醫(yī)院檔案管理中精益管理的應(yīng)用

奚春紅

摘 要：醫(yī)院需要通過綜合化的管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)復(fù)雜事務(wù)的管理工作目的。檔案管理屬于現(xiàn)代化醫(yī)院的基礎(chǔ)性管理工作的重要任務(wù)之一，醫(yī)院檔案的內(nèi)容極為復(fù)雜，不同類型的檔案的具體作用不同，不少管理部門都借助信息化資源來實(shí)現(xiàn)管理醫(yī)院檔案的工作目的。除了需要更新檔案管理工作的具體手段，工作人員還需要注意改變管理理念，給醫(yī)院檔案提供合適的管理系統(tǒng)，現(xiàn)探討精益化管理工作的可行性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；精益管理；管理方法

精益管理工作理念最早被使用到生產(chǎn)活動(dòng)中，由于應(yīng)用主體取得了成功，因此其逐漸被應(yīng)用到了管理領(lǐng)域之中，這種管理理念追求精益求精，注重降低管理工作成本，以提升顧客滿意度來改善管理工作展開效果，可將組織在社會(huì)性方面的價(jià)值最大化地呈現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理工作需要有科學(xué)合理的新型管理理念的引導(dǎo)，現(xiàn)結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的基本需求，探討落實(shí)精益管理工作的相關(guān)工作措施。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)有問題

1.1 管理系統(tǒng)與信息系統(tǒng)之間的沖突

在信息技術(shù)的強(qiáng)力催化之下，醫(yī)院形成了完整的信息應(yīng)用系統(tǒng)，日常的醫(yī)療事務(wù)管控工作效率得以提升，但是信息技術(shù)并未被有效融入到醫(yī)院檔案管理工作中，檔案信息化程度比較低，在很多管理醫(yī)療資料的工作中，仍舊延用了傳統(tǒng)化的管理方法，醫(yī)院的整體發(fā)展也因此而受阻，檔案資源不能被直接地應(yīng)用到醫(yī)院的綜合平臺(tái)中，檔案的應(yīng)用價(jià)值也不能被全方位呈現(xiàn)。

1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員的問題

粗放化的檔案管理模式導(dǎo)致醫(yī)院中的檔案出現(xiàn)了缺失以及信息失真的情況，給檔案管理者也需要負(fù)起一定的責(zé)任，不少檔案管理者并未掌握必要的信息應(yīng)用技術(shù)，其業(yè)務(wù)能力低，對于醫(yī)療活動(dòng)的了解不足，不能使用科學(xué)而又具有一定針對性的方法來處理各種檔案問題，部分醫(yī)院的檔案管理人員在接手檔案管理工作前，并未接受系統(tǒng)化的培訓(xùn)，本身存在專業(yè)水平偏低的問題，醫(yī)院檔案系統(tǒng)又比較復(fù)雜，管理經(jīng)驗(yàn)欠缺的管理人員需要比較長的適應(yīng)時(shí)間。

1.3 管理標(biāo)準(zhǔn)的問題

檔案管理工作需要有標(biāo)準(zhǔn)化的公祖制度的限制，但是不少醫(yī)院并沒有結(jié)合醫(yī)院檔案的內(nèi)容制定專門的管理制度，檔案材料中的數(shù)據(jù)極為混亂，歸檔與立卷工作不能保持一致性，檔案管理范圍也不夠清晰，不少檔案數(shù)據(jù)與醫(yī)療文獻(xiàn)材料都沒有被納入到基礎(chǔ)檔案管理工作的范圍之中，后續(xù)檔案應(yīng)用工作也會(huì)隨之受到影響。

2 利用精益管理模式的現(xiàn)實(shí)意義

醫(yī)院檔案長期沒有被重視，內(nèi)部存有混亂問題持續(xù)存在，主要是因?yàn)獒t(yī)院中的這類物質(zhì)資源的價(jià)值沒有被有效發(fā)掘，但是在實(shí)際的醫(yī)院日常管理、科學(xué)研究以及學(xué)術(shù)交流等公共性醫(yī)療活動(dòng)中，醫(yī)院檔案均可提供必要的數(shù)據(jù)。管理醫(yī)院檔案時(shí)的分類篩選工作不到位，管理效率低下，在精益化管理理念的影響下，管理者應(yīng)當(dāng)先對綜合化的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，做好管理分工配合工作，針對人事檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案以及科研活動(dòng)等多種不同類型的檔案來安排具體的管理工作。

精益化的檔案管理理念還要求管理者注重管理工作的開設(shè)效率與成本消耗，避免出現(xiàn)過多地浪費(fèi)檔案資源的狀況，檔案管理者提升了檔案管理活動(dòng)的條理化程度之后，整體工作量也能夠被減輕，在精細(xì)化理念的科學(xué)指導(dǎo)下，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行正確使用。

3 應(yīng)用精益管理系統(tǒng)管理醫(yī)院檔案的建議

3.1 優(yōu)化檔案管控工作制度

科學(xué)化的檔案管理工作，首先應(yīng)確保完善、合理的檔案管理制度，而這也是確保醫(yī)院管理水平和服務(wù)水平提升的關(guān)鍵，同時(shí)也可為檔案管理工作提供正確指導(dǎo)和方向。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門之間協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展，規(guī)范和明確管理工作流程，需對當(dāng)前的管理制度進(jìn)行全面審核，整理并匯總其中存在的缺陷和漏洞，并在其中融入標(biāo)準(zhǔn)化工作理念，結(jié)合現(xiàn)行的法律法規(guī)，制定出明確、可行的管理制度。具體內(nèi)容應(yīng)包括檔案整理、接收、傳遞、登記、修正、利用以及保管等等，細(xì)化各環(huán)節(jié)工作流程，以此實(shí)現(xiàn)集中化管理。另外，還應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，以此確保檔案登記、利用、傳閱以及歸檔等各環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案的精益化和科學(xué)化管理。

3.2 確定歸檔范圍

通過精益化管理模式的實(shí)施，對醫(yī)院檔案管理工作的方法、要求、標(biāo)準(zhǔn)等均進(jìn)行了統(tǒng)一明確，并將ISO9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于管理工作中，以此細(xì)化工作流程，并對工作過程中的非增值活動(dòng)和耗費(fèi)活動(dòng)進(jìn)行剔除，明確檔案歸檔的范圍，改進(jìn)和優(yōu)化工作模式。在此過程中，也大幅度提升了檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和自主管理能力，使其充分認(rèn)識(shí)到該工作開展對于醫(yī)院健康發(fā)展的重要性，改變了以往工作模式下的被動(dòng)狀態(tài)。

3.3 形成科學(xué)的檔案管理方法

調(diào)整管理新型醫(yī)院檔案材料的工作方法時(shí)，要注重其科學(xué)化程度與開展效率，同時(shí)要以醫(yī)院獨(dú)有的文化為核心，形成具有時(shí)代化特點(diǎn)檔案管控系統(tǒng)。

在開展具體工作的過程中，通常需設(shè)定專門的管理機(jī)構(gòu)，完善醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)，確保其廣泛性和安全性，在提升整體管理水平的同時(shí)，最大限度的實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化共享。另外，在醫(yī)院各科室中均應(yīng)設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員，及時(shí)記錄和整理，定期交由檔案綜合管理部門，落實(shí)好相應(yīng)的交接工作。

3.4 提升檔案管理工作的科技含量

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理工作提供了新趨向。醫(yī)院的檔案管理工作設(shè)計(jì)領(lǐng)域較廣，業(yè)務(wù)繁忙，需保留的業(yè)務(wù)歸檔資料較多，如影像資料、病案資料等等。若采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式，則通常需占據(jù)較大存儲(chǔ)空間。另外，當(dāng)前檔案載體十分豐富，如計(jì)算機(jī)管理十分普遍。醫(yī)院在使用電子病歷的過程中，由于其載體和信息處于分離狀態(tài)，進(jìn)而無法保證資料的真實(shí)性?；谏鲜銮闆r，醫(yī)院在今后的檔案管理工作中，可嘗試應(yīng)用數(shù)據(jù)庫方式進(jìn)行檔案保管，如借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展住院收費(fèi)業(yè)務(wù)，彌補(bǔ)以往工作模式下的缺陷和不足問題，節(jié)約時(shí)間，提升工作效率。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作關(guān)系著醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作水平，因此管理者必須結(jié)合新時(shí)期的綜合化的檔案管理工作要求，來融合全新的檔案管理工作理念，并啟用新型檔案管控工作模式，以精細(xì)化的工作態(tài)度應(yīng)對各種類型的醫(yī)院檔案材料，控制檔案管理工作中的成本消耗，使用精益檔案管控系統(tǒng)之后，原本存在于醫(yī)院檔案部門中的工作問題被消除，管理者可針對各個(gè)醫(yī)療工作部門上交的檔案提供個(gè)性化的檔案管控服務(wù)，管理效率也因此而被有效提升。

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