基于信息社會背景下，分析辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

付遠(yuǎn)翠

摘 要：在信息社會的背景下，在辦公室文書檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng)工作，它涉及到辦公室的人事管理，并且對辦公室的人事管理起著非常重要的作用，本文從辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀入手，針對完善辦公室文書管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；創(chuàng)新

隨著社會的發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)水平已經(jīng)有了顯著地提高，企業(yè)的發(fā)展速度也在逐漸加快，在該種情況下，企業(yè)中的一些重大事件需要被完好的保存下來，文書檔案工作雖然在企業(yè)當(dāng)中的地位不高，但其重要性需要得到企業(yè)管理者的認(rèn)可。如今，企業(yè)中的文書檔案由于企業(yè)地位的限制而出現(xiàn)了管理問題，需要企業(yè)及時(shí)調(diào)整。

1 辦公室文書檔案管理制度的措施

推進(jìn)文書檔案管理相關(guān)制度的創(chuàng)新，建立健全企業(yè)文書檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)定，根據(jù)國家相關(guān)方面的規(guī)定，結(jié)合當(dāng)今時(shí)代的新形勢，新特點(diǎn)，聯(lián)系單位自身實(shí)際情況，擯棄單位舊的，不合時(shí)宜的文書檔案管理制度，推陳出新，打造覆蓋全面的制度體系，讓文書檔案管理工作有強(qiáng)有力的制度保障。

1）建立企業(yè)文化檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，實(shí)現(xiàn)電子化管理。文書檔案作為企業(yè)發(fā)展的無形財(cái)產(chǎn)，是單位重要的信息載體之一，也是企業(yè)能否占據(jù)一席之地的重要基礎(chǔ)，為保障企業(yè)文書檔案信息的充足和有效，確保查閱文書檔案方便快捷，單位還需要建立文書檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的電子化管理，以企業(yè)檔案部門為核心，文書檔案由檔案主管直接領(lǐng)導(dǎo)，逐級建立并落實(shí)文書檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。

2）提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。無論是企業(yè)管理者還是文書檔案管理人員，都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理理念，將提高文書檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新和發(fā)展，納入企業(yè)的重點(diǎn)之一，充分認(rèn)識到文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義

2 辦公室文書檔案管理工作面對的機(jī)遇

1）有助于企業(yè)獲利的提升。在計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展的今天，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時(shí)間內(nèi)分析企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，來為企業(yè)的良好發(fā)展提出科學(xué)合理的建議。同時(shí)，檔案管理也更區(qū)域結(jié)構(gòu)化，檔案管理者可以根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題，有針對性的找出相關(guān)檔案，并對其進(jìn)行分析，來幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好的做出決策，此外，當(dāng)企業(yè)進(jìn)行改善時(shí)難免會有一些歷史遺留問題，通過對相關(guān)檔案進(jìn)行分析，會對這些歷史遺留問題的解決有所幫助，這些好處都會有利于企業(yè)活力的提升從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展。

2）有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升。由于傳統(tǒng)手工檔案管理的耗時(shí)長，難度大等特點(diǎn)，檔案管理通常只停留在檔案的存儲，管理以及運(yùn)用等方面。對于計(jì)算機(jī)檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲，管理以及運(yùn)用方面，同時(shí)還要關(guān)注文書檔案是如何生成的，確保其完整性此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的，同時(shí)檔案管理者還要提高對資源共享的重視，比如搭建一個(gè)檔案管理平臺，讓使用者可以獲取自己所需求的資源，同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，對其檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，來不斷提升檔案管理工作的水平，此外，企業(yè)在進(jìn)行改革時(shí)，只有堅(jiān)持企業(yè)檔案完整統(tǒng)一的的這一理念，對企業(yè)書文檔檔案進(jìn)行合理的移交，才能使企業(yè)一些問題真正得到解決。

3 辦公室文書檔案管理工作面對的挑戰(zhàn)

1）文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，在調(diào)查了一部分企業(yè)之后，發(fā)現(xiàn)其在制度創(chuàng)新方面有一個(gè)共性問題，文書檔案管理工作相應(yīng)的管理制度，一旦文書檔案管理工作沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，其工作者就會很容易降低要求，思想上產(chǎn)生懈怠，那么就會導(dǎo)致其檔案管理工作出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，因而，在企業(yè)進(jìn)行一些決策的時(shí)候，從錯(cuò)誤的文書檔案中分析出來的參考意見，自然不會對企業(yè)的發(fā)展有力。同時(shí)，檔案管理沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)了一把手說了算的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實(shí)性，從而會出現(xiàn)腐敗的現(xiàn)象。

2）對文書管理工作的重視程度不高。就目前的實(shí)際情況而言，能夠發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)對文書檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)揮的效用不高，有些企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少更新，同時(shí)。還有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)再也沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的真正效用，對于文書檔案保持一種重視管理輕視使用的態(tài)度，檔案管理者比較關(guān)注檔案管理的手機(jī)以及存儲工作，而輕視文書檔案的使用工作。

3）文書檔案管理技術(shù)較為落后。文書檔案管理技術(shù)較為落后，也大大降。低了檔案管理工作的效用，大多數(shù)企業(yè)再開展，文書檔案管理工作時(shí)，首先是由微機(jī)來接收和保存信息，然后，再單機(jī)情況下來對需求信息進(jìn)行檢索，這種情況下，文書檔案其實(shí)，已經(jīng)在檔案管理中脫離出來了，充其量只能算一個(gè)文本信息，文書檔案的獲取不能脫離其實(shí)際工作，而是要扎根于實(shí)際工作，只有這樣，文書檔案才能被利用，從而發(fā)揮其真正的效用。

4 辦公室文書檔案管理工作的具體對策

1）要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，檔案管理制度工作只有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，才能不斷提升企業(yè)檔案管理的工作水平，因此，在企業(yè)文書檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)者必須要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，首先，要對原有的檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)分析，優(yōu)秀的東西要繼承，落后的東西要舍棄，其次，要加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)，將檔案管理的責(zé)任進(jìn)行合理分工，確保責(zé)任落實(shí)到檔案管理的每一個(gè)責(zé)任者，最后，要建立檔案管理修訂制度，要在實(shí)際工作中對其進(jìn)行檢驗(yàn)，來保障規(guī)章制度的科學(xué)性。

2）要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，在文本書管理工作當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)者要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，首先，要做好檔案管理人員的招聘工作，人員招聘必須要嚴(yán)格把關(guān)。其次，要定期開展檔案管理交流大會，通過與其他檔案人員的交流，來幫助檔案工作者更好的完善自己，最后，要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對檔案管理做出貢獻(xiàn)的要給予獎(jiǎng)勵(lì)，來不斷提高檔案管理者的工作積極性。

3）對企業(yè)的檔案管理工作改革。隨著企業(yè)需求的變化，自然也要對其檔案管理工作進(jìn)行改革，只有這樣，才能發(fā)揮出真正的作用，在企業(yè)開展檔案管理工作中，首先，要關(guān)注企業(yè)組織隊(duì)伍的變化，確保其領(lǐng)導(dǎo)作用能夠得以發(fā)展，其次要有創(chuàng)新意識，比如，檔案的收集，可以從單單關(guān)注事后這一方面變?yōu)殛P(guān)注事情發(fā)生之前，事情發(fā)生的過程，以及事情發(fā)生后等方面，會讓文書檔案更加科學(xué)，最后要在符合規(guī)定的情況下讓檔案管理更加開放，讓需求真真實(shí)實(shí)的感受到檔案管理的好處。

4）創(chuàng)新保障工作。辦公室文書檔案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此，在辦公室文書檔案管理過程中，還要注重保障工作的進(jìn)行，因此，應(yīng)該在條件允許的情況下，安裝值得信任的安保系統(tǒng)，對于這一系統(tǒng)的引進(jìn)，并不是僅僅在形式上對保障方式進(jìn)行創(chuàng)新，而是通過這一系統(tǒng)的引進(jìn)能夠切實(shí)保證辦公室內(nèi)所有文書檔案的安全。辦公室文書檔案管理工作不是孤立存在的，它與企業(yè)中很多部門的運(yùn)行存在著很多關(guān)系。

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理對于企業(yè)發(fā)展來說，既是一種機(jī)遇，又是一種挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷的完善檔案管理制度的規(guī)章制度，其次要不斷地提升檔案管理者的素質(zhì)，最后要對企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行改善，從而讓企業(yè)在激勵(lì)的競爭中取得優(yōu)勢的。

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