高校檔案利用中微信合理應(yīng)用的分析

翁佶

摘 要：本文針對(duì)高校檔案服務(wù)中微信的合理利用展開(kāi)深入研究，先闡述了高校檔案服務(wù)中微信的應(yīng)用特點(diǎn)，主要是指即時(shí)互動(dòng)性服務(wù)、平等公開(kāi)性服務(wù)、關(guān)系集成性服務(wù)等，并對(duì)高校檔案利用和服務(wù)的微信應(yīng)用進(jìn)行論述，主要包括微信的用戶群體比較多、可以對(duì)高校檔案和高校文化進(jìn)行宣傳、在線查詢和利用的便捷程度比較高等，最后總結(jié)了高校檔案服務(wù)中微信的具體應(yīng)用，主要包括預(yù)約查詢、在線咨詢、檔案查詢、檔案文化傳播、完善共享機(jī)制等，不斷提高微信的應(yīng)用效率，充分發(fā)揮微信應(yīng)用的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，確保高校檔案服務(wù)水平的穩(wěn)步提升，滿足師生的實(shí)際需求，充分彰顯高校檔案的利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用查詢；微信；合理應(yīng)用；檔案文化

現(xiàn)階段是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，各種信息利用的快捷性是很多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點(diǎn)。對(duì)于以往傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式來(lái)說(shuō)，則難與社會(huì)便捷性需求相一致和適應(yīng)。對(duì)于微信而言，作為全新的傳播手段之一，重要的特點(diǎn)就是快捷性和高效性，可以與人們獲取信息需求相一致。為了與時(shí)代相互協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，在高校檔案服務(wù)過(guò)程中，因此微信逐漸得到了廣泛的應(yīng)用和推廣，這也已經(jīng)得到了高校檔案管理人員的高度重視和關(guān)注。通過(guò)微信的合理應(yīng)用，可以提升高校檔案服務(wù)水平，不斷擴(kuò)大高校檔案館的信息利用服務(wù)范圍，更好地順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的發(fā)展趨勢(shì)，最大程度地滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求，進(jìn)而促使高校檔案服務(wù)創(chuàng)新目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

1 高校檔案服務(wù)中微信的應(yīng)用特點(diǎn)

1.1 即時(shí)互動(dòng)性服務(wù)

在傳統(tǒng)高校檔案管理過(guò)程中，如果需要提供相關(guān)服務(wù)，服務(wù)對(duì)象要前往檔案館進(jìn)行查詢利用，對(duì)于這種查詢模式來(lái)說(shuō)，如果是距離較遠(yuǎn)的利用用戶，其效率并不高，而且互動(dòng)交流也嚴(yán)重缺失。一旦通過(guò)應(yīng)用微信平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息向電子數(shù)字形式的轉(zhuǎn)變，借助信息技術(shù)手段，將檔案和用戶有機(jī)聯(lián)系在一起，用戶可以借助智能手機(jī)，對(duì)高校檔案微信公眾號(hào)進(jìn)行查閱，充分了解其所需信息[1]。此外，在微信平臺(tái)中，可以對(duì)高校檔案服務(wù)的電話、郵箱等進(jìn)行了預(yù)留，以期提高為用戶提供的服務(wù)水平。

1.2 平等公開(kāi)性服務(wù)

微信平臺(tái)傳播，屬于主動(dòng)“訂閱”模式下進(jìn)行的應(yīng)用，對(duì)于服務(wù)對(duì)象來(lái)說(shuō)，如果感興趣就可以進(jìn)行關(guān)注。服務(wù)對(duì)象可以結(jié)合自身意愿，以此來(lái)獲取信息，將自主權(quán)和話語(yǔ)權(quán)充分展示出來(lái)，而且在信息傳播和接受服務(wù)等方面，其自主性和平等性也比較顯著，進(jìn)而對(duì)于吸引服務(wù)對(duì)象具有極大的幫助，還可以進(jìn)一步拓展微信平臺(tái)的應(yīng)用范圍。此外，微信平臺(tái)的開(kāi)放性特點(diǎn)比較顯著，可以延伸到校外、符合用戶需求，突破身份存在的限制，在關(guān)注微信檔案公眾號(hào)以后，就可以滿足用戶自身所需，將高校檔案服務(wù)應(yīng)用范圍拓展開(kāi)，發(fā)揮高校檔案較高的文化價(jià)值。

1.3 關(guān)系集成性服務(wù)

借助微信打造的“開(kāi)放平臺(tái)”，可以不斷提高用戶體驗(yàn)度，在圍繞用戶進(jìn)行的“關(guān)系網(wǎng)”中，促使拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)式傳播的實(shí)現(xiàn)，基于此，可以不斷提高高校檔案服務(wù)功能的全面性和覆蓋性，并最大程度地滿足高校檔案服務(wù)需求。要想將集成性充分發(fā)揮出來(lái)，必須要借助微信才能完成，不斷提高信息交流效率，實(shí)現(xiàn)“一對(duì)一”服務(wù)[2]，也可以借助群聊，集中整合特定關(guān)系人，使之成為統(tǒng)一整體，進(jìn)而提供集中化的服務(wù)。此外，高校微信平臺(tái)，還具有集成關(guān)系服務(wù)特征，高校檔案管理人員可以借助信息源，將檔案平臺(tái)的維護(hù)和經(jīng)營(yíng)落實(shí)到位，從而確保檔案服務(wù)內(nèi)容具備較高的個(gè)性化優(yōu)勢(shì)。

2 高校檔案服務(wù)中微信合理應(yīng)用的可行性因素分析

2.1 微信的使用用戶群體數(shù)量巨大

微信作為我國(guó)重要的社交軟件，騰訊2018年財(cái)報(bào)顯示國(guó)內(nèi)微信用戶數(shù)量突破10億，是享有較高的影響力和凝聚力的一種社交平臺(tái)軟件，而且微信也是手機(jī)移動(dòng)端的入口之一，在具備網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)流量的基礎(chǔ)上，可以大大提高微信的利用效率。高校檔案利用服務(wù)，其服務(wù)群體主要包括師生及畢業(yè)校友，在這些人群中，就我們上海電力大學(xué)師生使用微信的比例幾乎是百分百。一般來(lái)說(shuō)，檔案的保密性特點(diǎn)比較顯著，一些學(xué)生和教師對(duì)檔案館的了解程度嚴(yán)重不足。對(duì)于微信來(lái)說(shuō)，可以借助查找微信號(hào)、掃描二維碼等，以此來(lái)添加好友[3]，借助微信，可以為高校師生了解檔案館創(chuàng)造極大的便利性。微信所具備的用戶群體極高，微信添加的便利程度較高，所以在高校檔案利用服務(wù)過(guò)程中，開(kāi)發(fā)微信公眾號(hào)平臺(tái)的應(yīng)用，對(duì)于師生利用檔案具有極大的幫助。

2.2 對(duì)高校檔案文化進(jìn)行推廣和宣傳

高校檔案，有著一定的神秘感，想確保師生了解檔案相關(guān)的信息，必須注重宣傳高校檔案文化，將高校檔案文化的育人功能充分發(fā)揮出來(lái)，而且完善和加強(qiáng)高校檔案文化，也是高校檔案館工作的重中之重。在高校檔案服務(wù)過(guò)程中，加強(qiáng)微信的應(yīng)用，對(duì)于高校檔案和高校文化的宣傳具有極大的幫助。高?？梢越柚⑿殴娖脚_(tái)，對(duì)檔案、校史信息進(jìn)行發(fā)布，將個(gè)性化和趣味性充分體現(xiàn)出來(lái)，而且還可以對(duì)相關(guān)文章和視頻等進(jìn)行發(fā)布，同時(shí)，在微信發(fā)布消息過(guò)程中，其時(shí)效性也比較顯著，如果群體關(guān)注了微信公眾號(hào)[4]，通過(guò)圍繞學(xué)校工作中心宣傳檔案法律法規(guī)、校園文化等，通過(guò)不斷更新，以此加強(qiáng)高校檔案文化建設(shè)。

2.3 在線查詢和利用的便捷程度比較高

由上述可以看出，師生和畢業(yè)校友等，屬于高校檔案利用服務(wù)的群體和對(duì)象?，F(xiàn)階段，在高校檔案服務(wù)過(guò)程中，其內(nèi)容主要包括高考信息、學(xué)籍查詢服務(wù)以及各部門(mén)歸檔材料的查詢服務(wù)等。學(xué)生和畢業(yè)校友，可以對(duì)高校檔案公眾微信平臺(tái)進(jìn)行關(guān)注，對(duì)檔案利用基本流程進(jìn)行查詢了解，而且還可以對(duì)相關(guān)已經(jīng)數(shù)字化公開(kāi)的材料和信息進(jìn)行在線查詢，避免浪費(fèi)較多的時(shí)間和精力，確保辦事效率的穩(wěn)步提升。

3 高校檔案服務(wù)中微信的具體應(yīng)用

3.1 預(yù)約查詢

現(xiàn)階段，對(duì)高校檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，利用微信預(yù)約查詢功能比較顯著。首先，借助微信進(jìn)行預(yù)約查詢，可以充分發(fā)揮出微信的留言功能，在公眾號(hào)，重點(diǎn)涵蓋需要查詢的信息、內(nèi)容等，為預(yù)約查詢的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。其次，可以借助接入網(wǎng)站數(shù)據(jù)，為后臺(tái)開(kāi)發(fā)創(chuàng)造有利條件[5]，引導(dǎo)用戶結(jié)合提交信息表單的方式，以此來(lái)進(jìn)行查詢，并在微信中，展示出其狀態(tài)，不斷提高反饋速度，引導(dǎo)用戶對(duì)時(shí)間進(jìn)行合理安排和調(diào)度。其中，后者的利用效率更高一些，可以對(duì)查詢手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，并避免浪費(fèi)較多的時(shí)間。

3.2 在線咨詢

在檔案方面，諸多學(xué)生的信息咨詢需求比較顯著，所以高校檔案部門(mén)要加強(qiáng)相關(guān)服務(wù)的開(kāi)通，加強(qiáng)微信公眾號(hào)的應(yīng)用，使學(xué)生掃碼，就可以進(jìn)行相應(yīng)的咨詢，而高校檔案部門(mén)要及時(shí)為其進(jìn)行答疑解惑，對(duì)于咨詢來(lái)說(shuō)，主要包括即時(shí)信息和在線留言功能等，工作人員可以結(jié)合相關(guān)信息[6]，進(jìn)行相應(yīng)區(qū)別，而且還可以結(jié)合其需求程度，體現(xiàn)出在線查詢和答疑功能。高校檔案部門(mén)還要注重篩選相關(guān)問(wèn)題，在公眾號(hào)上，將學(xué)生集中關(guān)注的問(wèn)題找出來(lái)，然后進(jìn)行發(fā)布推送，也可以借助微信的自動(dòng)恢復(fù)功能，為學(xué)生進(jìn)行答疑解惑。我校在公眾號(hào)平臺(tái)尚未完善的前提下則針對(duì)利用率較高的群體建立有檔案利用查詢微信群。

3.3 檔案查詢

在高校檔案工作中，檔案的查詢檢索功能所發(fā)揮的作用比較顯著，高?？梢越柚鷻n案檢索功能，借助后臺(tái)接入數(shù)據(jù)庫(kù)，并導(dǎo)入到微信平臺(tái)，將在線查詢、瀏覽等服務(wù)功能充分發(fā)揮出來(lái)，還可以設(shè)置菜單[7]，將其納入到專(zhuān)門(mén)的查詢系統(tǒng)之中，集中整合數(shù)據(jù)庫(kù)和微信平臺(tái)，將自助查詢工作落實(shí)到位，為用戶提供極大的便利性?；诖耍梢源蟠笳蔑@出傳統(tǒng)查詢不具備的便利性和快捷性，確保用戶借助微信查詢，可以及時(shí)獲取自身所需的信息。

3.4 傳播檔案文化

微信其社交功能比較顯著，在當(dāng)前社交APP中占據(jù)著舉足輕重的地位，所以高校要加強(qiáng)微信公眾號(hào)的應(yīng)用，以此來(lái)對(duì)檔案文化進(jìn)行傳播。微信在信息傳播方面，重要的優(yōu)勢(shì)就是廣泛性和精準(zhǔn)性等，所以高校檔案部門(mén)要將這一優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。首先，高校檔案部門(mén)要借助微信公眾號(hào)[8]，以圖文并茂的形式，傳播檔案知識(shí)和信息，比如可以將檔案知識(shí)和最新的檔案技術(shù)成果展示出來(lái)。其次，還要借助圖片、視頻等形式，展示館藏，讓廣大師生提升對(duì)檔案工作的重視程度，通過(guò)檔案文化推動(dòng)高校自身文化建設(shè)的深度和廣度。例如本校教學(xué)樓是原日本商業(yè)學(xué)校建筑，日本關(guān)東軍總司令即命喪于此，如今被上海市楊浦區(qū)文物局列為文保建筑和愛(ài)國(guó)主義教育基地，諸如這個(gè)建筑的沿革檔案信息就可以通過(guò)公眾號(hào)文章來(lái)宣傳介紹，讓更多的師生、校友和社會(huì)大眾知曉其中的歷史事件。

3.5 完善共享機(jī)制

高校檔案部門(mén)要將微信的共享性特點(diǎn)充分發(fā)揮出來(lái)，與用戶之間保持密切的交流和互動(dòng)，對(duì)不同的用戶需求進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)不同用戶群組的構(gòu)建，不斷提高信息溝通效率。而且高校檔案部門(mén)還要將自身的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)利用起來(lái)，對(duì)相關(guān)的檔案交流信息進(jìn)行發(fā)布和傳播，賦予廣大用戶信息檔案接收者的角色。此外，檔案部門(mén)還要對(duì)微信的傳播精準(zhǔn)性進(jìn)行深入分析，引導(dǎo)廣大師生對(duì)各類(lèi)檔案征集的通知進(jìn)行發(fā)布，將檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行拓展，確保檔案信息資源共享性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，微信這一網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)，對(duì)當(dāng)今我們?nèi)粘Ｉ町a(chǎn)生了極大的影響，在高校檔案服務(wù)過(guò)程中，微信已得到了廣泛的應(yīng)用，尤其在預(yù)約查詢、在線咨詢、檔案查詢、傳播檔案文化、完善共享機(jī)制等方面的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)舉目共睹。對(duì)于高校檔案管理者來(lái)說(shuō)，要密切關(guān)注信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，借助微信，將檔案服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步拓展提升，為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)和微信的高效利用和整合，使之成為協(xié)同一體，確保良好的應(yīng)用效果。

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