探究基層檔案管理的整體情況及解決策略

楊兵 張帥 鄧延春

摘 要：檔案管理作為單位管理中的基礎保障部分，在優(yōu)化單位結構，增加工作效率，提供數(shù)據(jù)參考與依據(jù)等方面具有十分重要的意義。隨著企事業(yè)及行政單位對日常管理的不斷重視，檔案管理工作也亟需不斷完善與優(yōu)化。檔案管理人員作為檔案工作的直接執(zhí)行者，其不同的素質與能力直接決定了檔案工作的整體水平。因此不斷加強檔案管理人員的理論知識與專業(yè)技能顯得尤為關鍵。本文以基層檔案管理人員為研究對象，簡要分析了檔案管理的現(xiàn)狀及問題，并就此提出切實可行的應對策略，以期為基層管理人員不斷優(yōu)化自身工作提供理論參考。

關鍵詞：基層檔案管理；整體情況；解決策略

近年來，隨著各類企事業(yè)及行政單位對基礎性工作的不斷重視，檔案管理在基礎管理工作中的作用日益顯著，受到各級管理者的高度重視。原有固定的檔案管理模式漸顯不足，對于檔案管理形式進行創(chuàng)新越發(fā)迫切。為了有效應對當前形勢，檔案管理人員應不斷學習理論知識與專業(yè)技能，努力增強自我能力的同時，提升單位檔案管理的綜合水平。當前基層單位檔案管理人員存在的問題較為明顯，基于對管理現(xiàn)狀及存在問題的分析探討，為提升檔案管理人員的整體素質能力提供解決策略。

1 基層部門檔案管理所具有的現(xiàn)狀及問題

1.1 加強理論學習與知識培訓，拓寬專業(yè)技能儲備

基層檔案管理人員，由于資源配備及政策措施的影響，總體缺乏定期的理論學習與更新，在面對繁重且不斷更新的檔案管理任務時，專業(yè)技能及知識量儲備易出現(xiàn)匱乏的情況，未進行及時的學習與培訓，使得管理人員的知識儲備及實際技能無法滿足實際需要，加之溝通與反饋的渠道較為閉塞，其實際管理水平與能力越發(fā)較弱。

1.2 檔案管理工作的信息化程度明顯偏弱

當前，大部分基層檔案管理都是基于紙質版的卷宗，其不僅篇幅較大，同時在制定過程中也會花費較多的人力和時間成本，查找檢索檔案只能依靠單本卷宗的目錄進行逐一查找，不僅耗時耗力，且檔案內容易存在偏差等問題。這給相關檔案資料的查閱者帶來了較大的不便。由于大部分基層單位對于檔案管理皆以紙質卷宗為主，檔案管理僅僅存在于立卷上，并未建立對應的電子版目錄及數(shù)據(jù)，信息化程度總體偏低，增加了使用檢索時的難度，阻礙了檔案開發(fā)服務的開展，因此亟待開展具有快捷高效的網絡查詢檢索形式，對于提高檔案管理效率，優(yōu)化使用程序，降低檢索難度等都至關重要。

1.3 檔案管理工作的受重視程度明顯偏低

基層檔案管理人員對于自身工作的重要性認識不夠，工作態(tài)度松散，對材料進行收集與整理歸檔時無法及時有效的完成。部分人員疏于對歸檔資料的收集與保存，隨意擱置不僅導致資料丟失，影響檔案整體的完成性，對于重要的歸檔資料，還會因該類疏忽造成無法彌補的損失，并對數(shù)據(jù)資源造成極大浪費。

2 提高檔案管理總體水平的有效對策

2.1 提升人員的理論知識及專業(yè)技能儲備

相關部門應履行好自己的職責，建立健全基層檔案管理制度，加強檔案管理力度，完善管理機制，使管理工作朝著更加合理有效、更加科學規(guī)范的方向發(fā)展。檔案管理人員應嚴格遵守管理制度，認真負責的對各類數(shù)據(jù)資料進行整理、分類與保存。在整個工作過程中，要注意檔案形成的連續(xù)性，提高對檔案管理工作的重視程度，并積極組織開展對相關管理人員進行再教育學習與專業(yè)技能培訓，并通過建立激勵政策，充分提升相關人員的工作積極性，拓展其理論知識范疇及實際管理技能水平。

2.2 基層檔案的電子信息化建設

隨著信息技術的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術開始被運用到各個領域中，由于基層部門的檔案管理工作種類繁多，但管理人員十分有限，因此基于主流的信息化方式進行檔案工作管理，在掌握相關技術知識的同時，進行信息數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效準確采集、檢索等需求，不僅能提升管理效率，還能明顯縮短需求者對檔案材料的查閱時間，為實現(xiàn)檔案管理的高效便捷提供了可參考的管理與運用方式。

2.3 加強對數(shù)據(jù)資料的有效歸檔意識

在進行檔案管理工作時，首先要確保資料的完整性，如若資料產生缺失就會對資料的質量及其價值的發(fā)揮造成影響。管理人員需對各類資料進行及時有效的整理與保存，并充分意識到歸檔工作的重要性。

3 小結

綜上所述，隨著國家對基層事業(yè)的不斷重視，基層檔案管理工作也有了長足的發(fā)展。但由于基層管理工作事務繁多，人員復雜且管理能力參差不齊，因此只有切實提升檔案管理人員的整體能力，才能在整體上改善檔案管理現(xiàn)狀，從而保障基層事業(yè)的穩(wěn)步落實與發(fā)展。

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作者簡介

楊兵，女，館員，主要從事和研究行政檔案和財務檔案工作。