建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

張文佳

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)展，在社會(huì)發(fā)展過程中文書檔案的作用日益清晰，為了更好地滿足文書檔案管理的社會(huì)發(fā)展的需求，有必要持續(xù)改進(jìn)文書檔案的管理方法，并不時(shí)向文書檔案的數(shù)字化管理開展，創(chuàng)建更加有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)。數(shù)字化檔案管理具有許多好處，可以使文書檔案材料在搜索期間愈加便利快速，并最大范圍地提升了文書檔案的使用效果。文章重點(diǎn)討論了文書檔案數(shù)字化管理重要性，同時(shí)分析了提高文書檔案數(shù)字化管理水平的方法

關(guān)鍵詞：管理模式 文書檔案 數(shù)字化

在文書檔案管理職員的日常工作中，有必要整理與搜集各類文書檔案的電子文件資源，持續(xù)健全數(shù)字化管理方式，這是當(dāng)前亟待解決的問題。在當(dāng)前信息技術(shù)不停完善的背景下，文書檔案的數(shù)字化管理行式重點(diǎn)采用優(yōu)越的數(shù)字化技術(shù)，包括：數(shù)字壓縮，文件掃描，音頻和視頻文件。其中一項(xiàng)優(yōu)越的數(shù)字技術(shù)就是使用ocR識(shí)別技術(shù)獲取圖像文件，而后用高級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)，能夠有效地把所有文件存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫里，它提供文書檔案數(shù)字化管理和搜索的便利，并且依靠?jī)?yōu)越的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化管理中起著關(guān)鍵效用，在數(shù)字化文書檔案管理行式下，方便了網(wǎng)絡(luò)資源分享與文書檔案的遠(yuǎn)程傳輸，以及迅速和精確地創(chuàng)建詳細(xì)且完整的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，其可以最大化地提升文書檔案管理資源的有效性。

一、創(chuàng)建文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

隨著當(dāng)代信息技術(shù)的飛速進(jìn)展，中國(guó)每個(gè)領(lǐng)域的數(shù)字化檔案管理產(chǎn)生了重大轉(zhuǎn)變。隨著現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，存儲(chǔ)技術(shù)和掃描技術(shù)在當(dāng)代社會(huì)的飛速發(fā)展逐步變成了文書檔案的數(shù)字化管理模式，換言之，使用數(shù)字化信息作為載體存儲(chǔ)檔案信息被稱作文書檔案的數(shù)字化管理，在數(shù)字化管理文書檔案，其包含以下步驟：掃描信息，存儲(chǔ)信息，存檔數(shù)據(jù)庫。文書檔案的數(shù)字化管理有助于提升對(duì)紙質(zhì)檔案保護(hù)，防止檔案信息丟失，還可以貫串紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，最大范圍地利用資源，當(dāng)代檔案數(shù)字化管理的需求重點(diǎn)體現(xiàn)下面這些方面：

（一）是當(dāng)代信息交流的基礎(chǔ)要求，提升檔案信息的有效性

在當(dāng)代經(jīng)濟(jì)飛速進(jìn)展的背景下，文書檔案的關(guān)鍵性也隨之出現(xiàn)。不同領(lǐng)域之間正在進(jìn)行越來越多的交流，急切需求便利快速地獲得各類文書檔案信息的辦法。因此，要解決這一問題，就必須建立科學(xué)合理有效的文書檔案數(shù)字化管理模式，在平常工作和生活中，使用此管理模式可以在不同部門之間有效地共享文書檔案信息，當(dāng)前信息數(shù)字化技術(shù)水準(zhǔn)持續(xù)增長(zhǎng)，并在許多領(lǐng)域得到應(yīng)用。因此，不停增強(qiáng)文書檔案的數(shù)字化管理已是目前文書檔案信息資源管理的主要要素。

（二）是當(dāng)代檔案管理的重要形式，能滿足目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求

隨著當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)展，如果要充分發(fā)揮文書檔案的作用，最大范圍地提升文書檔案管理的使用效能，就必須采用數(shù)字化管理模式，數(shù)字化管理模式是當(dāng)代檔案管理中十分關(guān)鍵的一個(gè)方法。數(shù)字化管理模式重點(diǎn)使用當(dāng)代數(shù)字技術(shù)，如現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，增強(qiáng)文書檔案的數(shù)字化管理，這有助于最大范圍地提升文書檔案管理的效能，以滿足當(dāng)前檔案材料和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

（三）是完善檔案管理的有效方法，以實(shí)現(xiàn)當(dāng)代檔案管理科學(xué)化

在當(dāng)代社會(huì)的每個(gè)領(lǐng)域，檔案管理模式的持續(xù)創(chuàng)新和當(dāng)代數(shù)字化管理方法的運(yùn)用是目前文書檔案進(jìn)展的重要目標(biāo)。文書檔案的數(shù)字化管理是繼續(xù)改進(jìn)當(dāng)代檔案管理的主要舉措，如果要在應(yīng)用中取得良好的效果，最先就是打破傳統(tǒng)文書檔案管理模式的要求，而后采用一種比較靈通和優(yōu)越的數(shù)字化管理模式，實(shí)行文書檔案管理的科學(xué)合理化，文書檔案管理模式的持續(xù)完善可以為社會(huì)建造更有用的價(jià)值，更好的促進(jìn)社會(huì)繁榮。

（四）強(qiáng)化檔案信息安全選取，保證文書檔案信息安全性

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷完善的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)陸續(xù)滲入到社會(huì)工作的每個(gè)領(lǐng)域，這種形式致使檔案信息的安全性成了目前管理進(jìn)程中特別緊要的內(nèi)容，每個(gè)領(lǐng)域的工作職員都把檔案信息安全管理置于首要位置，目前的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)局勢(shì)相當(dāng)?shù)土樱瑥?qiáng)化文書檔案的數(shù)字化管理，保護(hù)文書檔案信息的安全性已是當(dāng)代信息管理的重大遴選。

二、提升文書檔案數(shù)字化管理模式水平的對(duì)策

（一）創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案信息管理機(jī)制

在當(dāng)代信息技術(shù)飛速成長(zhǎng)的背景下，信息技術(shù)的運(yùn)用領(lǐng)域連續(xù)擴(kuò)展，各行業(yè)的管理水平也在迅速提高。要有效提高文書檔案的數(shù)字化管理水平，有必要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)合理的檔案信息管理機(jī)制，改善檔案信息管理戰(zhàn)略。

（二）建立文書檔案管理數(shù)字化平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在不斷開發(fā)文書檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程中，為文書檔案管理工作中的每個(gè)步驟創(chuàng)建一個(gè)處理文書檔案數(shù)字化工作模式，然而，在當(dāng)代文書檔案數(shù)字化管理流程中，不同部門之間不斷加強(qiáng)信息的溝通與交流是文檔文件數(shù)字化管理實(shí)施中的一個(gè)重要問題。所以，有必要持續(xù)改進(jìn)文書檔案數(shù)字化內(nèi)部管理方式，并建立文書檔案數(shù)字化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)，還要在條件許可下，應(yīng)當(dāng)建立完整的網(wǎng)絡(luò)信息化分享系統(tǒng)，從而可以有效實(shí)地遠(yuǎn)程控制與宣傳文書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理。

（三）改變傳統(tǒng)的文書檔案管理思想

在各單位的發(fā)展過程中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)提升文書檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵性，為文書檔案的信息化管理創(chuàng)建優(yōu)良的發(fā)展環(huán)境，在許可的狀況下，文書檔案的數(shù)字化管理也應(yīng)包括在公司的整個(gè)規(guī)劃中，具體體現(xiàn)如下：財(cái)務(wù)預(yù)算中每個(gè)單位都應(yīng)當(dāng)計(jì)算文書檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，為了更好地應(yīng)對(duì)越來越多的檔案和不斷變化的技術(shù)手段，并把這些資金用于購置當(dāng)代信息裝備，電腦和數(shù)碼相機(jī)等，進(jìn)而為文書檔案的數(shù)字化管理創(chuàng)建了有利條件。

結(jié)論：文書檔案數(shù)字化構(gòu)建是一項(xiàng)長(zhǎng)久，全面，具體，艱巨的任務(wù)，必須要文書檔案管理職員與其它部門職員相輔相成，新穎的管理方法和優(yōu)越的計(jì)算機(jī)技術(shù)逐步成為科學(xué)化的中心，大大提升了文書檔案管理的效能與準(zhǔn)確性，為檔案管理的全面開展奠定了基礎(chǔ)。