淺談如何創(chuàng)新信息化時代機關事業(yè)單位檔案管理工作

黃詩雅

摘 要：目前我們處于高速發(fā)展的信息化時代，各行各業(yè)有了信息技術的支持，緊跟時代發(fā)展的步伐，對資料的管理模式進行優(yōu)化升級。機關事業(yè)單位以積極的轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新了檔案管理的模式，有效地提高了工作效率，為單位提供更好的服務與幫助，更加適應當前的發(fā)展。本文從檔案信息化的概念作為出發(fā)點，對信息化技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢進行了研究與分析，同時對創(chuàng)新檔案管理工作也提出了有效措施。

關鍵詞：信息化時代 機關事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，當今社會已進入了信息化時代，正確、合理應用信息化技術已成為各行各業(yè)主流的工作模式。因此，事業(yè)單位檔案管理的相關工作也要順應時代的發(fā)展要求融入信息化技術，有利于高效、快速地獲取檔案信息，提升檔案管理水平以及相應的服務質(zhì)量，將檔案管理的各項優(yōu)勢淋漓盡致地發(fā)揮出來。

1 檔案管理信息化的基本概述

檔案管理信息化是將紙質(zhì)的實體檔案利用現(xiàn)代化技術對檔案數(shù)據(jù)進行采集和整理，變成信息化數(shù)據(jù)的模式。檔案種類多且繁雜，整理過程中如果一味采取人工管理方式，不僅耗費大量時間，還無法保證管理質(zhì)量。而利用現(xiàn)代化技術，對檔案進行了有效管理，不僅提升工作效率，還減少人力資源和物力資源的投放，進而實現(xiàn)資源的充分調(diào)配和應用。

2 信息化技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢

2.1 工作效率提升

檔案管理工作是一項長期持續(xù)并系統(tǒng)的工作，對于機關事業(yè)單位來說，在單位成立之初就開始形成檔案，隨著時間的推移、單位的發(fā)展，歸檔資料的內(nèi)容越來越豐富、種類越來越多樣，檔案管理工作越來越繁重，檔案管理員的工作壓力越來越大，導致工作效率越來越低。因此要將檔案的資料進行信息化管理，利用信息化技術不僅能夠滿足檔案數(shù)據(jù)資料收集工作的需要，還提供智能化的檔案檢索空間，簡化了檔案管理工作的操作流程，優(yōu)化了檔案存儲的工作模式，提升了檔案管理的工作質(zhì)量，提高了檔案管理者的工作效率，實現(xiàn)了管理時間的科學規(guī)劃。

2.2 加強對陳舊檔案的有效管理

傳統(tǒng)的檔案管理是使用紙張作為記錄載體以及通過人工裝訂的方式進行資料歸納整理，這種方式不利于對檔案進行管理。一是紙質(zhì)檔案占用存放空間，二是當面對大量、年代久遠的檔案資料時，可能需要翻閱大量檔案后才能找到所需資料，無形中浪費了時間和精力。使用信息化技術來對檔案的內(nèi)容進行處理，可以減少檔案使用者的負擔，使其工作效率提高，同時也會對陳舊檔案進行科學有效的管理，延長儲存時間，減少占用的地方，還可以以快速地查詢到有用資料。

2.3 提高檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)的檔案不利于進行儲存，一是容易受到自然環(huán)境的影響，導致檔案中的資料出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，不能長期的進行儲存。二是通過人工方式進行裝訂的檔案，容易造成資料的缺失、損毀。而電子檔案可以不受自然環(huán)境的影響而進行長期的保存，同時還可以利用辦公設備進行備份，使檔案保存期具有一定的穩(wěn)定性，為機關事業(yè)單位的長足發(fā)展提供有力保障。

2.4 提高檔案信息的傳遞速度，同時保障安全

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在傳輸?shù)倪^程中會浪費大量的人力、物力與財力，同時還存在丟失的情況，會給機關事業(yè)單位帶來一定的風險，不利于機關事業(yè)單位的發(fā)展。電子檔案在傳遞過程中可以提高速度，同時保證檔案的安全，還可以有效地減少運輸成本，避免機關事業(yè)單位出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，盡可能規(guī)避風險。

3 信息化時代機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 轉(zhuǎn)變管理模式

目前我們處在信息化發(fā)展的時代，人們對信息化的需求日漸增加。機關事業(yè)單位在信息化的大力支持下，工作介質(zhì)、工作思路、工作身份發(fā)生了變化，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，從傳統(tǒng)工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動化，從按部就班的工作者轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵅傩愿鼜姷墓芾碚?。根?jù)檔案需求，加強基礎設施的建設，制定規(guī)范的檔案管理流程，使用信息化技術對檔案進行收集、整理、分類，減輕檔案管理者的工作壓力，提高工作效率，豐富檔案管理的工作內(nèi)涵。

3.2 建立信息數(shù)據(jù)庫

機關事業(yè)單位在檔案管理方式轉(zhuǎn)型時建立信息數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫分成不同模塊的子數(shù)據(jù)庫，對檔案數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)限進行合理劃分加強事業(yè)單位檔案的層級管理，提升了數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理者要對檔案資料進行科學管理，對不同類型的檔案進行分門別類，再分發(fā)到相應的子數(shù)據(jù)庫中，工作人員根據(jù)實際需要進行檢索，有效減短了查找資料時間，為檔案信息應用提供了便利條件。

3.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

第一，機關事業(yè)單位要選擇專門的檔案管理者，對其進行培訓，也可以根據(jù)實際需要到檔案管理工作先進單位調(diào)研，學習借鑒好經(jīng)驗和好做法，強化業(yè)務能力，培養(yǎng)勇于創(chuàng)新的精神。第二，建立考核機制，檔案管理者通過專業(yè)培訓和考核后才能進行工作，有效提高了檔案管理者的綜合素質(zhì)，從而實現(xiàn)檔案服務單位的理念。

3.4 完善機關事業(yè)單位檔案管理的制度

目前大多數(shù)機關事業(yè)單位檔案管理的制度缺乏規(guī)范性，導致檔案工作呈現(xiàn)被動、資料不全面、安全性低等問題?，F(xiàn)代事業(yè)單位應建立相關制度，對歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續(xù)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等進行專項管理，形成一套比較完整的檔案管理制度，明確信息報送工作機制、擴大檔案收集覆蓋面、形成系統(tǒng)的檔案資源體系，使檔案管理工作各個環(huán)節(jié)有章可循。

4 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不適合當前的發(fā)展，電子檔案得到了大力的推廣，機關事業(yè)單位要適應時代的變化，對傳統(tǒng)的檔案管理進行優(yōu)化與創(chuàng)新，利用信息化的管理模式，不僅提高了檔案管理工作效率，延長了檔案數(shù)據(jù)的保管期限，還保障了檔案數(shù)據(jù)的安全性，讓檔案更好的為單位提供幫助與服務，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展提供有益貢獻。

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