔案信息化建設(shè)也離不開信息技術(shù)的支持，應(yīng)用信息技術(shù)到檔案建設(shè)過程當(dāng)中是提高檔案資源利用效率的重要途徑，，也是推進(jìn)檔案資源由實(shí)體化向信息化轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路，同時(shí)也是提高政府辦公效率，促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)行的重要方法。然而檔案信息化建設(shè)的道路任重道遠(yuǎn)，必須完善相關(guān)的法律制度，同時(shí)進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，規(guī)范檔案管理工作，加速檔案信息的開發(fā)和利用，便捷信息資源共享，為社會(huì)提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

當(dāng)下正處于信息技術(shù)高速發(fā)展的階段，提升檔案管理的信息化水平是一項(xiàng)勢在必行的任務(wù)，而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)為構(gòu)建高效的檔案管理體系提供了便捷的方式。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要多方合作的復(fù)雜工程，一方面需要技術(shù)的支持，另一方面還需要資金的投入。針對我國目前檔案信息化建設(shè)工程的現(xiàn)狀，本文對建設(shè)過程當(dāng)中存在的問題和矛盾進(jìn)行深入的分析和探討，同時(shí)結(jié)合針對這些問題提出若干實(shí)用意見。

1 檔案信息化的概念

在國家的統(tǒng)籌規(guī)劃下，現(xiàn)代信息技術(shù)開始應(yīng)用到檔案工作當(dāng)中，檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體保管模式轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化管理，極大程度上促進(jìn)了社會(huì)對于檔案資源高效利用的需求，同時(shí)也促進(jìn)了社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息化的概念應(yīng)運(yùn)而生。簡而言之，檔案信息化管理就是指檔案管理部門利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案資源，通過硬件設(shè)施的支持來搭建相應(yīng)的平臺(tái)，并用于檔案的收集、管理和開發(fā)。

2 我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

2.1 檔案信息化建設(shè)理念較落后

盡管當(dāng)下信息技術(shù)發(fā)達(dá)，但是在我國部分地區(qū)，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)者并沒有對檔案信息化建設(shè)得到重視，依舊保留傳統(tǒng)理念，認(rèn)為檔案管理只需要手工操作處理即可，不需要投入資金建設(shè)，殊不知這種工作方式開始逐漸被時(shí)代淘汰。包括一些中小型的民營企業(yè)主認(rèn)為檔案信息化建設(shè)可有可無。以上對于檔案信息化建設(shè)的觀念問題普遍存在。

2.2 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施條件薄弱

要構(gòu)建起一套高效實(shí)用的檔案信息化管理系統(tǒng)，必須要有硬件和軟件資源的支持，包括基本的計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)等等，同時(shí)還要配套相應(yīng)的軟件。這些資源的供給毫無疑問需要足夠的資金投入，然而并不是所有單位都具備這樣的能力來建設(shè)，部分單位的檔案管理部門依賴于內(nèi)部財(cái)務(wù)支持，資金并不是很充裕，難以為檔案管理的信息化建設(shè)提供資金。如果單位內(nèi)部沒有相應(yīng)的資金供給，檔案信息化的建設(shè)便難以繼續(xù)進(jìn)行，這也直接導(dǎo)致了這類部門的信息化設(shè)施條件較差。

2.3 檔案信息化管理人員素質(zhì)偏低

信息技術(shù)的發(fā)展引領(lǐng)我國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入新的階段。同時(shí)，數(shù)據(jù)時(shí)代中各類文件材料，數(shù)據(jù)資料爆炸式增長。這無疑給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也考驗(yàn)著檔案管理人員的素質(zhì)能力。但是目前我國從事檔案信息化管理的人員的專業(yè)技能普遍不高，具體表現(xiàn)在學(xué)歷不高，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平低下并且缺少專業(yè)的訓(xùn)練，由此導(dǎo)致各種管理不當(dāng)?shù)膯栴}層出不窮。因此有必要加強(qiáng)對檔案信息化管理人員的培訓(xùn)力度。

2.4 檔案信息化管理的利用程度不夠

不少擁有充足資金的單位或企業(yè)會(huì)構(gòu)建專屬的檔案信息管理系統(tǒng)，但是盡管如此，部分機(jī)構(gòu)在建設(shè)完成之后，忽視了系統(tǒng)后期的維護(hù)和保障，由此帶來的直接后果就是檔案信息化管理的利用效率逐漸降低。例如，很多企業(yè)盡管已經(jīng)建成信息化系統(tǒng)，但是由于在管理過程中智能化和網(wǎng)絡(luò)化的水平比較地下，導(dǎo)致日常查詢還是，系統(tǒng)利用率低下，不足以滿足新時(shí)代檔案信息化的需求，同時(shí)不利于因此影響了檔案信息管理的高效化和高質(zhì)量。

3 完善我國檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 加大對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度

檔案信息化建設(shè)離不開資金的支持，其進(jìn)一步的推進(jìn)需要投入大量的人力物力?；谖覈鴻n案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平相對落后的狀況，政府需要增加相應(yīng)的投入。要切實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的現(xiàn)狀，政府投入的作用十分關(guān)鍵。比如，各級地方政府或單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的財(cái)政收入狀況，劃定對于檔案信息化建設(shè)投入的最低比例，并將資金下?lián)艿郊毙杞ㄔO(shè)的基層單位，以促進(jìn)基層單位的檔案信息化建設(shè)水平。

3.2 加大對檔案信息化管理人員的培訓(xùn)力度

檔案信息化管理人員在提高檔案資源利用效率的過程當(dāng)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此應(yīng)加強(qiáng)該類人員的綜合素質(zhì)的建設(shè)，從外部引入人才創(chuàng)建多元化的人員體系用于檔案信息化管理，同時(shí)也不可忽視已在崗的人員的專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高他們檔案信息化的專業(yè)技能。具體來說，應(yīng)從以下幾方面著手：

3.2.1 加大對檔案管理人員責(zé)任感和事業(yè)心的培訓(xùn)力度

檔案管理工作本身具有繁瑣無趣的特性，這也極大地考驗(yàn)工作者的耐心和責(zé)任心，唯有管理人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任感，方能把這項(xiàng)工作做好。對此單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)組織多種形式培養(yǎng)教育檔案管理人員責(zé)任感和事業(yè)心，例如可以組織學(xué)習(xí)、專家講座等方式提升他們的職業(yè)道德操守。

3.2.2 加大對檔案管理人員信息化業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)力度

對檔案管理人員要能夠熟練掌握管理系統(tǒng)的運(yùn)用，需要一定的計(jì)算機(jī)操作能力和專業(yè)知識(shí)，因此應(yīng)該要時(shí)常對管理人員加以培訓(xùn)，以提升他們的檔案管理水平，促使他們進(jìn)一步熟悉信息化模式下檔案管理的工作流程。

3.2.3 加大對檔案信息系統(tǒng)的利用率

各單位的領(lǐng)導(dǎo)者不僅要充分意識(shí)到檔案管理信息化的便捷性和高效性，同時(shí)還要采取必要措施提高檔案管理系統(tǒng)的利用效率，投入相應(yīng)的資金保障管理系統(tǒng) 的日常維護(hù)。此外，還可以結(jié)合單位自身的財(cái)政情況，引入先進(jìn)技術(shù)來完善現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和功能，以適應(yīng)單位檔案信息系統(tǒng)所需要的規(guī)模，進(jìn)而為檔案管理工作的高效進(jìn)行和單位長遠(yuǎn)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)論

本文具體分析了我國目前檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，并針對這些問題提出了若干針對性地解決方案。檔案信息化需要長期地建設(shè)，這項(xiàng)工作不是一蹴而就的，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息化建設(shè)應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，不斷完善管理系統(tǒng)，當(dāng)然未來必然會(huì)有更多的問題出現(xiàn)，完善檔案信息化建設(shè)需要檔案信息化管理人員去不斷探索和總結(jié)。

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